No INEP, cada pessoa que terá seus dados reportados no Censo Superior possui associado a ela um código numérico único. Este código deve constar no arquivo a ser enviado juntamente com os dados de nome, CPF, data de nascimento, etc. para o INEP.
Alunos que já tenham passado pela exportação de dados para o programa censitário em edições anteriores já possuem associados a eles o respectivo código. Se nesta edição anterior em que o a aluno esteve o Q-Acadêmico foi o gerador de dados para sua instituição, possivelmente estes alunos já estejam com seu respectivo código no INEP associado.
Mas, como ficam os alunos novos, que ingressaram em sua instituição depois da geração da edição anterior? Se eles ainda não foram reportados pelo Q-Acadêmico para o Censo Superior pela sua instituição, eles devem estar sem a informação deste código.
Você consegue fazer o mapeamento do código do aluno no INEP a uma matrícula do Q-Acadêmico de forma manual, como qualquer outro mapeamento é feito (da mesma forma que a vinculação entre uma cidade no Q-Acadêmico e a mesma cidade como listada no INEP).
Todavia, o sistema pode te ajudar nesta tarefa, bastando que você importe para o Q-Acadêmico os dados do Censo Superior anterior, fornecido pelo próprio INEP.
Este processo ajuda a sua instituição, reduzindo o tempo gasto para a exportação de dados e o trabalho que precisaria ser feito.
É importante, também, notar que uma vez que o mapeamento de uma pessoa seja feita no Q-Acadêmico para determinada edição do Censo Superior, esta mesma pessoa já estará com a informação presente, sem necessidade de alteração, para as futuras ocorrências do programa censitário.
A seguir você pode conferir, em vídeo, como são simples os passos:
Confira abaixo o vídeo que mostra como lidar com a nova importação de classificados disponível no Q-Acadêmico:
A nova importação permite trazer os dados a partir de arquivos de texto, planilhas do MS-Excel, outros bancos de dados e sistemas de seleção, além do Q-Seleção e do formato anteriormente já existente.
Esta ferramenta possibilita, entre outras coisas, a utilização de importação de dados de arquivos que a Qualidata já conhece a estrutura, como o SISU.
Maiores informações sobre o funcionamento da nova tela de importação, que ainda facilita seu trabalho ao permitir que configurações da importação só precisem ser realizadas uma única vez (e reaproveitadas futuramente), poderão ser encontradas aqui mesmo na Base de Conhecimento da Qualidata, neste link.
O Q-Acadêmico agora possibilita gerenciar com maior controle o cadastro e a visualização de anexos (arquivos) que sejam do interesse de alunos, professores e empresas.
Atos de Criação do Curso, Legislações, Documentos Pessoais (Carteira de Identidade, Comprovantes de Residência, etc.), Planos de Ensino, Contratos de Estágio, entre outros documentos, poderão ser incluídos no Q-Academico com facilidade e consultados quando necessário.
Os anexos incluídos no sistema serão sempre apresentados dentro de um determinado contexto (Curso, Matriz, Turma, etc.). Por exemplo, um professor verá anexos relativos as matrizes dos cursos onde leciona, um aluno verá anexos referentes as matérias das disciplinas que cursa, uma empresa verá os contratos de seus estagiários e assim por diante.
Estes anexos são incluídos a partir de diversos cadastros do sistema (listados mais a frente) e visualizados em telas/consultas especificas, tanto na versão desktop como na web do Q-Acadêmico.
Para uma maior segurança será possível proteger arquivos, limitando a sua visualização a nível de permissão de usuário.
Visando simplificar a inclusão desses anexos, será disponibilizado um recurso de Importação de Anexos em Lote. O usuário (através da funcionalidade Impressão de Capas para Importação de Anexos em Lote) poderá imprimir capas contendo informações que identificarão os anexos que se deseja importar. As capas serão reunidas aos anexos e em seguida, através de um scanner, esses conjuntos de capas e anexos serão convertidos em arquivos e depois importados para o sistema. Com as informações presentes no arquivo, o Q-Academico irá associar de maneira automática o anexo importado ao contexto desejado (Curso, Matriz, Turma, etc.). Dessa forma um grande número de documentos poderá ser incluído no sistema de maneira simples e rápida.
Posteriormente esse recurso será integrado ao novo controle de documentos exigidos para o aluno no ato da matrícula ou na conclusão do curso, possibilitando o armazenamento do arquivo relacionado ao documento.
O recurso está dividido em 3 etapas:
Configuração dos tipos de anexos;
Gestão dos anexos a partir dos Cadastros;
Consulta aos anexos – Desktop / WEB.
Viabilizando (como citado anteriormente) a importação em lote estão disponíveis as funcionalidades:
Impressão de Capas para Importação de Anexos em Lote
Impressão de Anexos em Lote
Configuração dos tipos de anexos
A funcionalidade do Q-Acadêmico que pode ser encontrada através do menu: Aplicação/Configurações -> Configurações /Tipos de Anexos (GED)
Informações presentes na tela
As seguintes informações são apresentadas na tela:
Código: Código interno gerado automaticamente pelo sistema.
Origem: Qual funcionalidade/cadastro do Sistema Acadêmico que dá suporte a gestão de anexos e que por consequência, permitirá a manutenção de anexos do tipo que está sendo cadastrado ou em outras palavras, em que tela o anexo será cadastrado e mantido. Atualmente a gestão de anexos está disponível para os seguintes cadastros: Curso, Empresa, Estágio, Matrícula, Matriz Curricular, Pessoa, Professor e Turma. Posteriormente, o recurso será liberado para outras entidades.
Versionável: Indica se o tipo de anexo poderá ter versões diferentes ou será uma versão única. Versões diferentes significa a possibilidade de liberar o mesmo anexo/arquivo várias vezes, cada uma delas identificada com um número de versão diferente, mantendo assim um histórico de suas alterações.
Descrição: Descrição explicativa do tipo do anexo.
Ativo: Indicação se o tipo de anexo está ativo ou não. Utilizado para encerrar o uso de um tipo de anexo, pois no sistema só serão exibidos anexos cujo tipo ainda esteja ativo.
Como Usar
Quem pode visualizar este tipo de anexo no módulo WEB
Alunos: Quando marcado, indica se esse tipo de anexo pode ser visualizado no módulo WEB de Alunos e também na tela Consultas Dados do Alunos (Desktop).
Professores: Quando marcado, indica se esse tipo de anexo pode ser visualizado no módulo WEB de Professores e também na tela Consultas Dados dos Professores (Desktop).
Empresas: Quando marcado, indica se esse tipo de anexo pode ser visualizado no módulo WEB de empresas. Atualmente não existe uma consulta Desktop para empresas.
Proteger visualização do tipo de anexo nas consultas Desktop
Protegido Desktop Aluno: Indica se o tipo de anexo é protegido para visualização na tela Consultas Dados do Alunos. Os documentos protegidos de alunos só poderão ser visualizados no Q-Acadêmico Desktop por usuários que tenham acesso caso de uso 1098 (Visualizar Anexos Protegidos de Alunos). Essa configuração não afeta a visualização dos anexos na Consulta aos anexos (WEB).
Protegido Desktop Professor: Indica se o tipo de anexo é protegido para visualização na tela Consultas Dados dos Professores. Os documentos protegidos de professores só poderão ser visualizados no Q-Acadêmico Desktop por usuários que tenham acesso caso de uso 1099 (Visualizar Anexos Protegidos de Professores). Essa configuração não afeta a visualização dos anexos na Consulta aos anexos (WEB).
Protegido Desktop Empresa: Indica se o tipo de anexo é protegido para visualização nas telas de consultas de dados de empresas. Destaque-se que ainda não existe uma consulta Desktop para empresas. Quando esta estiver disponível, os documentos protegidos de empresas só poderão ser visualizados no Q-Acadêmico Desktop por usuários que tenham acesso caso de uso 1100 (Visualizar Anexos Protegidos de Empresas). Essa configuração não afeta a visualização dos anexos na Consulta aos anexos (WEB).
OBSERVAÇÃO: Se você quer cadastrar um tipo de anexo que só poderá ser visualizado por funcionários da instituição e dessa forma, não quer que o mesmo seja apresentado na WEB nem nas telas de consultas desktop, basta que todas as opões de visualização estejam desmarcadas. Neste caso, só quem tem acesso as telas dos respectivos cadastros poderá visualizar os anexos.
Gestão dos anexos a partir dos Cadastros
A gestão de anexos está disponível será realizada através de uma nova aba Anexos presente nas seguintes funcionalidades: Cadastro de Cursos, Cadastro de Empresas, Cadastro de Estágios, Atualizar Dados dos Alunos, Cadastro de Matriz Curricular, Cadastro de Pessoas, Cadastro de Professores, Atualiza Dados dos Professores e Cadastro de Turmas.
Essa funcionalidade está presente em uma nova aba chamada Anexos, conforme vemos no exemplo a seguir:
O exemplo a seguir será apresentado na aba Anexos do Cadastrar Cursos e Modelos de Histórico. Destaque-se que o procedimento é realizando da mesma forma em todas as telas listadas acima.
Informações presentes na tela
As seguintes informações são apresentadas na tela
Código: Código interno gerado automaticamente pelo sistema.
Data Publicação: Data da publicação do anexo. O anexo só estará disponível para consulta no módulo WEB a partir desta data. Preenchimento obrigatório.
Data Limite Acesso: Data limite em que o anexo poderá ser visualizado no módulo WEB. Preenchimento opcional. Caso esta data seja nula, o anexo poderá ser consultado por tempo indeterminado.
Tipo de Anexo: Tipo do anexo. Esse tipo são aqueles configurados na etapa anterior (Configuração dos tipos de anexos).
Descrição: Descrição para o anexo. Pode ser uma explicação sobre a finalidade ou motivo da liberação do arquivo.
Versão: Versão do anexo. Esse campo poderá ou não ser informado de acordo com a configuração do tipo de anexo selecionado. Destaque-se que o número da versão fornecido não é gerado pelo sistema, e sim responsabilidade do usuário. A recomendação é que o usuário utilize sempre valores numéricos, ou se for utilizar texto, pense em como isso irá ficar ordenado alfabeticamente. A única checagem realizada no que se refere a versão é se já existe algum arquivo com a mesma descrição e as versões já cadastradas.
Como usar:
Inclusão: Primeiramente, as informações do anexo listadas acima deverão ser fornecidas. A seguir deve ser selecionado o arquivo. Para tanto, o usuário clica no botão situado após o campo “Arquivo”
Ao clicar no botão a seguinte tela será apresentada:
Localize e selecione o arquivo desejado e clique em abrir. O arquivo selecionado será apresentado e o procedimento poderá ser concluído, clicando no botão “Inserir”.
Alteração: as informações estarão disponíveis para alteração. Caso se deseje atualizar o anexo o procedimento relativo ao arquivo do anexo é o mesmo listado anteriormente na Inclusão.
Download: Para baixar o anexo basta clicar no botão “Baixar Arquivo”. Ao clicar neste botão o sistema irá abrir uma janela para que seja escolhido o local onde o anexo será salvo e nome do arquivo.
Visualização: Para visualizar diretamente o anexo basta clicar no botão “Visualizar Arquivo”. Essa funcionalidade irá exibir que você tenha um programa que abra a extensão do arquivo instalado na máquina. Exemplo: Caso o anexo seja um arquivo com a extensão .pdf e você possua um leitor de PDF instalado no seu computador (como o Adobe Reader) o conteúdo será apresentado nesse aplicativo.
