Em versões recentes do Q-Acadêmico foi alterado a forma como
o sistema se comporta com relação a redefinição da senha do aluno. Antes o
sistema retornava a senha para um padrão onde a senha era 123, no entanto havia
uma validação com a matrícula do aluno. A partir da versão 3.253.000 a
funcionalidade passou a ser como será apresentada abaixo.
Notas:
Para que o recurso funcione de forma completa é necessário que o serviço de e-mail do Instituto esteja em pleno funcionamento;
Para os Institutos que usam integração com ferramentas de autenticação centralizadas como LDAP ou Open LDAP esse recurso não irá funcionar;
Para os institutos que usam integração com ferramentas de autenticação centralizada como Active Directory, esse recurso vai funcionar;
Para mudar esse modo de redefinição de senha é necessário alterações de parâmetro do sistema;
Atualmente para redefinir a senha do aluno temos duas opções,
sendo:
Pelo módulo Desktop.
A redefinição de senha por este módulo é feita por uma pessoa do registro escolar e/ou pelo próprio aluno, desde que ele se encaminhe ao registro escolar e a pessoa responsável pelo registro autorize a ele digitar a senha no módulo desktop. Lembrando que alunos não possuem acesso ao módulo Desktop e para isso seria necessário alguém do registro fazer o acesso com sua própria conta. É necessário também que a pessoa do registro escolar tenha permissão de acesso ao CDU 1154 – [Registro Escolar] Consultas>>Dados dos Alunos.
Informe a nova senha, confirme e clique em aplicar. A senha do aluno será alterada.
Pelo módulo Web.
Nessa opção a alteração será feita
exclusivamente pelo aluno.
O pré-requisito para a troca de
senha pelo aluno é de ter o e-mail cadastrado no sistema.
Conforme a imagem a seguir o aluno seguirá esses passos: Acesso o módulo do aluno
a) Acesso o módulo do aluno
b) Clicar no link Primeiro acesso e recuperação de senha;
c) Depois do clique no link Primeiro Acesso e Recuperação de Senha, o aluno será redirecionado a essa tela:
O aluno deve informar seu login de acesso, que no caso é a própria matrícula do aluno. Essa informação serve como validação para o envio do e-mail para a sua caixa postal. Será recebido uma senha provisória com token para validação de segurança. Então o aluno irá fazer ao cesso no sistema com essa senha e token e então será solicitado ao aluno uma nova senha.
O objetivo da nova funcionalidade é permitir ao registro escolar cadastrar ou redefinir uma senha para que o aluno possa acessar o módulo WEB.
Para usar a funcionalidade é preciso o devido acesso na CDU 1154: [REGISTRO ESCOLAR] Procedimentos de Apoio/[Durante o Período]Definir/Redefinir Senha do Aluno.
Selecione a Matrícula: Selecione a matrícula do aluno para o qual deseja cadastrar ou redefinir a senha.
Nova Senha: Informe qual será a senha do aluno.
Confirmação de Senha: Confirme a nova senha do aluno
Após preencher todas as informações, clique em Aplicar para salvar a nova senha.
Caso a senha não cumpra os requisitos mínimos de segurança exigidos pelo sistema as mensagens abaixo pode se exibidas pelo sistema para uma melhor orientação
Se todos os requisitos forem cumpridos, após a senha ser salva o sistema exibirá a mensagem abaixo.
ATENÇÃO: A senha não será enviada ao e-maildo aluno. A senha deve ser passada ao aluno por quem fez o registro descrito acima.
O recurso também pode ser acessado através do CDU 79 – Consulta aos Dados dos Alunos, guia “Dados Acadêmicos’, botão Definir/Redefinir Senha. É necessário ter a devida permissão ao CDU 1154.
Após localizar o aluno, basta selecionar a guia e clicar no botão. A seguinte tela será apresentada:
Nas versões anteriores havia um processo de gerar uma senha padrão 123 para os pais e a partir do primeiro acesso havia a necessidade de confirmação de informações pelo pai do aluno e a troca de senha era obrigatória. A partir desse momento de alteração da primeira senha, o pai do aluno poderia trocar quando fosse de seu interesse.
Pensando em algumas realidades atuais relacionadas a maioridade do aluno e também nos alunos que são filhos de pais separados, o processo de geração de senha foi alterado no sistema a partir da versão 3.240.000.
