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Preenchimento de Informações Legais a Respeito do Curso e da Matriz Curricuar

4 de dezembro de 2017 Fábio Colli Deixe um comentário

O sistema acadêmico provê recursos para registro das informações sobre legislação do curso, perfil profissional, base tecnológica, competências e todas as informações. Elas podem ser configuradas para impressão no histórico do aluno.

No CDU 16, [Registro Escolar] Cadastros>>Matrizes Curriculares é possível fazer todas as configurações que serão citadas.

Os botões Editar informações Adicionais e Legislação servem para inserir informações legais do curso. Ao editar um registro de matriz curricular, estes botões são habilitados para edição/inclusão das informações.

Campos para entrar de informações adicionais

Campos para entrada da legislação. Eles possuem uma particularidade: Podem ser copiadas diretamente do cadastro de curso.

Como usar: Orientamos sempre manter o cadastro de cursos atualizado. Nesse cadastro também há informações de Autorização e Reconhecimento. Ao longo do tempo essas informações podem sofrer alterações, e os alunos que estão em uma versão de matriz curricular mais antiga, precisam que a informação seja mantida com a informação da época em que sua matriz curricular foi criada. Portanto, na matriz curricular a informação deve ser informada apenas uma vez para cada matriz, e as informações do curso sempre devem ser atualizadas.

OBS: Nada impede que essas informações sejam mantidas apenas no cadastro de matriz curricular.

O que não pode ocorrer é manter essa informação apenas no cadastro de curso, pois a cada alteração realizada neste local acabará por perder o histórico das autorizações e/ou reconhecimentos existentes anteriormente.

Para configuração dessas informações afim de serem impressas no histórico, deve-se acessar o CDU 259, [Configurações] Configurações>>Modelos Históricos>>Modelos Históricos e na aba Exibição, configurando os campos abaixo

As mesmas configurações se aplicam para a legislação e reconhecimento.

Aqui temos algumas particularidades

A informação que sempre sai no histórico é a autorização, mas se não houver autorização cadastrada e tiver o reconhecimento, sai o reconhecimento;
- Há um botão copiar do curso porque a informação sempre deve ser atualizada no CDU 34, [Registro Escolar] Cadastros>>Cursos (é a mais atualizada). Na Matriz Curricular são cadastradas as diferentes versões dessas autorizações/reconhecimentos que serão geradas através dos anos.

Dicas, Q-Acadêmico

Configuração de responsáveis legais e responsáveis pela informação presentes no histórico

10 de outubro de 2017 Marcelo Costa Deixe um comentário

Introdução

Visando agilizar o processo preenchimento e geração de documentos o Q-Acadêmico permite associar pessoas a papeis e também permite indicar que esses papeis serão incluídos nas impressões de documentos da Instituição. Vimos os detalhes desse processo na dica

Configuração de responsáveis legais e responsáveis pela informação presentes nos documentos da instituição

Nessa dica veremos como isso influi na impressão dos históricos emitidos pela instituição.

Configuração do modelo de histórico

Visando que o histórico contenha a informação com dados das pessoas que ocupam papeis de responsáveis, seja pela informação, legal ou pelo registro, iniciamos configuração a esse respeito em Cadastro de Modelo de Histórico, encontrado em

[Configurações] Configurações>>Modelos Históricos>>Modelos Históricos, CDU 259

Nessa dela o usuário deve marcar a opção “Usar assinatura customizável a partir da unidade organizacional”.

Feito isso precisamos associar os papeis ao modelo de documento em questão

configurando a abas:

Responsável pela Informação;
Responsável Legal e;
Responsável pelo Registro.

Na aba Exibição “Rodapé com Campos para Assinatura (Bordas: Nenhuma;) deve estar ativado, conforme abaixo

Configurar Unidades Organizacionais

Feito isso, precisamos a configuração relativa a Unidades Organizacionais descrita aqui (link para Configurar Unidades Organizacionais em Dica – Configuração de responsáveis legais e responsável pela informação) seja realizado.

Impressão do histórico

Tendo ocorrido todas as configurações necessárias

podemos realizar a impressão. Esta pode ser localizada em
[Registro Escolar] Relatórios de Alunos>>Histórico Escolar

Para exibir os responsáveis, o usuário seleciona na área destacada abaixo os papeis cadastrados anteriormente.

A configuração segue a mesma lógica do modelo de documento (link para Dica – Configuração de responsáveis legais e responsável pela informação).
Clicando em imprimir temos o resultado abaixo

Lembrando que sair no histórico, além de ter a marcação no modelo de histórico é necessário a configuração abaixo

em Cadastro de Modelo de Histórico, CDU 259.

