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DICA 23 – Primeira parte sobre os novos procedimentos de desligamentos e reativação de matrículas

Na versão 3.201.000 de 08/04/2017 a funcionalidade [Registro Escolar] Cadastros>>Matrículas Períodos, CDU 1018 foi retirada do sistema.

Essa funcionalidade tinha um propósito de ajuste de dados para exceções, sendo que todas as inconsistências poderiam ser resolvidas usando os procedimentos acadêmicos por matrícula, fechamento de períodos, colação de grau, dentre outros.

É fato que o sistema sempre automatizou a criação de períodos letivos para o aluno e também sempre automatizou a mudança de da situação do aluno seja na matrícula(vínculo com o curso), seja na situação do período letivo.

Em alguns casos, com a intervenção manual ela funcionalidade CDU 1018, acaba-se gerando inconsistências as vezes de difícil reversão, além do impacto que sobre os dados enviados para os censos enviado para INEP/MEC.

Recentemente em conversa com pessoas do INEP/MEC responsáveis pelos censos, foi nos dito que por conta de lacunas na linha do tempo do aluno para as informações de período letivo do aluno, fazia com que o aluno no INEP ficasse com pendência, impactando negativamente em vários aspectos nos IF.

A Qualidata já com essa melhoria e fase bastante adiantada para liberação da melhoria e com essa informação em mãos tomou a decisão então, de liberar para resolver duas questões, sendo:

  • A resolução das pendências de alunos no INPE para quem usa o exportador de dados para os Censos;
  • Manter a integridade dos dados de períodos letivos dos alunos;

Na liberação dessa versão foi executado um procedimento que criava os períodos que faltavam para os alunos com desligamento provisório. Trancamento, Matrícula Vínculo, bem como para alunos com situação de transição para a conclusão do seu curso. Estagiário(Concludente), concludente, aguardando colação de grau. Segue alguns exemplos

Percebam que o sistema, na liberação de versão, identificou que a situação de matrícula era colação de grau e como não havia o lançamento ele foi criando os períodos letivos para que o lançamento seja feito, além de manter a consistência da linha do tempo.

Em versões anteriores, além das questões já citadas acima, esse aluno não sairia num relatório de listagem de alunos, caso o período letivo filtrado fosse 2016/2, a não ser que os períodos letivos fossem criados manualmente.

O mesmo caso agora com o lançamento da colação de grau lançado. Nesse primeiro exemplo a colação de grau foi lançado em 2017/1, então o sistema, identificando que ele já havia concluído, alterou a situação da matrícula como de praxe e além disso já retirou o período letivo de 2017/2.

Neste segundo exemplo, foi simulado o lançamento da colação de grau em 2015/1. O sistema retirou todos os períodos posteriores ao período do registro da colação de grau, mantendo a consistência da informação.

Ressalto que o sistema apenas retira períodos letivos que não tenham nenhuma informação vinculada. Ou seja, que não tenha haja nenhuma movimentação do aluno.

Para que as informações fossem mostradas de forma a entender quando o procedimento foi executado e onde o aluno ainda permanece daquela situação foram criadas mais situações para o período do aluno, por exemplo: Para o aluno que faz um trancamento, no período letivo do trancamento o aluno fica agora com a situação Trancou, e nos próximos períodos letivo a situação agora fica Trancado. Dessa forma se tem a noção exata da linha do tempo do aluno em relação aos calendários acadêmicos.

Nas reaberturas de desligamento temporários o sistema também segue a mesma lógica, retirando os períodos letivos que não possuem movimentação e posteriores ao registro da reabertura da matrícula

Matrícula após a reabertura

Vale ressaltar que o sistema apenas cria os períodos letivos para matrículas em situação de desligamento temporário.

O sistema agora cria os períodos letivos na configuração do calendário. Ao inserir um curso no calendário o sistema se encarrega de criar todos os períodos eletivos para os alunos em desligamento temporário.

Posteriormente vamos liberar documentos com um resumo de todos os aspectos e cenários que envolvem essa nova forma do sistema trabalhar.