Existe agora um procedimento unificado que fica no módulo desktop e também no módulo web, na área restrita do aluno.
Esse procedimento envia para um e-mail a senha de acesso para o(s) pai(s) e/ou responsável legal.
No módulo Web é possível enviar a senha para um e-mail por vez (a pessoa não pode fornecer mais do que um destinatário do e-mail, por solicitação). No entanto é possível enviar quantas vezes for necessário, inclusive fornecendo outros e-mails para o recebimento.
No módulo Desktop, que pode ser feito apenas por funcionários da instituição de ensino, há a possibilidade de enviar a senha para uma lista de e-mail de uma só vez.
É importante saber que a partir da geração da senha, seja pelo aluno ou por um funcionário da instituição de ensino(módulo Desktop), não haverá mais a possibilidade de alteração da senha em qualquer hipótese. Mesmo que o aluno envie a senha várias vezes, sempre será a mesma senha.
No módulo Desktop
Para começar a usar o procedimento, o(s) funcionário(s) da instituição de ensino devem usar o CDU 1150, [Registro Escolar] Procedimentos de Apoio >>Enviar Senha aos Pais dos Alunos
Na área restrita do aluno terá o link com a procedimento
Nessa área restrita apenas o aluno autenticado no sistema poderá enviar a senha conforme instruções abaixo.
Este link é o acesso para a tela de uso do sistema.
Neste formulário a senha poderá ser gerada e enviada.
Algumas instituições admitem o ingresso de alunos que não cursarão um curso por completo, mas ao contrário, o foco destas pessoas será cursar apenas uma ou mais disciplinas de forma avulsa, conforme a escolha do próprio aluno.
Em geral o ingresso destes alunos pode ser feito via edital de admissão ou abertura de matrícula para vaga excedente, mas também pode ocorrer de forma avulsa. Para citar um exemplo, é comum ocorrer quando da admissão de filhos de autoridades internacionais que venham executar atividades consulares ou diplomáticas no Brasil, mas também pode ocorrer conforme livre vontade e iniciativa da instituição.
De início, é preciso destacar que este aluno não deverá ser tratado junto com os demais alunos, no sentido de receber uma matrícula em curso regular de sua instituição. Este tratamento alternativo permite, entre outras coisas, separar este discente daqueles que serão exportados nos programas censitários da educação (Educacenso e Censup). Se a instituição preferir, pode também gerar uma nova instituição/unidade/campus virtual (que só existirá no Q-Acadêmico) para separar estes alunos dos relatórios e quantitativos que envolvam os demais.
Passos para a matrícula do aluno especial no Q-Acadêmico:
Crie a instituição específica para os alunos especiais, se ainda não existir no sistema (Aplicação Configurações –> Menu Configurações –> Instituições).
Cadastre o curso de alunos avulsos, se não houver ainda o respectivo cadastro no sistema (Aplicação Registro Escolar –> Menu Cadastros –> Cursos Habilitados e Aplicação Registro Escolar –> Menu Cadastros –> Cursos).
Crie uma Matriz Curricular para o curso, sem disciplinas (Aplicação Registro Escolar –> Menu Cadastros –> Matrizes Curriculares).
Cadastre o calendário para o curso que será utilizado no período letivo de ingresso do aluno (Aplicação Registro Escolar –> Menu Procedimentos de Apoio –> Configurar Calendário –> Configuração de Calendário).
Efetue a matrícula do aluno. Se o aluno não vier admitido em um processo seletivo, você não terá como importar e aproveitar os dados pessoais e de escolaridade, tendo então que realizar a Matrícula Direta (Aplicação Registro Escolar –> Menu Procedimentos Acadêmicos –> Matrícula de Ingressantes –> Matrícula Direta).
Crie as turmas ou diários das disciplinas que serão cursadas pelo aluno. Todavia, se o ele cursará as disciplinas junto aos demais discentes, em ofertas de disciplinas que já existiriam em cursos normais você pode pular este passo (mas tenha certeza que no diário em que o aluno entrará há vaga disponível para ele ocupar).
Acesse o Cadastro de Diários (Aplicação Registro Escolar –> Menu Cadastros –> Diários), localize o diário a inserir o aluno, peça para Alterar, e dirija-se à aba Alunos. Na aba, informe a matrícula do aluno no respectivo campo, marque a opção ‘Permitir listar alunos de outra instituição‘, e em seguida clique no botão ‘Filtrar’. Insira o aluno no diário.