Duplicidade: Ao inserir anexos duplicados (quando o tipo de anexo não é versionável) ou anexos com a mesma versão (quando o tipo de anexo é versionável) o sistema irá apresentar a seguinte mensagem de erro:
A definição quanto se um anexo é ou não versionavel é feita conforme explicado em Configuração dos tipos de anexos. No caso de arquivos versionaveis a duplicidade é indicada pela ocorrência da inclusão de um arquivo cujo o nome e número de versão já foram incluídos anteriormente no sistema. No caso de arquivos não versionaveis é levado em conta o nome do arquivo. Em ambos os casos o conteúdo dos arquivos não é comparado.
Arquivos protegidos: Se um tipo de anexo for definido como protegido em Configuração dos tipos de anexos ele será apresentado na cor laranja.
Permissões: As permissões para inclusão, alteração ou exclusão do anexo seguem as mesmas permissões que o usuário tem na respectiva tela de cadastro, ou seja, se uma destas opões não estiver disponível, verifique o seu nível de acesso com o administrador do sistema.
Consulta aos anexos
Visão geral
Nova funcionalidade do Q-Acadêmico que permite consultar os anexos cadastrados ligados a determinado Aluno ou Professor.
Os mesmos documentos visualizados por alunos e professores no modulo web serão visualizados no módulo desktop. A única diferença presente, no que se refere ao desktop, é a existência nesse caso dos anexos protegidos. Neste caso, somente os usuários que tem acesso aos casos de uso (1098 – Visualizar Anexos Protegidos de Alunos e 1099 – Visualizar Anexos Protegidos de Professores) para visualizar anexos protegidos poderão consultar estes documentos.
Ao consultar um aluno ou professor além de poder consultar os anexos relacionados diretamente aos mesmos, você também poderá visualizar todos os anexos relacionados as demais origens relativas a aluno ou professor conforme as tabelas a seguir:
Desktop
A funcionalidade do Q-Acadêmico – Consulta Dados dos Professores pode ser encontrada através do menu: Aplicação/Registro Escolar -> Consultas/Dados dos Professores
A funcionalidade do Q-Acadêmico – Consulta Dados dos Alunos pode ser encontrada através do menu: Aplicação/Registro Escolar -> Consultas/Dados dos Alunos
Dados dos Professores / Dados dos Alunos
Como usar:
Nas funcionalidades do sistema citadas acima foi adicionada uma nova aba chamada Anexos, segue abaixo o exemplo de como ficou a tela Consulta Dados dos Professores…
e a Consulta Dados dos Alunos.
Segue a explicação das informações apresentadas na tela:
Ao abrir a tela o sistema irá mostrar a “Última Versão” dos anexos “Não Expirados” disponíveis para o registro (aluno ou professor) selecionado. Isso é a configuração padrão de recuperação da tela conforme
Caso queira visualizar outros anexos, basta modificar o critério de pesquisa (Origem, Publicação Inicial e Final, Não Expirados, Observações) e clicar no botão “Listar”.
Anexos protegidos serão apresentados em destaque na cor laranja. Os anexos protegidos só poderão ser visualizado pelos usuários que tiverem acesso aos casos de uso: 1098 (Visualizar Anexos Protegidos de Alunos), 1099 (Visualizar Anexos Protegidos de Professores) ou 1100 (Visualizar Anexos Protegidos de Empresas) conforme a respectiva tela de consulta.
Estão disponíveis as funcionalidades para baixar e visualizar o anexo.
Aparecem os anexos de todas as origens (anexos referentes ao curso do aluno, a matriz do aluno, a turma do aluno, etc.). É possível identificar na tela qual é a origem que gerou o anexo.
Podem aparecer anexos duplicados de acordo com a origem. Exemplo: Um anexo para professor que é visível para alunos, quando o aluno for consultado o documento será apresentado para cada diário que aquele professor dá aula para aquele aluno. Neste caso, pode ser utilizado o filtro “Observações” para obter apenas os anexos de um diário digitando neste filtro o número do diário.
Só aparecem na tela de consulta aos dados dos alunos os anexos dos tipos de anexos cuja visualização WEB esteja liberada para alunos.
Só aparecem na tela de consulta aos dados dos professores os anexos dos tipos de anexos cuja visualização WEB esteja liberada para professores.
Arquivos protegidos são apresentados na cor laranja
WEB
O usuário, seja ele aluno, professor ou empresa efetua o login no Q-Acadêmico Web
Clique em Gerenciamento de Downloads
Como usar:
Ao abrir a tela o sistema irá mostrar a “Última Versão” dos anexos “Não Expirados” disponíveis.
Está disponível a funcionalidade baixar o anexo.
Aparecem os anexos de todas as origens (anexos referentes ao curso do aluno, a matriz do aluno, a turma do aluno, etc.).
Podem aparecer anexos duplicados de acordo com a origem. Exemplo: Um anexo para professor que é visível para alunos, quando o aluno for consultado o documento será apresentado para cada diário que aquele professor dá aula para aquele aluno.
A visualização apresenta algumas diferenças dependendo do tipo de usuário, conforme visto a seguir:
Professores
Alunos
Empresas
Impressão de Capas para Importação de Anexos em Lote
Nova funcionalidade do Q-Acadêmico que pode ser encontrada através do menu: Aplicação/Configurações -> Configurações/[Anexos]Imprimir Capas para Importação em Lote
Como usar:
Digamos que o usuário queira adicionar o tipo de anexo “Ato de Criação do Curso” para todos os cursos de um determinado campus. Uma alternativa é entrar em Cadastro de Cursos e através da aba anexos fazer isso curso por curso. Outra opção é utilizar a importação em lote. E para utilizar a importação em lote o usuário precisa gerar os arquivos contendo os anexos relativos a todos os cursos.
Através dessa funcionalidade o será possível imprimir capas contendo informações que identificarão os anexos que se deseja importar. As capas serão reunidas aos anexos e em seguida, através de um scanner, esses conjuntos de capas e anexos serão convertidos em arquivos e depois importados para o sistema. Com as informações presentes no arquivo, o Q-Academico irá associar de maneira automática o anexo importado ao contexto desejado (Curso, Matriz, Turma, etc.). Dessa forma um lote de documentos poderá ser incluído no sistema de maneira simples e rápida, sem ter de fazer isso registro por registro.
Prosseguindo no exemplo (adicionar o tipo de anexo “Ato de Criação do Curso” para todos os cursos de um determinado campus), inicialmente o usuário irá criar o tipo de Anexo “Ato de Criação do Curso” associado a “Origem” “Curso” conforme explicado anteriormente em Configuração dos tipos de anexos.
Selecione a origem desejada (Cursos), o tipo de anexo desejado (Ato de Criação do Curso)
Faça os filtros necessários para localizar os cursos aos quais você deseja associar os anexos e clique no botão “Listar”. Os filtros de dados apresentados serão sensíveis a origem escolhida. Exemplo: Origem “Curso” aparecem filtros pertinentes aos cursos, origem “Matricula” aparecem filtros pertinentes aos alunos e assim por diante.
Selecione todos os cursos desejados
Clique no botão “Adicionar Selecionados para Impressão”.
Recapitulando
Após clicar no botão “Adicionar Selecionados para Impressão” os registros serão adicionados em uma fila de impressão.
O usuário pode adicionar quantos registros quiser na fila de impressão, de várias origens e tipos de anexos.
É possível remover registros adicionados na fila de impressão equivocadamente, para isso basta selecionar os registros desejados e clicar em “Remover Selecionados da Impressão”.
As capas para importação serão geradas na ordem apresentada acima (Origem, Tipo de Anexo e Código), mas o usuário poderá usar a ordem que achar melhor alterando essas informações.
Após incluir todos os registros na fila de impressão e definir a ordem desejada será possível visualizar ou imprimir as capas.
Segue abaixo um exemplo da impressão:
Essas capas serão utilizadas para identificar cada anexo que se deseja incluir no sistema. A partir da junção de capa e documento(s) será possível utilizar um scanner e fazer a digitalização, gerando um arquivo que será posteriormente importado.
O scanner precisa ser configurado para gerar um novo arquivo para cada etiqueta detectada (é necessário verificar se o scanner possui esse recurso – esta configuração deve ser feita pelo usuário utilizando o manual do scanner fornecido pelo fabricante).
O arquivo gerado terá o nome do código identificado na etiqueta.
E os dados contidos no código de barras irão informar ao Q-Academico que ele deve associar o anexo identificado pela capa gerada, um Ato de Criação de Curso, ao Curso “011000 – Curso de Camareira e Manipuladora de Alimentos”.
A importação efetiva dos arquivos gerados nesse procedimento será explorada no próximo item.
Importação de Anexos em Lote
Nova funcionalidade do Q-Acadêmico que pode ser encontrada através do menu: Aplicação/Configurações -> Configurações/[Anexos]Importar Anexos em Lote
Prosseguindo no exemplo tratado no item anterior: o usuário tem por objetivo adicionar o tipo de anexo “Ato de Criação do Curso” para todos os cursos de um determinado campus. Após ter gerado os arquivos contendo informações que associam os atos de criação com os cursos, o último passo é efetivamente incluir esses anexos, realizando uma operação em lote.
Como usar
Clique em “Carregar Arquivos”
Localize a pasta onde os arquivos gerados no procedimento anterior foram gerados.
Ao clicar no botão “OK” os arquivos já serão processados.
O sistema irá exibir um log com o que ocorreu com cada arquivo processado.
Concluída a importação, os anexos incluídos estarão disponíveis para consulta, conforme descrito anteriormente em Consulta aos anexos – Desktop / WEB
A importação de classificados do Q-Acadêmico foi aperfeiçoada e o processo tornou-se muito mais simples, eficiente e maleável. Agora é possível configurar a importação de qualquer arquivo .CSV (separados por ; ) e Excel, sendo que o arquivo pode estar em qualquer formato. Futuramente, arquivos XML também serão suportados. Assim, deixa de existir a necessidade de seguir sempre um layout específico. Após configurar um determinado layout, esse pode ser utilizado em futuras importações, eliminando a necessidade de repetir o processo.
A funcionalidade também já traz pré-configurada a importação de dados provenientes do Q Seleção e de dados diretamente do arquivo do SISU, fornecido pelo Ministério da Educação. Também é possível importar direto de um arquivo que tenha sido formatado no padrão Qualidata (utilizado na versão anterior da funcionalidade para importação via DataStore). Nesses casos a importação ocorre com um mínimo de interação do usuário.
Origens Pré Configuradas: nesse caso a origem dos dados já é conhecida
Importação de classificados proveniente do Q Seleção
Importação de classificados proveniente do SISU
Importação de classificados proveniente de um arquivo externo via Data Source
Importação de classificados proveniente de um arquivo no padrão Qualidata
Origem Configurável: usada quando o arquivo com os classificados traz um layout ainda não conhecido pela funcionalidade.
Importação de classificados proveniente de um arquivo
Nesse tipo de situação (Origem Configurável) será necessário realizar uma configuração para indicar ao sistema quais dados na origem (o arquivo que está sendo importado) correspondem aos dados que são necessários para gerar um classificado no destino (o Q-Acadêmico).
Atenção: Este tipo de execução é recomendada para usuários avançado do Q-Acadêmico. Caso você não se sinta seguro para realizar esses procedimentos, entre em contato com nosso suporte para uma operação assistida desta funcionalidade.
Etapas
O novo procedimento consiste basicamente em 6 etapas:
Seleção da origem das informações;
Importação dos dados de origem;
Verificação dos dados a importar;
Configuração de atributos (Validar);
Mapeamento de dados (Validar);
Processamento das informações.
Tratando-se de Origens Pré Configuradas (Q Seleção, SISU, arquivo no padrão Qualidata, etc.), o usuário basicamente só terá que fornecer informações na etapa 5 (Mapear). Já no caso de Origem Configurável, a interação ocorre nas etapas 4 (Configurar) e 5 (Mapear). A Validação, composta das etapas 4 (Configurar) e 5 (Mapear) tem por objetivo garantir que a importação atenda critérios obrigatórios.
