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Dicas, Q-Acadêmico

como redefinir a senha de um aluno?

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Em versões recentes do Q-Acadêmico foi alterado a forma como o sistema se comporta com relação a redefinição da senha do aluno. Antes o sistema retornava a senha para um padrão onde a senha era 123, no entanto havia uma validação com a matrícula do aluno. A partir da versão 3.253.000 a funcionalidade passou a ser como será apresentada abaixo.

Notas:

  • Para que o recurso funcione de forma completa é necessário que o serviço de e-mail do Instituto esteja em pleno funcionamento;
  • Para os Institutos que usam integração com ferramentas de autenticação centralizadas como LDAP ou Open LDAP esse recurso não irá funcionar;
  • Para os institutos que usam integração com ferramentas de autenticação centralizada como Active Directory, esse recurso vai funcionar;
  • Para mudar esse modo de redefinição de senha é necessário alterações de parâmetro do sistema;

Atualmente para redefinir a senha do aluno temos duas opções, sendo:

Pelo módulo Desktop.

A redefinição de senha por este módulo é feita por uma pessoa do registro escolar e/ou pelo próprio aluno, desde que ele se encaminhe ao registro escolar e a pessoa responsável pelo registro autorize a ele digitar a senha no módulo desktop. Lembrando que alunos não possuem acesso ao módulo Desktop e para isso seria necessário alguém do registro fazer o acesso com sua própria conta. É necessário também que a pessoa do registro escolar tenha permissão de acesso ao CDU 1154 – [Registro Escolar] Consultas>>Dados dos Alunos.

Informe a nova senha, confirme e clique em aplicar. A senha do aluno será alterada.

Pelo módulo Web.

Nessa opção a alteração será feita exclusivamente pelo aluno.

O pré-requisito para a troca de senha pelo aluno é de ter o e-mail cadastrado no sistema.

Conforme a imagem a seguir o aluno seguirá esses passos: Acesso o módulo do aluno

a) Acesso o módulo do aluno

b) Clicar no link Primeiro acesso e recuperação de senha;

c) Depois do clique no link Primeiro Acesso e Recuperação de Senha, o aluno será redirecionado a essa tela:

O aluno deve informar seu login de acesso, que no caso é a própria matrícula do aluno. Essa informação serve como validação para o envio do e-mail para a sua caixa postal. Será recebido uma senha provisória com token para validação de segurança. Então o aluno irá fazer ao cesso no sistema com essa senha e token e então será solicitado ao aluno uma nova senha.

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Serviço Online Externo para Busca de CEP

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A Qualidata resolveu disponibilizar um serviço externo de busca de CEP para que seus clientes possam avaliar se o mesmo irá atender ou não suas necessidades.

Por ser um serviço externo, não temos autonomia para correção de bugs, não podemos precisar se a integração com a base de dados dos correios realmente é 100% eficiente como eles prometem, não podemos garantir o seu funcionamento nem o funcionamento do servidor onde o mesmo está hospedado.
Maiores informações sobre o serviço podem ser conseguidas em:

http://apps.widenet.com.br/busca-cep

O serviço está habilitado para todos os clientes. Para desabilitar o serviço, basta seguir os passos abaixo:

  1. Acesse o módulo “Configurações”;
  2. Acesse a tela de configuração de parâmetros em: Manutenção dos Dados/Parâmetros Gerais;
  3. Localize o parâmetro chamado HABILITAR_CONSULTA_CEP;
  4. Altere o valor desse parâmetro para “0”.

A busca de CEP funciona da seguinte forma:

Em todas as telas onde é possível incluir/alterar a informação de CEP (incluindo os procedimentos de matrícula), basta digitar o CEP completo, após digitar, ao passar para o próximo campo a busca será efetuada. Enquanto a busca está sendo efetuada, a seguinte mensagem será apresentada:

Caso a busca ocorra com sucesso, você irá observar que os campos “Endereço”, “Bairro” e “Cidade” serão preenchidos:

No sistema Q-Acadêmico, temos um cadastro de “Cidades”, caso a cidade localizada não exista em nossa base de dados a seguinte mensagem será apresentada:

Neste caso, basta efetuar o cadastro da cidade encontrada na busca do CEP localizado.

Caso o CEP não seja localizado, a seguinte mensagem será apresentada:

Quando o CEP não for encontrado ou o serviço retornar algum erro, o CEP digitado pelo usuário nunca será apagado e o cadastro poderá ser feito normalmente.

Segue algumas observações sobre o funcionamento do serviço:

  • A URL “http://apps.widenet.com.br/busca-cep/api/cep/” precisa estar liberada para toda a instituição. Por motivos de segurança algumas instituições bloqueiam a execução de determinados sites, ou liberam apenas a execução de sites específicos;
  • Não efetua busca quando o CEP não é informado;
  • Não efetua busca de CEP incompleto, é necessário digitar todos os caracteres do CEP;
  • Não efetua busca com CEP geral, apenas busca pelo CEP exato da rua;

Por ser um serviço externo, tomamos medidas para que você possa desabilitá-lo a qualquer momento, isso pode ser feito das seguintes formas:

1 – Sempre que um erro for apresentado, você terá a opção de desabilitar o serviço temporariamente. Veja o exemplo de um erro abaixo:

Caso clique em “Sim”, o serviço continuará ativo.
Caso clique em “Não”, o serviço será desabilitado temporariamente  e voltará a ficar ativo automaticamente quando o Q-Acadêmico for iniciado novamente.