Seguindo estas informações, o aluno será tratado como um aluno regular do ponto de vista do diário de classe e do professor, podendo receber notas e faltas e sendo aprovado ou reprovado normalmente.
Finalização do curso de aluno especial
Quando o aluno especial termina de cursar todas as disciplinas que pretendia, ou dependendo de sua situação, tenha acabado o seu tempo possível de permanência na instituição (ex: o aluno especial será forçado a mudar-se e não poderá continuar mais na sua instituição), há duas formas possíveis de saída do aluno: considerando o aluno o curso como CANCELADO (voluntariamente, pelo próprio aluno ou não) ou como CONCLUÍDO (não recomendado, como se o aluno tivesse terminado um curso avulso).
Colocando o aluno como CANCELADO
Desta forma é entendido como que o aluno cancelasse o seu vínculo com a instituição, em um cancelamento voluntário ou compulsório.
Se você precisar caracterizar o término como Cancelamento Voluntário (partindo da instituição), acesse a Aplicação Registro Escolar –> Menu Procedimentos Acadêmicos –> Por Matrícula –> Cancelamento Compulsório.
Já se a caracterização será de Cancelamento Voluntário (partindo do próprio discente), acesse a Aplicação Registro Escolar –> Menu Procedimentos Acadêmicos –> Por Matrícula –> Cancelamento Voluntário.
Colocando o aluno como CONCLUÍDO
Este procedimento deverá ser usado com muito cuidado, pois dá a entender que o aluno concluiu um curso e, devido a isto, não deverá ser usado jamais se o aluno foi matriculado em um curso regular, ou seja, o aluno especial tem de estar matriculado em um curso avulso, não especialmente criado para o seu caso individualmente, mas para qualquer aluno especial (utiliza-se, por exemplo, ‘Curso Avulso’ ou ‘Aluno Especial’, etc. na nomenclatura do curso criado para este fim).
Como para o Q-Acadêmico para um aluno receber a condição de ‘CONCLUÍDO’ no curso deverá ser cumprida uma matriz curricular, o procedimento aqui descrito consistirá em criar uma matriz individualizada. O sistema verificará todas as disciplinas que o aluno cursou e obteve aprovação, independente de em quais cursos, matrizes e períodos elas eram efetivamente ofertadas/previstas, e as colocará dentro de uma matriz que, em tese só deverá ser usada para aquele caso específico.
O procedimento Gerar Matriz Curricular cria uma nova matriz curricular a partir das disciplinas cursadas e aprovadas de um aluno, distribuindo as disciplinas em períodos conforme os períodos letivos em que o aluno em questão as cursou. Por exemplo, uma disciplina cursada no primeiro período letivo de um aluno, ficará no período 1 da nova matriz; uma disciplina cursada no segundo período letivo do aluno ficará no período 2, e assim por diante.
As seguintes ações deverão ser executadas no Q-Acadêmico:
Matricule o aluno normalmente, o coloque nos diários de classe e VERIFIQUE se o mesmo está com APROVAÇÃO em todas as disciplinas que cursou. A verificação aqui na verdade consiste em checar se os professores já lançaram as notas (já que o aluno sairá da instituição, não poderá ter notas lançadas após este período).
Acesse o recurso de Gerar Matriz Curricular, localizado na aplicação Registro Escolar –> Menu Cadastros –> Gerar Matriz Curricular. Localize a matrícula desejada e informe os dados de curso, estrutura de curso e período letivo para a criação da nova matriz. Coloque a situação da nova matriz a ser criada como ‘Matriz em Vigor’. Clique no botão ‘Gerar’, na parte inferior da tela. O processo será executado, e a nova matriz criada. Anote o NÚMERO da nova matriz curricular, pois ela será importante em passos seguintes.
Efetue a alteração da Matriz Curricular a que o aluno está associado, para isto, acessa a aplicação Registro Escolar –> Menu Procedimentos Acadêmicos –> Por Matrícula –> Mudar de Matriz Curricular. Localize a matrícula do aluno e, no campo ‘Nova Matriz Curricular’ informe a matriz curricular que foi criada no passo 2. Após isto, clique no botão Confirmar para efetuar a mudança
Efetue o fechamento do último período letivo do aluno. Isto deverá caracterizar a conclusão do curso do aluno. Se último período letivo do aluno já estava fechado, você pode ter que desfazer o fechamento do mesmo, tornando-o a fechar em seguida.