Em todos os casos o Suporte da Qualidata está à disposição para apoiar o processo.
Funcionamento
O novo procedimento está disponível em
Aplicação/Registro Escolar -> Procedimentos de Apoio/Importar Dados de Processo Seletivo/Importar Classificados (NOVO).
e consiste basicamente 6 etapas sendo que 03, 04, 05 e 06 são habilitados após a importação (etapa 02) ficando disponíveis para operação.
OBSERVAÇÕES:
Antes de utilizar o procedimento é necessário configurar um concurso no Q-Acadêmico. Não é necessário efetuar as configurações de ofertas de vagas e chamadas para este concurso, pois o procedimento irá gerar essas informações.
Para o SISU, recomenda-se a criação de um concurso único para todo o instituto.
Seleção da origem das informações
Seleciona o concurso no Q-Acadêmico
Após selecionar um concurso, é apresentada a guia “Importação dos Dados de Origem”
Seleciona a origem: o procedimento dá suporte a 4 origens de informação:
Q-Seleção:
São as informações oriundas do sistema Q-Seleção. Tratando-se dessa origem de dados, o procedimento configura os seus atributos sem a necessidade de intervenção do usuário o que irá facilitar as etapas 04 e 05. Os procedimentos específicos dessa origem estão detalhados a seguir
Seleciona a origem: Q-Seleção
Seleciona o concurso do Q-Seleção
SISU:
São as informações oriundas de qualquer arquivo do formato Excel no formato do SISU (fornecido pelo Ministério da Educação). O procedimento reconhece AUTOMATICAMENTE e configura os seus atributos sem a necessidade de intervenção do usuário o que irá facilitar as etapas 04 e 05. Os procedimentos específicos dessa origem (SISU) estão detalhados a seguir:
Selecione a origem “SISU”,
Clique no botão “Abrir Arquivo”, na janela “Localizar Arquivo”,
Localize o arquivo e
Clique no botão “Abrir”.
Ao clicar no botão “Abrir” o procedimento irá checar a compatibilidade do arquivo em relação ao formato do arquivo do SISU. Caso alguma incompatibilidade for detectada a seguinte mensagem será apresentada.
Caso nenhuma incompatibilidade for detectada, após o processamento do arquivo os dados do mesmo serão apresentados na tela.
Outros Sistemas (Data Source):
São as informações oriundas de um arquivo externo e acessadas através da configuração de um data source. Essas informações devem ser configuradas pelo cliente seguindo um layout específico definido pela Qualidata de acordo com a versão anterior da funcionalidade. Tratando-se dessa origem de dados, o procedimento configura os seus atributos sem a necessidade de intervenção do usuário o que irá facilitar as etapas 04 e 05. Os procedimentos específicos dessa origem estão detalhados a seguir
Seleciona a origem: Outros Sistemas (Data Source)
Conectar no Data Source que deve ser configurado previamente conforme manual de importação de classificados
Arquivo:
São as informações oriundas de qualquer arquivo do formato Excel ou CSV. Destaque que o procedimento reconhece AUTOMATICAMENTE arquivos que estejam no layout específico definido pela Qualidata, citado no item anterior Outros Sistemas (Data Source) e conforme o manual de importação de classificados e configura os seus atributos sem a necessidade de intervenção do usuário o que irá facilitar as etapas 04 e 05.
Caso o sistema não reconheça automaticamente o layout, será necessária uma maior interação na etapa 04 e 05. Após configurar um determinado layout, esse pode ser utilizado em futuras importações, eliminando a necessidade de repetir o processo.
Os procedimentos específicos dessa origem (Arquivo) estão detalhados a seguir:
Selecione a origem “Arquivo”,
Clique no botão “Abrir Arquivo”, na janela “Localizar Arquivo”,
Localize o arquivo e
Clique no botão “Abrir”. Repare que a tela de localização do arquivo dá suporte a 2 formatos de arquivos anteriormente (Excel e CSV). Ao clicar no botão “Abrir”, o conteúdo do arquivo será processado.
Caso o procedimento perceba que o usuário esteja tentando importar um arquivo no formato do SISU (que possui uma importação especifica descrita anteriormente) a seguinte mensagem é apresentada
Após o processamento do arquivo, os dados do arquivo serão apresentados na tela.
Destaque-se que até este momento os dados ainda não foram importados, trata-se apenas de uma visualização do conteúdo do arquivo.
Importação dos dados de origem
A importação consiste em armazenar os dados brutos da origem no banco de para que estes possam ser verificados e manipulados com mais agilidade nas demais etapas do procedimento. Nesta etapa ainda não ocorreu a importação dos dados que irá inserir os classificados. Os dados apresentados são apenas uma visualização do conteúdo do arquivo.
Clique em “Preparar Importação”
Na mensagem apresentada, clique no botão “Sim”. Essa mensagem alerta da necessidade de verificar os mapeamentos de dados (que veremos posteriormente) sempre que uma importação for efetuada, tanto na primeira vez quando na importação de outras etapas para o mesmo concurso.
Aguarde a importação dos dados.
Após a importação dos dados, o sistema irá habilitar a utilização das demais etapas.
Logo abaixo do local de seleção do concurso aparece uma informação dizendo que o concurso já foi importando, exibindo também a data e hora da mesma.
Verificação dos dados a importar
Consiste em permitir que o usuário faça uma avaliação preliminar dos dados do arquivo. Nesta etapa ainda não ocorreu a importação dos dados que irá inserir os classificados.
Os dados são visualizados como estão na Origem.
Também são disponibilizadas algumas funções importantes:
Função Apagar Importação:Função para apagar uma importação efetuada. Pode ser que você tenha feita a importação de um arquivo por engano, ou tenha importado um arquivo manipulado sem todas as informações e queira desfazer o processo, para isso, basta utilizar essa função. Ao clicar neste botão, o sistema irá apresentar a seguinte mensagem:Essa mensagem alerta para necessidade de refazer as configurações de atributos e mapeamentos de dados (que serão explicadas a frente) caso estes já tenham sido feitos, pois essas configurações estão atreladas a uma importação.
Ao confirmar esta mensagem, a importação será apagada e a tela voltará ao seu estado inicial, ocultado novamente todas etapas apresentadas após a importação.
Configurar Novos Atributos: Função que permite criar novos campos a partir do conteúdo de um campo já existente, desde que esse possua algum padrão que possa ser seguido. Os detalhes sobre essa funcionalidade podem ser encontrados clicando aqui.
Função Exibir Dados:Função que permite exibir os dados conforme o seu status de processamento (Todos, processados e não processados). Ao efetuar o processamento (veremos posteriormente) cada registro é marcado e estes registros serão exibidos nesta tela destacados com a cor “verde”, conforme destacado na legenda.
Configuração de atributos (Validar)
Essa etapa é muito importante, pois é ela que torna esse novo procedimento tão maleável.
Considerando que temos a
Origem dos dados: Q-Seleção, Data Source, Arquivo e o
Destino dos dados (Q-Acadêmico)
precisamos indicar qual dado na origem corresponde aos dados necessários (critérios obrigatórios) no destino (Q-Acadêmico) para gerar um aluno classificado. Nessa fase é realizada essa configuração DE/PARA e permitir que para que você possa visualizar, inserir, alterar ou excluir essas configurações.
Origens Pré Configuradas: Quando se tratar de uma origem pré-configurada o sistema irá trazer uma configuração prévia desses atributos, ou seja, o DE/PARA entre Origem e Destino já este feito. Daí, para esses casos não é necessário nenhum tipo de configuração.
Origem Configurável: O sistema Q-Acadêmico possui um repositório destinado as informações dos classificados, esse repositório possui várias informações pertinentes aos classificados, como nome, endereço, dados da inscrição, dados dos responsáveis, etc.
Ao importar um arquivo de dados de origem (ou outra origem ainda não configurada), o sistema não conhece onde cada informação pertinente pode ser encontrada nesta origem que está sendo importada.
O objetivo desta etapa é justamente informar ao sistema onde essas informações podem ser encontradas.
Exemplo: Em que coluna do arquivo está o nome, o endereço, as notas do classificado.
Após configurar um determinado layout, esse pode ser utilizado em futuras importações, eliminando a necessidade de repetir o processo.
Destaque-se que um atributo no Destino (Q-Acadêmico) pode ser formado por várias informações provenientes na Origem (Arquivo). Exploraremos essa questão mais a frente, principalmente em Tipos de Atributos – Nota.
Nesta etapa ainda não ocorreu a importação dos dados que irá inserir os classificados.
Daqui para frente detalharemos os procedimentos relativos a uma Origem Configurável. Nos casos de Origens Pré Configuradas não é necessária mais nenhuma interação do usuário, podendo o usuário prosseguir para a próxima etapa, que é Etapa 05 – Mapeamento de Dados.
Visão Geral da Configuração de Atributos:
Tendo entendido que configurar atributos é efetuar o DE/PARA entre a origem dos dados e o destino dos dados, no topo desta guia você poderá acompanhar a situação da configuração, onde são apresentados a quantidade de atributos configurados (23) e a configurar (75). Não é necessário configurar todos os atributos existentes.
O único requisito é que para toda importação sejam configurados pelo menos os atributos obrigatórios (essa informação fica visível após a descrição do atributo).
Na frente de cada atributo é possível identificar de forma visual sua situação que pode ser:
Atributo Configurado: Já foi feita a configuração do atributo do Q-Acadêmico, informando para o sistema onde esse atributo pode ser localizado no arquivo de origem dos dados.
Atributo Não Configurado: Não foi feito a configuração do atributo do Q-Acadêmico ou não existe essa informação no arquivo de origem. Se o não for uma informação obrigatória, não existe problema podendo até NÃO ser configurada.
Configurado com Alerta: Já foi feita a configuração do atributo do Q-Acadêmico, informando para o sistema onde esse atributo pode ser localizado no arquivo de origem dos dados, porém este atributo do arquivo de origem JÁ foi relacionado a algum outro atributo do Q-Acadêmico. Segue abaixo um exemplo:
Observe que o atributo “ds_turno” existente no arquivo de origem foi utilizado para configuração dos atributos “Curso” e “Turno” do Q-Acadêmico, o mesmo ocorre com o atributo “no_campus” do arquivo de origem que foi utilizado para configuração dos atributos “Curso” e “Instituição (Campus)” do Q-Acadêmico. Nesse caso vemos uma ou mais informações da origem podem ser utilizadas em uma ou mais dados do destino.
O alerta, no caso, serve para garantir que o que irá ocorrer está de acordo com a expectativa do usuário, isto é, que a duplicidade foi configurada com consciência e não por acidente.
Funções:
Função “Configurar Atributo”: Clique na imagem existente na frente de cada atributo para incluir, alterar ou excluir uma configuração. Ao clicar na imagem a tela abaixo é apresentada.Ela funciona como um editor do atributo e seu formato poderá variar ligeiramente dependendo do tipo de mapeamento. Um “Tipo de Mapeamento” pode ser:
Direto: Quando o conteúdo do atributo do Q-Acadêmico é igual ao conteúdo do atributo do arquivo de origem e não existe a necessidade de mapeamento.
Exemplo: Bairro, celular, CEP, nome. Ou seja, a informação será copiada de forma idêntica do arquivo de origem para o destino.
Nota: Esse tipo de mapeamento permite agrupar de uma até cinco informações relativas a notas presentes na origem. Estas serão concatenadas e copiadas e vão dar origem um único atributo no destino (Q-Acadêmico). Além do conteúdo desses atributos (as notas) também serão utilizados textos descritivos de cada atributo, indicando as disciplinas/matérias.
Exemplo: Português: 5,0 – Matemática: 3,0
Note que no editor da configuração desse tipo de mapeamento o usuário pode indicar até cinco campos/atributos da origem como notas. Em ‘Descrição dos Atributos’ são indicados os textos que irão descrever as notas, sendo concatenados as mesmas.