2 – Também colocamos uma outra mensagem caso o serviço falhe várias vezes consecutivamente, pois isso pode indicar um erro permanente no serviço devido a vários motivos que por ser um serviço externo, e estar fora do nosso controle.

Caso clique em “Não”, o serviço continuará ativo.
Caso clique em “Sim”, o serviço será desabilitado temporariamente e voltará a ficar ativo automaticamente quando o Q-Acadêmico for iniciado.

3 – Se estiver ocorrendo muitas falhas, recomendamos desabilitar o serviço de forma definitiva, para isso, siga os passos abaixo:

3.1 – Acesse o módulo “Configurações”;
3.2- Acesse a tela de configuração de parâmetros em: Manutenção dos Dados/Parâmetros Gerais;
3.3- Localize o parâmetro chamado HABILITAR_CONSULTA_CEP;
3.4 – Altere o valor desse parâmetro para “0”.

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Configuração de responsáveis legais e responsáveis pela informação presentes no histórico

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Introdução

Visando agilizar o processo preenchimento e geração de documentos o Q-Acadêmico permite associar pessoas a papeis e também permite indicar que esses papeis serão incluídos nas impressões de documentos da Instituição. Vimos os detalhes desse processo na dica

Configuração de responsáveis legais e responsáveis pela informação presentes nos documentos da instituição

Nessa dica veremos como isso influi na impressão dos históricos emitidos pela instituição.

Configuração do modelo de histórico

Visando que o histórico contenha a informação com dados das pessoas que ocupam papeis de responsáveis, seja pela informação, legal ou pelo registro, iniciamos configuração a esse respeito em Cadastro de Modelo de Histórico, encontrado em

[Configurações] Configurações>>Modelos Históricos>>Modelos Históricos, CDU 259

Nessa dela o usuário deve marcar a opção “Usar assinatura customizável a partir da unidade organizacional”.

Feito isso precisamos associar os papeis ao modelo de documento em questão

configurando a abas:

  • Responsável pela Informação;
  • Responsável Legal e;
  • Responsável pelo Registro.

Na aba Exibição “Rodapé com Campos para Assinatura (Bordas: Nenhuma;) deve estar ativado, conforme abaixo

Configurar Unidades Organizacionais

Feito isso, precisamos a configuração relativa a Unidades Organizacionais descrita aqui (link para Configurar Unidades Organizacionais em Dica – Configuração de responsáveis legais e responsável pela informação) seja realizado.

Impressão do histórico

Tendo ocorrido todas as configurações necessárias

podemos realizar a impressão. Esta pode ser localizada em
[Registro Escolar] Relatórios de Alunos>>Histórico Escolar

Para exibir os responsáveis, o usuário seleciona na área destacada abaixo os papeis cadastrados anteriormente.

A configuração segue a mesma lógica do modelo de documento (link para Dica – Configuração de responsáveis legais e responsável pela informação).
Clicando em imprimir temos o resultado abaixo

Lembrando que sair no histórico, além de ter a marcação no modelo de histórico é necessário a configuração abaixo

em Cadastro de Modelo de Histórico, CDU 259.

Se, por exemplo desmarcarmos um dos elementos em Opções de assinatura (Cadastro de Modelo de Histórico), conforme abaixo

o mesmo se torna indisponível na tela de Histórico Escolar.

Dessa forma, mesmo com a configuração na aba exibição…

o elemento desmarcado em Cadastro de Modelo de Histórico não será incluído na impressão.

Destaque-se que todas as configurações apresentadas acima, como a quantidade de papeis entre outras coisas, são totalmente optativas. Dessa forma a organização não só pode como deve realizar essas configurações de forma que reflitam a realidade da Instituição.

Dicas, Q-Acadêmico

Configuração de responsáveis legais e responsáveis pela informação presentes nos documentos da instituição

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Introdução

Visando agilizar o processo preenchimento e geração de documentos o Q-Acadêmico permite associar pessoas a papeis e também permite indicar que esses papeis serão incluídos nas impressões de documentos da Instituição.
Podemos indicar que um ou mais papeis como:

  • Responsável Legal;
  • Responsável Pela Informação.

que estarão presentes nos documentos gerados pela instituição

Feita a associação entre

  • Papel x Documento
  • Papel x Unidade Organizacional
  • Papel na Unidade Organizacional x Pessoa

sempre que ocorrer a impressão o sistema irá “puxar” a informação relativa ao responsável, incluindo no documento os nomes das pessoas que ocupam os papeis.

Exemplo:

  • se o papel Reitor está associado a um documento Diploma e;
  • se o papel Reitor está associado como responsável legal de um departamento X;
  • se Fulano de tal for configurado como Reitor ligado ao departamento X

sempre que ocorrer a impressão de Diploma no departamento X, os dados do Reitor do departamento X serão incluídos na impressão, isto é, os dados de Fulano de Tal.

