Eventualmente a instituição poderá ser notificada pelo MEC para efetuar o cancelamento compulsório de uma ou mais matriculas no contexto da lei Nº 12.089 DE 11 DE NOVEMBRO DE 2009 que proíbe que um estudante ocupe 2 (duas) vagas simultaneamente em cursos de graduação em instituições públicas de ensino superior
Para isso foi incluído um motivo especifico (DV – Duplo Vínculo – LEI Nº 12.089 DE 11 DE NOVEMBRO DE 2009) no procedimento de Cancelamento Compulsório (desligamento definitivo)
Utilizando este novo motivo, esse procedimento irá inativar totalmente a matrícula do aluno, em todos os períodos letivos, aplicando assim a lei Nº 12.089 no contexto do Q-Acadêmico.
Destaque-se que esse procedimento com este motivo deve ser utilizado somente para os casos em que seja necessário ‘proibir que uma mesma pessoa ocupe, na condição de estudante, 2 (duas) vagas, simultaneamente, no curso de graduação, em instituições públicas de ensino superior em todo o território nacional’ conforme o texto da lei.
Como funciona
Suponhamos um aluno na situação apresentada nas figuras abaixo:
Após executar o procedimento de Cancelamento Compulsório no período letivo 2001/2 utilizando o motivo ‘Duplo Vínculo – LEI Nº 12.089 DE 11 DE NOVEMBRO DE 2009’, após execução, a situação do aluno ficará da seguinte forma: Cancelou Compulsório: período em que o procedimento foi executado; Cancelado Compulsório: todos os períodos anteriores ao procedimento.
Cancelamento Compulsório: em todas as disciplinas de todos períodos letivos do aluno.
Suponhamos que o aluno possua vários períodos letivos “Em Aberto”
Todos os períodos letivos “Em Aberto” após o período de execução do procedimento serão excluídos. Se o procedimento for executado no período letivo 2010/2, a situação do aluno ficará da seguinte forma:
Lembrando que no “Cancelamento Compulsório” (link para http://baseconhecimento.qualidata.com.br/arquivos/1060) normal (qualquer outro motivo), somente o período em que o procedimento foi executado é afetado as disciplinas com situação final daquele período não são alteradas e nem as disciplinas de períodos anteriores. Executando o procedimento no período letivo 2001/2 para esse mesmo caso do exemplo, após execução, a situação do aluno ficará da seguinte forma:
Esse procedimento não permite reintegração. Ao tentar reintegrar uma matrícula cujo procedimento foi executado, o usuário receberá a seguinte mensagem:
Destaque-se que este procedimento não pode ser executado retroativamente, visto que não possui reintegração, conforme citado no item anterior. No exemplo acima, ao tentar executar o procedimento no período letivo 2001/1, o usuário receberá a seguinte mensagem:
O procedimento deve sempre ser executado no último período em que o aluno se encontra matriculado pois todas suas informações serão inativadas. É importante citar que as informações não serão perdidas.
Não é possível executar o procedimento em períodos fechados, no exemplo acima, ao tentar executar o procedimento no período letivo 2001/1 por exemplo, o usuário receberá a seguinte mensagem:
Neste caso, antes de executar o procedimento, basta desfazer o fechamento do aluno no período.
Na guia “Procedimentos Realizados” agora é possível visualizar o motivo do procedimento, anteriormente o motivo não era exibido:
O procedimento poderá ser cancelado , reativando o aluno a qualquer momento, voltando a situação como era antes de sua execução, sem nenhum efeito colateral.
Nenhuma informação do aluno será perdida ou alterada. Entretanto continuará sempre a existir o registro no log do sistema (registro de ações efetuadas no Q-Acadêmico por cada usuário).
Na versão 3.201.000 de 08/04/2017 a funcionalidade [Registro Escolar] Cadastros>>Matrículas Períodos, CDU 1018 foi retirada do sistema.
Essa funcionalidade tinha um propósito de ajuste de dados para exceções, sendo que todas as inconsistências poderiam ser resolvidas usando os procedimentos acadêmicos por matrícula, fechamento de períodos, colação de grau, dentre outros.
É fato que o sistema sempre automatizou a criação de períodos letivos para o aluno e também sempre automatizou a mudança de da situação do aluno seja na matrícula(vínculo com o curso), seja na situação do período letivo.
Em alguns casos, com a intervenção manual ela funcionalidade CDU 1018, acaba-se gerando inconsistências as vezes de difícil reversão, além do impacto que sobre os dados enviados para os censos enviado para INEP/MEC.
Recentemente em conversa com pessoas do INEP/MEC responsáveis pelos censos, foi nos dito que por conta de lacunas na linha do tempo do aluno para as informações de período letivo do aluno, fazia com que o aluno no INEP ficasse com pendência, impactando negativamente em vários aspectos nos IF.
A Qualidata já com essa melhoria e fase bastante adiantada para liberação da melhoria e com essa informação em mãos tomou a decisão então, de liberar para resolver duas questões, sendo:
A resolução das pendências de alunos no INPE para quem usa o exportador de dados para os Censos;
Manter a integridade dos dados de períodos letivos dos alunos;
Na liberação dessa versão foi executado um procedimento que criava os períodos que faltavam para os alunos com desligamento provisório. Trancamento, Matrícula Vínculo, bem como para alunos com situação de transição para a conclusão do seu curso. Estagiário(Concludente), concludente, aguardando colação de grau. Segue alguns exemplos
Percebam que o sistema, na liberação de versão, identificou que a situação de matrícula era colação de grau e como não havia o lançamento ele foi criando os períodos letivos para que o lançamento seja feito, além de manter a consistência da linha do tempo.
