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Dica 11 – Comparação entre Matrizes Curriculares

Para fazer um comparativo entre matrizes é necessário acessar o cadastro de matrizes curriculares no módulo de registro escolar.

A funcionalidade fica na parte inferior do cadastro.

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Para a demonstração será mostrado quatro matrizes configuradas somente para ser didática.

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A matriz selecionada será a matriz base, ou seja, é com base nela que as outras matrizes serão analisadas.
Ao clicar no botão Comparar Matrizes Curriculares a tela abaixo será mostrada.
Na área Selecione as Matrizes Curriculares a serem comparadas é necessário informar o curso. Neste exemplo foi indicado o mesmo curso, mas é possível comparar matrizes de outros cursos.

Ao selecionar o curso o sistema vai listar todas as outras matrizes do curso indicado. No exemplo foi marcado todas as outras matrizes.

Clicar no botão analisar para ver as diferenças:

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O que está com a fonte em cor preta é por que está idêntica a matriz base.

Para quem replica matrizes:

  • Se houve alteração na matriz replicada identificar se a alteração foi feita corretamente;
  • Se não houve alterações após a replicação, também servirá para a conferência se todas as disciplinas estão idênticas;

Para quem não replica matrizes:

Também para conferência quanto as alterações da nova matriz curricular

Dica 10 – Breve descrição das situações de Matrícula e Matrícula no Período, destacando ativas e inativas

SITUAÇÕES DE MATRÍCULA ATIVA

SituaçãoDescriçãoVersão do Sistema
MatriculadoSituação do aluno que está vinculado a um curso. Essa situação é atribuída no momento da matrícula do aluno2.0 e 3.0
TrancadoO aluno solicitou trancamento da matrícula. Essa situação só mudará quando for efetuado o procedimento de Trancamento de matrícula. Esta mudança de estado da matrícula afeta diretamente duas outras situações, que á a situação do período do aluno no ano e período letivo onde ele solicitou o trancamento e também a situação das disciplinas no ano e período letivo que ficam como trancados2.0 e 3.0
ConcludenteO aluno integralizou a sua carga horária contida na matriz curricular que foi seguida durante o seu curso, mas ainda falta o estágio ou TCC a ser concluído. Essa mudança para esta situação depende diretamente das configurações contidas na matriz curricular e é alterada no processamento de fechamento2.0 e 3.0
Estagiário (Concludente)Aluno que está cursando um estágio. A situação é alterada quando é registrado o estágio do aluno no sistema. Esse procedimento é efetuado no módulo de estágio2.0 e 3.0
Certificado ENEMQuando o aluno é de fora da instituição e se inscreveu para retirar o certificado na instituição. Existe um procedimento para emitir o certificado e o sistema matricula esse aluno e o deixa com essa situação. Ele não sai nas estatísticas para os censos, pois a matrícula é somente para ter o benefício de obter o certificado2.0 e 3.0
Aguardando ENADEQuando é configurado no sistema que o curso exige ENADE. Após configurado o ENADE e se fazer o fechamento no sistema do aluno, o sistema mudará a situação caso o curso dele esteja marcado que exige e ENADE e que o aluno seja informado no sistema se participou ou não. Enquanto não for informado a situação do ENADE o aluno não obtém a situação de Formado. Essa informação é mostrada no histórico escolar3.0
Matrícula Vínculo InstitucionalQuando o aluno ainda possui vínculo com a instituição, porém não há no momento uma forma de manter o aluno estudando, seja por não ter como ofertar uma disciplina, seja porque o aluno não conseguiu um estágio. Portanto deve-se usar o procedimento por matrícula para mudar a situação do aluno.

Regras para proceder com a alteração da situação do aluno:
1) Não há disciplina que o aluno falta cursar sendo ofertada;
2) Quando o aluno ainda falta cumprir um estágio, porém ainda não conseguiu

Regras para fazer o registro dessa situação pelos procedimentos de matrícula:
1) Aluno deve estar com o período letivo em aberto;
2) Não estar matriculado em nenhuma disciplina
2.0 e 3.0
Aguardando Colação de GrauQuando na matriz curricular do aluno exige uma colação de grau. Se o aluno integralizou a matriz curricular, cumpriu estágio ou TCC e se o curso não exigir ENADE, no último fechamento o sistema o aluno passará a ter essa situação.3.0
IntercâmbioQuando o aluno sai da instituição para fazer intercâmbio em outra instituição de ensino.2.0 e 3.0
Aguardando SeminárioQuando no curso do aluno está marcado que exige uma colação simbólica.
A situação do aluno passa a ser essa quando o aluno integralizou a matriz curricular, cumpriu estágio ou TCC e passou pelo último fechamento.
É necessário a configuração de um seminário pelo módulo de Seminários e Eventos. Após o aluno participar, registra-se a colação de grau para que o aluno passe para a situação Concluído.
Obs: Situação Formado é para cursos de nível superior e Concluído para os demais.
3.0

SITUAÇÕES DE MATRÍCULA INATIVA

SituaçãoDescriçãoVersão do Sistema
FormadoSituação onde o aluno já está desvinculado da instituição, ou seja, já integralizou sua carga horária, estágio (s) e colou grau.2.0 e 3.0
ConcluídoAluno que integralizou a carga horária contida na matriz curricular e cursou o estágio, porém ainda não colou grau. Essa situação é alterada quando a matrícula do aluno é associada à uma data de colação de grau, via procedimento de colação de grau no módulo de registro escolar.