Caso no evento da impressão o responsável legal principal não estiver disponível para assinatura um outro responsável legal (presente na lista) poderá ser selecionado.

Como configurar

Abaixo vamos indicar passo a passo o processo descrito anteriormente

Configurar Tipos de Responsáveis

Iniciamos configurando os papeis em Tipos de Responsáveis. A funcionalidade do Q-Acadêmico pode ser encontrada através do menu:
[Configurações] Configurações>>Tipos de Responsáveis, CDU 497;

Nessa tela incluímos, excluímos e alteramos os papeis, conforme citados na introdução. O campo a ser preenchido é a descrição do tipo de responsável, que será utilizada como cargo na mala direta. No nosso exemplo configuramos três papeis, Responsável I, Responsável II e Responsável III. Essa escolha é optativa, podendo ser mais ou menos papeis.

Configurar Modelos de Documentos

No Cadastro de Modelos de Documento temos abas especificas para configuração dos Responsáveis Legais e para os Responsáveis pela Informação.

Cadastro de Modelos de Documento pode ser encontrada através do menu
[Configurações] Configurações>>Modelos de Documentos, CDU 201.

No nosso exemplo estamos lidando com o modelo de documento Declaração de Matricula. Nas abas Responsáveis Legais e Responsáveis pela Informação inserimos os papeis cadastrados anteriormente em Tipos de Responsáveis.

Destaque-se que nesse ponto do nosso exemplo o modelo de documento em questão, Declaração de Matricula, possui três papeis associados a ele (Responsável I, Responsável II e Responsável III). A opção de associar os três papeis incluídos anteriormente também é optativa, poderíamos ter associado dois ou um. Estes papeis serão preenchidos no momento da impressão. Mais à frente indicaremos que pessoas ocupam tais papeis.

Configurar Unidades Organizacionais

Essa configuração deve ser para cada departamento de cada curso, pois em cada departamento os papeis em questão serão ocupados por pessoas diferentes.

Encontramos essa funcionalidade em
[Configurações] Configurações>>Unidades Organizacionais, CDU 459.

No nosso exemplo, iremos efetuar a configuração para o departamento do curso 01.01.01.05. Na Aba ‘Responsáveis pelas Informações’ indicamos os papeis que cadastros anteriormente e associamos os mesmos a Unidades Organizacionais.

Feita a associação Unidade Organizacional com Papel é necessário que nos respectivos departamentos (que foram indicados)

os responsáveis sejam configurados, bem como portarias, conforme imagens abaixo

Impressão

Na impressão, tendo sido feitas todas as associações, os nomes que preencherão os papeis serão recuperados e inseridos conforme o contexto organizacional. No caso do nosso exemplo

Esta funcionalidade está presente em
[Registro Escolar] Relatórios de Alunos>>Declarações, CDU 180

Abaixo vemos três situações de impressão. Dependendo do contexto o sistema “puxa” os dados das respectivas pessoas associadas aos papeis anteriormente.

Configuração Mala Direta

Para configuração da mala direta usar os campos:

  • PESSOA_RESPONSAVEL_PELA_INFORMACAO;
  • PORTARIA_RESPONSAVEL_PELA_INFORMAÇÃO;
  • CARGO_RESPONSAVEL_INFORMACAO;
  • PESSOA_RESPONSAVEL_LEGAL;
  • PORTARIA_RESPONSAVEL_LEGAL;
  • CARGO_RESPONSAVEL_LEGAL;
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Configuração de responsáveis legais e responsáveis pela informação presentes no diploma

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Introdução

Visando agilizar o processo preenchimento e geração de documentos o Q-Acadêmico permite associar pessoas a papeis e também permite indicar que esses papeis serão incluídos nas impressões de documentos da Instituição. Vimos os detalhes desse processo na dica

Configuração de responsáveis legais e responsáveis pela informação presentes nos documentos da instituição

Considerando que a leitura da dica acima foi feita, aqui simplesmente ilustraremos os passos.

Cadastro de Modelos de Formulario

Em [Diploma] Cadastros>>Modelos de Formulários, CDU 433

Cadastro de Departamento (3)

Em [Configurações] Configurações>>Unidades Organizacionais, CDU 459.

Imprimir Diploma

Em [Menu]: [Diploma] Procedimentos>>Gerar Diploma

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Dica #24 – Série Matriz Curricular – Equivalência CH/Crédito, Créditos e Créditos Necessários

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Hoje venho falar de três informações que podem ter uma grande influência em alguns processamentos de fechamentos e tem relação direta com a evolução do aluno no curso.

Equivalência CH/Crédito

Ao informar um valor nesse campo o sistema irá usá-lo para calcular o crédito sugerido das disciplinas informadas para a matriz curricular, baseando-se na carga horária da disciplina. O sistema divide a carga horária da disciplina pelo valor informado.