Em versões anteriores, além das questões já citadas acima, esse aluno não sairia num relatório de listagem de alunos, caso o período letivo filtrado fosse 2016/2, a não ser que os períodos letivos fossem criados manualmente.
O mesmo caso agora com o lançamento da colação de grau lançado. Nesse primeiro exemplo a colação de grau foi lançado em 2017/1, então o sistema, identificando que ele já havia concluído, alterou a situação da matrícula como de praxe e além disso já retirou o período letivo de 2017/2.
Neste segundo exemplo, foi simulado o lançamento da colação de grau em 2015/1. O sistema retirou todos os períodos posteriores ao período do registro da colação de grau, mantendo a consistência da informação.
Ressalto que o sistema apenas retira períodos letivos que não tenham nenhuma informação vinculada. Ou seja, que não tenha haja nenhuma movimentação do aluno.
Para que as informações fossem mostradas de forma a entender quando o procedimento foi executado e onde o aluno ainda permanece daquela situação foram criadas mais situações para o período do aluno, por exemplo: Para o aluno que faz um trancamento, no período letivo do trancamento o aluno fica agora com a situação Trancou, e nos próximos períodos letivo a situação agora fica Trancado. Dessa forma se tem a noção exata da linha do tempo do aluno em relação aos calendários acadêmicos.
Nas reaberturas de desligamento temporários o sistema também segue a mesma lógica, retirando os períodos letivos que não possuem movimentação e posteriores ao registro da reabertura da matrícula
Matrícula após a reabertura
Vale ressaltar que o sistema apenas cria os períodos letivos para matrículas em situação de desligamento temporário.
O sistema agora cria os períodos letivos na configuração do calendário. Ao inserir um curso no calendário o sistema se encarrega de criar todos os períodos eletivos para os alunos em desligamento temporário.
Posteriormente vamos liberar documentos com um resumo de todos os aspectos e cenários que envolvem essa nova forma do sistema trabalhar.
Com a liberação dessa funcionalidade do sistema, temos ciência de pode haver casos a serem tratados. Casos de exceções onde a solução necessita de orientação. Sugerimos que para estes casos que entrem em contato diretamente com o suporte. Estamos dando prioridade total para resolução dessas situações.
O Q-Acadêmico agora oferece a execução de forma automatizada, que é executada em lote, baseada em regras definidas pela sua instituição, que caracterizam alunos em situação de Cancelamento Compulsório e Evasão (Abandono).
Antes de começarmos, é importante notar que a execução em si destas regras nunca ocorrerá de forma autônoma, plenamente automática e sem que haja a solicitação de um usuário para que o levantamento e mudança da situação de tais alunos ocorra. Isto protege a instituição de realizar alterações na situação de alunos em épocas ou por dados equivocados, por causa, por exemplo, de eventuais demoras na inserção de dados de frequência.
Cadastramento das regras automatizadas de desligamentos de alunos
Antes de mais nada, é importante informar que a configuração das regras de automatização do desligamento envolve conhecimento avançado do banco de dados do sistema, bem como de linguagem de programação SQL. Devido a isto, preferencialmente, o cadastro das regras deverá ser realizado pela Qualidata.
A instituição deverá enviar à Qualidata documento contendo lista e explicação de cara situação/regra que caracterizará um aluno como cancelado compulsório ou evadido.
Quanto mais detalhado for o documento, mais fácil será a implementação da regra, e menor será a chance de mudar a situação de um aluno errado.
A inserção e configuração da regra é feita pela aplicação Configurações >> menu Configurações >> Regras de Desligamento.
A configuração dos campos é feita conforme os itens descritos a seguir:
Descrição: Nome da regra
Ordem: Ordem de execução desta regra dentre todas as demais do mesmo tipo (cancelamento ou evasão). Se uma matrícula se encaixar nos dados levantados por duas regras a regra de menor ordem de execução terá preferencia para o desligamento do aluno.
Tipo: Informa se a regra é de Cancelamento Compulsório (quando o aluno viola alguma regra posta pela instituição) ou de Evasão/Abandono (ligada a frequência abaixo de um limite mínimo especificado).
Motivo: informe o motivo que será registrado no desligamento do aluno na aplicação desta regra.
SQL: o código de levantamento dos alunos em situação de desligamento, conforme cada regra.
No vídeo abaixo você pode ver como é feito o cadastro:
Executando uma regra de desligamento automatizado já cadastrada no sistema
A aplicação da regra de desligamento automatizado deverá ser executado, por pessoa com a devida permissão, na aplicação Registro Escolar >> menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Baseado em Regras (Automatizado). Você deverá optar por processar as regas de Cancelamento Compulsório ou Desistência (Evasão). Cada opção executará somente as regras daquele tipo de desligamento, mas o modo de proceder é semelhante para os dois casos (mudando só as regras aplicadas para cada tipo e a situação de desligamento que o aluno receberá).
Nos exemplos a seguir, será usado o processamento do tipo Cancelamento Compulsório.
Na tela, informe os campos conforme a seguir:
Ano Letivo: Ano do período letivo em que o processamento deverá ser executado e do qual serão considerados os alunos atualmente ativos.
Per. Letivo: Período do período letivo em que o processamento deverá ser executado e do qual serão considerados os alunos atualmente ativos.