No exemplo configurado na figura acima considerando que um
vai preencher um único atributo no destino com o seguinte conteúdo:
É obrigatório indicar pelo menos a Nota 1.
Concatenação: Esse tipo de mapeamento serve para concatenar as informações de até 5 campos, similar ao tipo de mapeamento “Nota”. A diferença aqui é que a descrição dos atributos pode ficar nula.
Se a descrição for preenchida, funciona semelhante ao tipo de mapeamento “Nota”. Caso fique vazia, irá juntar o conteúdo dos campos, separando os mesmos com um espaço.
Valor Constante: Esse tipo de mapeamento preenche o conteúdo do campo configurado com o valor informado. O valor será utilizado para todos os registros importados.
Cidade: o atributo do Q-Acadêmico armazena o código da tabela interna de CIDADES que não é conhecida pelo arquivo de origem.
Exemplo: A origem dos dados possui a sigla do estado e a descrição da cidade que precisará ser mapeada para um código interno equivalente no Q-Acadêmico. Na origem existe a cidade Vitória do estado ES mas o Q-Acadêmico armazena o código da cidade baseado no cadastro interno de cidades.
Campus: o atributo do Q-Acadêmico armazena o código da tabela interna de INSTITUICOES que não é conhecida pelo arquivo de origem.
Exemplo: A origem dos dados possui a informação de descrição do campus que precisará ser mapeada para um código interno equivalente no Q-Acadêmico.
Turno: o atributo do Q-Acadêmico armazena o código da tabela interna de TURNOS que não é conhecida pelo arquivo de origem.
Exemplo: A origem dos dados possui a informação de turno que precisará ser mapeada para um código interno equivalente no Q-Acadêmico.
Curso: o atributo do Q-Acadêmico armazena o código da tabela interna de CURSOS que não é conhecida pelo arquivo de origem.
Exemplo: A origem dos dados possui a informação de curso que precisará ser mapeada para um código interno equivalente no Q-Acadêmico.
Curso SISU: o atributo do Q-Acadêmico armazena o código da tabela interna de CURSOS que não é conhecida pelo arquivo de origem.
Exemplo: O arquivo do SISU possui as informações de descrição do campus, turno e descrição do curso que precisarão ser mapeados para um código interno equivalente no Q-Acadêmico.
Cota SISU: Atributo do Q-Acadêmico armazena o código da tabela interna de COTAS que não é conhecida pelo arquivo de origem.
Exemplo: O arquivo do SISU possui os atributos separados de renda, pardo e indígena que precisarão ser mapeados para um código interno equivalente a uma cota no Q-Acadêmico.
Cartório: o atributo do Q-Acadêmico armazena o código da tabela interna de CARTORIOS que não é conhecida pelo arquivo de origem.
Exemplo: A origem dos dados possui a informação de cartório que precisará ser mapeada para um código interno equivalente no Q-Acadêmico.
Distrito: o atributo do Q-Acadêmico armazena o código da tabela interna de DISTRITOS que não é conhecida pelo arquivo de origem.
Exemplo: A origem dos dados possui a informação de distrito que precisará ser mapeada para um código interno equivalente no Q-Acadêmico.
Órgão Expedidor: o atributo do Q-Acadêmico armazena o código da tabela interna de ORGÃOS EXPEDIDORES que não é conhecida pelo arquivo de origem. Exemplo: A origem dos dados possui a informação de órgão expedidor que precisará ser mapeada para um código interno equivalente no Q-Acadêmico.
Existem outros tipos de mapeamentos que representam vários outros relacionamentos com tabelas internas do Q-Acadêmico como Nacionalidade, Escola, Estado, Grau de Instrução, Estado Civil, Profissão, Onde Reside, Tipo Escola, Cor, Área Escola, Polo (EAD), Forma Ingresso, Tipo Certidão, Renda Familiar, Renda per Capita, Curso, Cota. Todos seguem o mesmo raciocínio dos tipos anteriormente explicados.
Caso surja a necessidade de algum tipo de mapeamento não coberto pelos tipos existentes o suporte da Qualidata deve ser comunicado.
Para salvar uma configuração clique em “Aplicar”, para apagar a configuração do atributo clique em “Apagar”
Função “Filtrar”: É possível fazer uma busca pela descrição do atributo ou por uma determinada situação (obrigatórios, conflitos, configurados, não configurados). Digite o texto e clique em no botão “Filtrar” ou selecione uma das situações disponíveis.
Função “Importar Configuração de Outro Concurso”: É possível fazer a importação de configuração de atributos e mapeamentos de um outro concurso bem como apagar toda a configuração existente (muito importante para quando a origem de dados não for conhecida). Ao clicar neste botão, a seguinte tela é apresentada:
Ao selecionar um concurso (só são exibidos concursos que possuam alguma configuração) o sistema irá exibir a configuração deste concurso e a compatibilidade da configuração dos atributos do concurso selecionado (origem) com o concurso que está sendo configurado (destino).
Para importar uma configuração clique em “Aplicar”, para apagar a configuração do concurso atual clique em “Apagar”.
Mapeamento de dados (Validar)
Como já foi dito na etapa anterior, podem existir informações no arquivo de origem que não são conhecidas pelo Q-Acadêmico.
Isso ocorre porque o Q-Acadêmico possui muitos cadastros internos relacionados as informações do repositório de classificados que não armazenam simplesmente a forma descritiva desses atributos, mas sim o seu código interno.
Exemplo: O repositório de classificados possui a informação de campus, mas neste local não é armazenado a descrição do campus, mas sim um código interno (pois também é um repositório). No arquivo de origem existe a descrição/nome deste campus que não pode ser associada de forma direta na importação pois o atributo equivalente do Q-Acadêmico permite o código do campus e não sua descrição.
Tendo feito a configuração DE/PARA entre a origem e o destino dos dados, o procedimento irá, automaticamente, extrair o máximo de dados possíveis da origem (e relaciona-los ao destino) sem a interação do usuário. Essa extração, normalmente, deve dar conta da maioria dos dados. Nos poucos casos onde isso não for possível, o usuário irá fornecer as informações que faltaram.
A guia “Mapeamento de Dados” é apresentada para que você efetuar o mapeamento manualmente, completando a tarefa que foi executada automaticamente.
Nessa etapa, resumindo, o sistema irá apresentar os tipos e quantidades de mapeamentos que ainda precisam ser efetuados, isto é, concluir o que o sistema não conseguiu resolver sozinho.
No topo desta guia você poderá acompanhar a situação do mapeamento. No exemplo acima vemos o percentual mapeado (99%) a quantidade de valores mapeados (312) e a quantidade de valores que precisarão ser mapeados (4).
Na frente de cada tipo de mapeamento é possível identificar de forma visual sua situação que pode ser:
Mapeado Totalmente: Todos os valores foram mapeados.
Não Mapeado: Nenhum valor foi mapeado.
Mapeado Parcialmente: Alguns valores foram mapeados. É permitido (não recomendado) que valores fiquem sem mapeamentos desde que esse mapeamento não seja obrigatório. Para mapeamentos obrigatórios, todos os valores devem ser mapeados (vide Função Mapear).
Nesta etapa ainda não ocorreu a importação dos dados que irá inserir os classificados.
Os procedimentos detalhados daqui para frente são validos tanto para Origem Configurável como para Origens Pré Configuradas
Funções:
Função “Mapear”:
Clique na imagem existente na frente de cada tipo de mapeamento para incluir, alterar ou excluir o mapeamento
Seguindo um exemplo baseado na imagem anterior, vemos que Cidade restaram dados ainda não mapeados (1). Interpretamos isso da seguinte forma, o sistema conseguiu fazer o DE/PARA entre todas as cidades presentes na origem com as cidades cadastradas no destino (Q-Acadêmico), com exceção de UMA. Para essa cidade presente na origem o usuário precisará indicar manualmente qual é a cidade correspondente no destino. Ao clicar na imagem a seguinte tela é apresentada:
Vemos aí que o sistema conseguiu, realmente, mapear a maioria das cidades do arquivo com as cidades do Q-Acadêmico.
Clicando em ‘Exibir apenas os registros não mapeados’, visualizamos a cidade que o sistema não conseguiu mapear automaticamente
Vemos aí que a cidade de Itapagé – CE, presente na origem não foi encontrada no destino. Nesse caso, não ocorreu o DE/PARA automático.
Selecione o item não mapeado e clique em ALTERAR.
Clicando na parte superior da tela, conseguimos acessar o PARA isto é, os dados presentes no Q-Acadêmico (no caso narrado, o cadastro de cidades).
Como estamos procurando o correspondente a Itapagé – CE (DE/Origem) digitamos o início da palavra e localizamos possíveis opções presentes no Q-Acadêmico (PARAs/Destino). Selecionamos o mais provável (no caso acima 365 – Itapajé – CE) e clicamos em OK.
Clique no botão “Aplicar”. Isto ira indicar que a cidade de Itapagé – CE (DE/Origem) presente na origem corresponde ao código 365, que foi atribuído a cidade de Itapajé – CE cadastrada no Q-Acadêmico (PARA/Destino). Nesse caso, provavelmente a diferença de grafia entre “Itapagé” e “Itapajé” que não permitiu que o procedimento realizasse o DE/PARA automaticamente, necessitando assim a intervenção manual do usuário. Feito isso, o sistema sabe que quando encontrar Itapagé – CE na origem deve interpretar como 365 – Itapajé – CE no destino, usando seu código (365) e não sua descrição.
Para apagar todos os mapeamentos basta clicar no botão “Apagar”.
Observação: Com já foi dito anteriormente as Etapas:
04 – Configuração de atributos (Validar) e
05 – Mapeamento de dados (Validar)
tem por objetivo:
Indicar ao Destino onde encontrar na Origem os dados necessários para “montar” um registro relativo ao um Classificado (Etapa 04);
Efetivamente mapear essa informação entre a Origem e o Destino (Etapa 05).
Também foi dito que após configurar um determinado layout, esse pode ser utilizado em futuras importações, eliminando a necessidade de repetir o processo.
Pode ocorrer que, ao utilizar uma configuração feita em uma importação anterior volte a apresentar registros não mapeados. Isso ocorre porque a Origem pode trazer novas informações que ainda não possuem um DE/PARA estabelecido
Exemplo:
Uma importação feita em 2016 mapeia automaticamente 312 cidades. Uma cidade necessita de mapeamento manual. O usuário efetua o mesmo e conclui essa Etapa. No ano seguinte, 2017, ao realizar uma importação com a mesma configuração o procedimento reconhece as 313 cidades mapeadas no ano anterior mais indica 2 sem DE/PARA. A explicação, nesse caso, é que essas cidades não estavam presentes na importação de 2016 e dessa forma o sistema não as “reconheceu” a partir do que foi configurado no ano anterior. O procedimento para solucionar isso é o mesmo descrito anteriormente, realizar o mapeamento manual.
Processamento das informações
Nesta etapa os dados importados anteriormente serão EFETIVAMENTE enviados ao repositório de classificados, aplicando-se todas as configurações e mapeamentos efetuados. Caso seja detectado algum problema no processamento de algum atributo, basta voltar as etapas de configurações de atributos e mapeamentos, ajustar os dados necessários e efetuar novo processamento.
Destaque-se que, até aqui ainda não ocorreu a importação dos dados que irá inserir os classificados
Pré-requisitos de processamento:
A guia “Dados Importados” (Etapa 02) precisa ter alguma informação, ou seja, o arquivo importado tem que possuir pelo menos 1 candidato;
Todos atributos obrigatórios existentes na guia “Configurações de Atributos” (Etapa 04) devem ter sido configurados, isto é, todos os campos obrigatórios devem possuir uma configuração DE/PARA;
Não pode existir valores a serem mapeados para tipos de mapeamentos obrigatórios existentes na guia “Mapeamento de Dados” (Etapa 05), isto é, nos casos onde o sistema não foi capaz de encontrar todos os dados correspondentes no DESTINO presentes na ORIGEM, o usuário deve completar manualmente o mapeamento.