  • Se carga horária é de 60 horas e o valor informado é 4 o crédito sugerido será 15 créditos.
  • Se a decisão do crédito ser igual a carga horária da disciplina for tomada, o valor a ser informado deve ser 1(um);
  • Se for informado o valor zero, o sistema sempre vai sugerir o crédito da disciplina como zero também;
  • Ao alterar o valor desse campo, não altera os cadastros anteriores, e só terá efeito para as novas disciplinas inseridas na matriz;

Antes de falar do campo crédito queria primeiro falar como o coeficiente de rendimento é calculado pelo sistema:

É soma da multiplicação da nota final da disciplina pelo seu respectivo crédito(configurado na matriz curricular) dividido pela soma dos créditos. Ou seja, é uma média ponderada.

Observação: Via de regra o cálculo é feito baseado no crédito, mas pode ser customizado, conforme a necessidade de cada cliente.

O sistema leva em conta as disciplinas com situação:

  • Aprovado;
  • Reprovado;
  • Reprovado por falta;
  • Aceleração de Estudos;
  • Reprovado no módulo;
  • Aprovado/Reprovado no módulo;
  • Reprovação em aceleração de estudos

Observação: O coeficiente de rendimento do aluno é calculado e atualizado no fechamento do período. Se não houver fechamento de período, não será calculado e atualizado.

Créditos

O campo crédito deve sempre ter algum valor, pois é o campo que o sistema usa para calcular o Coeficiente de Rendimento do aluno.

  • Se o valor informado no campo crédito estiver como zero ou sem informação para todas as disciplinas da matriz, o cálculo do CR do aluno será zero;
  • Se o valor informado no campo crédito estiver como um para todas as disciplinas da matriz, o cálculo do CR será uma média aritmética;
  • Caso contrário será uma média ponderada;

Como puderam perceber o valor informado para o crédito da disciplina é importante para o cálculo do CR.

Créditos Necessários

Essa informação pode funcionar como pré-requisito. Digo que pode funcionar, pois se o crédito necessário estiver informado com o valor zero, o aluno pode cursar a disciplina a qualquer momento. Caso haja valor de crédito necessário informado, o aluno, para poder cursar uma determinada disciplina terá que ter adquirido no mínimo o valor de crédito necessário configurado na disciplina a ser cursada.

Vale lembrar que o sistema bloqueia o campo para as disciplinas do primeiro módulo/período, preenchendo a informação com zero.

Ao usar o campo como funcionalidade de pré-requisito é necessária análise prévia para não ter conflitos com pré-requisitos de disciplinas.

Exemplo meramente didático:

Disciplinas, A, B e C são pré-requisitos configurados na matriz curricular para cursar a disciplina D. As disciplinas A, B e C, respectivamente, tem configuração de créditos 2, 4 e 3. O aluno cursou e aprovou somente as disciplinas A, B e C, portanto ele possui 9 créditos adquiridos. Se a disciplina D estiver com 10 créditos necessário na sua configuração, o aluno não conseguiria cursá-la. Não seria possível matriculá-lo pelo sistema.

Apesar de ter cumprido os requisitos de disciplina, ele não cumpriu o requisito de crédito necessário.

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Dica 25 – Trabalhando com Alunos Especiais, que só cursam disciplinas avulsas

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Definição de Alunos Especiais

Algumas instituições admitem o ingresso de alunos que não cursarão um curso por completo, mas ao contrário, o foco destas pessoas será cursar apenas uma ou mais disciplinas de forma avulsa, conforme a escolha do próprio aluno.

Em geral o ingresso destes alunos pode ser feito via edital de admissão ou abertura de matrícula para vaga excedente, mas também pode ocorrer de forma avulsa. Para citar um exemplo,  é comum ocorrer quando da admissão de filhos de autoridades internacionais que venham executar atividades consulares ou diplomáticas no Brasil, mas também pode ocorrer conforme livre vontade e iniciativa da instituição.

De início, é preciso destacar que este aluno não deverá ser tratado junto com os demais alunos, no sentido de receber uma matrícula em curso regular de sua instituição. Este tratamento alternativo permite, entre outras coisas, separar este discente daqueles que serão exportados nos programas censitários da educação (Educacenso e Censup).  Se a instituição preferir, pode também gerar uma nova instituição/unidade/campus virtual (que só existirá no Q-Acadêmico) para separar estes alunos dos relatórios e quantitativos que envolvam os demais.

Passos para a matrícula do aluno especial no Q-Acadêmico:

