Para impressão do calendário acadêmico basta ter acesso ao Caso de Uso: 1020 – Imprimir Calendário Acadêmico.
Observações:
Conforme o curso, a colação de grau é um requisito de conclusão de curso. Portanto, para o que o sistema entenda que o aluno passará para a situação final de Formado é necessário registrar o aluno numa colação de grau.
#Versão 3.0
É necessário informar ao sistema pelo cadastro de cursos, no campo Colação de Grau as seguintes opções:
Obs: Módulo de Seminários e Eventos será tratado em outras dicas e vale somente para esta versão.
Para quem usa o módulo de Eventos e Seminários: [Seminários e Eventos] Procedimentos >> Colação de Grau
Registrando uma Colação de Grau:
[Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos >> Colação de Grau
Regras do procedimento:
#Versão 2.0
Diferenças com relação a versão 3.0:
Hoje o assunto é um relatório muito usado no Q-Acadêmico. A listagem de aluno [Registro Escolar] Relatórios de Alunos >> Listagem de Alunos.
Iriei segmentar o relatório e mostrar quais são suas funções principais:
Tipos de Relatórios
Agrupamentos
Os agrupamentos servem para separar os dados conforme a opção selecionada.
Exemplo nº 1: Se é solicitado um Listagem Simples com agrupamento por Instituição o sistema irá separar os alunos por instituição destacando com uma linha cinza o nome da instituição
Exemplo nº 2: Num agrupamento de Curso e Período pé conveniente fazer o filtro de instituição, para não gerar muita confusão.
Exemplo nº 3: Num agrupamento por instituição não faz sentido fazer filtro de instituição.
Os critérios de ordenação sempre serão ou por Nome do aluno ou pela matrícula.
Tipos de Filtros
Filtros Simples: São os filtros cujo nomes estão na preta, sem destaque de negrito. São filtros onde se consegue somente filtrar apenas um valor. Por exemplo o filtro de curso, só há como filtrar um curso por vez.
Filtros de Multi-seleção: São os filtros cujos nomes estão na cor vermelha, sem destaque de negrito. Nesse tipo de filtro é possível filtrar por mais de um valor por vez. Seguem imagens abaixo:
Clicar no nome para habilitar o filtro
Clicar no botão com o sinal de ‘+’
Neste caso o sistema irá filtras pelos campi listados ao lado direito.
Formatos de relatórios:
São listagens em formato de etiquetas que devem seguir a uma configuração pré-determinada ao clicar no botão visualizar o imprimir:
Filtros para necessidades especiais:
Este tipo de divergência pode gerar um transtorno na digitação de notas feita pelo professor, para alguns alunos a média é computada de uma forma e para outros a média se faz computada de forma
totalmente diferente.
Pois bem! O que pode, então, gerar essa inconsistência tão grave?
A inconsistência pode acontecer quando, por exemplo, seguem-se estes passos:
Consertar a inconsistência é fácil. Não é comum, mas é totalmente possível fazer tal alteração.
Como identificar
A forma do mais eficaz é o professor na hora da digitação das notas ficar atento ao cálculo das médias e avisar imediatamente ao registro.
Neste momento do lançamento das notas ele perceberá que alguns alunos terão a média diferente do esperado e nesse caso há uma probabilidade muito grande ser ser essa divergência.
Como conferir e solucionar
#Versão 3.0
Usar o procedimento [Registro Escolar] Procedimentos de Apoio >>Ajustar Estrutura de Curso nos Diários dos Alunos
#Versão 2.0
Usar o procedimento [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos – Por Componente Curricular >>Ajustar Estrutura de Curso nos Diários dos Alunos
Percebam, na tela abaixo, que a estrutura do diário é 1 – Superior ,já as do Alunos é 20 Pós-graduação Stricto Sensu. Isso aconteceu por que foi alterado a estrutura de curso no diário após a matrícula dos alunos.
A forma de ajustar é escolher se vai ser ajustado tomando como base a estrutura do diário ou a estrutura da matriz.
Para finalizar o ajuste processar para os alunos selecionados.
Neste caso, você só poderá padronizar com base na estrutura do diário. Por que? Por que a estrutura da matriz curricular está, configurada com a estrutura de curso 20 Pós-graduação Stricto
Sensu, ou seja, não está divergindo.
Configuração da disciplina na matriz
A atenção aqui deve ser voltada para o seguinte cenário: Se houve a alteração no diário é porque, teoricamente, os professores vão esperar que as médias sejam calculadas de acordo com a estrutura
1 – Superior, mas não é assim que o sistema funciona.
Para o processamento das médias o sistema se baseia na estrutura de curso do aluno.
Há um cenário ainda mais crítico, que é quando a estrutura de curso, após a matricula dos alunos é alterada tanto na disciplina da matriz curricular e no diário.