Com a liberação dessa funcionalidade do sistema, temos ciência de pode haver casos a serem tratados. Casos de exceções onde a solução necessita de orientação. Sugerimos que para estes casos que entrem em contato diretamente com o suporte. Estamos dando prioridade total para resolução dessas situações.

Como reativar a matrícula um aluno desligado temporária ou definitivamente

O retorno do aluno à condição de aluno ativo pode ser realizado tanto para desligamentos temporários, nos quais o retorno do aluno já era previsto, como também nos desligamentos definitivos.

Ocorre que, por exemplo, um aluno pode ser retirado da instituição por ter violar alguma regra da da instituição ou contra o patrimônio da mesma, e depois de ocorrência processo que justifique que o aluno não teria culpa do que ocorreu, o mesmo passa a ter novamente direito a continuar seus estudos, mas do momento em que ocorreu a decisão favorável ao retorno em  diante, ou seja, se o desligamento previamente encarado como definitivo ocorreu em 2016/1 e a decisão favorável ao aluno no processo só saiu em 2018/2, o aluno retorna à condição de ativo neste último período letivo (os períodos entre o cancelamento compulsório e o retorno do aluno não são criados, pois o aluno não constava como ativo na instituição).

Devo fazer reativação ou cancelar o procedimento de alteração da situação do aluno?

Ao ter de retornar um aluno à condição de ativo, uma dúvida que pode ocorrer é se o correto seria realizar uma reativação ou o cancelamento do desligamento. As duas opções, possíveis de serem realizadas no sistema,  embora tenham o intuito final de devolver o aluno à condição de ativo, tem consequências paralelas bem bem diferentes.

Reativação da Matrícula

A reativação deverá ser executada quando:

  • O procedimento será feito em período letivo posterior ao que o desligamento foi realizado, ou
  • O aluno passou por processo de desligamento da instituição não por sua própria vontade, entrou com processo ou requisição para retomar sua vaga, mas o resultado em seu favor demorou a sair, e ele só retornará um ou vários períodos letivos posteriores ao que desligamento foi executado,

Cancelamento do Procedimento

Por sua vez o cancelamento do procedimento realizado deverá ocorrer quando:

  • o retorno do aluno à situação de ativo ocorrerá no mesmo período letivo em que o desligamento foi realizado, ou
  • o aluno foi quem solicitou o desligamento, mas logo depois, em um prazo curto de tempo (sem prejudicar a quantidade de faltas e seus estudos neste mesmo período letivo), se arrependeu da decisão, entra com processo/pedido de reingresso junto à instituição e este pedido é aceito, ou
  • o procedimento foi feito para o aluno/matrícula errada e deseja-se desfazer o erro, ou
  • Não deseja-se deixar rastro na vida acadêmica do aluno que o aluno passou por este procedimento.

OBSERVAÇÃO 1: o cancelamento só pode ser executado no período letivo em que o desligamento ocorreu.

OBSERVAÇÃO 2: ainda que o cancelamento seja realizado e, para o aluno, fique a sensação de que o procedimento nunca foi realizado, continuará sempre a existir o registro no log do sistema (registro de ações efetuadas no Q-Acadêmico por cada usuário).

Reativando um aluno de desligamento temporário (REABERTURA)

A reabertura de matrícula, para alunos que estavam em desligamento temporário, (afastamento, trancamento, intercâmbio, matrícula vínculo) deverá ser feito pelo setor de registros escolares da insitutição, ou setor equivalente, quando da manifestação do aluno pelo seu retorno.

IMPORTANTE: o aluno não consegue realizar nem solicitar a reabertura de sua matrícula pelo Q-Acadêmico Web – Módulo Alunos.

Para efetuar a reabertura da matrícula de um aluno acesse a aplicação Registro Escolar >> menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Reabertura de Matrícula (Deslig. Temporários), no grupo Reativações de Matrículas.

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Para realizar o procedimento, forneça as informações conforme descrito a seguir:

Ano Letivo (Obrigatório): Ano do ano letivo em que o aluno está regressando

Per. Letivo (Obrigatório): Período do período letivo em que o alunto está regressando.