  1. Crie a instituição específica para os alunos especiais, se ainda não existir no sistema (Aplicação Configurações –> Menu Configurações –> Instituições).
  2. Cadastre o curso de alunos avulsos, se não houver ainda o respectivo cadastro no sistema (Aplicação Registro Escolar –> Menu Cadastros –> Cursos Habilitados e Aplicação Registro Escolar –> Menu Cadastros –> Cursos).
  3. Crie uma Matriz Curricular para o curso, sem disciplinas (Aplicação Registro Escolar –> Menu Cadastros –> Matrizes Curriculares).
  4. Cadastre o calendário para o curso que será utilizado no período letivo de ingresso do aluno (Aplicação Registro Escolar –> Menu Procedimentos de Apoio  –> Configurar Calendário –> Configuração de Calendário).
  5. Efetue a matrícula do aluno. Se o aluno não vier admitido em um processo seletivo, você não terá como importar e aproveitar os dados pessoais e de escolaridade, tendo então que realizar a Matrícula Direta (Aplicação Registro Escolar  –> Menu Procedimentos Acadêmicos –> Matrícula de Ingressantes –> Matrícula Direta).
  6. Crie as turmas ou diários das disciplinas que serão cursadas pelo aluno. Todavia, se  o ele cursará as disciplinas junto aos demais discentes, em ofertas de disciplinas que já existiriam  em cursos normais você pode pular este passo (mas tenha certeza que no diário em que o aluno entrará há vaga disponível para ele ocupar).
  7. Acesse o Cadastro de Diários (Aplicação Registro Escolar –> Menu Cadastros –> Diários), localize o diário a inserir o aluno, peça para Alterar, e dirija-se à aba Alunos. Na aba, informe a matrícula do aluno no respectivo campo, marque a opção ‘Permitir listar alunos de outra instituição‘, e em seguida clique no botão ‘Filtrar’. Insira o aluno no diário.

Seguindo estas informações, o aluno será tratado como um aluno regular do ponto de vista do diário de classe e do professor, podendo receber notas e faltas e sendo aprovado ou reprovado normalmente.

 

Finalização do curso de aluno especial

Quando o aluno especial termina de cursar todas as disciplinas que pretendia, ou dependendo de sua situação, tenha acabado o seu tempo possível de permanência na instituição (ex: o aluno especial será forçado a mudar-se e não poderá continuar mais na sua instituição), há duas formas possíveis de saída do aluno: considerando o aluno o curso como CANCELADO (voluntariamente, pelo próprio aluno ou não) ou como CONCLUÍDO (não recomendado, como se o aluno tivesse terminado um curso avulso).

Colocando o aluno como CANCELADO

Desta forma é entendido como que o aluno cancelasse o seu vínculo com a instituição, em um cancelamento voluntário ou compulsório.

Se você precisar caracterizar o término como Cancelamento Voluntário (partindo da instituição), acesse a Aplicação Registro Escolar –> Menu Procedimentos Acadêmicos –> Por Matrícula –>  Cancelamento Compulsório.

Já se a caracterização será de Cancelamento Voluntário (partindo do próprio discente), acesse a Aplicação Registro Escolar –> Menu Procedimentos Acadêmicos –> Por Matrícula –> Cancelamento Voluntário.

Colocando o aluno como CONCLUÍDO

Este procedimento deverá ser usado com muito cuidado, pois dá a entender que o aluno concluiu um curso e, devido a isto, não deverá ser usado jamais se o aluno foi matriculado em um curso regular, ou seja, o aluno especial tem de estar matriculado em um curso avulso, não especialmente criado para o seu caso individualmente, mas para qualquer aluno especial (utiliza-se, por exemplo, ‘Curso Avulso’ ou ‘Aluno Especial’, etc. na nomenclatura do curso criado para este fim).

Como para o Q-Acadêmico para um aluno receber a condição de ‘CONCLUÍDO’ no curso deverá ser cumprida uma matriz curricular, o procedimento aqui descrito consistirá  em criar uma matriz individualizada. O sistema verificará todas as disciplinas que o aluno cursou e obteve aprovação, independente de em quais cursos, matrizes e períodos elas eram efetivamente ofertadas/previstas, e as colocará dentro de uma matriz que, em tese só deverá ser usada para aquele caso específico.

O procedimento Gerar Matriz Curricular cria uma nova matriz curricular a partir das disciplinas cursadas e aprovadas de um aluno, distribuindo as disciplinas em períodos conforme os períodos letivos em que o aluno em questão as cursou. Por exemplo, uma disciplina cursada no primeiro período letivo de um aluno, ficará no período 1 da nova matriz; uma disciplina cursada no segundo período letivo do aluno ficará no período 2, e assim por diante.

As seguintes ações deverão ser executadas no Q-Acadêmico:

  1. Matricule o aluno normalmente, o coloque nos diários de classe e VERIFIQUE se o mesmo está com APROVAÇÃO em todas as disciplinas que cursou. A verificação aqui na verdade consiste em checar se os professores já lançaram as notas (já que o aluno sairá da instituição, não poderá ter notas lançadas após este período).
  2. Acesse o recurso de Gerar Matriz Curricular, localizado na aplicação Registro Escolar –> Menu Cadastros –> Gerar Matriz Curricular.  Localize a matrícula desejada e informe os dados de curso, estrutura de curso e período letivo para a criação da nova matriz.  Coloque a situação da nova matriz a ser criada como ‘Matriz em Vigor’. Clique no botão ‘Gerar’, na parte inferior da tela. O processo será executado, e a nova matriz criada. Anote o NÚMERO da nova matriz curricular, pois ela será importante em passos seguintes.
  3. Efetue a alteração da Matriz Curricular a que o aluno está associado, para isto, acessa a aplicação Registro Escolar –> Menu Procedimentos Acadêmicos –> Por Matrícula –> Mudar de Matriz Curricular.  Localize a matrícula do aluno e, no campo ‘Nova Matriz Curricular’ informe a matriz curricular que foi criada no passo 2. Após isto, clique no botão Confirmar para efetuar a mudança
  4. Efetue o fechamento do último período letivo do aluno. Isto deverá caracterizar a conclusão do curso do aluno. Se último período letivo do aluno já estava fechado, você pode ter que desfazer o fechamento do mesmo, tornando-o a fechar em seguida.
  5. Finalmente, para evitar que um outro aluno seja matriculado nesta matriz curricular criada para este aluno especial, dirija-se ao Cadastro de Matriz Curricular (Aplicação Registro Escolar –> Menu Cadastros –> Matriz Curricular), localize a matriz criada no passo 2, acima, e coloque a situação da mesma como ‘Matriz Desativada’.
Dicas, Q-Acadêmico

