Dica 02 – Não use o Cadastro de Matrícula!

Essa dica vem com o intuito de esclarecer o por que de não usar o cadastro de matrículas. E antes de começar a explicar quais procedimentos devem ser usados vou contar o motivo desse cadastro existir.

Nas primeiras versões do sistema, esse cadastro servia para principalmente consultar algumas informações e também para inclusão e edição de outras informações, como inclusão de períodos, dados de diploma, entre outros. Com a evolução do sistema essas informações que eram atualizadas pelo cadastro ganharam procedimentos específicos que garantem a consistência dos dados.

Nunca é demais dizer que o cadastro de matrícula não faz nenhuma checagem de consistência, podendo ser alterado a qualquer momento(desde que se tenha permissão) sem qualquer critério de checagem de dados.

Ressalto com bastante ênfase que o cadastro de matrículas nunca deve ser usado. Para isso a Qualidata criou procedimentos específicos para cada informação do cadastro. Esses procedimentos garantem a consistência dos dados, bem como alerta sobre como resolver.

Em caso de consultas sempre usar a consulta de dados do aluno que é muito mais completa.

Com relação a situação do aluno, seja de matrícula ou do período, sempre devem ser alteradas pela tomada de decisão do sistema. O sistema sempre sabe quando deve alterada e para qual situação será alterada.

Caso haja situações onde não condizem com a realidade, sugiro sempre entrar em contato com os analistas do suporte da Qualidata para que seja dada a devida orientação. A grande maioria dos casos são resolvidos pelo sistema, com exceções de dados migrados ou por inconsistências geradas pelo uso indevido.

Com relação a geração da matrícula do aluno ela pode ser gerada de duas formas atualmente, sendo:

      • Sugerida pelo sistema: Ao definir o curso pelos procedimentos de matrículas do sistema e se o curso estiver em um calendário é sugerido a matrícula no formato: [ANO LETIVO DE INGRESSO][PERÍODO LETIVO DE INGRESSO][CÓDIGO DO CURSO][DÍGITO CONTROLADOR]. O dígito controlador garante que a matrícula do aluno foi gerada pela Q-Acadêmico;
      • Manualmente: Ao sugerir quem está fazendo a matrícula pode editá-la da forma como desejar ou de acordo com um padrão adotado. Neste caso não haverá o dígito controlador, que consequentemente não pode ser validado pelo Q-Acadêmico. No entanto haverá o registro do log de sistema.

Obs: A customização da matrícula deve ser feita no momento em que o sistema sugere a matrícula em qualquer procedimento de matrícula, seja matrícula por Processo Seletivo, por Transferência, por Matrícula Direta, Matrícula Direta em Turma ou Alunos Existentes. É necessário ter acesso de controle total nas funcionalidades de matrícula para a edição. Caso se conclua a matrícula e depois altere pelo cadastro de matrícula o sistema não vai alterar a senha. A saber: A senha do aluno é uma criptografia do número 123 tendo como chave a matrícula do aluno gerada no procedimento de matrícula. Quando o aluno acessa pela primeira vez na área restrita da Web o sistema obriga a ele cadastrar uma nova senha e novamente é criptografada com a senha que ele informou tendo como chave a matrícula.

Então aqui começaremos com o mapeamento dos campos do cadastro de matrícula com seu respectivo procedimento. Lembrando que no cadastro de matrícula não há nenhuma validação de dados, o que pode facilmente gerar inconsistências críticas nos dados do aluno.