Divergências entre alunos e diário
Divergência entre alunos e matriz curricular
Neste caso cabe uma análise se o ajuste será com base na matriz ou com base no diário.
Atenção: Também deve ser analisado se o que foi alterado na matriz e/ou no diário são alterações corretas. Se não for, deve ser corrigir na matriz e no(s) diário(s).
O procedimento de ajuste em lote é, somente, para ajustar sempre a estrutura de curso da matrícula dos alunos baseando na estrutura do diário ou da matriz curricular.
Até a próxima dica.
Hoje a dica é bem tranquila, mas é bem importante para entendimento de como o sistema faz as análises no processamento de fechamento de período. Antes, porém, gostaria de mostrar a consulta de resumo da estrutura de cursos.
Antes de mais nada, queria dizer que essa consulta é sim para mostrar que numa possível alteração da estrutura seja essa alteração correta ou incorreta pode acarreta num transtorno em cascata para muitos dados. Dados significa alunos e seus históricos.
E pela natureza da alteração da estrutura, quando é alterada, você só terá noção do problema meses depois quando for proceder com o fechamento.
Essa consulta existe somente na versão 3.0
Para essa estrutura de curso:
O sistema traz esse resumo:
Com a possibilidade de Visualizar os detalhes expandindo:
(Imagens meramente ilustrativas)
Pode ser acessado do cadastro de estrutura de curso em [Configuração] Configurações>>Estruturas de Curso e para quem não tem acesso ao cadastro existe a consulta em [Registro Escolar] Consultas>>Estatísticas Estrutura de Curso.
O objetivo desse resumo é para que haja um parâmetro de mensuração dos dados que serão impactados.
Agora vou mostrar, baseado na matriz curricular onde que a estrutura de curso é usada e como é usada.
No fechamento do aluno o sistema leva em consideração a estrutura de curso da matriz curricular para os cálculos referentes aos:
A estrutura de curso configurada nas disciplinas que fazem parte da matriz curricular:
Será usada como informação padrão para geração dos diários e também será usada para calcular a médias de cada etapa, se o aluno está ou não de prova final, cálculo da média final. Tudo de acordo com cada configuração mostrada abaixo.
Essa dica vai análise de mudança de cultura de controle de lançamento de aula diariamente na comunidade dos docentes.
Não quero em hipótese alguma mudar os procedimentos feitos atualmente, mas somente mostrar a funcionalidade e mostrar as vantagens de um controle mais consistente dos conteúdos ministrados.
Antes de falar do bloqueio primeiramente eu tenho que falar da geração das aulas que podem ser criadas pelo sistema.
Obs: Se for informado as datas das etapas e depois configurado os horários nos diários ou o contrário, ou seja, configurar os horários de aula nos diários e depois informar as datas das etapas não faz diferença. O sistema irá mesmo assim gerar as aulas.
Com a introdução de como gerar as aulas para os professores, agora vou para a parte mais fácil da dica. Como bloquear que o professor digite notas e faltas diretamente no link Notas e Faltas.
Na guia cursos do calendário:
Marcar os campos Restringir o lançamento direto de notas na web e Restringir o lançamento direto de faltas na web. O bloqueio é imediato.
Pode-se bloquear um ou outro. Configurar conforme a necessidade.
Vou mencionar o campo Exigir que os alunos atualizem seus cadastros mesmo sendo ele fora do escopo da dica: Obriga o aluno a atualizar seu cadastro no primeiro acesso após a marcação do campo. Atenção: Isso não quer dizer que ele vai atualizar corretamente. Ele pode por exemplo falar que o bairro dele é “meu bairro” e enviar.
Obs: Para toda solicitação de atualização de dados cadastrais feita pelo módulo Web entrar em vigor, é preciso antes passar por um aceite feito através da caixa de mensagem do sistema.
Vantagens do Bloqueio:
Desvantagem:
Quando o diário é de uma etapa somente. Em caso de bloqueio o professor será obrigado a cadastrar uma avaliação para apropriar sendo que ele poderia acessar o link Notas e Faltas diretamente. A ressalva aqui é: Mesmo o diário sendo de etapa única, mesmo assim o professor em sala de aula pode ter a necessidade de ministrar várias avaliações para gerar a média da etapa. Esse cenário deve ser levado em conta.
Observações Gerais:
Muitas vezes ao gerar uma turma, seja pelo procedimento de geração de turma ([Registro Escolar] Cadastros >> Geração de Turmas >> Turmas do Período Corrente) ou pelo próprio cadastro de turma ([Registro Escolar] Cadastros >> Turmas) o sistema pode não gerar os diários. Quando isso acontece é por que houve a utilização indevida do sistema.
