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Dicas, Q-Acadêmico

Dica 04 – Bloqueio de digitação de notas e frequência no a partir do link Notas e Faltas (Módulo Web Professor)

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Essa dica vai análise de mudança de cultura de controle de lançamento de aula diariamente na comunidade dos docentes.

Não quero em hipótese alguma mudar os procedimentos feitos atualmente, mas somente mostrar a funcionalidade e mostrar as vantagens de um controle mais consistente dos conteúdos ministrados.

Antes de falar do bloqueio primeiramente eu tenho que falar da geração das aulas que podem ser criadas pelo sistema.

  • Indicar o curso no calendário: Ao indicar para ao sistema que um curso fará parte do calendário o sistema vai inserir na guia Calendário das Etapas as etapas das estruturas de cursos que estão configuradas nas disciplinas das matrizes curriculares ativas.

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  • A datas de início e data final devem ser preenchidas. Obs: os campos Data Início Insc. E Data Final Insc. Serão abordadas em outra dica, pois faz parte de um processo diferente da
    geração de aulas.
  • Cadastro das datas especiais do calendário: É por este cadastro que o sistema vai levar em conta em quais dias ele irá gerar a aula do professor. Um exemplo meramente didático: Numa semana de aula do dia 25/08 a 29/08 e suponha que tenha um feriado no dia 27/08 e esse feriado não foi cadastrado e foi configurado o horário de aula do diário que o professor tem aulas nas segundas, quartas e sextas-feiras o sistema irá gerar a aula da quarta-feira.
    • Assim que for configurado o horário de aula dos diários o sistema vai gerar as aulas

Obs: Se for informado as datas das etapas e depois configurado os horários nos diários ou o contrário, ou seja, configurar os horários de aula nos diários e depois informar as datas das etapas não faz diferença. O sistema irá mesmo assim gerar as aulas.
Com a introdução de como gerar as aulas para os professores, agora vou para a parte mais fácil da dica. Como bloquear que o professor digite notas e faltas diretamente no link Notas e Faltas.

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Na guia cursos do calendário:

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Marcar os campos Restringir o lançamento direto de notas na web e Restringir o lançamento direto de faltas na web. O bloqueio é imediato.

Pode-se bloquear um ou outro. Configurar conforme a necessidade.

Vou mencionar o campo Exigir que os alunos atualizem seus cadastros mesmo sendo ele fora do escopo da dica: Obriga o aluno a atualizar seu cadastro no primeiro acesso após a marcação do campo. Atenção: Isso não quer dizer que ele vai atualizar corretamente. Ele pode por exemplo falar que o bairro dele é “meu bairro” e enviar.
Obs: Para toda solicitação de atualização de dados cadastrais feita pelo módulo Web  entrar em vigor, é preciso antes passar por um aceite feito através da caixa de mensagem do sistema.

Vantagens do Bloqueio:

  • Controle mais precisos dos conteúdos ministrados pelo professor, além de ter mais informações de relatórios gerenciais do sistema;
  •  Lançamento obrigatório de todas as avaliações dadas em sala de aula, seja prova trabalhos ou exercícios, além de que na apropriação das avaliações lançadas o professor tem a flexibilidade de computar a média de uma determinada etapa com as opções abaixo:

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  • Os cálculos disponíveis estão descritos a seguir;
    • Soma: Soma de todas as notas das avaliações;
    • Média Aritmética: Soma das notas das avaliações e divididas pela quantidade de avaliações;
    • Média ponderada: Ao criar uma avaliação o professor defini o peso de cada avaliação. Portanto é a soma de cada avaliação, multiplicada pelo respectivo peso e dividido pela somatória dos pesos.
    • Maior nota: Maior nota entre as avaliações;
    • Soma com pesos: Multiplica-se a nota da avaliação pelo seu respectivo peso e faz soma de todas as avaliações

Desvantagem:

Quando o diário é de uma etapa somente. Em caso de bloqueio o professor será obrigado a cadastrar uma avaliação para apropriar sendo que ele poderia acessar o link Notas e Faltas diretamente. A ressalva aqui é: Mesmo o diário sendo de etapa única, mesmo assim o professor em sala de aula pode ter a necessidade de ministrar várias avaliações para gerar a média da etapa. Esse cenário deve ser levado em conta.

