Introdução

Um dos recursos que as instituições mais apreciam no Q-Acadêmico é o pedido de matrícula, recurso que permite que os próprios alunos, via Q-Acadêmico Web, escolham as disciplinas que cursarão no próximo período letivo.

Ao mesmo tempo que a configuração do recurso e o seu uso requiram bastante atenção, visto que pode mexer com a vida acadêmica do aluno (com grande potencial de dano em caso de a configuração não ser exatamente a que deveria ser feita para aquela etapa de pedido de matrícula), o fato de que esta configuração ocorre somente a cada início de período letivo pode fazer com que o usuário não se lembre das práticas corretas e, por isso, gostaríamos de elencar os principais pontos a serem observados, ao mesmo tempo em que explicamos as questões inerentes ao processo.

Sobre a ordem dos procedimentos a serem executados:

Em todo o sistema, espelhando o que ocorre no período letivo real de todas as instituições, há uma sequência ideal para que as coisas ocorram e sejam lançadas ou cadastradas no Q-Acadêmico. Devido a isto, destacamos qual ordem ideal das ações no sistema, o que a aplicação de cada passo propicia e a consequência do não observar esta característica:

Sobre o horário em que o pedido de matrícula se torna visível para os alunos:

Ao configurar cada etapa de pedido de matrícula em disciplinas é solicitado ao usuário que informe o período de datas em que o mesmo estará em vigor, sendo que a data de início da etapa não poderá ser igual à data de término da mesma (por exemplo, uma etapa que comece hoje não poderá terminar antes de amanhã).

Já em relação ao horário de início e final de cada etapa, o Q-Acadêmico traz sempre uma configuração padrão:

• Se o usuário ou setor responsável já colocou a etapa como ‘Liberada para Matrícula’ em data anterior à de início da etapa, ela será liberada para o acesso dos alunos automaticamente, às 0h00 do dia de início da etapa, e durando até as 23h59 do dia de término.
• Se o usuário responsável não liberou a etapa para matrícula em data até o dia anterior do pedido de matrícula, o pedido de matrícula não será oferecido para os alunos até o momento em que o mesmo entre na configuração da etapa do pedido de matrícula e coloque-a como ‘Liberada para Matrícula’. A partir deste momento a escolha de disciplinas se torna disponível, e os alunos terão até as 23h59 do dia de encerramento do pedido de matrícula para fazer as suas solicitações.

Cabem aqui, de toda forma, duas observações:

1. Estatísticas de uso do sistema Q-Acadêmico mostram que existe grande quantidade de acesso a pedidos de matrícula mesmo no período das madrugadas. Desta forma, mesmo que o setor de registro escolar/secretaria não esteja aberto neste horário, é interessante fazer a liberação da etapa para matrícula dos alunos em dia anterior ao do início do pedido de matrícula, de forma a que alunos possam efetuar seus pedidos tão logo quanto possível.

2. Não há forma de adiantar o horário de término da etapa de um pedido de matrícula. A única possibilidade é adiantar o dia de término, mas permanecendo a necessidade de pelo menos dois dias de ocorrência do pedido.

Sobre mudanças realizadas nos períodos anteriores dos alunos e seus impactos no pedido de matrícula atual

Com certa frequência ocorre de o registro escolar ou mesmo os professores fazerem correções nas notas ou frequência de alunos em períodos anteriores ao que o aluno se encontra (e para o qual está podendo fazer pedido de matrícula em disciplinas).

O sistema só exibe para os alunos, no pedido de matrícula, os diários em que possam, de fato, conseguir vaga. Ou seja, só serão exibidos diários de disciplinas que o aluno já possui pré-requisito (por crédito ou por disciplina) cumprido.

Desta forma, em uma situação de exemplo poderíamos considerar um aluno em cuja matriz curricular há no seu período atual do curso uma disciplina ‘B’ que possui como pré-requisito a disciplina ‘A’ que o aluno cursou no período letivo passado. Se o professor, em seus lançamentos de frequência e nota, tiver registrado que este aluno reprovou na disciplina ‘A’, o aluno não conseguirá visualizar qualquer diário da disciplina ‘B’ no seu pedido de matrícula.

Todavia, ainda no exemplo anterior, se o professor ou o aluno perceberem que há um erro nos dados do diário ‘A’, cursado no período passado, e corrigirem a informação gerando de fato a aprovação há a necessidade do reprocessamento das ofertas do aluno pelo procedimento localizado na aplicação Registro Escolar >> menu Procedimentos de Apoio >> Início de Período >> Pedidos de Matrícula >> Processar Ajuste de Ofertas.