Quando a situação da data de colação de grau for uma data do tipo agendada, e a situação da matrícula for egresso a situação da matrícula passa a ser concluído. Caso a situação da data de colação de grau for uma data do tipo confirmada da matrícula passa a ser egresso.
2.0 e 3.0
AfastadoO aluno se afastou da instituição por um motivo de força maior, por exemplo, no caso de alunos do sexo feminino, por conta de recuperação pós-parto. Essa situação só mudará quando for efetuado o procedimento de Afastamento de matrícula. Esta mudança de estado da matrícula afeta diretamente duas outras situações, que é a situação no período letivo onde ele solicitou o afastamento e também a situação das disciplinas.2.0 e 3.0
CanceladoO aluno solicitou cancelamento da matrícula, ou fez a matrícula e não compareceu para estudar. Essa situação só mudará quando for efetuado o procedimento de Cancelamento de matrícula. Esta mudança de estado da matrícula afeta diretamente duas outras situações, que á a situação do período letivo onde ele solicitou o trancamento e também a situação das disciplinas, caso houver matrícula em disciplina.2.0 e 3.0
EvasãoQuando o aluno se encontra evadido, conforme regras de evasão da instituição. Essa situação só mudará quando for efetuado o procedimento de Desistência (Evasão) de matrícula. Esta mudança de estado da matrícula afeta diretamente duas outras situações, que á a situação do período letivo onde ele solicitou o trancamento e também a situação das disciplinas, caso houver matrícula em disciplina.2.0 e 3.0
JubiladoQuando o aluno se encontra fora de regras específicas da instituição para término efetivo do curso. Essa situação só mudará quando for efetuado o procedimento de Jubilamento. Esta mudança de estado da matrícula afeta diretamente duas outras situações, que á a situação do período letivo onde ele solicitou o trancamento e também a situação das disciplinas, caso houver matrícula em disciplina.2.0 e 3.0
Transferido ExternoQuando o aluno solicita a transferência para outra instituição/escola. Esta mudança de estado da matrícula afeta diretamente duas outras situações, que á a situação do período letivo onde ele solicitou o trancamento e também a situação das disciplinas, caso houver matrícula em disciplina.2.0 e 3.0
Transferido InternoQuando o aluno solicita mudança de curso dentro da própria instituição/escola. Esta situação fica na matrícula de origem, já a matrícula de destino fica com as mesmas situações do curso anterior. Há uma ressalva que nesse procedimento há a necessidade de fazer uma análise das disciplinas do aluno, já que ele pode estar mudando também de matriz curricular, podendo afetar a situação da matrícula de origem.2.0 e 3.0
FalecidoComo o próprio nome sugere é quando o aluno falece. Deve ser efetuado o procedimento por matrícula indicando o falecimento do aluno.2.0 e 3.0
Cancelamento CompulsórioO próprio nome já sugere. É o cancelamento compulsório do aluno pro um motivo que não é admitido pela instituição.2.0 e 3.0

SITUAÇÕES DE MATRÍCULA  NO PERÍODO ATIVA

SituaçãoDescriçãoVersão do sistema
AprovadoQuando o aluno é aprovado em todas as disciplinas que cursou em um determinado período letivo. Essa situação somente é alterada no fechamento do período do aluno.2.0 e 3.0
Aprov. c/DependênciaQuando o aluno aprovou em algumas disciplinas e reprovou em outras disciplinas e ficou dentro do limite para poder prosseguir.2.0 e 3.0
Estágio e/ou monografiaQuando o aluno aprovou em algumas disciplinas e reprovou em outras disciplinas e ficou dentro do limite para poder prosseguir.2.0 e 3.0
Fechado c/PendênciaSituação do aluno quando no processamento do fechamento é marcado a opção de fechar com pendência. Essa opção só funcionará para cursos com sistema de avaliação por crédito. O sistema avalia a situação do aluno. Como? Se as notas/faltas existentes/digitadas não influenciar no resultado final.2.0 e 3.0
MatriculadoEsta situação quando o aluno é matriculado em um curso, ou quando há renovação de matrícula, seja via procedimento, pelo próprio aluno na área dele na Web ou pelo processamento do pedido de
matrícula. Nesse caso para alunos dos cursos que possuem sistema de avaliação por crédito.
2.0 e 3.0
Período FechadoSituação final para os alunos de cursos cujo sistema de avalição é por crédito.2.0 e 3.0
Rep. FaltaQuando o aluno está reprovado por falta, conforme regra configurada na estrutura de curso. Essa situação é alterada no fechamento do período do aluno.2.0 e 3.0
AfastadoEssa situação é uma consequência da alteração da situação da matrícula. Ver descrição da situação da matrícula Afastado.2.0 e 3.0
ReprovadoQuando o aluno não tem direito a prosseguir, ou seja, ficou retido no período. Essa situação é alterada no fechamento do período do aluno.2.0 e 3.0
Aproveit. MóduloQuando efetua o procedimento de um módulo inteiro.2.0 e 3.0
Matrícula Vínculo InstitucionalQuando o aluno ainda possui vínculo com a instituição, porém não há no momento uma forma de manter o aluno estudando, seja por não ter como ofertar uma disciplina, seja porque o aluno não conseguiu um estágio. Portanto deve-se usar o procedimento por matrícula para mudar a situação do aluno2.0 e 3.0
Certificado ENEMQuando o aluno é de fora da instituição e se inscreveu para retirar o certificado na instituição. Existe um procedimento para emitir o certificado e o sistema matricula esse aluno e o deixa com essa situação. Ele não sai nas estatísticas para os censos, pois ele só foi retirar o certificado.2.0 e 3.0
IntercâmbioAltera a situação do aluno quando ele sai da instituição para cursar em outra instituição. Após voltar deve-se efetuar a reintegração para voltar com a situação anterior com procedimento de intercâmbio.3.0