Funções:
Função “Processar”:
Efetua o processamento dos dados importados, com base nas configurações de atributos (Etapa 04) e mapeamentos efetuados (Etapa 05). Basta clicar no botão “Processar”, aceitar a mensagem de confirmação e aguardar o termino do processamento.
Após o processamento, a situação da importação será alterada para “Processada”. O processamento efetua uma análise nos dados de cada atributo configurado e oferece 4 situações possíveis, conforme legenda de cores apresentadas.
Esclarecendo a situação ‘VERIFICAR’ (presente nas imagens acima) pode ser que algum atributo que foi processado tenha vindo com todos os registros iguais e isto esteja correto. Exemplo: Todos os classificados presentes no arquivo são do mesmo estado. Nesse caso Estado será igual para todos. De qualquer maneira, vale a pena realizar uma verificação visual nesses atributos por via das dúvidas.
Caso seja detectado algum problema no processamento de algum atributo, basta voltar as etapas de configurações de atributos e mapeamentos, ajustar os dados necessários e efetuar novo processamento.
Ao fazer o processamento os dados importados (guia Dados Importados / Etapa 02) são atualizados para “processados”. Caso você faça a importação de um novo arquivo para o mesmo concurso, como por exemplo os arquivos das etapas seguintes do concurso, estes novos registros ficam marcados como “não processados” e ao fazer o processamento o sistema irá priorizar apenas os registros “não processados”, agilizando assim o procedimento. Caso queira que todos os registros sejam processados, basta ir na guia “Dados Importados” (Etapa 02), marcar a opção “Todos” e efetuar o processamento.
Independente da origem dos dados, o procedimento de processamento irá complementar as configurações de “ofertas de vagas” e “chamadas” do concurso.
Função “Desfazer Processamento”:Disponível apenas após o processamento. É possível desfazer a qualquer momento, enquanto não tiver sido feita a matrícula de nenhum classificado. Independente da origem dos dados, quando a matrícula de algum classificado do concurso for feita, o processamento não poderá mais ser desfeito, no entanto o reprocessamento fica disponível por tempo indeterminado.
Função “Visualizar Apenas Atributos”:Na apresentação dos dados processados, é possível visualizar o conteúdo dos atributos configurados, não configurados ou todos. Por padrão, será sempre visualizado apenas as informações dos atributos configurados.
A partir da versão 3.201.000 o sistema vem facilitar a gestão de situação de alunos, apresentando uma nova forma de tratar os períodos letivos dos alunos, quanto a épocas em que o mesmo esteve com a Matrícula temporariamente desligada (inativa).
Em outra mudança, estamos liberando cadastro personalizado de motivos para desligamento, sendo que a própria instituição poderá definir seus padrões, e foram alteradas as formas de localizar, nos menus, os procedimentos de desligamento e de retorno, separando os mesmos por tipo.
Foi implementado, ainda, uma caracterização automática, visando manter o vínculo ativo das matrículas que já cursaram e foram aprovadas em todas as disciplinas necessárias, mas ainda encontra-se como concludente porque falta completar algo como estágio, etc.
Paralelamente estamos disponibilizando uma forma automatizada, e com regras pré-definidas pela própria instituição de ensino, para que sejam levantados os alunos em situação que caracterizam cancelamento compulsório ou evasão (abandono).
Mudanças no desligamento
Melhor tratamento da situação a cada período letivo
Porquê das mudança?
Como o sistema tratava os períodos letivos entre desligamentos e retornos anteriormente…
Antes, se um aluno de curso semestral (portanto, com 2 períodos letivos por ano), que trancasse a matrícula em 2016/1 e só retornasse em 2017/2, ficaria com os dados de período letivo na tela de consulta a dados do aluno exibida de forma que não fosse possível identificar QUANDO foi feito o trancamento e em quais períodos a aluno apenas não esteve presente, PERMANECENDO trancado, conforme a imagem a seguir:
E agora…
Daqui por diante, nesta mesma situação de o aluno trancar a matrícula, e não retornar no período letivo imediatamente seguinte, a informação ficará exibida e será armazenada da seguinte forma:
Ou seja, a partir de agora, a situação do aluno no período refletirá o tempo em que o procedimento foi realizado (se no período atual, ou em período letivo passado).
Para aprender sobre como realizar os desligamentos, clique aqui, e para aprender sobre a reativação de alunos, aqui.
Motivos para o Procedimento
Também agora, no Q-Acadêmico a sua instituição poderá fazer uso de um cadastro pré-definido de motivos a serem informados de forma fixa e padronizada quando o procedimento de desligamento for realizado.
Anteriormente isto já acontecia em alguns procedimentos, mas você somente poderia escolher entre os motivos previamente definidos no sistema, e agora você pode criar os seus próprios. Com esta mudança a instituição não precisa mais utilizar o campo Observações para ali caracterizar o motivo do procedimento (usar o campo Observações para isto não permitia indexar ou gerar estatísticas sobre os motivos dos desligamentos).
A partir de agora, já existe uma lista com motivos para os procedimentos pré-definida e fornecida pela Qualidata, mas usuários com a devida permissão poderão acrescentar itens à lista normalmente, padronizando assim as informações na instituição. Pode-se, inclusive, informar para quais procedimentos um motivo serve (e se ele servir para mais de um você não precisa cadastrar duas vezes).
Para ver como realizar o cadastro de motivos de desligamento, clique aqui.
Desligamentos de Alunos em Lote, Baseado em Regras
Outra disponibilização é a automatização das regras para consultar e levantar alunos em evidente situação de cancelamento compulsório ou evasão (abandono) conforme regras que serão definidas fixamente pela sua própria instituição.
Com o recurso, um servidor com a devida função e permissão poderá, com poucos cliques saber, por exemplo, alunos que atingiram o limite de número de períodos letivos cursados ou estão abaixo de um determinado percentual de frequência e, talvez, até já caracterizá-los como desligados.
É importante notar, contudo, que o sistema nunca executará a consulta e desligará alunos sozinhos, de forma autônoma, requerendo que um usuário execute o processo, mas sem flexibilizar as regras existentes nos documentos da instituição.
Para mais informações sobre o desligamento automatizado, clique aqui.
Criação automática de vínculo com a instituição para alunos concludentes e estagiários
Nas versões anteriores, quando o aluno ficava na situação de Concludente, que se caracteriza quando o aluno já terminou todas as disciplinas que necessitava cursar mas ainda não completou outros requisitos (Estágio, Trabalho de Conclusão de Curso, Atividades Complementares e Práticas Profissionais), alguns registros escolares, para manter o vínculo do aluno com a instituição, efetuava o lançamento de Matrícula Vínculo. Outros registros, ainda, efetuavam a inserção (manual) de novo período letivo para o aluno.
Após feito qualquer um destes procedimentos, cuja finalidade era a mesma, o aluno, mesmo não cursando mais nenhuma disciplina, conseguia, por exemplo, acesso às dependências da escola e podia usar normalmente a biblioteca.
A partir de agora, o sistema, ao detectar que um aluno concluiu todas as disciplinas necessárias, mas ainda está devendo algo, criará, a cada novo período letivo que surgir, um vínculo do aluno com o curso no novo período letivo, com a situação (no período) de Concludente. Esta situação se repetirá até o momento em que o aluno finalize o curso, se matricule em estágio (quando então passa a ser Estagiário), ou seja desligado da instituição.
O Q-Acadêmico agora oferece a execução de forma automatizada, que é executada em lote, baseada em regras definidas pela sua instituição, que caracterizam alunos em situação de Cancelamento Compulsório e Evasão (Abandono).
Antes de começarmos, é importante notar que a execução em si destas regras nunca ocorrerá de forma autônoma, plenamente automática e sem que haja a solicitação de um usuário para que o levantamento e mudança da situação de tais alunos ocorra. Isto protege a instituição de realizar alterações na situação de alunos em épocas ou por dados equivocados, por causa, por exemplo, de eventuais demoras na inserção de dados de frequência.
Cadastramento das regras automatizadas de desligamentos de alunos
Antes de mais nada, é importante informar que a configuração das regras de automatização do desligamento envolve conhecimento avançado do banco de dados do sistema, bem como de linguagem de programação SQL. Devido a isto, preferencialmente, o cadastro das regras deverá ser realizado pela Qualidata.
A instituição deverá enviar à Qualidata documento contendo lista e explicação de cara situação/regra que caracterizará um aluno como cancelado compulsório ou evadido.
Quanto mais detalhado for o documento, mais fácil será a implementação da regra, e menor será a chance de mudar a situação de um aluno errado.
A inserção e configuração da regra é feita pela aplicação Configurações >> menu Configurações >> Regras de Desligamento.
A configuração dos campos é feita conforme os itens descritos a seguir:
Descrição: Nome da regra
Ordem: Ordem de execução desta regra dentre todas as demais do mesmo tipo (cancelamento ou evasão). Se uma matrícula se encaixar nos dados levantados por duas regras a regra de menor ordem de execução terá preferencia para o desligamento do aluno.
Tipo: Informa se a regra é de Cancelamento Compulsório (quando o aluno viola alguma regra posta pela instituição) ou de Evasão/Abandono (ligada a frequência abaixo de um limite mínimo especificado).
Motivo: informe o motivo que será registrado no desligamento do aluno na aplicação desta regra.
SQL: o código de levantamento dos alunos em situação de desligamento, conforme cada regra.
No vídeo abaixo você pode ver como é feito o cadastro:
Executando uma regra de desligamento automatizado já cadastrada no sistema
A aplicação da regra de desligamento automatizado deverá ser executado, por pessoa com a devida permissão, na aplicação Registro Escolar >> menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Baseado em Regras (Automatizado). Você deverá optar por processar as regas de Cancelamento Compulsório ou Desistência (Evasão). Cada opção executará somente as regras daquele tipo de desligamento, mas o modo de proceder é semelhante para os dois casos (mudando só as regras aplicadas para cada tipo e a situação de desligamento que o aluno receberá).
Nos exemplos a seguir, será usado o processamento do tipo Cancelamento Compulsório.
Na tela, informe os campos conforme a seguir:
Ano Letivo: Ano do período letivo em que o processamento deverá ser executado e do qual serão considerados os alunos atualmente ativos.
Per. Letivo: Período do período letivo em que o processamento deverá ser executado e do qual serão considerados os alunos atualmente ativos.
Data do Processamento: Informe a data na qual o sistema registrará no cadastro do aluno que o desligamento ocorreu. Por padrão, o sistema traz inicialmente o dia atual, mas você pode alterar para uma outra data específica.
Após o preenchimento correto dos campos, clique no botão . O sistema, então, realizará o levantamento de quantos (e quais) alunos encontram-se dentro dos quesitos que a regra especifica. Ao final do levantamento, exibe o quantitativo de cada regra, conforme abaixo, esperando que o usuário execute a ação para cada regra.
Enquanto as regras não forem processadas, cada uma, individualmente, serão exibidas na coloração vermelha, e exibirão o ícone . A coluna ‘Total Alunos‘ lista o número de total de alunos encontrados pela regra. A coluna ‘Processados’ mostrará o número de alunos que já foram processados na sessão atual (após enviar o comando de alteração da situação do aluno, descrito abaixo, e sem listar novamente ou sair da tela). Já a coluna ‘Processar‘ exibe o número de alunos que ainda estão pendentes de alteração da situação.