Observações Gerais:

  • Este bloqueio deve ser planejado com cautela. Apesar de ter muito mais vantagens dentro do gerenciamento de aulas do que desvantagens é uma mudança de cultura. Portanto a ressalva
    de um planejamento e divulgação;
  • Os bloqueios são feitos por curso;
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Dica 03 – Quando o sistema não gera diários para uma turma?

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Muitas vezes ao gerar uma turma, seja pelo procedimento de geração de turma ([Registro Escolar] Cadastros >> Geração de Turmas >> Turmas do Período Corrente) ou pelo próprio cadastro de turma ([Registro Escolar] Cadastros >> Turmas) o sistema pode não gerar os diários. Quando isso acontece é por que houve a utilização indevida do sistema.

Serão listadas abaixo todos as possíveis falhas de uso:

  • Não há disciplinas configuradas na matriz curricular;
  • As disciplinas podem estar configuradas com uma habilitação diferente da habilitação dos alunos que foram matriculados. Isso pode acontecer quando o curso possui mais de uma habilitação. Se os alunos forem todos matriculados na habilitação A e as disciplinas da matriz curricular foram cadastradas na habilitação B, o sistema irá entender que não há alunos para cursar as disciplinas e não irá gerar os diários. É equivalente a não ter disciplinas configuradas
    na matriz curricular;
  • Quando o curso não está associado a um calendário. Este caso é mais raro, pois não consegue-se matricular os alunos;
  • Quando o curso é modular e o módulo não está associado as disciplinas;
  •  Quando o curso é modular e o aluno não escolheu o módulo na  renovação da matrícula;

Quando acontecer de não gerar diários para uma turma, a conferência das configurações pode ser feita nessa ordem.
Para saber se os alunos estão na habilitação correta pode usar como forma de consulta a funcionalidade [Registro Escolar] Cadastros>>Geração de Turmas>>Turmas do Período Corrente, que o sistema faz a contagem dos alunos por curso, período, módulo, habilitação e turno.

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Dicas, Q-Acadêmico

Dica 02 – Não use o Cadastro de Matrícula!

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Essa dica vem com o intuito de esclarecer o por que de não usar o cadastro de matrículas. E antes de começar a explicar quais procedimentos devem ser usados vou contar o motivo desse cadastro existir.

Nas primeiras versões do sistema, esse cadastro servia para principalmente consultar algumas informações e também para inclusão e edição de outras informações, como inclusão de períodos, dados de diploma, entre outros. Com a evolução do sistema essas informações que eram atualizadas pelo cadastro ganharam procedimentos específicos que garantem a consistência dos dados.

Nunca é demais dizer que o cadastro de matrícula não faz nenhuma checagem de consistência, podendo ser alterado a qualquer momento(desde que se tenha permissão) sem qualquer critério de checagem de dados.

Ressalto com bastante ênfase que o cadastro de matrículas nunca deve ser usado. Para isso a Qualidata criou procedimentos específicos para cada informação do cadastro. Esses procedimentos garantem a consistência dos dados, bem como alerta sobre como resolver.

Em caso de consultas sempre usar a consulta de dados do aluno que é muito mais completa.

Com relação a situação do aluno, seja de matrícula ou do período, sempre devem ser alteradas pela tomada de decisão do sistema. O sistema sempre sabe quando deve alterada e para qual situação será alterada.

Caso haja situações onde não condizem com a realidade, sugiro sempre entrar em contato com os analistas do suporte da Qualidata para que seja dada a devida orientação. A grande maioria dos casos são resolvidos pelo sistema, com exceções de dados migrados ou por inconsistências geradas pelo uso indevido.

