Continuando as dicas de mensagem do sistema, hoje vou falar sobre a caixa de mensagem e suas funcionalidades. Vou falar como elas podem ser enviadas, dos recursos mais importantes e como gerenciar essas mensagens.

Vou dividir a a explicação em Mensagens Normais referindo-se as mensagens que precisam de interação da pessoa e Mensagens Automáticas referindo-se, como o nome já sugere, as mensagens enviadas automaticamente sem a necessidade de interação de uma pessoa.

Como ter acesso a visualização desse tipo de mensagem

As mensagens são direcionadas as pessoas, no caso da versão 2.0 que estão configurados na Gerência e/ou coordenadoria, no caso da versão 3.0 nos Departamentos e suas permissões herdadas(vide Dica 15) da pessoa que, por exemplo fizer uma solicitação de alteração de dados cadastrais.

Além dessa configuração na conta de acesso da pessoa, ainda é necessário ter acesso aos casos de uso abaixo, sendo que cabe uma análise prévia para saber o que cada pessoa pode ter como permissão.

N° do Caso de Uso	Descrição do Caso de Uso
20001	Mensagem de um usuário a outro usuário
20002	Entrega de diário (Mensagem automática enviada quando o professor entrega o diário.)
20003	Solicitar Relançamento (Mensagem enviada quando o professor solicita relançamento do diário).
20004	Resposta Solicitar Relançamento (Enviada quando se libera ou não o relançamento do diário.)
20005	Solicitar Alteração do Diário(Enviada quando o professor solicita alteração dos dados do diário.)
20006	Resposta Solicitar Alteração do Diário
20007	Notificação de alteração dos dados do diário
20008	Tomar Posse da Etapa do Diário
20009	Alterar Dados Alunos via atendimento pela caixa e mensagem
20010	Resposta Alterar Dados Alunos.
20011	Alterar Dados Professor via atendimento pela caixa e mensagem
20012	Resposta Alterar Dados Professor
20013	Pedido de alteração de notas de período anterior
20014	Alterar dados empresa via atendimento pela caixa e mensagem
20016	Solicitar Documento Eletrônico

Ao passo que se uma pessoa tiver acesso a todos departamentos(no caso da versão 3.0) ou a todas gerencias e coordenadorias(no caso da versão 2.0) e também tiver acesso a todos os campi, além de ter acesso a todos os casos de uso acima, ela recebera todas mensagens da instituição sem restrições.

Tipos de Mensagem

• Aguardando resolução: Mensagens recebidas;
• Resolvidas Por mim: Quando há alguma ação na mensagem, seja aceita ou negar mensagem, apagar, etc.;
• Resolvidas por Outros: Uma mensagem pode ser enviada para várias pessoas dependo das configurações citada no tópico acima, sendo assim uma solicitação de alteração cadastral, pode ser atendida por uma outra pessoa e o sistema indicará essa ação na sua caixa de mensagem
• Notificações: Registro de entrega de diário eletrônicos; Recebimento dos aceites ou negativas de solicitações, etc.;
• Comunicados: Mensagens para usuário usando os recursos da Dica 17

Caixa de Mensagens

Mensagens Normais

Solicitação de alteração de dados cadastrais: A funcionalidade existe disponíveis nos módulos de professores e alunos, podendo ser liberados através da função do módulo de segurança para funcionalidades de casos de usos da Web. Ao solicitar uma alteração o sistema envia uma mensagem para quem pode visualizar e essa mensagem é uma com aceite, ou seja para que os dados solicitados sejam efetivados no cadastrado é necessário passar por um crivo e ser aceito.

Solicitação feito pela pessoa

Caixa de mensagens com o recebimento das solicitações. Para ficar mais didático solicitei duas alterações com informações diferentes

Primeira solicitação

Segunda Solicitação

Percebem que como a primeira solicitação não foi aceita a segunda solicitação veio com informações acumuladas.
Ao aceitar as mensagens foram para sessão Resolvidas por mim. Se outra pessoa também recebeu essa mensagem, para essa pessoa as mensagens foram para sessão Resolvidas por outro.

Enviei uma outra solicitação após o aceite das outras duas.

Veja que não houve mais o acumulo das informações a serem alteradas.