Data do Processamento: Informe a data na qual o sistema registrará no cadastro do aluno que o desligamento ocorreu. Por padrão, o sistema traz inicialmente o dia atual, mas você pode alterar para uma outra data específica.
Após o preenchimento correto dos campos, clique no botão . O sistema, então, realizará o levantamento de quantos (e quais) alunos encontram-se dentro dos quesitos que a regra especifica. Ao final do levantamento, exibe o quantitativo de cada regra, conforme abaixo, esperando que o usuário execute a ação para cada regra.
Enquanto as regras não forem processadas, cada uma, individualmente, serão exibidas na coloração vermelha, e exibirão o ícone . A coluna ‘Total Alunos‘ lista o número de total de alunos encontrados pela regra. A coluna ‘Processados’ mostrará o número de alunos que já foram processados na sessão atual (após enviar o comando de alteração da situação do aluno, descrito abaixo, e sem listar novamente ou sair da tela). Já a coluna ‘Processar‘ exibe o número de alunos que ainda estão pendentes de alteração da situação.
Para executar o desligamento do aluno, clique no ícone da regra que você deseja aplicar, e a tela abaixo será exibida:
Nesta tela, você pode filtrar os alunos que serão processados, por Institução, Curso, Nível de Ensino ou Modalidade. Se você utilizar qualquer filtro, poderá aplicá-lo clicando no botão .
Definidos os critérios, você deverá DESMARCAR os alunos que NÃO terão a situação de matrícula alterada para o desligamento, permanecendo ativos. Note que, por padrão todos os registros vem marcados (prontos para terem a situação alterada), mas você pode desmarcar todos os registros, clicando em , ou marcar novamente todos eles, com o botão .
Depois de deixar marcados somente os alunos alunos desejados, clique no botão , para efetuar a mudança na situação dos alunos. O sistema perguntará se você tem certeza de que quer alterar a situação dos alunos
O processamento será feito pelo sistema e, se ao final do mesmo, alguns alunos dentre os selecionados não puderam ter sua situação alterada, será exibida caixa a seguir (o número de alunos citado provavelmente será diferente, pois refletirá cada situação existente na sua instituição):
Ao clicar no botão OK, será exibida janela semelhante à exibida a seguir, detalhando cada aluno e fato em que a situação não pode ser alterada para desligado de forma automatizada, por processamento de regra.
Verifique cada situação indicada, e se ainda desejar efetuar o desligamento, proceda a execução do procedimento normal, manual, quando o log do processamento registrar que isso pode ser feito.
É importante notar que alunos que já estão com o período fechado (situação de aprovação, reprovação, etc. no período) no período letivo do processamento da regra, NÃO poderão ser desligados.
Após fechar a tela de Log de Processamento ser fechada por você, será exibida a nova situação de cada regra, quanto à alteração de situação dos alunos apontados por cada regra:
Se a linha da regra for apresentada em amarelo, e com o ícone a alteração de situação da matrícula dos alunos foi efetuada para alguns alunos, mas não para todos os alunos selecionados pelo levantamento.
Se a linha da regra estiver na cor verde, e com o ícone o processamento alterou a situação de todos os alunos levantados pela aplicação da regra
A seguir, você confere vídeo que mostra a execução do processo automatizado de desligamento:
Cancelamento de desligamento automatizado que já foi executado
Se na execução do desligamento automatizado você executou o desligamento de um aluno que não deveria ter saído da condição de ativo (por exemplo, foi apontado como possível evadido ou a cancelar porque falta de lançamento de dados de frequência de um professor), você pode efetuar o cancelamento (desfazer) o processamento da regra e retorna-lo à condição de ativo.
Antes de começarmos a falar do cancelamento, é importante ressaltar que o cancelamento só poderá ser executado para TODAS as matrículas que foram alteradas naquele mesmo processamento, ou seja, você não poderá efetuar o cancelamento de apenas um dos alunos dentre os vários que fizeram parte do processo.
Para cancelar a execução da aplicação de uma regra de desligamento automatizado, você deverá acessar a aplciação Registro Escolar >> menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Baseado em Regras (Automatizado) >> Cancelar Aplicação de Regras.
A tela a seguir será apresentada:
Em Data/Hora e responsável pela execução você deverá ser selecionar o processamento a ser cancelado, com base no dia, hora e nome de usuário que efetuou a ação. Na caixa de seleção Tipo Procedimento você deverá selecionar o tipo de desligamento efetuado (cancelamento compulsório ou evasão). Posteriormente à seleção dos filtros, clique no botão . O Q-Acadêmico listará o total de alunos que foram desligados por regra.
Para efetuar o cancelamento da regra aplicada, clique no ícone . O sistema abrirá nova janela, relacionando os alunos que tiveram sua situação de matrícula alterada para desligada.
Para cancelar o processamento efetuado, clique no botão . O sistema perguntará se você tem certeza que deseja efetuar a operação.
Se responder sim, o cancelamento será executado e, ao final da alteração, o sistema deverá exibir mensagem informando final da operação.
Abaixo, você confere vídeo que mostra como efetuar este cancelamento:
Em algumas ocasiões se faz necessário, mais do que simplesmente reativar a matrícula do aluno, fazer como se ele nunca tivesse a matrícula desligada, seja porque o próprio aluno desistiu de um desligamento solicitado por ele, a instituição voltou atrás e não mais irá retirar o aluno de seu corpo discente ou, ainda, você simplesmente tenha registrado o procedimento para o aluno errado.