SITUAÇÕES DE MATRÍCULA  NO PERÍODO INATIVA

SituaçãoDescriçãoVersão do sistema
Vindo de TransferênciaQuando o aluno faz uma transferência interna e já cursou no curso de origem um semestre/período completo. Nesse procedimento as disciplinas serão aproveitadas no curso de destino.2.0 e 3.0
CanceladaEssa situação é uma consequência da alteração da situação da matrícula. Ver descrição da situação da matrícula Cancelada.2.0 e 3.0
EvasãoEssa situação é uma consequência da alteração da situação da matrícula. Ver descrição da situação da matrícula Evasão.2.0 e 3.0
JubiladoEssa situação é uma consequência da alteração da situação da matrícula. Ver descrição da situação da matrícula Jubilado.2.0 e 3.0
TrancadaEssa situação é uma consequência da alteração da situação da matrícula. Ver descrição da situação da matrícula Trancada.2.0 e 3.0
Transf. CursoQuando o aluno solicita mudança de curso dentro da própria instituição. Essa situação é alterada no procedimento de transferência interna. Ver situação da matrícula Transferido Interno.2.0 e 3.0
Transf. ExternaQuando o aluno solicita a saída da instituição para outra instituição. Essa situação é alterada no procedimento de Transferência Externa.2.0 e 3.0
Em AbertoQuando há um pedido de matrícula e o aluno não faz nenhum pedido/solicitação para nenhuma disciplina o sistema interpreta que o aluno não irá estudar e altera para esta situação após o processamento do pedido. O Aluno que se encontra com essa situação fica impedido de qualquer manipulação até que ative novamente sua situação. 2.0 e 3.0
Transf. InstituiçãoQuando o aluno transfere de um curso de um campus para outro curso de outro campus da mesma instituição.2.0 e 3.0
Transf. TurnoQuando o aluno muda de turno após sua enturmação.2.0 e 3.0
Cancelamento CompulsórioEssa situação é uma consequência da alteração da situação da matrícula. Ver descrição da situação para cancelamento compulsório.2.0 e 3.0

Dica 09 – Impressão de Calendário

Para impressão do calendário acadêmico basta ter acesso ao Caso de Uso: 1020 – Imprimir Calendário Acadêmico.

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  • A impressão vai diretamente para impressora sem opção  de visualização.
  • Filtro de calendário obrigatório;

 

Observações:

  • Se for escolhido Nº de meses por página 12, e a vigência do calendário for menor que doze meses, a impressão só contemplará os meses vigentes do calendário
  • No campo Nº Meses por Página há a opção para digitação de meses para calendários que possua acima de 12 meses

Dica 08 – Colação de Grau

Conforme o curso, a colação de grau é um requisito de conclusão de curso. Portanto, para o que o sistema entenda que o aluno passará para a situação final de Formado é necessário registrar o aluno numa colação de grau.

#Versão 3.0

É necessário informar ao sistema pelo cadastro de cursos, no campo Colação de Grau as seguintes opções:

  • Não exige:  O próprio nome já sugere que o aluno não precisará ser registrado numa colação de grau para ter a situação final. Assim que o sistema identificar que integralizou todas as cargas horárias da sua matriz curricular o sistema atualiza a situação da matrícula;
  • Colação Oficial: Exige, obrigatoriamente, que o aluno seja registrado numa colação de grau para ter a situação de Formado, senão ele sempre ficará com a situação de Aguardando Colação de Grau;
  • Colação Simbólica; Para alunos cujo o curso está informado esse tipo de colação de grau é necessário a configuração de um seminário pelo módulo de Seminários e Eventos. O aluno, normalmente de cursos que não são de nível superior, devem participar desse seminário e ser registrado em uma “colação de grau”. A situação final, após ser registrado numa “colação de grau” será Concluído.

Obs: Módulo de Seminários e Eventos será tratado em outras dicas e vale somente para esta versão.