Para executar o desligamento do aluno, clique no ícone da regra que você deseja aplicar, e a tela abaixo será exibida:
Nesta tela, você pode filtrar os alunos que serão processados, por Institução, Curso, Nível de Ensino ou Modalidade. Se você utilizar qualquer filtro, poderá aplicá-lo clicando no botão .
Definidos os critérios, você deverá DESMARCAR os alunos que NÃO terão a situação de matrícula alterada para o desligamento, permanecendo ativos. Note que, por padrão todos os registros vem marcados (prontos para terem a situação alterada), mas você pode desmarcar todos os registros, clicando em , ou marcar novamente todos eles, com o botão .
Depois de deixar marcados somente os alunos alunos desejados, clique no botão , para efetuar a mudança na situação dos alunos. O sistema perguntará se você tem certeza de que quer alterar a situação dos alunos
O processamento será feito pelo sistema e, se ao final do mesmo, alguns alunos dentre os selecionados não puderam ter sua situação alterada, será exibida caixa a seguir (o número de alunos citado provavelmente será diferente, pois refletirá cada situação existente na sua instituição):
Ao clicar no botão OK, será exibida janela semelhante à exibida a seguir, detalhando cada aluno e fato em que a situação não pode ser alterada para desligado de forma automatizada, por processamento de regra.
Verifique cada situação indicada, e se ainda desejar efetuar o desligamento, proceda a execução do procedimento normal, manual, quando o log do processamento registrar que isso pode ser feito.
É importante notar que alunos que já estão com o período fechado (situação de aprovação, reprovação, etc. no período) no período letivo do processamento da regra, NÃO poderão ser desligados.
Após fechar a tela de Log de Processamento ser fechada por você, será exibida a nova situação de cada regra, quanto à alteração de situação dos alunos apontados por cada regra:
Se a linha da regra for apresentada em amarelo, e com o ícone a alteração de situação da matrícula dos alunos foi efetuada para alguns alunos, mas não para todos os alunos selecionados pelo levantamento.
Se a linha da regra estiver na cor verde, e com o ícone o processamento alterou a situação de todos os alunos levantados pela aplicação da regra
A seguir, você confere vídeo que mostra a execução do processo automatizado de desligamento:
Cancelamento de desligamento automatizado que já foi executado
Se na execução do desligamento automatizado você executou o desligamento de um aluno que não deveria ter saído da condição de ativo (por exemplo, foi apontado como possível evadido ou a cancelar porque falta de lançamento de dados de frequência de um professor), você pode efetuar o cancelamento (desfazer) o processamento da regra e retorna-lo à condição de ativo.
Antes de começarmos a falar do cancelamento, é importante ressaltar que o cancelamento só poderá ser executado para TODAS as matrículas que foram alteradas naquele mesmo processamento, ou seja, você não poderá efetuar o cancelamento de apenas um dos alunos dentre os vários que fizeram parte do processo.
Para cancelar a execução da aplicação de uma regra de desligamento automatizado, você deverá acessar a aplciação Registro Escolar >> menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Baseado em Regras (Automatizado) >> Cancelar Aplicação de Regras.
A tela a seguir será apresentada:
Em Data/Hora e responsável pela execução você deverá ser selecionar o processamento a ser cancelado, com base no dia, hora e nome de usuário que efetuou a ação. Na caixa de seleção Tipo Procedimento você deverá selecionar o tipo de desligamento efetuado (cancelamento compulsório ou evasão). Posteriormente à seleção dos filtros, clique no botão . O Q-Acadêmico listará o total de alunos que foram desligados por regra.
Para efetuar o cancelamento da regra aplicada, clique no ícone . O sistema abrirá nova janela, relacionando os alunos que tiveram sua situação de matrícula alterada para desligada.
Para cancelar o processamento efetuado, clique no botão . O sistema perguntará se você tem certeza que deseja efetuar a operação.
Se responder sim, o cancelamento será executado e, ao final da alteração, o sistema deverá exibir mensagem informando final da operação.
Abaixo, você confere vídeo que mostra como efetuar este cancelamento:
Em algumas ocasiões se faz necessário, mais do que simplesmente reativar a matrícula do aluno, fazer como se ele nunca tivesse a matrícula desligada, seja porque o próprio aluno desistiu de um desligamento solicitado por ele, a instituição voltou atrás e não mais irá retirar o aluno de seu corpo discente ou, ainda, você simplesmente tenha registrado o procedimento para o aluno errado.
Antes de entrarmos na forma de realizar o cancelamento é importante entender que ele só poderá ser realizado no próprio período em que o procedimento que o motivou foi realizado. Isto vale tanto para cancelamentos de desligamento quanto para procedimentos de reativação.
Cancelar procedimentos de Desligamento
Para cancelar o desligamento de um aluno vá na aplicação Registro Escolar >> menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula, e conforme o tipo de desligamento realizado (definitivo ou temporário) escolha a opção Cancelar Desligamento Definitivo ou Cancelar Desligamento Temporário.
A tela exibida para ambas as opções é semelhante à exibida abaixo:
Para realizar o cancelamento preencha os dados conforme as orientações dos campos:
Ano Letivo (Obrigatório): Informe o ano do período letivo do procedimento a ser cancelado.
Período letivo (Obrigatório): informe o período do período letivo do procedimento a ser cancelado.
Data (Obrigatório): Informe a data do cancelamento. Para facilitar, o Q-Acadêmico já traz selecionada a data de hoje, mas você pode escolher outra se o cancelamento foi solicitado e aprovado em outro dia.
Matrícula (Obrigatório): Localize aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira qualquer texto de observação que julgar pertinente para associar ao procedimento.
Lembre que o cancelamento só poderá ser realizado no mesmo período letivo em que o procedimento ocorreu. Assim, se você procurar pelo nome ou número de matrícula corretos e nenhuma informação foi exibida (como se não houvesse procedimento para cancelar), pode ser que você tenha selecionado o ano e período letivo errado.
Para efetuar o cancelamento de procedimento, depois de ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o cancelamento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o cancelamento.
Cancelar procedimentos de Reativação
No Q-Acadêmico também é possível efetuar o cancelamento de uma reativação de matrícula, retornando o aluno à condição de desligado (temporária ou definitivamente, conforme o caso).
Contudo, é importante notar que o cancelamento de uma reativação de matrícula, em geral, se aplica nas seguintes ocasiões: 1) a reativação foi lançada para o aluno errado; 2) o aluno se arrependeu de reativar a matrícula e você precisa colocá-lo novamente na condição de desligado como se o mesmo não houvesse passado (sem deixar registro) pela ativação.
Se você precisa do registro de que a reativação foi feita, mesmo que logo em seguida precise desligar novamente o aluno, o procedimento de Cancelar Reativação NÃO deverá ser realizado, visto que retirará o registro de que o aluno voltou à condição de ativo temporariamente. Por exemplo, se a sua instituição exige que alunos retornem do trancamento a cada novo período letivo, mesmo que queiram passar mais um período letivo trancado, você não poderá desfazer a reativação para torná-lo à condição de matrícula trancada, pois isto faria com que o sistema contabilizasse apenas 1 (um) trancamento, e não 2 (dois) como na verdade ocorreu.
Para cancelar uma reativação de matrícula, acesso a aplicação Registro Escolar >> menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Cancelar Reativação de Matrícula, no grupo Reativações de Matrícula.
Para realizar o procedimento, preencha os campos.
Ano Letivo (Obrigatório): Informe o ano do período letivo do procedimento a ser cancelado.
Per. Letivo (Obrigatório): informe o período do período letivo do procedimento a ser cancelado.
Data (Obrigatório): Informe a data do cancelamento. Para facilitar, o Q-Acadêmico já traz selecionada a data de hoje, mas você pode escolher outra se o cancelamento foi solicitado em outro dia.
Matrícula (Obrigatório): Localize aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira qualquer texto de observação que julgar pertinente para associar ao cancelamento.
Lembre que o cancelamento só poderá ser realizado no mesmo período letivo em que a reativação ocorreu. Assim, se você procurar pelo nome ou número de matrícula corretos e nenhuma informação foi exibida (como se não houvesse reativação para cancelar), pode ser que você tenha selecionado o ano e período letivo errado.
Para efetuar o cancelamento de reativação, depois de ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o cancelamento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o cancelamento.
O retorno do aluno à condição de aluno ativo pode ser realizado tanto para desligamentos temporários, nos quais o retorno do aluno já era previsto, como também nos desligamentos definitivos.
Ocorre que, por exemplo, um aluno pode ser retirado da instituição por ter violar alguma regra da da instituição ou contra o patrimônio da mesma, e depois de ocorrência processo que justifique que o aluno não teria culpa do que ocorreu, o mesmo passa a ter novamente direito a continuar seus estudos, mas do momento em que ocorreu a decisão favorável ao retorno em diante, ou seja, se o desligamento previamente encarado como definitivo ocorreu em 2016/1 e a decisão favorável ao aluno no processo só saiu em 2018/2, o aluno retorna à condição de ativo neste último período letivo (os períodos entre o cancelamento compulsório e o retorno do aluno não são criados, pois o aluno não constava como ativo na instituição).
Devo fazer reativação ou cancelar o procedimento de alteração da situação do aluno?
Ao ter de retornar um aluno à condição de ativo, uma dúvida que pode ocorrer é se o correto seria realizar uma reativação ou o cancelamento do desligamento. As duas opções, possíveis de serem realizadas no sistema, embora tenham o intuito final de devolver o aluno à condição de ativo, tem consequências paralelas bem bem diferentes.
Reativação da Matrícula
A reativação deverá ser executada quando:
O procedimento será feito em período letivo posterior ao que o desligamento foi realizado, ou
O aluno passou por processo de desligamento da instituição não por sua própria vontade, entrou com processo ou requisição para retomar sua vaga, mas o resultado em seu favor demorou a sair, e ele só retornará um ou vários períodos letivos posteriores ao que desligamento foi executado,
Cancelamento do Procedimento
Por sua vez o cancelamento do procedimento realizado deverá ocorrer quando:
o retorno do aluno à situação de ativo ocorrerá no mesmo período letivo em que o desligamento foi realizado, ou
o aluno foi quem solicitou o desligamento, mas logo depois, em um prazo curto de tempo (sem prejudicar a quantidade de faltas e seus estudos neste mesmo período letivo), se arrependeu da decisão, entra com processo/pedido de reingresso junto à instituição e este pedido é aceito, ou
o procedimento foi feito para o aluno/matrícula errada e deseja-se desfazer o erro, ou
Não deseja-se deixar rastro na vida acadêmica do aluno que o aluno passou por este procedimento.
OBSERVAÇÃO 1: o cancelamento só pode ser executado no período letivo em que o desligamento ocorreu.
OBSERVAÇÃO 2:ainda que o cancelamento seja realizado e, para o aluno, fique a sensação de que o procedimento nunca foi realizado, continuará sempre a existir o registro no log do sistema (registro de ações efetuadas no Q-Acadêmico por cada usuário).
Reativando um aluno de desligamento temporário (REABERTURA)
A reabertura de matrícula, para alunos que estavam em desligamento temporário, (afastamento, trancamento, intercâmbio, matrícula vínculo) deverá ser feito pelo setor de registros escolares da insitutição, ou setor equivalente, quando da manifestação do aluno pelo seu retorno.
IMPORTANTE:o aluno não consegue realizar nem solicitar a reabertura de sua matrícula pelo Q-Acadêmico Web – Módulo Alunos.
Para efetuar a reabertura da matrícula de um aluno acesse a aplicação Registro Escolar >> menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Reabertura de Matrícula (Deslig. Temporários), no grupo Reativações de Matrículas.
Para realizar o procedimento, forneça as informações conforme descrito a seguir:
Ano Letivo (Obrigatório): Ano do ano letivo em que o aluno está regressando
Per. Letivo (Obrigatório): Período do período letivo em que o alunto está regressando.