Antes de entrarmos na forma de realizar o cancelamento é importante entender que ele só poderá ser realizado no próprio período em que o procedimento que o motivou foi realizado. Isto vale tanto para cancelamentos de desligamento quanto para procedimentos de reativação.
Cancelar procedimentos de Desligamento
Para cancelar o desligamento de um aluno vá na aplicação Registro Escolar >> menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula, e conforme o tipo de desligamento realizado (definitivo ou temporário) escolha a opção Cancelar Desligamento Definitivo ou Cancelar Desligamento Temporário.
A tela exibida para ambas as opções é semelhante à exibida abaixo:
Para realizar o cancelamento preencha os dados conforme as orientações dos campos:
Ano Letivo (Obrigatório): Informe o ano do período letivo do procedimento a ser cancelado.
Período letivo (Obrigatório): informe o período do período letivo do procedimento a ser cancelado.
Data (Obrigatório): Informe a data do cancelamento. Para facilitar, o Q-Acadêmico já traz selecionada a data de hoje, mas você pode escolher outra se o cancelamento foi solicitado e aprovado em outro dia.
Matrícula (Obrigatório): Localize aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira qualquer texto de observação que julgar pertinente para associar ao procedimento.
Lembre que o cancelamento só poderá ser realizado no mesmo período letivo em que o procedimento ocorreu. Assim, se você procurar pelo nome ou número de matrícula corretos e nenhuma informação foi exibida (como se não houvesse procedimento para cancelar), pode ser que você tenha selecionado o ano e período letivo errado.
Para efetuar o cancelamento de procedimento, depois de ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o cancelamento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o cancelamento.
Cancelar procedimentos de Reativação
No Q-Acadêmico também é possível efetuar o cancelamento de uma reativação de matrícula, retornando o aluno à condição de desligado (temporária ou definitivamente, conforme o caso).
Contudo, é importante notar que o cancelamento de uma reativação de matrícula, em geral, se aplica nas seguintes ocasiões: 1) a reativação foi lançada para o aluno errado; 2) o aluno se arrependeu de reativar a matrícula e você precisa colocá-lo novamente na condição de desligado como se o mesmo não houvesse passado (sem deixar registro) pela ativação.
Se você precisa do registro de que a reativação foi feita, mesmo que logo em seguida precise desligar novamente o aluno, o procedimento de Cancelar Reativação NÃO deverá ser realizado, visto que retirará o registro de que o aluno voltou à condição de ativo temporariamente. Por exemplo, se a sua instituição exige que alunos retornem do trancamento a cada novo período letivo, mesmo que queiram passar mais um período letivo trancado, você não poderá desfazer a reativação para torná-lo à condição de matrícula trancada, pois isto faria com que o sistema contabilizasse apenas 1 (um) trancamento, e não 2 (dois) como na verdade ocorreu.
Para cancelar uma reativação de matrícula, acesso a aplicação Registro Escolar >> menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Cancelar Reativação de Matrícula, no grupo Reativações de Matrícula.
Para realizar o procedimento, preencha os campos.
Ano Letivo (Obrigatório): Informe o ano do período letivo do procedimento a ser cancelado.
Per. Letivo (Obrigatório): informe o período do período letivo do procedimento a ser cancelado.
Data (Obrigatório): Informe a data do cancelamento. Para facilitar, o Q-Acadêmico já traz selecionada a data de hoje, mas você pode escolher outra se o cancelamento foi solicitado em outro dia.
Matrícula (Obrigatório): Localize aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira qualquer texto de observação que julgar pertinente para associar ao cancelamento.
Lembre que o cancelamento só poderá ser realizado no mesmo período letivo em que a reativação ocorreu. Assim, se você procurar pelo nome ou número de matrícula corretos e nenhuma informação foi exibida (como se não houvesse reativação para cancelar), pode ser que você tenha selecionado o ano e período letivo errado.
Para efetuar o cancelamento de reativação, depois de ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o cancelamento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o cancelamento.
O retorno do aluno à condição de aluno ativo pode ser realizado tanto para desligamentos temporários, nos quais o retorno do aluno já era previsto, como também nos desligamentos definitivos.
Ocorre que, por exemplo, um aluno pode ser retirado da instituição por ter violar alguma regra da da instituição ou contra o patrimônio da mesma, e depois de ocorrência processo que justifique que o aluno não teria culpa do que ocorreu, o mesmo passa a ter novamente direito a continuar seus estudos, mas do momento em que ocorreu a decisão favorável ao retorno em diante, ou seja, se o desligamento previamente encarado como definitivo ocorreu em 2016/1 e a decisão favorável ao aluno no processo só saiu em 2018/2, o aluno retorna à condição de ativo neste último período letivo (os períodos entre o cancelamento compulsório e o retorno do aluno não são criados, pois o aluno não constava como ativo na instituição).
Devo fazer reativação ou cancelar o procedimento de alteração da situação do aluno?
Ao ter de retornar um aluno à condição de ativo, uma dúvida que pode ocorrer é se o correto seria realizar uma reativação ou o cancelamento do desligamento. As duas opções, possíveis de serem realizadas no sistema, embora tenham o intuito final de devolver o aluno à condição de ativo, tem consequências paralelas bem bem diferentes.