Data de Execução (Obrigatório): Data em que deve ficar o registro do procedimento (o sistema traz preenchido por padrão o dia de hoje, mas você pode alterar)

Período (Obrigatório): o período do curso (também chamado de série ou semestre), em que o aluno regressará.

Nº do Protocolo: número de protocolo do documento de solicitação do procedimento.

Matrícula (Obrigatório): Localize aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar botao-pesquisar-procurar-localizar-binoculo-qpesquisa.

Observações: Insira qualquer texto de observação que julgar pertinente para associar ao procedimento.

Ao informar o nome do aluno para realizar a ação, o sistema automaticamente preencherá os campos de ‘Data de Execução’ (data do desligamento), ‘Período Letivo’ (em que que o desligamento foi realizado), ‘Previsão de Retorno’ (se houver, o período letivo em que o aluno deveria regressar), Observações (se houver, informações textuais inseridas quando do desligamento).

Para efetuar o procedimento de reativação, depois e ter fornecido todos os dados, clique no botão botao-confirmar. Se deseja abortar o procedimento, clique no botão botao-cancelar. Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.

A seguir mostramos em vídeo como realizar o procedimento.

Reativando um aluno de desligamento definitivo (REINGRESSO)

A reativação de matrícula para alunos que estavam em desligamento definitivo (cancelamento compulsório, cancelamento voluntário, desitência/evasão/abandono, jubilamento e transferência externa) é considerado um reingresso do aluno na instituição de ensino, mas preservando matrícula, vínculo de matriz curricular, notas e dados de disciplinas cursadas em períodos anteriores à desativação.

É importante frisar que desligamentos definitivos normalmente deveriam ser, como o nome diz, definitivos, e o aluno NÃO retornaria à instituição. Devido a isto não há informação no Q-Acadêmico de período letivo previsto para o retorno, bem como o sistema não criará os períodos letivos ocorridos entre a realização do desligamente e a reativação. Geralmente há todo um processo administrativo que precisa existir, tramitar e ser concluído na instituição para que o aluno desligado definitivamente possa retornar à condição de ativo. Todavia, uma vez realizado o reingresso, o aluno tem sua situação acadêmica tratada como a de qualquer outro aluno de sua instituição, tendo apenas o registro de quando foram feitos o desligamento e o retorno.

IMPORTANTE: o aluno não consegue realizar nem solicitar o reingresso de sua matrícula pelo Q-Acadêmico Web – Módulo Alunos.

Para efetuar a reabertura da matrícula de um aluno acesse a aplicação Registro Escolar >> menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Reabertura de Matrícula (Deslig. Definitivos), no grupo Reativações de Matrículas.

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Para realizar o procedimento, forneça as informações conforme descrito a seguir:

Ano Letivo (Obrigatório): Ano do ano letivo em que o aluno está regressando

Per. Letivo (Obrigatório): Período do período letivo em que o alunto está regressando.

Data de Execução (Obrigatório): Data em que deve ficar o registro do procedimento (o sistema traz preenchido por padrão o dia de hoje, mas você pode alterar)

Período (Obrigatório): o período do curso (também chamado de série ou semestre), em que o aluno regressará.

Nº do Protocolo: número de protocolo do documento de solicitação do procedimento.

Matrícula (Obrigatório): Localize aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar botao-pesquisar-procurar-localizar-binoculo-qpesquisa.

Observações: Insira qualquer texto de observação que julgar pertinente para associar ao procedimento.

Ao informar o nome do aluno para realizar a ação, o sistema automaticamente preencherá os campos de ‘Data de Execução’ (data do desligamento), ‘Período Letivo’ (em que que o desligamento foi realizado), ‘Previsão de Retorno’ (se houver, o período letivo em que o aluno deveria regressar), Observações (se houver, informações textuais inseridas quando do desligamento).

Para efetuar o procedimento de reativação, depois e ter fornecido todos os dados, clique no botão botao-confirmar. Se deseja abortar o procedimento, clique no botão botao-cancelar. Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.

A seguir mostramos em vídeo como realizar o procedimento.