Finalmente, para evitar que um outro aluno seja matriculado nesta matriz curricular criada para este aluno especial, dirija-se ao Cadastro de Matriz Curricular (Aplicação Registro Escolar –> Menu Cadastros –> Matriz Curricular), localize a matriz criada no passo 2, acima, e coloque a situação da mesma como ‘Matriz Desativada’.
No INEP, cada pessoa que terá seus dados reportados no Censo Superior possui associado a ela um código numérico único. Este código deve constar no arquivo a ser enviado juntamente com os dados de nome, CPF, data de nascimento, etc. para o INEP.
Alunos que já tenham passado pela exportação de dados para o programa censitário em edições anteriores já possuem associados a eles o respectivo código. Se nesta edição anterior em que o a aluno esteve o Q-Acadêmico foi o gerador de dados para sua instituição, possivelmente estes alunos já estejam com seu respectivo código no INEP associado.
Mas, como ficam os alunos novos, que ingressaram em sua instituição depois da geração da edição anterior? Se eles ainda não foram reportados pelo Q-Acadêmico para o Censo Superior pela sua instituição, eles devem estar sem a informação deste código.
Você consegue fazer o mapeamento do código do aluno no INEP a uma matrícula do Q-Acadêmico de forma manual, como qualquer outro mapeamento é feito (da mesma forma que a vinculação entre uma cidade no Q-Acadêmico e a mesma cidade como listada no INEP).
Todavia, o sistema pode te ajudar nesta tarefa, bastando que você importe para o Q-Acadêmico os dados do Censo Superior anterior, fornecido pelo próprio INEP.
Este processo ajuda a sua instituição, reduzindo o tempo gasto para a exportação de dados e o trabalho que precisaria ser feito.
É importante, também, notar que uma vez que o mapeamento de uma pessoa seja feita no Q-Acadêmico para determinada edição do Censo Superior, esta mesma pessoa já estará com a informação presente, sem necessidade de alteração, para as futuras ocorrências do programa censitário.
A seguir você pode conferir, em vídeo, como são simples os passos:
O Q-Acadêmico agora oferece a execução de forma automatizada, que é executada em lote, baseada em regras definidas pela sua instituição, que caracterizam alunos em situação de Cancelamento Compulsório e Evasão (Abandono).
Antes de começarmos, é importante notar que a execução em si destas regras nunca ocorrerá de forma autônoma, plenamente automática e sem que haja a solicitação de um usuário para que o levantamento e mudança da situação de tais alunos ocorra. Isto protege a instituição de realizar alterações na situação de alunos em épocas ou por dados equivocados, por causa, por exemplo, de eventuais demoras na inserção de dados de frequência.
Cadastramento das regras automatizadas de desligamentos de alunos
Antes de mais nada, é importante informar que a configuração das regras de automatização do desligamento envolve conhecimento avançado do banco de dados do sistema, bem como de linguagem de programação SQL. Devido a isto, preferencialmente, o cadastro das regras deverá ser realizado pela Qualidata.
A instituição deverá enviar à Qualidata documento contendo lista e explicação de cara situação/regra que caracterizará um aluno como cancelado compulsório ou evadido.
Quanto mais detalhado for o documento, mais fácil será a implementação da regra, e menor será a chance de mudar a situação de um aluno errado.
A inserção e configuração da regra é feita pela aplicação Configurações >> menu Configurações >> Regras de Desligamento.
A configuração dos campos é feita conforme os itens descritos a seguir:
Descrição: Nome da regra
Ordem: Ordem de execução desta regra dentre todas as demais do mesmo tipo (cancelamento ou evasão). Se uma matrícula se encaixar nos dados levantados por duas regras a regra de menor ordem de execução terá preferencia para o desligamento do aluno.
Tipo: Informa se a regra é de Cancelamento Compulsório (quando o aluno viola alguma regra posta pela instituição) ou de Evasão/Abandono (ligada a frequência abaixo de um limite mínimo especificado).
Motivo: informe o motivo que será registrado no desligamento do aluno na aplicação desta regra.
SQL: o código de levantamento dos alunos em situação de desligamento, conforme cada regra.