Essa solicitação foi negada e para negar deve haver uma justificativa, em qualquer caso.

Na caixa de mensagem da pessoa ele recebe todas as informações.

Com a justificativa no caso das negadas.

Envio de mensagem pela própria caixa de mensagem: O envio de mensagem pelo Q-Acadêmico é muito similar a um e-mail que usamos na Web, usando as funcionalidades

• Controle da Mensagem
  • Enviar Msg
  • Responder
• Gerenciamento das Mensagens
  • Apagar
  • Atualizar: Verificar e atualizar as novas mensagens recebidas, resolvidas por outra, notificações, etc.
  • Filtra: Mostra opções de filtro para procurar mensagens
  • Exibir destinatários: mostra quais as pessoas receberam a mesma mensagem, com a informação da data de leitura e se essa pessoa excluiu a mensagem. Obs: Se uma pessoa exclui uma mensagem que foi enviada para outra(s) pessoa(s), não haverá exclusão em lote, ou seja, cada pessoa recebe uma mensagem e só pode excluir a mensagem que está em seu nome
  • Marcar como não lida
  • Marcar como lida

Mensagens automáticas

Normalmente são enviadas quando:

• Professores
  • Entregam etapas eletronicamente
  • Fazem solicitação de redigitarão de notas, seja por aluno individualmente ou para todo o diário
• Funcionários
  • Quando tomam a posse do diário do professor
  • Quando é digitado alguma nota no diário do professor pelo módulo Desktop
  • Quando é negada ou aceita qualquer solicitação do professor com relação ao seu diário

Na próxima dica irei falar da central de notificação.

 

Vou abrir com essa dica uma série de três dicas mostrando como funciona o envio de mensagens pelo sistema e qual o melhor uso dessas ferramentas.

Mensagens para usuários do sistema

Versão 2.0 : [Registro Escolar] Cadastros >> Mensagens para Usuários

Versão 3.0: [Registro Escolar] Procedimentos de Apoio >> Mensagens para Usuários

Cadastro geral

Permite cadastrar mensagens para os usuários do sistema (Professor ou Aluno ou Funcionário). Estas mensagens serão visualizadas pelo “correio” interno do sistema, podendo ser enviada também por e-mail caso o cadastro da pessoa esteja atualizado e também pode ser visualizado como alerta Web.

As mensagens aqui cadastradas podem ser usadas a qualquer momento. Como? As mensagens serão relacionadas com as datas de início e fim e com a lista de destinatários que você indicar.

A data de início indica quando os destinatários irão vir as mensagens e a data final servirá como base para os destinatários deixarem visualizar o Alerta Web (veremos mais a frente o que é um alerta Web).

Caso a opção Enviar Alerta Web não estiver marcada a pessoa receberá a mensagem na caixa de mensagem do sistema assim que for adicionada como destinatário independente da data.

Quando a opção Enviar Email estiver marcada ao adicionar o destinatário ele receberá a mensagem na sua caixa postal de e-mail configurada no cadastro, caso não haja e-mail cadastrado a pessoa não receberá na sua caixa postal particular e somente receberá na caixa de mensagem do Q-Acadêmico.

Inserindo Anexos

Há a possibilidade de inserir anexos nessas mensagens. Qualquer tipo de arquivo de qualquer tamanho, sempre respeitando a capacidade de armazenamento do servidor onde está hospedado o módulo Web do Q-Acadêmico.

Os anexos associados à mensagem podem ser acessados tanto pelo Alerta Web quanto na caixa de mensagens do sistema.

Filtrando destinatários

O filtro pode ser pelo contexto de Professor; Funcionário; Aluno ou Visitante. No entanto a mensagem é enviada para a pessoa, independentemente do tipo dentro do Q-Acadêmico.

Isso significa, por exemplo, se um aluno tiver duas matrículas ativas ele virá a mensagem ou alerta Web ao acessar o módulo web de aluno com qualquer matrícula. A mesma regra abrange professores, funcionários e visitantes.

Para enviar a mensagens basta selecionar as pessoas que se deseja com base nos filtros montados e clicar no botão Acrescentar Selecionados a Destinatários

Destinatários

• Data da leitura;
• Data de descarte do aviso;
• Cursos relacionados a pessoa se houver.