Data de Execução (Obrigatório): Data em que deve ficar o registro do procedimento (o sistema traz preenchido por padrão o dia de hoje, mas você pode alterar)
Período (Obrigatório): o período do curso (também chamado de série ou semestre), em que o aluno regressará.
Nº do Protocolo: número de protocolo do documento de solicitação do procedimento.
Matrícula (Obrigatório): Localize aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira qualquer texto de observação que julgar pertinente para associar ao procedimento.
Ao informar o nome do aluno para realizar a ação, o sistema automaticamente preencherá os campos de ‘Data de Execução’ (data do desligamento), ‘Período Letivo’ (em que que o desligamento foi realizado), ‘Previsão de Retorno’ (se houver, o período letivo em que o aluno deveria regressar), Observações (se houver, informações textuais inseridas quando do desligamento).
Para efetuar o procedimento de reativação, depois e ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o procedimento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o procedimento.
Reativando um aluno de desligamento definitivo (REINGRESSO)
A reativação de matrícula para alunos que estavam em desligamento definitivo (cancelamento compulsório, cancelamento voluntário, desitência/evasão/abandono, jubilamento e transferência externa) é considerado um reingresso do aluno na instituição de ensino, mas preservando matrícula, vínculo de matriz curricular, notas e dados de disciplinas cursadas em períodos anteriores à desativação.
É importante frisar que desligamentos definitivos normalmente deveriam ser, como o nome diz, definitivos, e o aluno NÃO retornaria à instituição. Devido a isto não há informação no Q-Acadêmico de período letivo previsto para o retorno, bem como o sistema não criará os períodos letivos ocorridos entre a realização do desligamente e a reativação. Geralmente há todo um processo administrativo que precisa existir, tramitar e ser concluído na instituição para que o aluno desligado definitivamente possa retornar à condição de ativo. Todavia, uma vez realizado o reingresso, o aluno tem sua situação acadêmica tratada como a de qualquer outro aluno de sua instituição, tendo apenas o registro de quando foram feitos o desligamento e o retorno.
IMPORTANTE:o aluno não consegue realizar nem solicitar o reingresso de sua matrícula pelo Q-Acadêmico Web – Módulo Alunos.
Para efetuar a reabertura da matrícula de um aluno acesse a aplicação Registro Escolar >> menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Reabertura de Matrícula (Deslig. Definitivos), no grupo Reativações de Matrículas.
Para realizar o procedimento, forneça as informações conforme descrito a seguir:
Ano Letivo (Obrigatório): Ano do ano letivo em que o aluno está regressando
Per. Letivo (Obrigatório): Período do período letivo em que o alunto está regressando.
Data de Execução (Obrigatório): Data em que deve ficar o registro do procedimento (o sistema traz preenchido por padrão o dia de hoje, mas você pode alterar)
Período (Obrigatório): o período do curso (também chamado de série ou semestre), em que o aluno regressará.
Nº do Protocolo: número de protocolo do documento de solicitação do procedimento.
Matrícula (Obrigatório): Localize aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira qualquer texto de observação que julgar pertinente para associar ao procedimento.
Ao informar o nome do aluno para realizar a ação, o sistema automaticamente preencherá os campos de ‘Data de Execução’ (data do desligamento), ‘Período Letivo’ (em que que o desligamento foi realizado), ‘Previsão de Retorno’ (se houver, o período letivo em que o aluno deveria regressar), Observações (se houver, informações textuais inseridas quando do desligamento).
Para efetuar o procedimento de reativação, depois e ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o procedimento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o procedimento.
Quais são os tipos de Desligamento registrados no Q-Acadêmico?
A modificação da situação acadêmica de um aluno de sua instituição, deverá ser reportada, obrigatoriamente, no Q-Acadêmico.
Isto se deve tanto em situações em que a solicitação partiu do aluno, quanto em situações nas quais a requisição parte da própria instituição.
Fazer uso correto dos procedimentos acadêmicos por matrícula permitirá que os gestores tenham acesso rápido à estatísticas de ocupação de vagas e real situação de seu corpo discente.
Conforme o tipo de procedimento que será realizado (mais uma vez, independente de ter sido solicitado pelo aluno ou pela instituição), ele pode ter como consequência desligar de forma TEMPORÁRIA ou DEFINITIVA o aluno.
Desligamentos Temporários
Os desligamentos temporários são aqueles em que o aluno paralisou temporariamente seus estudos, mas deverá voltar a estudar em sua instituição, e no mesmo curso, no futuro. São eles:
Afastamento
O aluno paralisa temporariamente o curso, a seu próprio pedido, por motivo previsto em lei ou documento da própria instituição (tal como prestação de serviço militar), podendo ou não ter prazo pré-disposto para retorno, geralmente dependendo do motivo que gerou o afastamento.
Trancamento de Matrícula
O aluno paralisa temporariamente o curso, a seu próprio pedido, mas deverá retornar dentro de um tempo pré-disposto (podendo ser, por exemplo, dentro de meses ou dentro de um ano, conforme o curso e a instituição).
É importante notar que, ainda que o pedido de trancamento tenha de partir do próprio aluno, dependendo das regras adotadas em sua instituição, pode ser que o aluno só pode realizar esta solicitação com base em motivo ou justificativa já prevista, e não conforme sua própria vontade ou querer. As regras, condições, e tempo de retorno previsto normalmente constam do documento que rege a instituição de ensino.
Matrícula Vínculo
‘Matrícula Vínculo’ é quando o aluno não pode manter seu vínculo com a instituição pelas formas normais, tais como cursar uma disciplina em um período letivo, estar cumprindo trabalho de conclusão de curso ou estágio, mas ainda assim faz-se necessário que o mesmo seja contabilizado como aluno regular.
Ela se justifica por que algumas vezes o aluno pode se encontrar em situação em que ainda não tenha terminado o curso (com todas as suas disciplinas, e exigências de cargas horárias de estágio, trabalho de conclusão de curso, ou atividades complementares), mas ao mesmo tempo não tem como avançar no curso ou executar o que lhe falta para a conclusão, por motivos diversos.
Para ficar mais fácil para entender, citamos o exemplo:
O campus em que o aluno estuda possui regime semestral em que os períodos ímpares e pares das matrizes curriculares e ofertas de disciplina, ocorrem apenas UMA VEZ POR ANO. Assim, para um curso comporto de 8 períodos, no período letivo 2016/1, são ofertadas as disciplinas dos períodos 1, 3, 5 e 7, e no período letivo 2016/2 são ofertadas as dos períodos 2, 4, 6 e 8. No período letivo 2017/1 voltarão a estar disponíveis os períodos ímpares (1, 3, 5 e 7), mas ficarão ausentes os períodos pares.
Agora pense na seguinte situação: um aluno está em uma matriz em que a partir do 5º período, todas as disciplinas dos períodos anteriores (disciplinas do 1º, 2º, 3º e 4º períodos, portanto) já deverão estar cumpridas (são pré-requisito) para que o aluno possa se matricular.
Este mesmo aluno, em 2016/2, está a cursar o 4º período do curso, já tendo sido aprovado em todas as disciplinas dos períodos anteriores, mas acaba por reprovar em uma disciplina deste 4º período. Com isto, dados os pré-requisitos, no próximo período letivo, 2017/1, ele fica impedido de cursar qualquer disciplina dos períodos seguintes do curso, e não terá como cursar nenhuma disciplina ofertada, visto que a que ele precisa cursar não está disponível no momento e, de fato, só votará a estar disponível em 2017/2.
Neste caso, a instituição poderá lançar a situação de ‘Matrícula Vínculo’ para o aluno, afim de que o mesmo continue ativo na instituição, não cursando nenhuma disciplina, mas ao mesmo tempo não perdendo sua situação de aluno ativo, nem ser proibido de ter acesso às dependências e recursos da instituição, tais como a biblioteca.
Intercâmbio
Quando o aluno necessita se ausentar temporariamente da instituição com a finalidade específica de cursar disciplinas em outra instituição de ensino, seja ela nacional ou internacional. Pode ocorrer com previsão de retorno já definida ou não.
Em grande parte dos casos é entendido que, ao retornar à instituição de origem (sua instituição), o aluno necessitará apresentar um histórico escolar (ou documento semelhante) expedido pela outra instituição contendo nome das disciplinas cursadas e conteúdo das mesmas para realizar aproveitamento de estudos em disciplinas de sua matriz curricular.
Localizando onde efetuar um desligamento temporário
Os procedimentos de desligamento temporário poderão ser acessados na aplicação Registro Escolar >> Menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula, no grupo ‘Desligamentos Temporários’.
Desligamentos Definitivos
Os desligamentos ditos definitivos são os que o aluno não deverá mais retornar à instituição, mesmo sem ter completado todo o curso e matriz curricular, independente de este desligamento ter ocorrido por sua própria solicitação/querer ou não.
É importante notar que, à primeira vista os alunos que passam por estes tipos de procedimentos, normalmente, não deveriam retornar a cursar este mesmo curso, e com a mesma matrícula, na sua instituição, mas se for necessário pode-se sim retorná-los à condição de ativos, mediante procedimento de reingresso.
Os desligamentos definitivos são:
Cancelamento Compulsório
Efetuado quando é quando necessário retirar forçadamente um aluno de sua instituição, mesmo não sendo solicitado por ele.
Pode ocorrer, por exemplo, quando o aluno viola alguma regra acadêmica ou administrativa.
Cancelamento Voluntário
Ocorre quando o aluno identifica que não mais poderá continuar seus estudos no curso atual e em sua instituição e, então, solicita formalmente seu desligamento.
É usado também, em instituições públicas, quando o aluno já ocupa vaga em determinado curso e, a partir deste momento gostaria de dar início a outro curso de mesmo nível de ensino. Neste caso, cancelando a primeira matrícula, ele não será apontado pelo Q-Acadêmico como sendo aluno que já possui matrícula no mesmo nível de ensino na sua instituição, tendo, portanto, sua matrícula no novo curso liberada (mas é necessário primeiro cancelar a matrícula existente para, só depois, efeutar a matrícula nova).
Desistência (Evasão)
Deverá ser utilizado quando o aluno abandona o curso e não comparece à instituição para, formalmente e de livre vontade, cancelar sua matrícula.
Para regra para considerar um aluno como desistente/abandono/evadido costuma variar bastante de uma instituição para a outra, não havendo padronização. Algumas instituições consideram evadidos apenas alunos que não reprovam matrícula no período letivo, outras ainda consideram como tal um aluno que até renovou sua matrícula e frequentou algumas aulas, mas teve um percentual de frequência muito abaixo do esperado e exigido.
A regra de evasão deverá, também, constar do documento que dispõe sobre as regras de funcionamento da instituição.
Jubilamento
Semelhante ao Cancelamento Compulsório, é utilizado para retirar da instituição um aluno, ainda que sem manifestação de vontade do mesmo.
As regras de aplicação de jubilamento são diversas, sendo que muitas vezes ocorria quando aluno já estava estudando na mesma instituição e curso, ocupando uma mesma matrícula mais do que uma certa quantidade de períodos , ou ainda quando ele atingisse um certo número de reprovações em uma mesma disciplina.
Transferência Externa
Quando o aluno solicita o encerramento do seu vínculo com a instituição e curso pois irá cursar o mesmo ou outro curso, em outra instituição de ensino.
Localizando onde efetuar um desligamento definitivo
Os procedimentos de desligamento definitivo poderão ser acessados na aplicação Registro Escolar >> Menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula, no grupo ‘Desligamentos Definitivos’.
Como efetuar a mudança na situação do aluno para desligado da instituição?