Para quem usa o módulo de Eventos e Seminários: [Seminários e Eventos] Procedimentos >> Colação de Grau

Registrando uma Colação de Grau:

[Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos >> Colação de Grau

Regras do procedimento:

  • Filtro padrão: O dado desse procedimento é filtrado, ou seja, só conseguem visualizar as colações de graus que não houver nenhum aluno associado ou aquelas que possuam alunos associados de departamentos que o usuário tenha direito de visualização de dados, além do ano e período letivo;
  • A colação pode ser cadastrada previamente e, após a colação de fato acontecer, deve-se associar os alunos que participaram. Neste cenário há dois detalhes relacionado diretamente com a mudança da situação final do aluno:
    • Fazer o cadastro com a situação agendada: Se assim for feito, após o registro dos alunos, é necessário alterar a situação para da colação para confirmada. Desta forma, sistema altera a situação final do aluno;
    • Fazer o cadastro com a situação confirmada: Se assim for feito, ao registrar os alunos na colação o sistema já altera a situação final do aluno;
  • A data da colação também é muito importante, pois se a colação de grau for o último requisito de conclusão a ser lançado, a data da conclusão do curso para o aluno será a data informada na colação de grau. Portanto a data não deve sofrer alteração, principalmente após a alteração da situação de Agendada para Confirmada. Ao alterar a data no cenário citado, será gerado uma inconsistência na data de conclusão de curso dos alunos, que ficará diferente da data da colação.

 

#Versão 2.0

Diferenças com relação a versão 3.0:

  • No cadastro de curso não tem o recurso de identificar os tipos de colação de grau;
  • Se o aluno não for registrado em uma colação de grau ele fica com situação “Concluído”, que não é a situação final. A situação final para cursos que colam grau é Egresso;
  • Só há filtro padrão por ano e período letivo no procedimento;
  • Para acessar: [Registro Escolar] Procedimentos >> Colação de Grau.

Dica 07 – Relatório de Listagem de Alunos

Hoje o assunto é um relatório muito usado no Q-Acadêmico. A listagem de aluno [Registro Escolar] Relatórios de  Alunos >> Listagem de Alunos.

Iriei segmentar o relatório e mostrar quais são suas funções principais:

Tipos de Relatórios

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  • Simples: Listagem com nome e matrícula;
  • Assinatura: Listagem com matrícula, nome e local para assinatura;
  • Telefone e E-mail: Listagem com matrícula, nome, telefone e e-mail;
  • Nascimento: Listagem com matrícula, nome e data de nascimento;
  • Situação: Listagem com matrícula, nome e situação da matrícula;
  • Data de Matrícula: Listagem com matrícula, nome e data da matrícula;
  • Forma de Ingresso: Listagem com matrícula, nome e forma de ingresso do aluno;
  • Escola de Origem: Listagem com matrícula, nome e escola de origem do aluno;
  • Renda Familiar: Listagem com matrícula, nome e renda familiar informado no cadastro do aluno;
  • Endereço do Aluno: Listagem com matrícula, nome e endereço completo do aluno;
  • Turma: Listagem com matrícula, nome e turma atual do aluno;
  • Solicitação de Matricula: Impressão de formulário para a solicitação de matrícula, caso não seja feito on-line, baseado no período letivo informado na tela abaixo:

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  • Necessidades Especiais: Listagem com matrícula, nome e necessidades especiais informados no cadastro de alunos;
  • Identidade e CPF: Listagem com matrícula, nome, identidade, CPF e número da pasta do aluno;
  • Etnia: Listagem com matrícula, nome e etnia do aluno;
  • Dados do Diploma: Listagem com matrícula, nome, Número da Pasta, Número do Registro, Livro e Folha;
  • Coeficiente de Rendimento: Listagem com matrícula, nome, Coeficiente de rendimento, CH Cursada, CH Prevista e CH Complementar;
  • Percentual de Frequência por Período de Datas: Listagem analítica de todas as disciplinas de um aluno relacionado as faltas do aluno no formato abaixo. É necessário que o professor alimente o sistema diariamente para que esse relatório possa atender ao seu objetivo.

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Agrupamentos

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Os agrupamentos servem para separar os dados conforme a opção selecionada.

Exemplo nº 1: Se é solicitado um Listagem Simples com agrupamento por Instituição o sistema irá separar os alunos por instituição destacando com uma linha cinza o nome da instituição

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Exemplo nº 2: Num agrupamento de Curso e Período pé conveniente fazer o filtro de instituição, para não gerar muita confusão.

Exemplo nº 3: Num agrupamento por instituição não faz sentido fazer filtro de instituição.

Os critérios de ordenação sempre serão ou por Nome do aluno ou pela matrícula.

Tipos de Filtros

Filtros Simples: São os filtros cujo nomes estão na preta, sem destaque de negrito. São filtros onde se consegue somente filtrar apenas um valor. Por exemplo o filtro de curso, só há como filtrar um curso por vez.

Filtros de Multi-seleção: São os filtros cujos nomes estão na cor vermelha, sem destaque de negrito. Nesse tipo de filtro é possível filtrar por mais de um valor por vez. Seguem imagens abaixo:

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Clicar no nome para habilitar o filtro

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Clicar no botão com o sinal de ‘+’

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Neste caso o sistema irá filtras pelos campi listados ao lado direito.