DICA 24 – SOBRE O FECHAMENTO COM PENDÊNCIA

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Essa dica visa esclarecer o conceito que define o fechamento com pendência. Em quais momentos o sistema aceita esse fechamento e o que é preciso fazer após o fechamento com essa característica.

Fechar com pendência é um recurso que visa facilitar a vida do aluno para que ele avance para o próximo período letivo MESMO SEM TER TODAS AS NOTAS DO PERÍODO ATUAL LANÇADAS, no entanto esse procedimento segue regras de validação de consistência e por isso nem todos os casos serão dados como período fechado.

Abaixo vou criar dois cenários e explicá-los.

Primeiro cenário

Considerando que a estrutura de curso configurada para o fechamento do aluno, ou seja, a estrutura de curso da matriz curricular do aluno, possui limite geral por quantidade de 3 (três) disciplinas.

De todas as disciplinas do período letivo, o aluno possui:

  • 2 (duas) reprovações
  • 1 (uma) outra disciplina com pendência (sem situação de disciplina definida, sem nota final ou falta).

Neste cenário, se for marcado para o sistema fechar com pendência o período do aluno não será fechado, pois o sistema não saberá em qual situação o aluno vai ficar: caso o aluno ficasse com aprovação da disciplina com pendência, ele aprovaria  e seguiria o curso normalmente, apenas com duas dependências para cursar, mas, se ao contrário, ficasse reprovado na disciplina com pendência ele poderia ficar retido ou seguiria apenas podendo cursar as dependências, devido a configuração de limites citadas acima.

Solução: Regularizar a pendência junto ao professor.

Segundo cenário

Considerando que na estrutura de curso configurada para o fechamento do aluno, ou seja, a estrutura de curso da matriz curricular do aluno, o percentual de frequência a ser cumprido pelo aluno é de 75% em todas as disciplinas.

Se, com esta configuração, o professor não lançou todas as aulas, ou seja, se não houve  100% das aulas previstas com registro de conteúdo ministrado o sistema também não conseguirá tomar a decisão. Falta(m) aula(s) a ser(em) lançada(s) e o aluno poderá ter registros de faltas que podem reprová-lo. Também, se em apenas uma disciplina entre todas as cursadas por um aluno, o professor não lançou as aulas, o sistema não conseguirá tomar a decisão de se o aluno está ou não aprovado, e por consequência não vai fazer o fechamento.

Solução: Solicitar que o professor registre as aulas ministradas

Estes dois cenários exemplificam bem como o sistema lida com decisões, considerando os lançamentos de notas e/ou faltas, bem como o registro diário de aula feito pelo professor.

Vale ressaltar que vários cenários podem surgir, em que mesmo sendo marcado para fechar com pendência o fechamento não será feito.

Todos estes cenários são diretamente relacionados com as configurações de estrutura de curso, que possui milhares de possibilidades a utilizar.

O que fazer quando o aluno passa tem o seu período fechado com pendência (o sistema conseguiu realizar o fechamento):

Esta situação é bem comum e é o contrário do que foi descrito acima: mesmo tendo pendência o aluno consegue passar pelo processo de fechamento.

Exemplo:

Considerando que a estrutura de curso configurada para o fechamento do aluno, ou seja, a estrutura de curso da matriz curricular, possui limite geral por quantidade de 4 (quatro) disciplinas.

De todas as disciplinas do período letivo, o aluno possui 2 (duas) reprovações e uma outra disciplina com pendência(sem situação de disciplina definida (sem nota final ou falta).

Neste cenário, se for marcado para o sistema fechar com pendência, o período do aluno será fechado, pois mesmo se o aluno ficasse reprovado na pendência ele não extrapolaria o limite, podendo assim prosseguir no curso.

É necessária atenção para alunos que passam pelo fechamento mesmo tendo pendência, pois quando o aluno não passa pelo processo de fechamento, fica muito claro que deve ser regularizado a situação do aluno, mas quando ele passa pelo fechamento com pendência pode parecer que o aluno está regular, mas na verdade não está (a falta de nota ou aula ministrada ainda existe, fazendo com que o aluno não tenha situação final na disciplina).

Sugerimos sempre após a renovação de matrículas e/ou solicitação de disciplina na web, que os fechamentos sejam desfeitos(quando houver pendências) e que os professores sejam avisados para regularizarem  a situação do aluno na disciplina e, após essa regularização, deve ser feito um novo fechamento, se possível sem marcar a opção de fechar com pendência.