Visualização do Alerta Web

Visualização na caixa postal

Observação: Esse recurso normalmente e usado para envio de anúncios no intuito de atingir uma massa de pessoas, não sendo uma boa prática usar no dia-a-dia como uma mensagem “qualquer”. Para envio de mensagens para uma pessoa ou mensagens do dia-a-dia irei explicar na próxima dica como funciona a caixa de mensagem do Q-Acadêmico.

A configuração de percentual de carga horária a ser cumprida encontrada no Cadastro de Diários diz respeito a que “X” por cento da carga horária inicialmente prevista na disciplina deverá ser lecionada e cadastrada no Q-Acadêmico, em quantidade de aulas dadas pelo professor, antes que o sistema passe a verificar real situação (aprovação/reprovação/reprovação por falta) dos alunos no referido diário, mesmo que todas as notas das etapas já tenham sido digitadas.

Por exemplo, se a configuração do diário está 80% de percentual mínimo, e deverão ser dadas (com base na carga horária e no tempo de duração individual de cada aula) 100 aulas, ainda que todas as notas já tenham sido lançadas e apropriadas pelo professor, o Q-Acadêmico somente verificará a aprovação/reprovação/reprovação por falta dos alunos dos diários depois que o professor registrar pela menos 80(oitenta) aulas dadas.

As intenções principais deste recurso são três:

1. Jogar o processo de verificação e caracterização da situação do aluno no diário mais para o momento em que realmente deveria ocorrer, que é o final do período letivo (evitando, por exemplo, que um aluno de um curso com 4 Bimestres de avaliação e com nota muito baixa já fique caracterizado como ‘Prova Final’ quando for digitada a nota do 2º Bimestre);
2. Forçar o professor a dar uma quantidade mínima (em percentual) de aula;
3. Para diários de disciplinas que são mistas (com parte da carga horária à distância e a outra parte presencial), possam ter um percentual de aulas exigidas menor que os diários puramente presenciais.

A configuração dessa configuração no diário, segue o padrão que foi colocado na vinculação do curso do diário ao calendário utilizado no período letivo. Todavia, como citado acima para as disciplinas de são mistas (uma parte presencial e outra à distância), dentre outras situações, é possível personalizar por diário.

Por outro lado a configuração desse campo na vinculação do curso ao calendário, vem do valor configurado em [Configuração] Manutenção dos Dados>>Parâmetros Gerais. O nome do parâmetro é PERCENTUAL_MINIMO_CARGA_HORARIA_CUMPRIDA ao alterar esse parâmetro os valores no calendário não serão alterados, bem como nos diários. Somente na próxima inclusão de cursos ao calendário que o valor será indicado.

Já a alteração desse valor no curso do calendário vai alterar para todos os diários referentes ao curso e ao calendário, desde que o valor do diário seja igual ao que está sendo alterado. Ou seja, se no calendário for alterado um percentual de 75% para 100%, todos os diários que estão com percentual de 75% serão alterados para 100%.

Hoje venho com uma proposta de mostrar uma área do sistema que muitas vezes fica a cargo das pessoas que o administram o sistema, e de fato deve ser assim mesmo. No entanto é necessário o entendimento dessa área, pois muitas vezes, quando configuradas de forma inadequada pode gerar confusão nas pessoas que operam o sistema.

Mostrarei, portando, os procedimentos de segurança do sistema, bem como onde tais configurações podem afetar na visualização das informações e do acesso a funcionalidades de do sistema.

#Versão 3.0

O Q-Acadêmico possui duas maneiras de restrições de acesso as informações, sendo:

• Direitos sobre dados
• Níveis de acesso e permissões de acesso às funcionalidades do sistema

Obs: A partir daqui, como vou falar muito em unidade organizacional, vou chamá-la de UO

Direito  sobre dados

Essa definição de restrição tem relação com que a pessoa irá conseguir ver/acessar no sistema. Não é relacionado com permissões do tipo: Pode somente Inserir ou Alterar; Controle total. Isso veremos no próximo tópico.

Normalmente sugerimos que antes mesmo das contas serem criadas das pessoas que irão operar o sistema para entrar no Q-Acadêmico que sejam definidos as UO e consequentemente os direitos das UO. São esses direitos de UO é que define para uma pessoa, quais serão as informações que será acessada por ela.