Reativação da Matrícula
A reativação deverá ser executada quando:
O procedimento será feito em período letivo posterior ao que o desligamento foi realizado, ou
O aluno passou por processo de desligamento da instituição não por sua própria vontade, entrou com processo ou requisição para retomar sua vaga, mas o resultado em seu favor demorou a sair, e ele só retornará um ou vários períodos letivos posteriores ao que desligamento foi executado,
Cancelamento do Procedimento
Por sua vez o cancelamento do procedimento realizado deverá ocorrer quando:
o retorno do aluno à situação de ativo ocorrerá no mesmo período letivo em que o desligamento foi realizado, ou
o aluno foi quem solicitou o desligamento, mas logo depois, em um prazo curto de tempo (sem prejudicar a quantidade de faltas e seus estudos neste mesmo período letivo), se arrependeu da decisão, entra com processo/pedido de reingresso junto à instituição e este pedido é aceito, ou
o procedimento foi feito para o aluno/matrícula errada e deseja-se desfazer o erro, ou
Não deseja-se deixar rastro na vida acadêmica do aluno que o aluno passou por este procedimento.
OBSERVAÇÃO 1: o cancelamento só pode ser executado no período letivo em que o desligamento ocorreu.
OBSERVAÇÃO 2:ainda que o cancelamento seja realizado e, para o aluno, fique a sensação de que o procedimento nunca foi realizado, continuará sempre a existir o registro no log do sistema (registro de ações efetuadas no Q-Acadêmico por cada usuário).
Reativando um aluno de desligamento temporário (REABERTURA)
A reabertura de matrícula, para alunos que estavam em desligamento temporário, (afastamento, trancamento, intercâmbio, matrícula vínculo) deverá ser feito pelo setor de registros escolares da insitutição, ou setor equivalente, quando da manifestação do aluno pelo seu retorno.
IMPORTANTE:o aluno não consegue realizar nem solicitar a reabertura de sua matrícula pelo Q-Acadêmico Web – Módulo Alunos.
Para efetuar a reabertura da matrícula de um aluno acesse a aplicação Registro Escolar >> menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Reabertura de Matrícula (Deslig. Temporários), no grupo Reativações de Matrículas.
Para realizar o procedimento, forneça as informações conforme descrito a seguir:
Ano Letivo (Obrigatório): Ano do ano letivo em que o aluno está regressando
Per. Letivo (Obrigatório): Período do período letivo em que o alunto está regressando.
Data de Execução (Obrigatório): Data em que deve ficar o registro do procedimento (o sistema traz preenchido por padrão o dia de hoje, mas você pode alterar)
Período (Obrigatório): o período do curso (também chamado de série ou semestre), em que o aluno regressará.
Nº do Protocolo: número de protocolo do documento de solicitação do procedimento.
Matrícula (Obrigatório): Localize aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira qualquer texto de observação que julgar pertinente para associar ao procedimento.
Ao informar o nome do aluno para realizar a ação, o sistema automaticamente preencherá os campos de ‘Data de Execução’ (data do desligamento), ‘Período Letivo’ (em que que o desligamento foi realizado), ‘Previsão de Retorno’ (se houver, o período letivo em que o aluno deveria regressar), Observações (se houver, informações textuais inseridas quando do desligamento).
Para efetuar o procedimento de reativação, depois e ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o procedimento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o procedimento.
Reativando um aluno de desligamento definitivo (REINGRESSO)
A reativação de matrícula para alunos que estavam em desligamento definitivo (cancelamento compulsório, cancelamento voluntário, desitência/evasão/abandono, jubilamento e transferência externa) é considerado um reingresso do aluno na instituição de ensino, mas preservando matrícula, vínculo de matriz curricular, notas e dados de disciplinas cursadas em períodos anteriores à desativação.
É importante frisar que desligamentos definitivos normalmente deveriam ser, como o nome diz, definitivos, e o aluno NÃO retornaria à instituição. Devido a isto não há informação no Q-Acadêmico de período letivo previsto para o retorno, bem como o sistema não criará os períodos letivos ocorridos entre a realização do desligamente e a reativação. Geralmente há todo um processo administrativo que precisa existir, tramitar e ser concluído na instituição para que o aluno desligado definitivamente possa retornar à condição de ativo. Todavia, uma vez realizado o reingresso, o aluno tem sua situação acadêmica tratada como a de qualquer outro aluno de sua instituição, tendo apenas o registro de quando foram feitos o desligamento e o retorno.
IMPORTANTE:o aluno não consegue realizar nem solicitar o reingresso de sua matrícula pelo Q-Acadêmico Web – Módulo Alunos.
Para efetuar a reabertura da matrícula de um aluno acesse a aplicação Registro Escolar >> menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Reabertura de Matrícula (Deslig. Definitivos), no grupo Reativações de Matrículas.
Para realizar o procedimento, forneça as informações conforme descrito a seguir:
Ano Letivo (Obrigatório): Ano do ano letivo em que o aluno está regressando
Per. Letivo (Obrigatório): Período do período letivo em que o alunto está regressando.
Data de Execução (Obrigatório): Data em que deve ficar o registro do procedimento (o sistema traz preenchido por padrão o dia de hoje, mas você pode alterar)
Período (Obrigatório): o período do curso (também chamado de série ou semestre), em que o aluno regressará.
Nº do Protocolo: número de protocolo do documento de solicitação do procedimento.
Matrícula (Obrigatório): Localize aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira qualquer texto de observação que julgar pertinente para associar ao procedimento.
Ao informar o nome do aluno para realizar a ação, o sistema automaticamente preencherá os campos de ‘Data de Execução’ (data do desligamento), ‘Período Letivo’ (em que que o desligamento foi realizado), ‘Previsão de Retorno’ (se houver, o período letivo em que o aluno deveria regressar), Observações (se houver, informações textuais inseridas quando do desligamento).