Em casos onde não é regularizada a situação da disciplina do aluno é possível o aluno prosseguir até o final do curso, mas o sistema não concluirá o aluno já que o mesmo não terá obtido aprovação naquela disciplina com informação pendente.

Dicas, Q-Acadêmico

DICA 23 – Primeira parte sobre os novos procedimentos de desligamentos e reativação de matrículas

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Na versão 3.201.000 de 08/04/2017 a funcionalidade [Registro Escolar] Cadastros>>Matrículas Períodos, CDU 1018 foi retirada do sistema.

Essa funcionalidade tinha um propósito de ajuste de dados para exceções, sendo que todas as inconsistências poderiam ser resolvidas usando os procedimentos acadêmicos por matrícula, fechamento de períodos, colação de grau, dentre outros.

É fato que o sistema sempre automatizou a criação de períodos letivos para o aluno e também sempre automatizou a mudança de da situação do aluno seja na matrícula(vínculo com o curso), seja na situação do período letivo.

Em alguns casos, com a intervenção manual ela funcionalidade CDU 1018, acaba-se gerando inconsistências as vezes de difícil reversão, além do impacto que sobre os dados enviados para os censos enviado para INEP/MEC.

Recentemente em conversa com pessoas do INEP/MEC responsáveis pelos censos, foi nos dito que por conta de lacunas na linha do tempo do aluno para as informações de período letivo do aluno, fazia com que o aluno no INEP ficasse com pendência, impactando negativamente em vários aspectos nos IF.

A Qualidata já com essa melhoria e fase bastante adiantada para liberação da melhoria e com essa informação em mãos tomou a decisão então, de liberar para resolver duas questões, sendo:

  • A resolução das pendências de alunos no INPE para quem usa o exportador de dados para os Censos;
  • Manter a integridade dos dados de períodos letivos dos alunos;

Na liberação dessa versão foi executado um procedimento que criava os períodos que faltavam para os alunos com desligamento provisório. Trancamento, Matrícula Vínculo, bem como para alunos com situação de transição para a conclusão do seu curso. Estagiário(Concludente), concludente, aguardando colação de grau. Segue alguns exemplos

Percebam que o sistema, na liberação de versão, identificou que a situação de matrícula era colação de grau e como não havia o lançamento ele foi criando os períodos letivos para que o lançamento seja feito, além de manter a consistência da linha do tempo.

Em versões anteriores, além das questões já citadas acima, esse aluno não sairia num relatório de listagem de alunos, caso o período letivo filtrado fosse 2016/2, a não ser que os períodos letivos fossem criados manualmente.

O mesmo caso agora com o lançamento da colação de grau lançado. Nesse primeiro exemplo a colação de grau foi lançado em 2017/1, então o sistema, identificando que ele já havia concluído, alterou a situação da matrícula como de praxe e além disso já retirou o período letivo de 2017/2.

Neste segundo exemplo, foi simulado o lançamento da colação de grau em 2015/1. O sistema retirou todos os períodos posteriores ao período do registro da colação de grau, mantendo a consistência da informação.

Ressalto que o sistema apenas retira períodos letivos que não tenham nenhuma informação vinculada. Ou seja, que não tenha haja nenhuma movimentação do aluno.

Para que as informações fossem mostradas de forma a entender quando o procedimento foi executado e onde o aluno ainda permanece daquela situação foram criadas mais situações para o período do aluno, por exemplo: Para o aluno que faz um trancamento, no período letivo do trancamento o aluno fica agora com a situação Trancou, e nos próximos períodos letivo a situação agora fica Trancado. Dessa forma se tem a noção exata da linha do tempo do aluno em relação aos calendários acadêmicos.

Nas reaberturas de desligamento temporários o sistema também segue a mesma lógica, retirando os períodos letivos que não possuem movimentação e posteriores ao registro da reabertura da matrícula

Matrícula após a reabertura

Vale ressaltar que o sistema apenas cria os períodos letivos para matrículas em situação de desligamento temporário.

O sistema agora cria os períodos letivos na configuração do calendário. Ao inserir um curso no calendário o sistema se encarrega de criar todos os períodos eletivos para os alunos em desligamento temporário.

Posteriormente vamos liberar documentos com um resumo de todos os aspectos e cenários que envolvem essa nova forma do sistema trabalhar.

Com a liberação dessa funcionalidade do sistema, temos ciência de pode haver casos a serem tratados. Casos de exceções onde a solução necessita de orientação. Sugerimos que para estes casos que entrem em contato diretamente com o suporte. Estamos dando prioridade total para resolução dessas situações.

Dicas, Q-Acadêmico

Dica 22 – Exportação de Dados para o Censo Superior

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(DICA ORIGINALMENTE ENVIADA AOS USUÁRIOS EM 11/02/2015)

Após o meu e-mail enviado ontem sobre liberação do exportador do Censo Superior, muitas pessoas solicitaram orientações de como usar o recurso. Então decidi fazer essa dica extraordinária, interrompendo momentaneamente a série de dicas de matriz curricular, para explicar o uso do exportador do Censo Superior.