Já para a situação contrária, em que o aluno estava Aprovado em um pré-requisito, e com as mudanças feitas pelo professor ele passou a ficar Reprovado, se o aluno já pediu a disciplina que agora não poderia cursar, no processamento dos pedidos de matrícula esta disciplina será negada por falta de pré-requisito cumprido. Adicionalmente, se o aluno tornar a entrar no pedido de matrícula depois desta reprovação em pré-requisito ser caracterizada, ele passará a não mais visualizar a disciplina que não tem pré-requisito cumprido.

Sobre as opções de oferta de disciplinas nas etapas

Ao configurar cada etapa de pedido de matrícula, o usuário pode escolher se, além das disciplinas obrigatórias e optativas da matriz curricular do aluno e em seu próprio curso, poderá também escolher outros tipos de disciplinas ou diários.

Abaixo listaremos a consequência de marcar cada opção, inclusive quando usadas em conjunto. Para informações sobre cada tipo de disciplina, consulte em nosso glossário as definições de disciplinas obrigatórias, optativas, eletivas, equivalentes e extra-curriculares.

Sobre o processamento do pedido de matrícula e as preferências para concessão de vaga

A seguir explicaremos, na ordem, o que é feito no processamento de cada etapa do pedido de matrícula. Aqui, você poderá entender também qual é a ordem de preferência para decidir quem ficará com vaga em um diário, caso o número de interessados que fizeram o pedido seja maior que o número de vagas disponíveis:

1. Antes de começar o processamento em si, o sistema limpa (exclui) processamentos anteriores da mesma etapa que eventualmente existam no banco de dados (se já foi executado o processamento desta etapa anteriormente). Normalmente, isto não deveria ser necessário, mas é um dispositivo de segurança para quando, por exemplo, uma execução anterior do processamento estava em execução e o usuário finalizou a aplicação (pode ter faltado energia) antes de completar a operação.
2. O sistema nega os pedidos que não alcançaram quantidade mínima de créditos a serem pedidos no pedido de matrícula. Esta regra depende de a sua instituição cobrar uma quantidade mínima de créditos (disciplinas que compõem a matriz curricular do aluno), para todos os alunos no pedido de matrícula. Tal regra força o aluno a escolher uma quantidade mínima de disciplinas, forçando o mesmo a dar andamento no curso, e evitando que o mesmo demore muito a completar seus estudos por pedir, por exemplo, só uma disciplina período letivo. É importante notar que ao negar o pedido de matrícula, o aluno ficará sem nada para cursar, e poderá ser considerado um provável evadido.
3. O sistema nega os pedidos de matrícula em disciplinas que o aluno não tenha conseguido o total de créditos necessários para cursar a mesma, quando na matriz curricular do aluno foi especificado (para cada disciplina individualmente) uma quantidade mínima de créditos que o aluno já tenha que ter obtido, em períodos letivos anteriores, antes de poder se matricular naquela disciplina que pediu.
4. São negados os pedidos de disciplinas para as quais os alunos até conseguiram visualizar o diário e pedir as disciplinas, mas na verdade não tem pré-requisitos cumpridos. Normalmente, quando um aluno entra no pedido de matrícula, apenas são exibidos para ele os diários que pode efetivamente cursar (já cumpriu pré-requisito ou a disciplina não exige nenhum). Este passo foca no tratamento daquele aluno que até teve aprovação em um pré-requisito, chegando a ver e pedir o diário da disciplina que tem pré-requisito, mas após este momento (e antes do processamento) o professor da disciplina que é requisito tenha efetuado ajustes nos dados dos diários, de forma que o aluno agora tenha ficado reprovado e passe à condição de pré-requisito não cumprido.
5. O sistema nega os pedidos de disciplinas equivalentes solicitadas, no caso de o aluno não ter cumprido os pré-requisitos da disciplina equivalente que está em sua matriz curricular
6. São negados pedidos de disciplinas que o aluno já tenha cursado e sido aprovado em outros períodos letivos. Esta situação é semelhante à do passo 4, acima, executado anteriormente, mas neste caso o ajuste que o professor fez foi mudar a reprovação do aluno para uma aprovação. Fora desta situação, ou seja, em condições normais, os alunos não verão diários de disciplinas que ele já tem cursado e sido aprovados.
7. Para todos os clientes em que é dada preferência a pedidos de matrícula de alunos finalistas
   (alunos que estão em situação tal que o permitiram pedir todas as disciplinas que faltam para concluir o curso), ocorre o processamento do pedido de matrícula destes alunos, priorizando as vagas pelo Coeficiente de Rendimento mais alto. Para os clientes que não privilegiam alunos que conseguiram pedir tudo aquilo que falta para terminarem o curso, significa que não há diferenciação entre alunos finalistas ou não, e por isto, nestes clientes este critério não será executado.
8. Processamento do pedido de matrícula dos alunos periodizados, com prioridade para os alunos com Coeficiente de Rendimento mais alto. São considerados periodizados os pedidos de matrícula dos alunos cujo período do diário coincide com o período atual do aluno. Se o aluno está periodizado normalmente em relação ao curso, mas pediu uma disciplina de período diferente ao que se encontra (uma disciplina de período à frente na sua matriz curricular) ele não será considerado periodizado para esta disciplina.
9. Processamento dos pedidos não periodizados (pedidos de disciplinas em períodos diferentes do período atual do aluno), priorizando as vagas pelo coeficiente de rendimento.
10. Verifica se houveram pedidos aceitos que não atenderam a Co-Requisito (que aluno tenha conseguido vaga em todas as disciplinas que são co-requisito ou ainda não tenham cumprido o co-requisito). Se esta situação existir, o pedido de matrícula da disciplina que não atendeu o co-requisito será negado (mesmo que o aluno tenha conseguido vaga no diário antes deste passo).