Formatos de relatórios:

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  • Listagem: São listagem normais com a informações para cada tipo de relatório citado acima;
  • Etiquetas:
    • Endereço;
    • Endereço Responsável;
    • Envelope;
    • Fotos

São listagens em formato de etiquetas que devem seguir a uma  configuração pré-determinada ao clicar no botão visualizar o imprimir:

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Filtros para necessidades especiais:

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  • Se for optado por Alguma das necessidades marcadas e forem selecionadas Física e Auditiva. O sistema vai filtrar os alunos que possuem pelo menos uma das duas necessidades;
  • Se for optado por Exatamente as necessidades marcadas e forem selecionadas as necessidades Mental e Visual o sistema filtrar somente os alunos que possuírem as duas necessidades;
  • Se não for marcado nenhuma necessidade, mesmo que as opções Algumas das necessidades marcadas e Exatamente as necessidades marcadas o sistema irá trazer todos os alunos independente das necessidades, e levando em conta outros filtros que forem feitos.

Dica 06 – Divergências de estrutura de curso da matriz e da matrícula do aluno

Este tipo de divergência pode gerar um transtorno na digitação de notas feita pelo professor, para alguns alunos a média é computada de uma forma e para outros a média se faz computada de forma
totalmente diferente.

Pois bem! O que pode, então, gerar essa inconsistência tão grave?

A inconsistência pode acontecer quando, por exemplo, seguem-se estes passos:

  • Adiciona-se uma disciplina na ○ matriz curricular;
  • Gera-se as turmas baseada nessa matriz;
  • Os diários são gerados baseados nas disciplinas configuradas na matriz curricular. Portanto a estrutura de curso também é baseada da disciplina da matriz curricular;
  • Matricula-se os alunos nos diários;
  • Após a matrícula do aluno, se for alterado a estrutura de curso do diário, nesse momento está gerando a inconsistência, ou seja, o diário fica com uma estrutura de curso definida e os alunos associados ao diário ficam com a estrutura de curso da matriz curricular

Consertar  a inconsistência é fácil. Não é comum, mas é totalmente possível fazer tal alteração.

Como identificar

A forma do mais eficaz é o professor na hora da digitação das notas ficar atento ao cálculo das médias e avisar imediatamente ao registro.

Neste momento do lançamento das notas ele perceberá que alguns alunos terão a média diferente do esperado e nesse caso há uma probabilidade muito grande ser ser essa divergência.

Como conferir e solucionar

#Versão 3.0

Usar o procedimento [Registro Escolar] Procedimentos de Apoio >>Ajustar Estrutura de Curso nos Diários dos Alunos

#Versão 2.0

Usar o procedimento [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos – Por Componente Curricular >>Ajustar Estrutura de Curso nos Diários dos Alunos


Percebam, na tela abaixo,  que a estrutura do diário é 1 – Superior ,já as do Alunos é 20 Pós-graduação Stricto Sensu. Isso aconteceu por que foi alterado a estrutura de curso no diário após a matrícula dos alunos.

A forma de ajustar é escolher se vai ser ajustado tomando como base a estrutura do diário ou a estrutura da matriz.

Para finalizar o ajuste processar para os alunos selecionados.

Neste caso, você só poderá padronizar com base na estrutura do diário. Por que? Por que a estrutura da matriz curricular está, configurada com a estrutura de curso 20 Pós-graduação Stricto
Sensu, ou seja, não está divergindo.

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Configuração da disciplina na matriz

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A atenção aqui deve ser voltada para o seguinte cenário: Se houve a alteração no diário é porque, teoricamente, os professores vão esperar que as médias sejam calculadas de acordo com a estrutura
1 – Superior, mas não é assim que o sistema funciona.

Para o processamento das médias o sistema se baseia na estrutura de curso do aluno.

Há um cenário ainda mais crítico, que é quando a estrutura de curso, após a matricula dos alunos é alterada tanto na disciplina da matriz curricular e no diário.

Divergências entre alunos e diário

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Divergência entre alunos e matriz curricular

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Neste caso cabe uma análise se o ajuste será com base na matriz ou com base no diário.

Atenção: Também deve ser analisado se o que foi alterado na matriz e/ou no diário são alterações corretas. Se não for, deve ser corrigir na matriz e no(s) diário(s).

O procedimento de ajuste em lote é, somente, para ajustar sempre a estrutura de curso da matrícula dos alunos baseando na estrutura do diário ou da matriz curricular.

Até a próxima dica.

Dica 05 – Sobre a estrutura de curso

Hoje a dica é bem tranquila, mas é bem importante para entendimento de como o sistema faz as análises no processamento de fechamento de período. Antes, porém, gostaria de mostrar a consulta de resumo da estrutura de cursos.

Antes de mais nada, queria dizer que essa consulta é sim para mostrar que numa possível alteração da estrutura seja essa alteração correta ou incorreta pode acarreta num transtorno em cascata para muitos dados. Dados significa alunos e seus históricos.

E pela natureza da alteração da estrutura, quando é alterada, você só terá noção do problema meses depois quando for proceder com o fechamento.

Essa consulta existe somente na versão 3.0

Para essa estrutura de curso:

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O sistema traz esse resumo:

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Com a possibilidade de Visualizar os detalhes expandindo:

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(Imagens meramente ilustrativas)

Pode ser acessado do cadastro de estrutura de curso em [Configuração] Configurações>>Estruturas de Curso e para quem não tem acesso ao cadastro existe a consulta em [Registro Escolar] Consultas>>Estatísticas Estrutura de Curso.