No vídeo abaixo você pode ver como é feito o cadastro:
Executando uma regra de desligamento automatizado já cadastrada no sistema
A aplicação da regra de desligamento automatizado deverá ser executado, por pessoa com a devida permissão, na aplicação Registro Escolar >> menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Baseado em Regras (Automatizado). Você deverá optar por processar as regas de Cancelamento Compulsório ou Desistência (Evasão). Cada opção executará somente as regras daquele tipo de desligamento, mas o modo de proceder é semelhante para os dois casos (mudando só as regras aplicadas para cada tipo e a situação de desligamento que o aluno receberá).
Nos exemplos a seguir, será usado o processamento do tipo Cancelamento Compulsório.
Na tela, informe os campos conforme a seguir:
Ano Letivo: Ano do período letivo em que o processamento deverá ser executado e do qual serão considerados os alunos atualmente ativos.
Per. Letivo: Período do período letivo em que o processamento deverá ser executado e do qual serão considerados os alunos atualmente ativos.
Data do Processamento: Informe a data na qual o sistema registrará no cadastro do aluno que o desligamento ocorreu. Por padrão, o sistema traz inicialmente o dia atual, mas você pode alterar para uma outra data específica.
Após o preenchimento correto dos campos, clique no botão . O sistema, então, realizará o levantamento de quantos (e quais) alunos encontram-se dentro dos quesitos que a regra especifica. Ao final do levantamento, exibe o quantitativo de cada regra, conforme abaixo, esperando que o usuário execute a ação para cada regra.
Enquanto as regras não forem processadas, cada uma, individualmente, serão exibidas na coloração vermelha, e exibirão o ícone . A coluna ‘Total Alunos‘ lista o número de total de alunos encontrados pela regra. A coluna ‘Processados’ mostrará o número de alunos que já foram processados na sessão atual (após enviar o comando de alteração da situação do aluno, descrito abaixo, e sem listar novamente ou sair da tela). Já a coluna ‘Processar‘ exibe o número de alunos que ainda estão pendentes de alteração da situação.
Para executar o desligamento do aluno, clique no ícone da regra que você deseja aplicar, e a tela abaixo será exibida:
Nesta tela, você pode filtrar os alunos que serão processados, por Institução, Curso, Nível de Ensino ou Modalidade. Se você utilizar qualquer filtro, poderá aplicá-lo clicando no botão .
Definidos os critérios, você deverá DESMARCAR os alunos que NÃO terão a situação de matrícula alterada para o desligamento, permanecendo ativos. Note que, por padrão todos os registros vem marcados (prontos para terem a situação alterada), mas você pode desmarcar todos os registros, clicando em , ou marcar novamente todos eles, com o botão .
Depois de deixar marcados somente os alunos alunos desejados, clique no botão , para efetuar a mudança na situação dos alunos. O sistema perguntará se você tem certeza de que quer alterar a situação dos alunos
O processamento será feito pelo sistema e, se ao final do mesmo, alguns alunos dentre os selecionados não puderam ter sua situação alterada, será exibida caixa a seguir (o número de alunos citado provavelmente será diferente, pois refletirá cada situação existente na sua instituição):
Ao clicar no botão OK, será exibida janela semelhante à exibida a seguir, detalhando cada aluno e fato em que a situação não pode ser alterada para desligado de forma automatizada, por processamento de regra.
Verifique cada situação indicada, e se ainda desejar efetuar o desligamento, proceda a execução do procedimento normal, manual, quando o log do processamento registrar que isso pode ser feito.
É importante notar que alunos que já estão com o período fechado (situação de aprovação, reprovação, etc. no período) no período letivo do processamento da regra, NÃO poderão ser desligados.
Após fechar a tela de Log de Processamento ser fechada por você, será exibida a nova situação de cada regra, quanto à alteração de situação dos alunos apontados por cada regra:
Se a linha da regra for apresentada em amarelo, e com o ícone a alteração de situação da matrícula dos alunos foi efetuada para alguns alunos, mas não para todos os alunos selecionados pelo levantamento.
Se a linha da regra estiver na cor verde, e com o ícone o processamento alterou a situação de todos os alunos levantados pela aplicação da regra
A seguir, você confere vídeo que mostra a execução do processo automatizado de desligamento:
Cancelamento de desligamento automatizado que já foi executado
Se na execução do desligamento automatizado você executou o desligamento de um aluno que não deveria ter saído da condição de ativo (por exemplo, foi apontado como possível evadido ou a cancelar porque falta de lançamento de dados de frequência de um professor), você pode efetuar o cancelamento (desfazer) o processamento da regra e retorna-lo à condição de ativo.
