Dica 25 – Trabalhando com Alunos Especiais, que só cursam disciplinas avulsas

Definição de Alunos Especiais

Algumas instituições admitem o ingresso de alunos que não cursarão um curso por completo, mas ao contrário, o foco destas pessoas será cursar apenas uma ou mais disciplinas de forma avulsa, conforme a escolha do próprio aluno.

Em geral o ingresso destes alunos pode ser feito via edital de admissão ou abertura de matrícula para vaga excedente, mas também pode ocorrer de forma avulsa. Para citar um exemplo,  é comum ocorrer quando da admissão de filhos de autoridades internacionais que venham executar atividades consulares ou diplomáticas no Brasil, mas também pode ocorrer conforme livre vontade e iniciativa da instituição.

De início, é preciso destacar que este aluno não deverá ser tratado junto com os demais alunos, no sentido de receber uma matrícula em curso regular de sua instituição. Este tratamento alternativo permite, entre outras coisas, separar este discente daqueles que serão exportados nos programas censitários da educação (Educacenso e Censup).  Se a instituição preferir, pode também gerar uma nova instituição/unidade/campus virtual (que só existirá no Q-Acadêmico) para separar estes alunos dos relatórios e quantitativos que envolvam os demais.

Passos para a matrícula do aluno especial no Q-Acadêmico:

  1. Crie a instituição específica para os alunos especiais, se ainda não existir no sistema (Aplicação Configurações –> Menu Configurações –> Instituições).
  2. Cadastre o curso de alunos avulsos, se não houver ainda o respectivo cadastro no sistema (Aplicação Registro Escolar –> Menu Cadastros –> Cursos Habilitados e Aplicação Registro Escolar –> Menu Cadastros –> Cursos).
  3. Crie uma Matriz Curricular para o curso, sem disciplinas (Aplicação Registro Escolar –> Menu Cadastros –> Matrizes Curriculares).
  4. Cadastre o calendário para o curso que será utilizado no período letivo de ingresso do aluno (Aplicação Registro Escolar –> Menu Procedimentos de Apoio  –> Configurar Calendário –> Configuração de Calendário).
  5. Efetue a matrícula do aluno. Se o aluno não vier admitido em um processo seletivo, você não terá como importar e aproveitar os dados pessoais e de escolaridade, tendo então que realizar a Matrícula Direta (Aplicação Registro Escolar  –> Menu Procedimentos Acadêmicos –> Matrícula de Ingressantes –> Matrícula Direta).
  6. Crie as turmas ou diários das disciplinas que serão cursadas pelo aluno. Todavia, se  o ele cursará as disciplinas junto aos demais discentes, em ofertas de disciplinas que já existiriam  em cursos normais você pode pular este passo (mas tenha certeza que no diário em que o aluno entrará há vaga disponível para ele ocupar).
  7. Acesse o Cadastro de Diários (Aplicação Registro Escolar –> Menu Cadastros –> Diários), localize o diário a inserir o aluno, peça para Alterar, e dirija-se à aba Alunos. Na aba, informe a matrícula do aluno no respectivo campo, marque a opção ‘Permitir listar alunos de outra instituição‘, e em seguida clique no botão ‘Filtrar’. Insira o aluno no diário.

Seguindo estas informações, o aluno será tratado como um aluno regular do ponto de vista do diário de classe e do professor, podendo receber notas e faltas e sendo aprovado ou reprovado normalmente.

 

Finalização do curso de aluno especial

Quando o aluno especial termina de cursar todas as disciplinas que pretendia, ou dependendo de sua situação, tenha acabado o seu tempo possível de permanência na instituição (ex: o aluno especial será forçado a mudar-se e não poderá continuar mais na sua instituição), há duas formas possíveis de saída do aluno: considerando o aluno o curso como CANCELADO (voluntariamente, pelo próprio aluno ou não) ou como CONCLUÍDO (não recomendado, como se o aluno tivesse terminado um curso avulso).