Se, por exemplo desmarcarmos um dos elementos em Opções de assinatura (Cadastro de Modelo de Histórico), conforme abaixo

o mesmo se torna indisponível na tela de Histórico Escolar.

Dessa forma, mesmo com a configuração na aba exibição…

o elemento desmarcado em Cadastro de Modelo de Histórico não será incluído na impressão.

Destaque-se que todas as configurações apresentadas acima, como a quantidade de papeis entre outras coisas, são totalmente optativas. Dessa forma a organização não só pode como deve realizar essas configurações de forma que reflitam a realidade da Instituição.

Dicas, Q-Acadêmico

Configuração de responsáveis legais e responsáveis pela informação presentes nos documentos da instituição

10 de outubro de 2017 Marcelo Costa Deixe um comentário

Introdução

Responsável Legal;
Responsável Pela Informação.

que estarão presentes nos documentos gerados pela instituição

Feita a associação entre

Papel x Documento
Papel x Unidade Organizacional
Papel na Unidade Organizacional x Pessoa

sempre que ocorrer a impressão o sistema irá “puxar” a informação relativa ao responsável, incluindo no documento os nomes das pessoas que ocupam os papeis.

Exemplo:

se o papel Reitor está associado a um documento Diploma e;
se o papel Reitor está associado como responsável legal de um departamento X;
se Fulano de tal for configurado como Reitor ligado ao departamento X

sempre que ocorrer a impressão de Diploma no departamento X, os dados do Reitor do departamento X serão incluídos na impressão, isto é, os dados de Fulano de Tal.

Caso no evento da impressão o responsável legal principal não estiver disponível para assinatura um outro responsável legal (presente na lista) poderá ser selecionado.

Como configurar

Abaixo vamos indicar passo a passo o processo descrito anteriormente

Configurar Tipos de Responsáveis

Iniciamos configurando os papeis em Tipos de Responsáveis. A funcionalidade do Q-Acadêmico pode ser encontrada através do menu:
[Configurações] Configurações>>Tipos de Responsáveis, CDU 497;

Nessa tela incluímos, excluímos e alteramos os papeis, conforme citados na introdução. O campo a ser preenchido é a descrição do tipo de responsável, que será utilizada como cargo na mala direta. No nosso exemplo configuramos três papeis, Responsável I, Responsável II e Responsável III. Essa escolha é optativa, podendo ser mais ou menos papeis.

Configurar Modelos de Documentos

No Cadastro de Modelos de Documento temos abas especificas para configuração dos Responsáveis Legais e para os Responsáveis pela Informação.

Cadastro de Modelos de Documento pode ser encontrada através do menu
[Configurações] Configurações>>Modelos de Documentos, CDU 201.

No nosso exemplo estamos lidando com o modelo de documento Declaração de Matricula. Nas abas Responsáveis Legais e Responsáveis pela Informação inserimos os papeis cadastrados anteriormente em Tipos de Responsáveis.

Destaque-se que nesse ponto do nosso exemplo o modelo de documento em questão, Declaração de Matricula, possui três papeis associados a ele (Responsável I, Responsável II e Responsável III). A opção de associar os três papeis incluídos anteriormente também é optativa, poderíamos ter associado dois ou um. Estes papeis serão preenchidos no momento da impressão. Mais à frente indicaremos que pessoas ocupam tais papeis.

Configurar Unidades Organizacionais

Essa configuração deve ser para cada departamento de cada curso, pois em cada departamento os papeis em questão serão ocupados por pessoas diferentes.

Encontramos essa funcionalidade em
[Configurações] Configurações>>Unidades Organizacionais, CDU 459.

No nosso exemplo, iremos efetuar a configuração para o departamento do curso 01.01.01.05. Na Aba ‘Responsáveis pelas Informações’ indicamos os papeis que cadastros anteriormente e associamos os mesmos a Unidades Organizacionais.

Feita a associação Unidade Organizacional com Papel é necessário que nos respectivos departamentos (que foram indicados)

os responsáveis sejam configurados, bem como portarias, conforme imagens abaixo

Impressão

Na impressão, tendo sido feitas todas as associações, os nomes que preencherão os papeis serão recuperados e inseridos conforme o contexto organizacional. No caso do nosso exemplo

Esta funcionalidade está presente em
[Registro Escolar] Relatórios de Alunos>>Declarações, CDU 180

Abaixo vemos três situações de impressão. Dependendo do contexto o sistema “puxa” os dados das respectivas pessoas associadas aos papeis anteriormente.