Antes de começarmos a falar do cancelamento, é importante ressaltar que o cancelamento só poderá ser executado para TODAS as matrículas que foram alteradas naquele mesmo processamento, ou seja, você não poderá efetuar o cancelamento de apenas um dos alunos dentre os vários que fizeram parte do processo.
Para cancelar a execução da aplicação de uma regra de desligamento automatizado, você deverá acessar a aplciação Registro Escolar >> menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Baseado em Regras (Automatizado) >> Cancelar Aplicação de Regras.
A tela a seguir será apresentada:
Em Data/Hora e responsável pela execução você deverá ser selecionar o processamento a ser cancelado, com base no dia, hora e nome de usuário que efetuou a ação. Na caixa de seleção Tipo Procedimento você deverá selecionar o tipo de desligamento efetuado (cancelamento compulsório ou evasão). Posteriormente à seleção dos filtros, clique no botão . O Q-Acadêmico listará o total de alunos que foram desligados por regra.
Para efetuar o cancelamento da regra aplicada, clique no ícone . O sistema abrirá nova janela, relacionando os alunos que tiveram sua situação de matrícula alterada para desligada.
Para cancelar o processamento efetuado, clique no botão . O sistema perguntará se você tem certeza que deseja efetuar a operação.
Se responder sim, o cancelamento será executado e, ao final da alteração, o sistema deverá exibir mensagem informando final da operação.
Abaixo, você confere vídeo que mostra como efetuar este cancelamento:
Em algumas ocasiões se faz necessário, mais do que simplesmente reativar a matrícula do aluno, fazer como se ele nunca tivesse a matrícula desligada, seja porque o próprio aluno desistiu de um desligamento solicitado por ele, a instituição voltou atrás e não mais irá retirar o aluno de seu corpo discente ou, ainda, você simplesmente tenha registrado o procedimento para o aluno errado.
Antes de entrarmos na forma de realizar o cancelamento é importante entender que ele só poderá ser realizado no próprio período em que o procedimento que o motivou foi realizado. Isto vale tanto para cancelamentos de desligamento quanto para procedimentos de reativação.
Cancelar procedimentos de Desligamento
Para cancelar o desligamento de um aluno vá na aplicação Registro Escolar >> menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula, e conforme o tipo de desligamento realizado (definitivo ou temporário) escolha a opção Cancelar Desligamento Definitivo ou Cancelar Desligamento Temporário.
A tela exibida para ambas as opções é semelhante à exibida abaixo:
Para realizar o cancelamento preencha os dados conforme as orientações dos campos:
Ano Letivo (Obrigatório): Informe o ano do período letivo do procedimento a ser cancelado.
Período letivo (Obrigatório): informe o período do período letivo do procedimento a ser cancelado.
Data (Obrigatório): Informe a data do cancelamento. Para facilitar, o Q-Acadêmico já traz selecionada a data de hoje, mas você pode escolher outra se o cancelamento foi solicitado e aprovado em outro dia.
Matrícula (Obrigatório): Localize aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira qualquer texto de observação que julgar pertinente para associar ao procedimento.
Lembre que o cancelamento só poderá ser realizado no mesmo período letivo em que o procedimento ocorreu. Assim, se você procurar pelo nome ou número de matrícula corretos e nenhuma informação foi exibida (como se não houvesse procedimento para cancelar), pode ser que você tenha selecionado o ano e período letivo errado.
Para efetuar o cancelamento de procedimento, depois de ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o cancelamento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o cancelamento.
Cancelar procedimentos de Reativação
No Q-Acadêmico também é possível efetuar o cancelamento de uma reativação de matrícula, retornando o aluno à condição de desligado (temporária ou definitivamente, conforme o caso).
Contudo, é importante notar que o cancelamento de uma reativação de matrícula, em geral, se aplica nas seguintes ocasiões: 1) a reativação foi lançada para o aluno errado; 2) o aluno se arrependeu de reativar a matrícula e você precisa colocá-lo novamente na condição de desligado como se o mesmo não houvesse passado (sem deixar registro) pela ativação.