Com relação a geração da matrícula do aluno ela pode ser gerada de duas formas atualmente, sendo:

      • Sugerida pelo sistema: Ao definir o curso pelos procedimentos de matrículas do sistema e se o curso estiver em um calendário é sugerido a matrícula no formato: [ANO LETIVO DE INGRESSO][PERÍODO LETIVO DE INGRESSO][CÓDIGO DO CURSO][DÍGITO CONTROLADOR]. O dígito controlador garante que a matrícula do aluno foi gerada pela Q-Acadêmico;
      • Manualmente: Ao sugerir quem está fazendo a matrícula pode editá-la da forma como desejar ou de acordo com um padrão adotado. Neste caso não haverá o dígito controlador, que consequentemente não pode ser validado pelo Q-Acadêmico. No entanto haverá o registro do log de sistema.

Obs: A customização da matrícula deve ser feita no momento em que o sistema sugere a matrícula em qualquer procedimento de matrícula, seja matrícula por Processo Seletivo, por Transferência, por Matrícula Direta, Matrícula Direta em Turma ou Alunos Existentes. É necessário ter acesso de controle total nas funcionalidades de matrícula para a edição. Caso se conclua a matrícula e depois altere pelo cadastro de matrícula o sistema não vai alterar a senha. A saber: A senha do aluno é uma criptografia do número 123 tendo como chave a matrícula do aluno gerada no procedimento de matrícula. Quando o aluno acessa pela primeira vez na área restrita da Web o sistema obriga a ele cadastrar uma nova senha e novamente é criptografada com a senha que ele informou tendo como chave a matrícula.

Então aqui começaremos com o mapeamento dos campos do cadastro de matrícula com seu respectivo procedimento. Lembrando que no cadastro de matrícula não há nenhuma validação de dados, o que pode facilmente gerar inconsistências críticas nos dados do aluno.