O objetivo desse resumo é para que haja um parâmetro de mensuração dos dados que serão impactados.

Agora vou mostrar, baseado na matriz curricular onde que a estrutura de curso é usada e como é usada.

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No fechamento do aluno o sistema leva em consideração a estrutura de curso da matriz curricular para os cálculos referentes aos:

  • Critérios de Apuração de Resultado por Período: Quem são, a grosso modo, a quantidade de reprovações que o aluno pode ter por área e/ou geral; Se considera disciplinas optativas, eletivas, dependências e extracurriculares no limite geral de reprovação, entre outras mostradas abaixo

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  • Critério de Avaliação por Disciplina: Mostrados abaixo

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  • Critérios de Apuração de Frequência: Mostrados abaixo

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A estrutura de curso configurada nas disciplinas que fazem parte da matriz curricular:

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Será usada como informação padrão para geração dos diários e também será usada para calcular a médias de cada etapa, se o aluno está ou não de prova final, cálculo da média final. Tudo de acordo com cada configuração mostrada abaixo.

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Dica 04 – Bloqueio de digitação de notas e frequência no a partir do link Notas e Faltas (Módulo Web Professor)

Essa dica vai análise de mudança de cultura de controle de lançamento de aula diariamente na comunidade dos docentes.

Não quero em hipótese alguma mudar os procedimentos feitos atualmente, mas somente mostrar a funcionalidade e mostrar as vantagens de um controle mais consistente dos conteúdos ministrados.

Antes de falar do bloqueio primeiramente eu tenho que falar da geração das aulas que podem ser criadas pelo sistema.

  • Indicar o curso no calendário: Ao indicar para ao sistema que um curso fará parte do calendário o sistema vai inserir na guia Calendário das Etapas as etapas das estruturas de cursos que estão configuradas nas disciplinas das matrizes curriculares ativas.

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  • A datas de início e data final devem ser preenchidas. Obs: os campos Data Início Insc. E Data Final Insc. Serão abordadas em outra dica, pois faz parte de um processo diferente da
    geração de aulas.
  • Cadastro das datas especiais do calendário: É por este cadastro que o sistema vai levar em conta em quais dias ele irá gerar a aula do professor. Um exemplo meramente didático: Numa semana de aula do dia 25/08 a 29/08 e suponha que tenha um feriado no dia 27/08 e esse feriado não foi cadastrado e foi configurado o horário de aula do diário que o professor tem aulas nas segundas, quartas e sextas-feiras o sistema irá gerar a aula da quarta-feira.
    • Assim que for configurado o horário de aula dos diários o sistema vai gerar as aulas

Obs: Se for informado as datas das etapas e depois configurado os horários nos diários ou o contrário, ou seja, configurar os horários de aula nos diários e depois informar as datas das etapas não faz diferença. O sistema irá mesmo assim gerar as aulas.
Com a introdução de como gerar as aulas para os professores, agora vou para a parte mais fácil da dica. Como bloquear que o professor digite notas e faltas diretamente no link Notas e Faltas.

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Na guia cursos do calendário:

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Marcar os campos Restringir o lançamento direto de notas na web e Restringir o lançamento direto de faltas na web. O bloqueio é imediato.

Pode-se bloquear um ou outro. Configurar conforme a necessidade.

Vou mencionar o campo Exigir que os alunos atualizem seus cadastros mesmo sendo ele fora do escopo da dica: Obriga o aluno a atualizar seu cadastro no primeiro acesso após a marcação do campo. Atenção: Isso não quer dizer que ele vai atualizar corretamente. Ele pode por exemplo falar que o bairro dele é “meu bairro” e enviar.
Obs: Para toda solicitação de atualização de dados cadastrais feita pelo módulo Web  entrar em vigor, é preciso antes passar por um aceite feito através da caixa de mensagem do sistema.

Vantagens do Bloqueio:

  • Controle mais precisos dos conteúdos ministrados pelo professor, além de ter mais informações de relatórios gerenciais do sistema;
  •  Lançamento obrigatório de todas as avaliações dadas em sala de aula, seja prova trabalhos ou exercícios, além de que na apropriação das avaliações lançadas o professor tem a flexibilidade de computar a média de uma determinada etapa com as opções abaixo:

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  • Os cálculos disponíveis estão descritos a seguir;
    • Soma: Soma de todas as notas das avaliações;
    • Média Aritmética: Soma das notas das avaliações e divididas pela quantidade de avaliações;
    • Média ponderada: Ao criar uma avaliação o professor defini o peso de cada avaliação. Portanto é a soma de cada avaliação, multiplicada pelo respectivo peso e dividido pela somatória dos pesos.
    • Maior nota: Maior nota entre as avaliações;
    • Soma com pesos: Multiplica-se a nota da avaliação pelo seu respectivo peso e faz soma de todas as avaliações

Desvantagem:

Quando o diário é de uma etapa somente. Em caso de bloqueio o professor será obrigado a cadastrar uma avaliação para apropriar sendo que ele poderia acessar o link Notas e Faltas diretamente. A ressalva aqui é: Mesmo o diário sendo de etapa única, mesmo assim o professor em sala de aula pode ter a necessidade de ministrar várias avaliações para gerar a média da etapa. Esse cenário deve ser levado em conta.