Para efetuar o procedimento de reativação, depois e ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o procedimento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o procedimento.
Quais são os tipos de Desligamento registrados no Q-Acadêmico?
A modificação da situação acadêmica de um aluno de sua instituição, deverá ser reportada, obrigatoriamente, no Q-Acadêmico.
Isto se deve tanto em situações em que a solicitação partiu do aluno, quanto em situações nas quais a requisição parte da própria instituição.
Fazer uso correto dos procedimentos acadêmicos por matrícula permitirá que os gestores tenham acesso rápido à estatísticas de ocupação de vagas e real situação de seu corpo discente.
Conforme o tipo de procedimento que será realizado (mais uma vez, independente de ter sido solicitado pelo aluno ou pela instituição), ele pode ter como consequência desligar de forma TEMPORÁRIA ou DEFINITIVA o aluno.
Desligamentos Temporários
Os desligamentos temporários são aqueles em que o aluno paralisou temporariamente seus estudos, mas deverá voltar a estudar em sua instituição, e no mesmo curso, no futuro. São eles:
Afastamento
O aluno paralisa temporariamente o curso, a seu próprio pedido, por motivo previsto em lei ou documento da própria instituição (tal como prestação de serviço militar), podendo ou não ter prazo pré-disposto para retorno, geralmente dependendo do motivo que gerou o afastamento.
Trancamento de Matrícula
O aluno paralisa temporariamente o curso, a seu próprio pedido, mas deverá retornar dentro de um tempo pré-disposto (podendo ser, por exemplo, dentro de meses ou dentro de um ano, conforme o curso e a instituição).
É importante notar que, ainda que o pedido de trancamento tenha de partir do próprio aluno, dependendo das regras adotadas em sua instituição, pode ser que o aluno só pode realizar esta solicitação com base em motivo ou justificativa já prevista, e não conforme sua própria vontade ou querer. As regras, condições, e tempo de retorno previsto normalmente constam do documento que rege a instituição de ensino.
Matrícula Vínculo
‘Matrícula Vínculo’ é quando o aluno não pode manter seu vínculo com a instituição pelas formas normais, tais como cursar uma disciplina em um período letivo, estar cumprindo trabalho de conclusão de curso ou estágio, mas ainda assim faz-se necessário que o mesmo seja contabilizado como aluno regular.
Ela se justifica por que algumas vezes o aluno pode se encontrar em situação em que ainda não tenha terminado o curso (com todas as suas disciplinas, e exigências de cargas horárias de estágio, trabalho de conclusão de curso, ou atividades complementares), mas ao mesmo tempo não tem como avançar no curso ou executar o que lhe falta para a conclusão, por motivos diversos.
Para ficar mais fácil para entender, citamos o exemplo:
O campus em que o aluno estuda possui regime semestral em que os períodos ímpares e pares das matrizes curriculares e ofertas de disciplina, ocorrem apenas UMA VEZ POR ANO. Assim, para um curso comporto de 8 períodos, no período letivo 2016/1, são ofertadas as disciplinas dos períodos 1, 3, 5 e 7, e no período letivo 2016/2 são ofertadas as dos períodos 2, 4, 6 e 8. No período letivo 2017/1 voltarão a estar disponíveis os períodos ímpares (1, 3, 5 e 7), mas ficarão ausentes os períodos pares.
Agora pense na seguinte situação: um aluno está em uma matriz em que a partir do 5º período, todas as disciplinas dos períodos anteriores (disciplinas do 1º, 2º, 3º e 4º períodos, portanto) já deverão estar cumpridas (são pré-requisito) para que o aluno possa se matricular.
Este mesmo aluno, em 2016/2, está a cursar o 4º período do curso, já tendo sido aprovado em todas as disciplinas dos períodos anteriores, mas acaba por reprovar em uma disciplina deste 4º período. Com isto, dados os pré-requisitos, no próximo período letivo, 2017/1, ele fica impedido de cursar qualquer disciplina dos períodos seguintes do curso, e não terá como cursar nenhuma disciplina ofertada, visto que a que ele precisa cursar não está disponível no momento e, de fato, só votará a estar disponível em 2017/2.
Neste caso, a instituição poderá lançar a situação de ‘Matrícula Vínculo’ para o aluno, afim de que o mesmo continue ativo na instituição, não cursando nenhuma disciplina, mas ao mesmo tempo não perdendo sua situação de aluno ativo, nem ser proibido de ter acesso às dependências e recursos da instituição, tais como a biblioteca.
Intercâmbio
Quando o aluno necessita se ausentar temporariamente da instituição com a finalidade específica de cursar disciplinas em outra instituição de ensino, seja ela nacional ou internacional. Pode ocorrer com previsão de retorno já definida ou não.
Em grande parte dos casos é entendido que, ao retornar à instituição de origem (sua instituição), o aluno necessitará apresentar um histórico escolar (ou documento semelhante) expedido pela outra instituição contendo nome das disciplinas cursadas e conteúdo das mesmas para realizar aproveitamento de estudos em disciplinas de sua matriz curricular.
Localizando onde efetuar um desligamento temporário
Os procedimentos de desligamento temporário poderão ser acessados na aplicação Registro Escolar >> Menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula, no grupo ‘Desligamentos Temporários’.
Desligamentos Definitivos
Os desligamentos ditos definitivos são os que o aluno não deverá mais retornar à instituição, mesmo sem ter completado todo o curso e matriz curricular, independente de este desligamento ter ocorrido por sua própria solicitação/querer ou não.