Antes de começar é necessário ter ciência que há dois cenários onde a instituição vai usar a ferramenta, sendo:

Primeira vez a usar a ferramenta

Quando a exportação é usada pela primeira vez, há uma demanda inicial de se fazer uma série de mapeamentos. Esses mapeamentos são, nada mais, nada menos, que fazer a relação entre os dados fornecidos pelo MEC com os dados existentes no Q-Acadêmico produzidos por cada cliente.

O mapeamento é baseado nas tabelas auxiliares que o MEC fornece, sendo:

  • Cidades;
  • Polos Ead;
  • Estados;
  • Forma de Ingresso;
  • Graus de Instrução;
  • Matrículas;
  • Nacionalidades;
  • Turnos;

Para cada tabela dessas é necessário fazer o mapeamento que veremos adiante.

Quem já usou o exportador

O processo é bem mais simples e não precisa fazer os mapeamentos mencionados, pois já foram feitos na primeira exportação. O que deverá ser feito é importar do sistema do MEC um arquivo com a lista dos alunos exportados no período letivo anterior para fazer o mapeamento no Q-Acadêmico via procedimento em lote.

Importação de dados de Censo Superior, Mapeamento das informações e Exportação do arquivo do Q-Acadêmico

Importação de dados de Censo Superior

Usar o procedimento na versão 3.0 [Registro Escolar] Procedimentos de Apoio >>Importar Dados Censo Superior, e na versão 2.0 [Registro Escolar] Procedimentos >>Programas de Integração >> Importar Dados Censo Superior, ambos Caso de Uso: 1022 – Importar Dados Censo Superior.

Selecionar:

  • A opção do Exportador respectivo para o ano de importação;
  • O tipo de registro;
  • Campo de busca no Q-Acadêmico;

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Observação 1: A importação dos dados do MEC, para o mapeamento em lote, é feita somente para alunos.

Observação 2: O Campo de Busca no Q-Acadêmico é a referência no Q-Acadêmico da informação contida no MEC. Ou seja, se na base de dados do MEC o identificador do aluno é a matrícula o campo a ser selecionado para a importação é a opção matrícula e assim para os outros. Sendo que código interno é o Cód. Matrícula interno do Q-Acadêmico.

Observação 3: Se a exportação estiver sendo feita pela primeira vez, as matrículas, por consequência ainda não estarão mapeadas. Portanto sugiro fazer o mapeamento pela opção CPF. Para quem já fez exportações, sugiro fazer pela opção Código Interno.

Mapeamento das informações

Observação: As sessões que não forem comentadas não serão obrigatórias para esse exportador.

Acessar a funcionalidade, na versão 3.0 [Registro Escolar] Procedimentos de Apoio  >> Configurar Programa de Integração e na versão 2.0 [Registro Escolar] Procedimento >> Programas de Integração >> Configurar Programas de Integração, ambos Caso de Uso: 316 – Configurar Programas de Integração.

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Código da Empresa: Código da Instituição no MEC

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Nessa sessão configura-se a data inicial e final do censo e qual é o período letivo de referência. A informação é requisito obrigatório para a exportação. A Qualidata ao liberar o exportador já insere essa informação, mas é sempre uma boa prática conferir.

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Cadastro das tabelas auxiliares informadas pelo MEC. Já cadastrada previamente pela Qualidata na liberação do exportador.

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Valores possíveis informados pelo MEC para a tabela cidades. Perceba que para cada tabela auxiliar há um conjunto de valores possíveis informados pelo MEC.

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Aqui é onde se faz o mapeamento da informação. Perceba que o identificador do estado no Q-Acadêmico é AC para Acre e no MEC o identificador é o número 12(doze).

Então para cada tabela é necessário fazer essa equivalência, o que eu chamei anteriormente de mapeamento.

Para fazer o mapeamento é necessário informar no Campos Valor no Programa de Integração o valor corresponde no Q-Acadêmico ao registro que está sendo mapeado.

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Nessa sessão deve ser informado, obrigatoriamente qual ou quais o(s) curso(s) que irão fazer parte da exportação.

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Bem como os campi que irão fazer parte da exportação.

Exportação do arquivo do Q-Acadêmico

Usar a funcionalidade, nas versões 2.0 e 3.0 [Configuração] Configurações>>Exportar Dados para Arquivo, Caso de Uso: 10026 – Exportar Dados para Arquivo

Selecionar a opção respectiva para o período letivo de exportação.

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  • Para a exportação do Censo Superior é necessário gerar três arquivos, sendo:
  • Censo Superior 2014 – Alunos;
  • Censo Superior 2014 – Cursos;
  • Censo Superior 2014 – Docentes

Os dados do arquivo são gerados de forma global, ou seja, não há divisão por campus. Caso queiram fazer essa divisão é necessário criar o arquivo geral e depois dividi-lo manualmente orientando se
pela separação de instituição que existe no arquivo.

Exemplo didático de um arquivo gerado pelo sistema:

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É necessário salvar o arquivo para posteriormente submetê-lo ao site do MEC.