Observe que, para qualquer processamento de pedido de matrícula, também serão verificados os choques de horários (disciplinas em que o aluno entraria em conflito de horário, visto que ele não pode estar em duas salas e diários no mesmo dia e horário). Sempre que um choque de horários for detectado, o aluno aprovará apenas a matrícula da disciplina que o aluno posicionou primeiro (em ordem de preferência de cima para baixo) na lista de diários solicitados. O próprio aluno pode mover a sua preferência, para cima ou para baixo, independente da ordem em que realmente tenha adicionado as disciplinas na lista de solicitados.

Sobre os problemas mais comuns na utilização do pedido de matrícula

Destacamos abaixo alguns dos itens mais recorrentes que podem vir a atrapalhar a sua instituição processo de pedido de matrícula:

• Não configurar pré-requisitos ou co-requisitos de forma correta nas matrizes curriculares. Isto faria com que os alunos possam solicitar (e talvez até se matricular) em disciplinas que não deveriam, de fato, cursar neste momento.
• Não configurar o horário dos diários. Isto impede o sistema de realizar verificação de choque de horário entre as disciplinas pedidas pelo aluno e, desta forma, ele corre o risco de conseguir vaga em duas disciplinas que, na prática, serão lecionadas em mesmo dia e horário.
• Configurar de forma errada o padrão de horário da aulas. Isto pode fazer com que aponte um choque de horário quando na verdade o aluno deveria conseguir as vagas. Por exemplo, uma aula que dure 50 minutos e que tenha início às 7 da manhã, tem, na verdade, o seu início às 07:00:00.000, e seu término às 07:49:59.999, totalizando 50 minutos de aula ocorridos. Esta aula deveria ser cadastrada como de 07:00 às 07:49 (as outras informações de hora já ficam entendidas), e se for configurada como tendo término às 07:50 o sistema apontará choque de horário com outra aula que de fato começará às 07:50.
• Realizar alterações de horários nos diários participantes no meio do pedido de matrícula. Se o aluno fez o pedido antes da alteração do horário, ele pode não ficar sabendo que aquele diário mudou de horário e com isso não realizar o ajuste que seria necessário dentre as suas escolhas. Ele pode, inclusive, vir a reclamar com a coordenação de curso/registro escolar, se por ventura tal modificação acabar por colocá-lo em situação de choque de horários.
• Realizar alteração de situação dos alunos em disciplinas de períodos passados durante o pedido de matrícula. Conforme já informamos nas etapas que são realizadas no pedido de matrícula, os sistema verifica questões de pré e co-requisitos também no processamento em que é feito quem leva ou não as vagas. Mas ajuda muito ao discente o fato de ter todo o resultado de seus períodos anteriores corretos antes do pedido entrar em vigor, pois assim ele visualizará todas e somente as disciplinas que efetivamente poderá cursar.
• Não efetuar as matrículas a partir dos pedidos aceitos. Se o usuário, após efetuar o processamento da etapa, não clicar no botão de matricular os alunos nos diários a partir dos pedidos aceitos, ocorrerá que os alunos não serão alocados nos diários que pediram e conseguiram vaga, podendo correr o risco de ficar sem disciplina. Se outra etapa de pedido de matrícula entrar em vigor nesta situação, será como se a etapa anterior (a que teve a matrícula nos diários ignorada após o processamento) nunca tivesse ocorrido.