A forma de efetuar alterações na situação do aluno é bem semelhante em todos os procedimentos. A seguir, demonstraremos o como efetuar o procedimento agrupado pelos que são feitos da mesma forma (com o mesmo comportamento de tela), devendo o usuário escolher o motivo correto para o caso.
Cancelamento Voluntário, Cancelamento Compulsório, Desistência (Evasão), Transferência Externa e Jubilamento
Os procedimentos encontram-se na aplicação Registro Escolar >> Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula, no grupo Desligamentos Definitivos
Forneça os dados conforme descrito a seguir:
Ano Letivo (Obrigatório): Ano do período letivo em que a ação ficará registrada
Período Letivo (Obrigatório): Período do período letivo em que ação ficará registrada
Data (Obrigatório): Data na qual o procedimento ficará registrado como feito no cadastro do aluno. Inicialmente o sistema sugerirá sempre o dia de hoje, mas você tem liberdade para efetuar a alteração para a data correta.
Nº do Protocolo: Número do protocolo de solicitação ou comunicação do procedimento
Matrícula (Obrigatório): Localiza aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira aqui, textualmente, qualquer informação pertinente ao processo e que necessito ficar atrelado ao procedimento.
Motivo (Obrigatório): escolha o motivo para o procedimento estar sendo realizado, dentre os já cadastrados pela sua instituição ou, se tiver permissão cadastre o novo motivo clicando no botão .
Havendo disciplinas em curso pelo aluno no período letivo em que o procedimento será realizado, elas serão exibidas na lista Componentes Curriculares em Curso. É importante notar que, se o procedimento de desligamento de fato for efetuado, aluno perde o vínculo com a disciplina (ficará como se não tivesse cursado a mesma), ainda que já tenha obtido situação final de aprovação ou reprovação na mesma.
Para efetuar o procedimento, depois e ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o procedimento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o procedimento (utilizamos apenas um dos tipos de desligamentos, mas a forma de proceder é semelhante):
Afastamento e Matrícula Vínculo
Os procedimentos encontram-se na aplicação Registro Escolar >> Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula, no grupo Desligamentos Temporários.
Forneça os dados conforme descrito a seguir:
Ano Letivo (Obrigatório): Ano do período letivo em que a ação ficará registrada
Período Letivo (Obrigatório): Período do período letivo em que ação ficará registrada
Data (Obrigatório): Data na qual o procedimento ficará registrado como feito no cadastro do aluno. Inicialmente o sistema sugerirá sempre o dia de hoje, mas você tem liberdade para efetuar a alteração para a data correta.
Nº do Protocolo: Número do protocolo de solicitação ou comunicação do procedimento
Matrícula (Obrigatório): Localiza aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira aqui, textualmente, qualquer informação pertinente ao processo e que necessito ficar atrelado ao procedimento.
Motivo (Obrigatório): escolha o motivo para o procedimento estar sendo realizado, dentre os já cadastrados pela sua instituição ou, se tiver permissão cadastre o novo motivo clicando no botão .
Se o procedimento a ser executado é o de Afastamento, havendo disciplinas em curso pelo aluno no período letivo em que o procedimento será realizado, elas serão exibidas na lista Componentes Curriculares em Curso. É importante notar que, se o procedimento de desligamento de fato for efetuado, aluno perde o vínculo com a disciplina (ficará como se não tivesse cursado a mesma), ainda que já tenha obtido situação final de aprovação ou reprovação na mesma.
Como não faz sentido a execução do procedimento de Matrícula Vínculo em período letivo que o aluno esteja cursando alguma disciplina, para este procedimento não será exibida tabela ou campo de Componentes Curriculares em Curso.
Para efetuar o procedimento, depois e ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o procedimento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o procedimento (utilizamos apenas um dos tipos de desligamentos, mas a forma de proceder é semelhante):
Intercâmbio (Nacional, Internacional ou mesma instituição)
Os procedimentos encontram-se na aplicação Registro Escolar >> Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Intercâmbio, no grupo Desligamentos Temporários.
Forneça os dados conforme descrito a seguir:
Ano Letivo (Obrigatório): Ano do período letivo em que a ação ficará registrada
Período Letivo (Obrigatório): Período do período letivo em que ação ficará registrada
Data (Obrigatório): Data na qual o procedimento ficará registrado como feito no cadastro do aluno. Inicialmente o sistema sugerirá sempre o dia de hoje, mas você tem liberdade para efetuar a alteração para a data correta.
Nº do Protocolo: Número do protocolo de solicitação ou comunicação do procedimento
Matrícula (Obrigatório): Localiza aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira aqui, textualmente, qualquer informação pertinente ao processo e que necessito ficar atrelado ao procedimento.
Mobilidade Intercâmbio: Escolha entre os tipos de mobilidade existentes aquele que ocorrerá agora para este aluno:
Interna: o outro curso ou disciplinas que o aluno cursará pertencem a sua própria instituição;
Nacional: o outro curso ou disciplinas que o aluno cursará pertencem a uma instituição de ensino localizada no Brasil;
Internacional: o outro curso ou disciplinas que o aluno cursará pertencem à instituição de ensino de outro país.
Programa Mobilidade Acadêmica (Obrigatório para mobilidade de intercâmbio internacional, inexistente para as outras): Qual é o programa que o aluno está participando, sendo:
Intercâmbio
Ciência Sem Fronteiras
Instituição de Destino: Informe a instituição de ensino na qual o intercâmbio será realizado. Caso a instituição de ensino não seja localizada porque não está cadastrada, e você possui permissão para inserção, poderá acessar a tela de cadastro clicando no botão .
Previsão de Retorno (Obrigatório): informe, nos respectivos campos o ano e período letivo de retorno previsto para o aluno.
Havendo disciplinas em curso pelo aluno no período letivo em que o procedimento será realizado, elas serão exibidas na lista Componentes Curriculares em Curso. É importante notar que, se o procedimento de desligamento de fato for efetuado, aluno perde o vínculo com a disciplina (ficará como se não tivesse cursado a mesma), ainda que já tenha obtido situação final de aprovação ou reprovação na mesma.
Para efetuar o procedimento, depois e ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o procedimento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o procedimento.
Trancamento de Período
Os procedimentos encontram-se na aplicação Registro Escolar >> Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Trancamento de Matrícula, no grupo Desligamentos Temporários.
Forneça os dados conforme descrito a seguir:
Ano Letivo (Obrigatório): Ano do período letivo em que a ação ficará registrada
Período Letivo (Obrigatório): Período do período letivo em que ação ficará registrada
Data (Obrigatório): Data na qual o procedimento ficará registrado como feito no cadastro do aluno. Inicialmente o sistema sugerirá sempre o dia de hoje, mas você tem liberdade para efetuar a alteração para a data correta.
Nº do Protocolo: Número do protocolo de solicitação ou comunicação do procedimento
Matrícula (Obrigatório): Localiza aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira aqui, textualmente, qualquer informação pertinente ao processo e que necessito ficar atrelado ao procedimento.
Motivo (Obrigatório): escolha o motivo para o procedimento estar sendo realizado, dentre os já cadastrados pela sua instituição ou, se tiver permissão cadastre o novo motivo clicando no botão .
É importante notar que, ainda que sua instituição não limite a realização de trancamentos de matrículas a algumas previamente identificadas justificativas, se faz necessária a existência de algum motivo para ser preenchido (podendo ser algo do tipo ‘Sem Motivo’ ou ‘Não Declarado’).
Previsão de Retorno (Obrigatório): informe, nos respectivos campos o ano e período letivo de retorno previsto para o aluno.
Havendo disciplinas em curso pelo aluno no período letivo em que o procedimento será realizado, elas serão exibidas na lista Componentes Curriculares em Curso. É importante notar que, se o procedimento de desligamento de fato for efetuado, aluno perde o vínculo com a disciplina (ficará como se não tivesse cursado a mesma), ainda que já tenha obtido situação final de aprovação ou reprovação na mesma.
Para efetuar o procedimento, depois e ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o procedimento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o procedimento.
A partir da versão 3.XXX.XXX o sistema Q-Acadêmico traz a possibilidade de a própria instituição cadastrar e utilizar motivos a serem selecionados quando da execução de procedimentos de desligamento, sejam eles temporários ou definitivos. Isto proporcionará à sua instituição um maior controle e base estatística para, entre outras coisas, tentar mapear agentes causadores de evasão ou outros tipos de desligamentos e perda de alunos, não necessitando.
Os motivos para cancelamento/desligamento da matrícula do aluno não devem ser cadastrados por qualquer pessoa que realize o lançamento de desligamentos dos alunos. Ao contrário disto, o recomendado é que tal cadastro seja gerido e alimentado somente por pessoa (ou grupo) responsável pela administração dos dados do Q-Acadêmico.
Isto ocorre porquê o cadastro de tais motivos, bem como sua posterior utilização, servirá de base estatística quando alguém precisar levantar informações. Você poderá saber, por exemplo, quantos alunos tiveram sua matrícula afastada por causa de serviço militar dentro de um período letivo ou até hoje.
Para realizar o cadastro, o usuário com a devida permissão no caso de uso [CDU 1103] – Cadastrar motivos de Cancelamentos, deverá acessar a aplicação Configurações >> Menu Cadastros Gerais e no grupo Cadastros de Apoio à área Acadêmica escolher Motivos de Cancelamento.
A tela é semelhante à exibida abaixo:
Você deverá preencher a tela conforme a descrição:
Código: Forneça aqui um código (pode ser alfanumérico) que identificará de forma simples, mas direta, este motivo dentre os demais.
Descrição: O texto ou nome resumido do motivo
Em seguida, você deverá selecionar PARA QUAIS PROCEDIMENTOS este motivo estará disponível, podendo marcar um, vários ou todos os procedimentos exibidos. O motivo só será exibido para os procedimentos aqui associados. Você pode optar por disponibilizá-lo para Cancelamento Compulsório, Afastamento, Trancamento de Matrícula, Cancelamento Voluntário e Transferência Externa.
Finalize o cadastro clicando no botão ‘Inserir‘, lembrando que você poderá depois efetuar alteração na descrição ou parâmetros conforme desejado, escolhendo o motivo na lista dos já cadastrados e, em seguida, clicando no botão ‘Alterar‘. Da mesma forma, você poderá apagar um motivo previamente cadastrado, localizando o motivo e clicando no ‘Retirar‘.
Todavia, há algumas observações quanto à alterar ou retirar um motivo do sistema:
Quanto à ALTERAR (desvincular) o procedimento associado a um motivo: se você retira a associação de um motivo com um procedimento (por exemplo, retira a associação do motivo com o Afastamento), qualquer procedimento daquele tipo (afastamento, no exemplo), realizado com aquele motivo CONTINUARÁ a estar associado com este motivo, mesmo que agora tal associação não mais seja usada.
Quanto á RETIRAR (apagar) o motivo: você só poderá retirar um motivo cadastrado do Q-Acadêmico se ele ainda não foi utilizado em nenhuma ocorrência dos procedimentos a ele associados.
Você NÃO pode alterar ou retirar motivos exibidos na cor cinza, na lista dos já cadastrados: tais motivos são internos do Q-Acadêmico, e obrigatórios de existirem para aquelas situações. não podendo ser alterados, excluídos ou desvinculados.
A seguir você confere um vídeo sobre o cadastro de Motivos:
O lugar para informações sobre os sistemas de gestão acadêmica da Qualidata
Essa mensagem alerta para necessidade de refazer as configurações de atributos e mapeamentos de dados (que serão explicadas a frente) caso estes já tenham sido feitos, pois essas configurações estão atreladas a uma importação.
Ela funciona como um editor do atributo e seu formato poderá variar ligeiramente dependendo do tipo de mapeamento. Um “Tipo de Mapeamento” pode ser:
Selecionamos o mais provável (no caso acima 365 – Itapajé – CE) e clicamos em OK.