É importante notar que, à primeira vista os alunos que passam por estes tipos de procedimentos, normalmente, não deveriam retornar a cursar este mesmo curso, e com a mesma matrícula, na sua instituição, mas se for necessário pode-se sim retorná-los à condição de ativos, mediante procedimento de reingresso.
Os desligamentos definitivos são:
Cancelamento Compulsório
Efetuado quando é quando necessário retirar forçadamente um aluno de sua instituição, mesmo não sendo solicitado por ele.
Pode ocorrer, por exemplo, quando o aluno viola alguma regra acadêmica ou administrativa.
Cancelamento Voluntário
Ocorre quando o aluno identifica que não mais poderá continuar seus estudos no curso atual e em sua instituição e, então, solicita formalmente seu desligamento.
É usado também, em instituições públicas, quando o aluno já ocupa vaga em determinado curso e, a partir deste momento gostaria de dar início a outro curso de mesmo nível de ensino. Neste caso, cancelando a primeira matrícula, ele não será apontado pelo Q-Acadêmico como sendo aluno que já possui matrícula no mesmo nível de ensino na sua instituição, tendo, portanto, sua matrícula no novo curso liberada (mas é necessário primeiro cancelar a matrícula existente para, só depois, efeutar a matrícula nova).
Desistência (Evasão)
Deverá ser utilizado quando o aluno abandona o curso e não comparece à instituição para, formalmente e de livre vontade, cancelar sua matrícula.
Para regra para considerar um aluno como desistente/abandono/evadido costuma variar bastante de uma instituição para a outra, não havendo padronização. Algumas instituições consideram evadidos apenas alunos que não reprovam matrícula no período letivo, outras ainda consideram como tal um aluno que até renovou sua matrícula e frequentou algumas aulas, mas teve um percentual de frequência muito abaixo do esperado e exigido.
A regra de evasão deverá, também, constar do documento que dispõe sobre as regras de funcionamento da instituição.
Jubilamento
Semelhante ao Cancelamento Compulsório, é utilizado para retirar da instituição um aluno, ainda que sem manifestação de vontade do mesmo.
As regras de aplicação de jubilamento são diversas, sendo que muitas vezes ocorria quando aluno já estava estudando na mesma instituição e curso, ocupando uma mesma matrícula mais do que uma certa quantidade de períodos , ou ainda quando ele atingisse um certo número de reprovações em uma mesma disciplina.
Transferência Externa
Quando o aluno solicita o encerramento do seu vínculo com a instituição e curso pois irá cursar o mesmo ou outro curso, em outra instituição de ensino.
Localizando onde efetuar um desligamento definitivo
Os procedimentos de desligamento definitivo poderão ser acessados na aplicação Registro Escolar >> Menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula, no grupo ‘Desligamentos Definitivos’.
Como efetuar a mudança na situação do aluno para desligado da instituição?
A forma de efetuar alterações na situação do aluno é bem semelhante em todos os procedimentos. A seguir, demonstraremos o como efetuar o procedimento agrupado pelos que são feitos da mesma forma (com o mesmo comportamento de tela), devendo o usuário escolher o motivo correto para o caso.
Cancelamento Voluntário, Cancelamento Compulsório, Desistência (Evasão), Transferência Externa e Jubilamento
Os procedimentos encontram-se na aplicação Registro Escolar >> Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula, no grupo Desligamentos Definitivos
Forneça os dados conforme descrito a seguir:
Ano Letivo (Obrigatório): Ano do período letivo em que a ação ficará registrada
Período Letivo (Obrigatório): Período do período letivo em que ação ficará registrada
Data (Obrigatório): Data na qual o procedimento ficará registrado como feito no cadastro do aluno. Inicialmente o sistema sugerirá sempre o dia de hoje, mas você tem liberdade para efetuar a alteração para a data correta.
Nº do Protocolo: Número do protocolo de solicitação ou comunicação do procedimento
Matrícula (Obrigatório): Localiza aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira aqui, textualmente, qualquer informação pertinente ao processo e que necessito ficar atrelado ao procedimento.
Motivo (Obrigatório): escolha o motivo para o procedimento estar sendo realizado, dentre os já cadastrados pela sua instituição ou, se tiver permissão cadastre o novo motivo clicando no botão .
Havendo disciplinas em curso pelo aluno no período letivo em que o procedimento será realizado, elas serão exibidas na lista Componentes Curriculares em Curso. É importante notar que, se o procedimento de desligamento de fato for efetuado, aluno perde o vínculo com a disciplina (ficará como se não tivesse cursado a mesma), ainda que já tenha obtido situação final de aprovação ou reprovação na mesma.
Para efetuar o procedimento, depois e ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o procedimento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o procedimento (utilizamos apenas um dos tipos de desligamentos, mas a forma de proceder é semelhante):
Afastamento e Matrícula Vínculo
Os procedimentos encontram-se na aplicação Registro Escolar >> Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula, no grupo Desligamentos Temporários.
Forneça os dados conforme descrito a seguir:
Ano Letivo (Obrigatório): Ano do período letivo em que a ação ficará registrada
Período Letivo (Obrigatório): Período do período letivo em que ação ficará registrada
Data (Obrigatório): Data na qual o procedimento ficará registrado como feito no cadastro do aluno. Inicialmente o sistema sugerirá sempre o dia de hoje, mas você tem liberdade para efetuar a alteração para a data correta.
Nº do Protocolo: Número do protocolo de solicitação ou comunicação do procedimento
Matrícula (Obrigatório): Localiza aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira aqui, textualmente, qualquer informação pertinente ao processo e que necessito ficar atrelado ao procedimento.