Se você precisa do registro de que a reativação foi feita, mesmo que logo em seguida precise desligar novamente o aluno, o procedimento de Cancelar Reativação NÃO deverá ser realizado, visto que retirará o registro de que o aluno voltou à condição de ativo temporariamente. Por exemplo, se a sua instituição exige que alunos retornem do trancamento a cada novo período letivo, mesmo que queiram passar mais um período letivo trancado, você não poderá desfazer a reativação para torná-lo à condição de matrícula trancada, pois isto faria com que o sistema contabilizasse apenas 1 (um) trancamento, e não 2 (dois) como na verdade ocorreu.
Para cancelar uma reativação de matrícula, acesso a aplicação Registro Escolar >> menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Cancelar Reativação de Matrícula, no grupo Reativações de Matrícula.
Para realizar o procedimento, preencha os campos.
Ano Letivo (Obrigatório): Informe o ano do período letivo do procedimento a ser cancelado.
Per. Letivo (Obrigatório): informe o período do período letivo do procedimento a ser cancelado.
Data (Obrigatório): Informe a data do cancelamento. Para facilitar, o Q-Acadêmico já traz selecionada a data de hoje, mas você pode escolher outra se o cancelamento foi solicitado em outro dia.
Matrícula (Obrigatório): Localize aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira qualquer texto de observação que julgar pertinente para associar ao cancelamento.
Lembre que o cancelamento só poderá ser realizado no mesmo período letivo em que a reativação ocorreu. Assim, se você procurar pelo nome ou número de matrícula corretos e nenhuma informação foi exibida (como se não houvesse reativação para cancelar), pode ser que você tenha selecionado o ano e período letivo errado.
Para efetuar o cancelamento de reativação, depois de ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o cancelamento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o cancelamento.
O retorno do aluno à condição de aluno ativo pode ser realizado tanto para desligamentos temporários, nos quais o retorno do aluno já era previsto, como também nos desligamentos definitivos.
Ocorre que, por exemplo, um aluno pode ser retirado da instituição por ter violar alguma regra da da instituição ou contra o patrimônio da mesma, e depois de ocorrência processo que justifique que o aluno não teria culpa do que ocorreu, o mesmo passa a ter novamente direito a continuar seus estudos, mas do momento em que ocorreu a decisão favorável ao retorno em diante, ou seja, se o desligamento previamente encarado como definitivo ocorreu em 2016/1 e a decisão favorável ao aluno no processo só saiu em 2018/2, o aluno retorna à condição de ativo neste último período letivo (os períodos entre o cancelamento compulsório e o retorno do aluno não são criados, pois o aluno não constava como ativo na instituição).
Devo fazer reativação ou cancelar o procedimento de alteração da situação do aluno?
Ao ter de retornar um aluno à condição de ativo, uma dúvida que pode ocorrer é se o correto seria realizar uma reativação ou o cancelamento do desligamento. As duas opções, possíveis de serem realizadas no sistema, embora tenham o intuito final de devolver o aluno à condição de ativo, tem consequências paralelas bem bem diferentes.
Reativação da Matrícula
A reativação deverá ser executada quando:
O procedimento será feito em período letivo posterior ao que o desligamento foi realizado, ou
O aluno passou por processo de desligamento da instituição não por sua própria vontade, entrou com processo ou requisição para retomar sua vaga, mas o resultado em seu favor demorou a sair, e ele só retornará um ou vários períodos letivos posteriores ao que desligamento foi executado,
Cancelamento do Procedimento
Por sua vez o cancelamento do procedimento realizado deverá ocorrer quando:
o retorno do aluno à situação de ativo ocorrerá no mesmo período letivo em que o desligamento foi realizado, ou
o aluno foi quem solicitou o desligamento, mas logo depois, em um prazo curto de tempo (sem prejudicar a quantidade de faltas e seus estudos neste mesmo período letivo), se arrependeu da decisão, entra com processo/pedido de reingresso junto à instituição e este pedido é aceito, ou
o procedimento foi feito para o aluno/matrícula errada e deseja-se desfazer o erro, ou
Não deseja-se deixar rastro na vida acadêmica do aluno que o aluno passou por este procedimento.
OBSERVAÇÃO 1: o cancelamento só pode ser executado no período letivo em que o desligamento ocorreu.
OBSERVAÇÃO 2:ainda que o cancelamento seja realizado e, para o aluno, fique a sensação de que o procedimento nunca foi realizado, continuará sempre a existir o registro no log do sistema (registro de ações efetuadas no Q-Acadêmico por cada usuário).