Colocando o aluno como CANCELADO

Desta forma é entendido como que o aluno cancelasse o seu vínculo com a instituição, em um cancelamento voluntário ou compulsório.

Se você precisar caracterizar o término como Cancelamento Voluntário (partindo da instituição), acesse a Aplicação Registro Escolar –> Menu Procedimentos Acadêmicos –> Por Matrícula –>  Cancelamento Compulsório.

Já se a caracterização será de Cancelamento Voluntário (partindo do próprio discente), acesse a Aplicação Registro Escolar –> Menu Procedimentos Acadêmicos –> Por Matrícula –> Cancelamento Voluntário.

Colocando o aluno como CONCLUÍDO

Este procedimento deverá ser usado com muito cuidado, pois dá a entender que o aluno concluiu um curso e, devido a isto, não deverá ser usado jamais se o aluno foi matriculado em um curso regular, ou seja, o aluno especial tem de estar matriculado em um curso avulso, não especialmente criado para o seu caso individualmente, mas para qualquer aluno especial (utiliza-se, por exemplo, ‘Curso Avulso’ ou ‘Aluno Especial’, etc. na nomenclatura do curso criado para este fim).

Como para o Q-Acadêmico para um aluno receber a condição de ‘CONCLUÍDO’ no curso deverá ser cumprida uma matriz curricular, o procedimento aqui descrito consistirá  em criar uma matriz individualizada. O sistema verificará todas as disciplinas que o aluno cursou e obteve aprovação, independente de em quais cursos, matrizes e períodos elas eram efetivamente ofertadas/previstas, e as colocará dentro de uma matriz que, em tese só deverá ser usada para aquele caso específico.

O procedimento Gerar Matriz Curricular cria uma nova matriz curricular a partir das disciplinas cursadas e aprovadas de um aluno, distribuindo as disciplinas em períodos conforme os períodos letivos em que o aluno em questão as cursou. Por exemplo, uma disciplina cursada no primeiro período letivo de um aluno, ficará no período 1 da nova matriz; uma disciplina cursada no segundo período letivo do aluno ficará no período 2, e assim por diante.

As seguintes ações deverão ser executadas no Q-Acadêmico:

  1. Matricule o aluno normalmente, o coloque nos diários de classe e VERIFIQUE se o mesmo está com APROVAÇÃO em todas as disciplinas que cursou. A verificação aqui na verdade consiste em checar se os professores já lançaram as notas (já que o aluno sairá da instituição, não poderá ter notas lançadas após este período).
  2. Acesse o recurso de Gerar Matriz Curricular, localizado na aplicação Registro Escolar –> Menu Cadastros –> Gerar Matriz Curricular.  Localize a matrícula desejada e informe os dados de curso, estrutura de curso e período letivo para a criação da nova matriz.  Coloque a situação da nova matriz a ser criada como ‘Matriz em Vigor’. Clique no botão ‘Gerar’, na parte inferior da tela. O processo será executado, e a nova matriz criada. Anote o NÚMERO da nova matriz curricular, pois ela será importante em passos seguintes.
  3. Efetue a alteração da Matriz Curricular a que o aluno está associado, para isto, acessa a aplicação Registro Escolar –> Menu Procedimentos Acadêmicos –> Por Matrícula –> Mudar de Matriz Curricular.  Localize a matrícula do aluno e, no campo ‘Nova Matriz Curricular’ informe a matriz curricular que foi criada no passo 2. Após isto, clique no botão Confirmar para efetuar a mudança
  4. Efetue o fechamento do último período letivo do aluno. Isto deverá caracterizar a conclusão do curso do aluno. Se último período letivo do aluno já estava fechado, você pode ter que desfazer o fechamento do mesmo, tornando-o a fechar em seguida.
  5. Finalmente, para evitar que um outro aluno seja matriculado nesta matriz curricular criada para este aluno especial, dirija-se ao Cadastro de Matriz Curricular (Aplicação Registro Escolar –> Menu Cadastros –> Matriz Curricular), localize a matriz criada no passo 2, acima, e coloque a situação da mesma como ‘Matriz Desativada’.

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