Observações Gerais:

  • Este bloqueio deve ser planejado com cautela. Apesar de ter muito mais vantagens dentro do gerenciamento de aulas do que desvantagens é uma mudança de cultura. Portanto a ressalva
    de um planejamento e divulgação;
  • Os bloqueios são feitos por curso;

Dica 03 – Quando o sistema não gera diários para uma turma?

Muitas vezes ao gerar uma turma, seja pelo procedimento de geração de turma ([Registro Escolar] Cadastros >> Geração de Turmas >> Turmas do Período Corrente) ou pelo próprio cadastro de turma ([Registro Escolar] Cadastros >> Turmas) o sistema pode não gerar os diários. Quando isso acontece é por que houve a utilização indevida do sistema.

Serão listadas abaixo todos as possíveis falhas de uso:

  • Não há disciplinas configuradas na matriz curricular;
  • As disciplinas podem estar configuradas com uma habilitação diferente da habilitação dos alunos que foram matriculados. Isso pode acontecer quando o curso possui mais de uma habilitação. Se os alunos forem todos matriculados na habilitação A e as disciplinas da matriz curricular foram cadastradas na habilitação B, o sistema irá entender que não há alunos para cursar as disciplinas e não irá gerar os diários. É equivalente a não ter disciplinas configuradas
    na matriz curricular;
  • Quando o curso não está associado a um calendário. Este caso é mais raro, pois não consegue-se matricular os alunos;
  • Quando o curso é modular e o módulo não está associado as disciplinas;
  •  Quando o curso é modular e o aluno não escolheu o módulo na  renovação da matrícula;

Quando acontecer de não gerar diários para uma turma, a conferência das configurações pode ser feita nessa ordem.
Para saber se os alunos estão na habilitação correta pode usar como forma de consulta a funcionalidade [Registro Escolar] Cadastros>>Geração de Turmas>>Turmas do Período Corrente, que o sistema faz a contagem dos alunos por curso, período, módulo, habilitação e turno.

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Dica 02 – Não use o Cadastro de Matrícula!

Essa dica vem com o intuito de esclarecer o por que de não usar o cadastro de matrículas. E antes de começar a explicar quais procedimentos devem ser usados vou contar o motivo desse cadastro existir.

Nas primeiras versões do sistema, esse cadastro servia para principalmente consultar algumas informações e também para inclusão e edição de outras informações, como inclusão de períodos, dados de diploma, entre outros. Com a evolução do sistema essas informações que eram atualizadas pelo cadastro ganharam procedimentos específicos que garantem a consistência dos dados.

Nunca é demais dizer que o cadastro de matrícula não faz nenhuma checagem de consistência, podendo ser alterado a qualquer momento(desde que se tenha permissão) sem qualquer critério de checagem de dados.

Ressalto com bastante ênfase que o cadastro de matrículas nunca deve ser usado. Para isso a Qualidata criou procedimentos específicos para cada informação do cadastro. Esses procedimentos garantem a consistência dos dados, bem como alerta sobre como resolver.

Em caso de consultas sempre usar a consulta de dados do aluno que é muito mais completa.

Com relação a situação do aluno, seja de matrícula ou do período, sempre devem ser alteradas pela tomada de decisão do sistema. O sistema sempre sabe quando deve alterada e para qual situação será alterada.

Caso haja situações onde não condizem com a realidade, sugiro sempre entrar em contato com os analistas do suporte da Qualidata para que seja dada a devida orientação. A grande maioria dos casos são resolvidos pelo sistema, com exceções de dados migrados ou por inconsistências geradas pelo uso indevido.

Com relação a geração da matrícula do aluno ela pode ser gerada de duas formas atualmente, sendo:

      • Sugerida pelo sistema: Ao definir o curso pelos procedimentos de matrículas do sistema e se o curso estiver em um calendário é sugerido a matrícula no formato: [ANO LETIVO DE INGRESSO][PERÍODO LETIVO DE INGRESSO][CÓDIGO DO CURSO][DÍGITO CONTROLADOR]. O dígito controlador garante que a matrícula do aluno foi gerada pela Q-Acadêmico;
      • Manualmente: Ao sugerir quem está fazendo a matrícula pode editá-la da forma como desejar ou de acordo com um padrão adotado. Neste caso não haverá o dígito controlador, que consequentemente não pode ser validado pelo Q-Acadêmico. No entanto haverá o registro do log de sistema.

Obs: A customização da matrícula deve ser feita no momento em que o sistema sugere a matrícula em qualquer procedimento de matrícula, seja matrícula por Processo Seletivo, por Transferência, por Matrícula Direta, Matrícula Direta em Turma ou Alunos Existentes. É necessário ter acesso de controle total nas funcionalidades de matrícula para a edição. Caso se conclua a matrícula e depois altere pelo cadastro de matrícula o sistema não vai alterar a senha. A saber: A senha do aluno é uma criptografia do número 123 tendo como chave a matrícula do aluno gerada no procedimento de matrícula. Quando o aluno acessa pela primeira vez na área restrita da Web o sistema obriga a ele cadastrar uma nova senha e novamente é criptografada com a senha que ele informou tendo como chave a matrícula.