Reativando um aluno de desligamento temporário (REABERTURA)
A reabertura de matrícula, para alunos que estavam em desligamento temporário, (afastamento, trancamento, intercâmbio, matrícula vínculo) deverá ser feito pelo setor de registros escolares da insitutição, ou setor equivalente, quando da manifestação do aluno pelo seu retorno.
IMPORTANTE:o aluno não consegue realizar nem solicitar a reabertura de sua matrícula pelo Q-Acadêmico Web – Módulo Alunos.
Para efetuar a reabertura da matrícula de um aluno acesse a aplicação Registro Escolar >> menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Reabertura de Matrícula (Deslig. Temporários), no grupo Reativações de Matrículas.
Para realizar o procedimento, forneça as informações conforme descrito a seguir:
Ano Letivo (Obrigatório): Ano do ano letivo em que o aluno está regressando
Per. Letivo (Obrigatório): Período do período letivo em que o alunto está regressando.
Data de Execução (Obrigatório): Data em que deve ficar o registro do procedimento (o sistema traz preenchido por padrão o dia de hoje, mas você pode alterar)
Período (Obrigatório): o período do curso (também chamado de série ou semestre), em que o aluno regressará.
Nº do Protocolo: número de protocolo do documento de solicitação do procedimento.
Matrícula (Obrigatório): Localize aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira qualquer texto de observação que julgar pertinente para associar ao procedimento.
Ao informar o nome do aluno para realizar a ação, o sistema automaticamente preencherá os campos de ‘Data de Execução’ (data do desligamento), ‘Período Letivo’ (em que que o desligamento foi realizado), ‘Previsão de Retorno’ (se houver, o período letivo em que o aluno deveria regressar), Observações (se houver, informações textuais inseridas quando do desligamento).
Para efetuar o procedimento de reativação, depois e ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o procedimento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o procedimento.
Reativando um aluno de desligamento definitivo (REINGRESSO)
A reativação de matrícula para alunos que estavam em desligamento definitivo (cancelamento compulsório, cancelamento voluntário, desitência/evasão/abandono, jubilamento e transferência externa) é considerado um reingresso do aluno na instituição de ensino, mas preservando matrícula, vínculo de matriz curricular, notas e dados de disciplinas cursadas em períodos anteriores à desativação.
É importante frisar que desligamentos definitivos normalmente deveriam ser, como o nome diz, definitivos, e o aluno NÃO retornaria à instituição. Devido a isto não há informação no Q-Acadêmico de período letivo previsto para o retorno, bem como o sistema não criará os períodos letivos ocorridos entre a realização do desligamente e a reativação. Geralmente há todo um processo administrativo que precisa existir, tramitar e ser concluído na instituição para que o aluno desligado definitivamente possa retornar à condição de ativo. Todavia, uma vez realizado o reingresso, o aluno tem sua situação acadêmica tratada como a de qualquer outro aluno de sua instituição, tendo apenas o registro de quando foram feitos o desligamento e o retorno.
IMPORTANTE:o aluno não consegue realizar nem solicitar o reingresso de sua matrícula pelo Q-Acadêmico Web – Módulo Alunos.
Para efetuar a reabertura da matrícula de um aluno acesse a aplicação Registro Escolar >> menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Reabertura de Matrícula (Deslig. Definitivos), no grupo Reativações de Matrículas.
Para realizar o procedimento, forneça as informações conforme descrito a seguir:
Ano Letivo (Obrigatório): Ano do ano letivo em que o aluno está regressando
Per. Letivo (Obrigatório): Período do período letivo em que o alunto está regressando.
Data de Execução (Obrigatório): Data em que deve ficar o registro do procedimento (o sistema traz preenchido por padrão o dia de hoje, mas você pode alterar)
Período (Obrigatório): o período do curso (também chamado de série ou semestre), em que o aluno regressará.
Nº do Protocolo: número de protocolo do documento de solicitação do procedimento.
Matrícula (Obrigatório): Localize aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira qualquer texto de observação que julgar pertinente para associar ao procedimento.
Ao informar o nome do aluno para realizar a ação, o sistema automaticamente preencherá os campos de ‘Data de Execução’ (data do desligamento), ‘Período Letivo’ (em que que o desligamento foi realizado), ‘Previsão de Retorno’ (se houver, o período letivo em que o aluno deveria regressar), Observações (se houver, informações textuais inseridas quando do desligamento).
Para efetuar o procedimento de reativação, depois e ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o procedimento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o procedimento.
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