Motivo (Obrigatório): escolha o motivo para o procedimento estar sendo realizado, dentre os já cadastrados pela sua instituição ou, se tiver permissão cadastre o novo motivo clicando no botão .
Se o procedimento a ser executado é o de Afastamento, havendo disciplinas em curso pelo aluno no período letivo em que o procedimento será realizado, elas serão exibidas na lista Componentes Curriculares em Curso. É importante notar que, se o procedimento de desligamento de fato for efetuado, aluno perde o vínculo com a disciplina (ficará como se não tivesse cursado a mesma), ainda que já tenha obtido situação final de aprovação ou reprovação na mesma.
Como não faz sentido a execução do procedimento de Matrícula Vínculo em período letivo que o aluno esteja cursando alguma disciplina, para este procedimento não será exibida tabela ou campo de Componentes Curriculares em Curso.
Para efetuar o procedimento, depois e ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o procedimento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o procedimento (utilizamos apenas um dos tipos de desligamentos, mas a forma de proceder é semelhante):
Intercâmbio (Nacional, Internacional ou mesma instituição)
Os procedimentos encontram-se na aplicação Registro Escolar >> Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Intercâmbio, no grupo Desligamentos Temporários.
Forneça os dados conforme descrito a seguir:
Ano Letivo (Obrigatório): Ano do período letivo em que a ação ficará registrada
Período Letivo (Obrigatório): Período do período letivo em que ação ficará registrada
Data (Obrigatório): Data na qual o procedimento ficará registrado como feito no cadastro do aluno. Inicialmente o sistema sugerirá sempre o dia de hoje, mas você tem liberdade para efetuar a alteração para a data correta.
Nº do Protocolo: Número do protocolo de solicitação ou comunicação do procedimento
Matrícula (Obrigatório): Localiza aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira aqui, textualmente, qualquer informação pertinente ao processo e que necessito ficar atrelado ao procedimento.
Mobilidade Intercâmbio: Escolha entre os tipos de mobilidade existentes aquele que ocorrerá agora para este aluno:
Interna: o outro curso ou disciplinas que o aluno cursará pertencem a sua própria instituição;
Nacional: o outro curso ou disciplinas que o aluno cursará pertencem a uma instituição de ensino localizada no Brasil;
Internacional: o outro curso ou disciplinas que o aluno cursará pertencem à instituição de ensino de outro país.
Programa Mobilidade Acadêmica (Obrigatório para mobilidade de intercâmbio internacional, inexistente para as outras): Qual é o programa que o aluno está participando, sendo:
Intercâmbio
Ciência Sem Fronteiras
Instituição de Destino: Informe a instituição de ensino na qual o intercâmbio será realizado. Caso a instituição de ensino não seja localizada porque não está cadastrada, e você possui permissão para inserção, poderá acessar a tela de cadastro clicando no botão .
Previsão de Retorno (Obrigatório): informe, nos respectivos campos o ano e período letivo de retorno previsto para o aluno.
Havendo disciplinas em curso pelo aluno no período letivo em que o procedimento será realizado, elas serão exibidas na lista Componentes Curriculares em Curso. É importante notar que, se o procedimento de desligamento de fato for efetuado, aluno perde o vínculo com a disciplina (ficará como se não tivesse cursado a mesma), ainda que já tenha obtido situação final de aprovação ou reprovação na mesma.
Para efetuar o procedimento, depois e ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o procedimento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o procedimento.
Trancamento de Período
Os procedimentos encontram-se na aplicação Registro Escolar >> Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Trancamento de Matrícula, no grupo Desligamentos Temporários.
Forneça os dados conforme descrito a seguir:
Ano Letivo (Obrigatório): Ano do período letivo em que a ação ficará registrada
Período Letivo (Obrigatório): Período do período letivo em que ação ficará registrada
Data (Obrigatório): Data na qual o procedimento ficará registrado como feito no cadastro do aluno. Inicialmente o sistema sugerirá sempre o dia de hoje, mas você tem liberdade para efetuar a alteração para a data correta.
Nº do Protocolo: Número do protocolo de solicitação ou comunicação do procedimento
Matrícula (Obrigatório): Localiza aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira aqui, textualmente, qualquer informação pertinente ao processo e que necessito ficar atrelado ao procedimento.
Motivo (Obrigatório): escolha o motivo para o procedimento estar sendo realizado, dentre os já cadastrados pela sua instituição ou, se tiver permissão cadastre o novo motivo clicando no botão .
É importante notar que, ainda que sua instituição não limite a realização de trancamentos de matrículas a algumas previamente identificadas justificativas, se faz necessária a existência de algum motivo para ser preenchido (podendo ser algo do tipo ‘Sem Motivo’ ou ‘Não Declarado’).
Previsão de Retorno (Obrigatório): informe, nos respectivos campos o ano e período letivo de retorno previsto para o aluno.
Havendo disciplinas em curso pelo aluno no período letivo em que o procedimento será realizado, elas serão exibidas na lista Componentes Curriculares em Curso. É importante notar que, se o procedimento de desligamento de fato for efetuado, aluno perde o vínculo com a disciplina (ficará como se não tivesse cursado a mesma), ainda que já tenha obtido situação final de aprovação ou reprovação na mesma.
Para efetuar o procedimento, depois e ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o procedimento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o procedimento.
O lugar para informações sobre os sistemas de gestão acadêmica da Qualidata