Serão listadas abaixo todos as possíveis falhas de uso:
Quando acontecer de não gerar diários para uma turma, a conferência das configurações pode ser feita nessa ordem.
Para saber se os alunos estão na habilitação correta pode usar como forma de consulta a funcionalidade [Registro Escolar] Cadastros>>Geração de Turmas>>Turmas do Período Corrente, que o sistema faz a contagem dos alunos por curso, período, módulo, habilitação e turno.
Essa dica vem com o intuito de esclarecer o por que de não usar o cadastro de matrículas. E antes de começar a explicar quais procedimentos devem ser usados vou contar o motivo desse cadastro existir.
Nas primeiras versões do sistema, esse cadastro servia para principalmente consultar algumas informações e também para inclusão e edição de outras informações, como inclusão de períodos, dados de diploma, entre outros. Com a evolução do sistema essas informações que eram atualizadas pelo cadastro ganharam procedimentos específicos que garantem a consistência dos dados.
Nunca é demais dizer que o cadastro de matrícula não faz nenhuma checagem de consistência, podendo ser alterado a qualquer momento(desde que se tenha permissão) sem qualquer critério de checagem de dados.
Ressalto com bastante ênfase que o cadastro de matrículas nunca deve ser usado. Para isso a Qualidata criou procedimentos específicos para cada informação do cadastro. Esses procedimentos garantem a consistência dos dados, bem como alerta sobre como resolver.
Em caso de consultas sempre usar a consulta de dados do aluno que é muito mais completa.
Com relação a situação do aluno, seja de matrícula ou do período, sempre devem ser alteradas pela tomada de decisão do sistema. O sistema sempre sabe quando deve alterada e para qual situação será alterada.
Caso haja situações onde não condizem com a realidade, sugiro sempre entrar em contato com os analistas do suporte da Qualidata para que seja dada a devida orientação. A grande maioria dos casos são resolvidos pelo sistema, com exceções de dados migrados ou por inconsistências geradas pelo uso indevido.
Com relação a geração da matrícula do aluno ela pode ser gerada de duas formas atualmente, sendo:
Obs: A customização da matrícula deve ser feita no momento em que o sistema sugere a matrícula em qualquer procedimento de matrícula, seja matrícula por Processo Seletivo, por Transferência, por Matrícula Direta, Matrícula Direta em Turma ou Alunos Existentes. É necessário ter acesso de controle total nas funcionalidades de matrícula para a edição. Caso se conclua a matrícula e depois altere pelo cadastro de matrícula o sistema não vai alterar a senha. A saber: A senha do aluno é uma criptografia do número 123 tendo como chave a matrícula do aluno gerada no procedimento de matrícula. Quando o aluno acessa pela primeira vez na área restrita da Web o sistema obriga a ele cadastrar uma nova senha e novamente é criptografada com a senha que ele informou tendo como chave a matrícula.
Então aqui começaremos com o mapeamento dos campos do cadastro de matrícula com seu respectivo procedimento. Lembrando que no cadastro de matrícula não há nenhuma validação de dados, o que pode facilmente gerar inconsistências críticas nos dados do aluno.
Versão 3.0
Essas são as orientações sobre o uso do sistema. A qualquer momento estamos a disposição para analisar e sanar qualquer dúvida.
Professores a alunos podem ter suas faltas justificadas. Nessa dica abordaremos a justificativa de aulas bem como seu abono. A justificativa de faltas pode ser realizada através do módulo de Registro Escolar.
O procedimento de justificativa (e abono, quando for o caso) é executado pelo Registro Escolar ou outro setor com acesso autorizado. Tem por objetivo dar entrada no Q-Acadêmico das informações referentes ao processo de justificativa/abono que já tenha transitado internamente na organização.
No caso dos professores, a justificativa tem o intuito de controle do gerenciamento interno somente. Não há nenhum processamento em relação as aulas lançadas. Existe a possibilidade de emissão de relatório referente a essa informação. Esta opção também está presente no módulo de registro escolar.
No caso dos alunos, a justificativa pode ter por objetivo registrar a ausência do aluno bem como, quando necessário, ABONAR a falta. Nesse caso (abono) as faltas lançadas pelo professor continuarão no sistema, mas não serão consideradas para o cômputo do percentual de frequência.
No caso dos alunos caso a justificativa tenha por objetivo realizar o abono das faltas do mesmo, é necessário que o professor faça na área restrita:
Dependendo do modelo de cálculo de percentual de frequência, o sistema irá controlar o abono de duas formas distintas:
Considerando o aluno apresentado Fulano de Tal apresentado anteriormente em “Como Usar” vimos que este aluno teve:
Veremos abaixo as consequências dessas ações para o aluno no Q-Academico