Versão 3.0

  1. Alteração de campo matrícula: Alterar sempre pelos procedimentos de matrículas como já orientado acima. Caso haja a necessidade de alteração pelo cadastro, deve ser reiniciado a senha pela consulta de dados do aluno;
    • [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Matrícula de Ingressantes>>Matrícula Direta, CDU 115;
    • [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Matrícula de Ingressantes>>Alunos Existentes, CDU 187;
    • [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Matrícula de Ingressantes>>Matrícula Direta em Turma. CDU 301;
    • [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Matrícula de Ingressantes>>Processo Seletivo, CDU 114;
    • [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Matrícula de Ingressantes>>Transferência, CDU 115;
  2. Ano de Ingresso e Período de Ingresso: Nunca deve ser alterado;
  3. Aluno: Nunca deve ser alterado. Ao alterar  o campo aluno, será perdido todas as informações dos dois alunos;
  4. Alteração do campo Curso: Sempre usar o procedimento de Transferência Interna. [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Cancelar Procedimentos – Por Matrícula>>Transferência Interna, CDU 65;
  5. Alteração do campo Turno: O sistema sempre altera o campo turno do aluno, ao inserir o aluno numa turma ou matriculá-lo num diário. Em casos de cursos por crédito o sistema sempre atualiza o turno para o turno onde ele foi aceito na maior quantidade de disciplinas;
  6. Polo Municipal: O polo é definido na matrícula do aluno e em caso de alteração, usar o procedimento [Ensino à Distância] Procedimentos>>Alterar Polo EAD de Alunos, CDU 1046. Esse procedimento também contempla os alunos que por ventura não foi informado o polo no ato da matrícula;
  7. Alteração do campo Matriz Curricular: Sempre usar o procedimento de transferência de matriz curricular. [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Procedimentos Acadêmicos – Por Matrícula>>Mudar de Matriz Curricular, CDU 156;
  8. Alteração do campo Habilitação: Usar o procedimento e transferência de matriz curricular. Selecionar a mesma matriz e trocar a habilitação. [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Procedimentos Acadêmicos – Por Matrícula>>Mudar de Matriz Curricular, CDU 156;
  9. Alteração dos campos de Inclusão / Exclusão e Per. Letivo: Esse caso de uso está em processo de descontinuação. Ainda está disponível no sistema, mas orientamos a não utilizá-lo. Nossa orientação é sempre entrar em contato com o suporte para orientações e também para identificarmos se há necessidade de algum ajuste. Para maiores detalhamentos orientamos a ler a documentação na nossa base de conhecimento;
  10. Campos de observações: Sempre usar na consulta de dados do aluno, clicar com o botão direito do mouse em qualquer lugar da janela e acessar a opção Atualizar Observações. Não é necessário ter permissão especial para alteração dessas informações. Apenas ter acesso a consulta de dados do aluno.
    1. São eles:
      • Observações Gerais
      • Observações de histórico;
      • Observações em destaque: Na consulta de dados do aluno essa observação vai aparecer depois do nome do aluno entre parênteses;
      • Resultado do processo seletivo;
  11. Pelo procedimento [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Por Matrícula>>Atualizar Dados da Matrícula, CDU 1105, é possível atualizar as seguintes informações:
    • Forma de ingresso:
    • Reserva de Vaga:
    • Regime de Internato;
    • Concomitância;
    • Qualificação de Mestrado
      1. Limite;
      2. Exame
      3. Qualificação;
    • Bolsa Família;
    • Bolsa Escola;
  12. Atualizar os campos do diploma: O sistema se encarregar de fazer isso ao gerar o diploma e ao fazer a colação de grau, respectivamente. No entanto se o módulo de diploma não é usado, mesmo assim pode usar a funcionalidade[Diploma] Procedimentos>>Atualizar Dados do Diploma, CDU 398 e para colação de grau [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Colação de Grau, CDU 275;
  13. Botão de Proficiência em Línguas: Usar sempre o procedimento de aceleração de estudos. [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Procedimentos Acadêmico – Por Componente curricular>>Aceleração de Estudos, CDU 127 ou [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Proficiências em Idiomas, CDU 273;
  14. Botão Projetos Finais: Sempre usar o cadastro de projetos finais. [Registro Escolar] Cadastros>>Projetos Finais>>Cadastro, CDU 120;
  15. Exclusão de  uma matrícula do sistema totalmente: Usar o procedimento [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Por Matrícula>>Excluir Matrícula Totalmente do Sistema, CDU 1041;

Essas são as orientações sobre o uso do sistema. A qualquer momento estamos a disposição para analisar e sanar qualquer dúvida.

Dicas, Q-Acadêmico

Dica 01 – Justificativa e Abono de Faltas de Alunos

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Introdução

Professores a alunos podem ter suas faltas justificadas. Nessa dica abordaremos a justificativa de aulas bem como seu abono. A justificativa de faltas pode ser realizada através do módulo de Registro Escolar.

O procedimento de justificativa (e abono, quando for o caso) é executado pelo Registro Escolar ou outro setor com acesso autorizado. Tem por objetivo dar entrada no Q-Acadêmico das informações referentes ao processo de justificativa/abono que já tenha transitado internamente na organização.

No caso dos professores, a justificativa tem o intuito de controle do gerenciamento interno somente. Não há nenhum processamento em relação as aulas lançadas. Existe a possibilidade de emissão de relatório referente a essa informação. Esta opção também está presente no módulo de registro escolar.

No caso dos alunos, a justificativa pode ter por objetivo registrar a ausência do aluno bem como, quando necessário, ABONAR a falta. Nesse caso (abono) as faltas lançadas pelo professor continuarão no sistema, mas não serão consideradas para o cômputo do percentual de frequência.

No caso dos alunos caso a justificativa tenha por objetivo realizar o abono das faltas do mesmo, é necessário que o professor faça na área restrita:

  • O lançamento da(s) aula(s) e respectivamente a(s) falta(s) do(s) aluno(s) e que;
  • As justificativas sejam também feita(s) no(s)mesmo(s) dia(s) do lançamento do professor.