Então aqui começaremos com o mapeamento dos campos do cadastro de matrícula com seu respectivo procedimento. Lembrando que no cadastro de matrícula não há nenhuma validação de dados, o que pode facilmente gerar inconsistências críticas nos dados do aluno.

Versão 3.0

  1. Alteração de campo matrícula: Alterar sempre pelos procedimentos de matrículas como já orientado acima. Caso haja a necessidade de alteração pelo cadastro, deve ser reiniciado a senha pela consulta de dados do aluno;
    • [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Matrícula de Ingressantes>>Matrícula Direta, CDU 115;
    • [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Matrícula de Ingressantes>>Alunos Existentes, CDU 187;
    • [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Matrícula de Ingressantes>>Matrícula Direta em Turma. CDU 301;
    • [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Matrícula de Ingressantes>>Processo Seletivo, CDU 114;
    • [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Matrícula de Ingressantes>>Transferência, CDU 115;
  2. Ano de Ingresso e Período de Ingresso: Nunca deve ser alterado;
  3. Aluno: Nunca deve ser alterado. Ao alterar  o campo aluno, será perdido todas as informações dos dois alunos;
  4. Alteração do campo Curso: Sempre usar o procedimento de Transferência Interna. [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Cancelar Procedimentos – Por Matrícula>>Transferência Interna, CDU 65;
  5. Alteração do campo Turno: O sistema sempre altera o campo turno do aluno, ao inserir o aluno numa turma ou matriculá-lo num diário. Em casos de cursos por crédito o sistema sempre atualiza o turno para o turno onde ele foi aceito na maior quantidade de disciplinas;
  6. Polo Municipal: O polo é definido na matrícula do aluno e em caso de alteração, usar o procedimento [Ensino à Distância] Procedimentos>>Alterar Polo EAD de Alunos, CDU 1046. Esse procedimento também contempla os alunos que por ventura não foi informado o polo no ato da matrícula;
  7. Alteração do campo Matriz Curricular: Sempre usar o procedimento de transferência de matriz curricular. [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Procedimentos Acadêmicos – Por Matrícula>>Mudar de Matriz Curricular, CDU 156;
  8. Alteração do campo Habilitação: Usar o procedimento e transferência de matriz curricular. Selecionar a mesma matriz e trocar a habilitação. [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Procedimentos Acadêmicos – Por Matrícula>>Mudar de Matriz Curricular, CDU 156;
  9. Alteração dos campos de Inclusão / Exclusão e Per. Letivo: Esse caso de uso está em processo de descontinuação. Ainda está disponível no sistema, mas orientamos a não utilizá-lo. Nossa orientação é sempre entrar em contato com o suporte para orientações e também para identificarmos se há necessidade de algum ajuste. Para maiores detalhamentos orientamos a ler a documentação na nossa base de conhecimento;
  10. Campos de observações: Sempre usar na consulta de dados do aluno, clicar com o botão direito do mouse em qualquer lugar da janela e acessar a opção Atualizar Observações. Não é necessário ter permissão especial para alteração dessas informações. Apenas ter acesso a consulta de dados do aluno.
    1. São eles:
      • Observações Gerais
      • Observações de histórico;
      • Observações em destaque: Na consulta de dados do aluno essa observação vai aparecer depois do nome do aluno entre parênteses;
      • Resultado do processo seletivo;
  11. Pelo procedimento [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Por Matrícula>>Atualizar Dados da Matrícula, CDU 1105, é possível atualizar as seguintes informações:
    • Forma de ingresso:
    • Reserva de Vaga:
    • Regime de Internato;
    • Concomitância;
    • Qualificação de Mestrado
      1. Limite;
      2. Exame
      3. Qualificação;
    • Bolsa Família;
    • Bolsa Escola;
  12. Atualizar os campos do diploma: O sistema se encarregar de fazer isso ao gerar o diploma e ao fazer a colação de grau, respectivamente. No entanto se o módulo de diploma não é usado, mesmo assim pode usar a funcionalidade[Diploma] Procedimentos>>Atualizar Dados do Diploma, CDU 398 e para colação de grau [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Colação de Grau, CDU 275;
  13. Botão de Proficiência em Línguas: Usar sempre o procedimento de aceleração de estudos. [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Procedimentos Acadêmico – Por Componente curricular>>Aceleração de Estudos, CDU 127 ou [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Proficiências em Idiomas, CDU 273;
  14. Botão Projetos Finais: Sempre usar o cadastro de projetos finais. [Registro Escolar] Cadastros>>Projetos Finais>>Cadastro, CDU 120;
  15. Exclusão de  uma matrícula do sistema totalmente: Usar o procedimento [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Por Matrícula>>Excluir Matrícula Totalmente do Sistema, CDU 1041;

Essas são as orientações sobre o uso do sistema. A qualquer momento estamos a disposição para analisar e sanar qualquer dúvida.