Versão 3.0

  1. Alteração de campo matrícula: Alterar sempre pelos procedimentos de matrículas como já orientado acima. Caso haja a necessidade de alteração pelo cadastro, deve ser reiniciado a senha pela consulta de dados do aluno;
    • [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Matrícula de Ingressantes>>Matrícula Direta, CDU 115;
    • [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Matrícula de Ingressantes>>Alunos Existentes, CDU 187;
    • [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Matrícula de Ingressantes>>Matrícula Direta em Turma. CDU 301;
    • [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Matrícula de Ingressantes>>Processo Seletivo, CDU 114;
    • [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Matrícula de Ingressantes>>Transferência, CDU 115;
  2. Ano de Ingresso e Período de Ingresso: Nunca deve ser alterado;
  3. Aluno: Nunca deve ser alterado. Ao alterar  o campo aluno, será perdido todas as informações dos dois alunos;
  4. Alteração do campo Curso: Sempre usar o procedimento de Transferência Interna. [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Cancelar Procedimentos – Por Matrícula>>Transferência Interna, CDU 65;
  5. Alteração do campo Turno: O sistema sempre altera o campo turno do aluno, ao inserir o aluno numa turma ou matriculá-lo num diário. Em casos de cursos por crédito o sistema sempre atualiza o turno para o turno onde ele foi aceito na maior quantidade de disciplinas;
  6. Polo Municipal: O polo é definido na matrícula do aluno e em caso de alteração, usar o procedimento [Ensino à Distância] Procedimentos>>Alterar Polo EAD de Alunos, CDU 1046. Esse procedimento também contempla os alunos que por ventura não foi informado o polo no ato da matrícula;
  7. Alteração do campo Matriz Curricular: Sempre usar o procedimento de transferência de matriz curricular. [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Procedimentos Acadêmicos – Por Matrícula>>Mudar de Matriz Curricular, CDU 156;
  8. Alteração do campo Habilitação: Usar o procedimento e transferência de matriz curricular. Selecionar a mesma matriz e trocar a habilitação. [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Procedimentos Acadêmicos – Por Matrícula>>Mudar de Matriz Curricular, CDU 156;
  9. Alteração dos campos de Inclusão / Exclusão e Per. Letivo: Esse caso de uso está em processo de descontinuação. Ainda está disponível no sistema, mas orientamos a não utilizá-lo. Nossa orientação é sempre entrar em contato com o suporte para orientações e também para identificarmos se há necessidade de algum ajuste. Para maiores detalhamentos orientamos a ler a documentação na nossa base de conhecimento;
  10. Campos de observações: Sempre usar na consulta de dados do aluno, clicar com o botão direito do mouse em qualquer lugar da janela e acessar a opção Atualizar Observações. Não é necessário ter permissão especial para alteração dessas informações. Apenas ter acesso a consulta de dados do aluno.
    1. São eles:
      • Observações Gerais
      • Observações de histórico;
      • Observações em destaque: Na consulta de dados do aluno essa observação vai aparecer depois do nome do aluno entre parênteses;
      • Resultado do processo seletivo;
  11. Pelo procedimento [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Por Matrícula>>Atualizar Dados da Matrícula, CDU 1105, é possível atualizar as seguintes informações:
    • Forma de ingresso:
    • Reserva de Vaga:
    • Regime de Internato;
    • Concomitância;
    • Qualificação de Mestrado
      1. Limite;
      2. Exame
      3. Qualificação;
    • Bolsa Família;
    • Bolsa Escola;
  12. Atualizar os campos do diploma: O sistema se encarregar de fazer isso ao gerar o diploma e ao fazer a colação de grau, respectivamente. No entanto se o módulo de diploma não é usado, mesmo assim pode usar a funcionalidade[Diploma] Procedimentos>>Atualizar Dados do Diploma, CDU 398 e para colação de grau [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Colação de Grau, CDU 275;
  13. Botão de Proficiência em Línguas: Usar sempre o procedimento de aceleração de estudos. [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Procedimentos Acadêmico – Por Componente curricular>>Aceleração de Estudos, CDU 127 ou [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Proficiências em Idiomas, CDU 273;
  14. Botão Projetos Finais: Sempre usar o cadastro de projetos finais. [Registro Escolar] Cadastros>>Projetos Finais>>Cadastro, CDU 120;
  15. Exclusão de  uma matrícula do sistema totalmente: Usar o procedimento [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Por Matrícula>>Excluir Matrícula Totalmente do Sistema, CDU 1041;

Essas são as orientações sobre o uso do sistema. A qualquer momento estamos a disposição para analisar e sanar qualquer dúvida.

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