Dependendo do modelo de cálculo de percentual de frequência, o sistema irá controlar o abono de duas formas distintas:

  • Quando o percentual de frequência é global, ou seja, o aluno ficará aprovado se cumprir “X” % da soma da frequência de todas as disciplinas cursada por ele em um determinado período letivo: Neste caso o resultado será avaliado somente no fechamento do período. O sistema irá abonar as faltas do aluno. As faltas lançadas pelo professor continuarão no sistema, mas como há justificativa o sistema não considera a(s) falta(s) lançada(s) para o cômputo do percentual de frequência;
  • Quando o percentual de frequência é calculo individualmente para cada disciplina: Neste caso o sistema fará o abono também individualmente e não precisará passar pelo fechamento de período para ser calculado a situação na disciplina. No entanto não é isento de passar pelo procedimento de fechamento, pois é necessário que o sistema mude a situação do período do aluno, além de criar o próximo período;

Como funciona

  • Consultando os dados do aluno Fulano de Tal, são apresentadas as aulas cujo conteúdo foi lançado pelo professor.

  • Tendo ocorrido o lançamento do conteúdo, é possível abonar/justificar uma aula utilizando o caso de uso ‘Justificar Ou Abonar Faltas’ do aluno.

  • Tendo localizado o aluno em questão (Fulano de Tal) o usuário seleciona a aula em “Disciplinas do aluno no dia…” e clica em ‘Abonar’ ou ‘Justificar Sem Abonar’

  • O Q-Acadêmico efetua o processamento e indica ao usuário

  • Na Aba ‘Justificativas Existentes’ é possível visualizar quais aulas foram justificadas e quais foram abonadas para o aluno em questão.

Exemplo

Considerando o aluno apresentado Fulano de Tal apresentado anteriormente em “Como Usar” vimos que este aluno teve:

  • Uma aula ocorrida no dia 05/09/2017 da disciplina Teoria Geral do Turismo que foi abonada e;
  • Uma aula ocorrida no dia 05/09/2017 da disciplina Introdução ao Turismo e Hospitalidade que não foi abonada.

Veremos abaixo as consequências dessas ações para o aluno no Q-Academico

Exemplo – Aula abonada

  • Aqui visualizamos o diário (com o dia ministrado e registrado pelo professor) relativo a disciplina Teoria Geral do Turismo do aluno Fulano de Tal. Como vimos anteriormente essa aula (referente a 05/09/2017) foi abonada.

  • Repare que esse diário tem CH de 54 aulas, porém a hora relógio dessa aula é de 45 minutos, portanto o professor tem que ministrar pelo menos 72 aulas, sendo que o limite do aluno é de 18 faltas (25%). Com 20 faltas, Fulano de Tal fica no limite das 18 faltas pois foram justificadas com abono um dia de duas aulas. Isso lhe garante a situação de aprovado. São apresentadas 20 faltas, mas somente 18 são consideradas para o cômputo do percentual de frequência.

  • Já com 21 faltas, Fulano de Tal já fica reprovado, porque mesmo com o abono de duas aulas ele ficou com 19 faltas, passando assim dos 25% de faltas permitidas para a disciplina.

Exemplo – Aula não abonada

  • Como vimos anteriormente, uma aula ocorrida no dia 05/09/2017 da disciplina Introdução ao Turismo e Hospitalidade do aluno Fulano de Tal não foi abonada.

  • Veja que esse dia foi justificado, mas não foi abonado. Partindo do mesmo conceito da disciplina com relação a carga horária é o mesmo cálculo. Portanto com 19 faltas ele já ultrapassa o limite e fica reprovado por falta. Como a falta não foi abonada, esta conta integralmente para cômputo do percentual de frequência. Se a mesma fosse abonada, essa situação se alteraria. Neste caso de registro da justificativa com abono após o lançamento das faltas é necessário fazer o reprocessamento do diário.