Isso é definido no campo Departamento da conta da pessoa para acesso ao sistema. Ou seja, a pessoa que tem configurado um departamento na sua conta, terá automaticamente acesso a todos as informações relacionadas a essa UO, bem como em todas as informações que esta UO possui direito em outros . Essas informações relacionas as UO são: cursos; disciplinas; turmas; diários e alunos.
Com base na imagem abaixo irei demonstrar o funcionamento do direito sobre dados. Para acessar a funcionalidade: [Configuração] Configurações>>Unidades Organizacionais.

Vou usar um exemplo totalmente didático, além de informar que a configuração dessa estrutura é muito dinâmica e pode ser feito de várias formas. O importante é entender o funcionamento da lógica da configuração.

Essa é uma configuração básica, onde eu nomeei uma UO como DICA #15 com sendo a UO mais alta da hierarquia, seguidos de três outras UO: UM; DOIS; TRÊS; Seguidos respectivamente, num nível abaixo as suas coordenadorias UM e DOIS; UM, DOIS e TRÊS; UM, DOIS, TRÊS e QUATRO.

Essa configuração será usada para o cadastramento de novos cursos e novos componentes curriculares, basicamente.

Essa estrutura de árvore, define departamentos que gerenciam a emissão de Diploma, departamentos que gerenciar os estágios da escola, fazendo restrições somente a esses departamentos.

Para que se possa ter acesso aos dados das UO precisamos indicar quem tem acesso aos dados de qual departamento na guia Direito dos Departamentos.

Após o cadastramento das UO o cenário ainda é assim

Como a UO DICA #15 está no topo da árvore, vou partir da premissa que esse departamento pode acessar todas as informações de todos as UO abaixo dele. Portanto, é necessário somente as UO UM, DOIS e TRÊS.

Você pode perguntar: “Mas a UO DICA#15 não possui acesso a tudo abaixo dele? Então porque não marcar tudo?”

E então eu vou mostrar a flexibilidade da configuração dessa árvore.

Para o DEPARTAMENTO NÚMERO UM, marquei as coordenadorias abaixo dele somente

E assim sucessivamente para os outros dos departamentos

E como você já pode perceber as próprias UO´s devem estar devidamente marcadas. Portanto agora falta marcar as próprias coordenadorias.

Configuradas a árvore vou mostrar agora alguns cenários de acesso às informações baseado no cadastro da conta de usuário e também na configuração que fiz como exemplo:

Primeiro cenário:
Uma pessoa tem uma conta que está configurada com o departamento 24.03.04 – COORDENADORIA NÚMERO QUATRO. Essa pessoa só poderá ter acesso às informações dos cursos, turmas, disciplinas, diários e alunos dessa UO.

Segundo cenário:
Uma pessoa tem uma conta que está configurada com o departamento 24.03 – DEPARTAMENTO NÚMERO TRÊS. Essa pessoa terá acesso a essa UO e em todas as UO´s que estão marcadas a partir da UO 24.03, ou seja, UO´s 24.03.01, 24.03.02, 24.03.03 e 24.03.04, para acesso a informações dos cursos, turmas, disciplinas, diários e alunos.

Terceiro cenário:
Uma pessoa tem uma conta que está configurada com o departamento 24.01 – DEPARTAMENTO NÚMERO UM. Essa pessoa terá acesso a essa UO e em todas as UO´s que estão marcadas a partir da UO 24.01, ou seja, UO´s 24.01.01 e 24.01.02, para acesso a informações dos cursos, turmas, disciplinas, diários e alunos.

Quarto Cenário:
Uma pessoa tem uma conta que está configurada com o departamento 24 – DICA #15. Essa pessoa terá acesso a essa UO e em todas as UO´s que estão marcadas a partir da UO 24, ou seja, UO´s 24.01, 24.01.01, 24.01.02, 24.02, 24.02.01, 24.02.02, 24.03, 24.03.01, 24.03.02, 24.03.03 e 24.03.04, para acesso a informações dos cursos, turmas, disciplinas, diários e alunos.
Vou mais além com outro exemplo. É didático, pode não fazer sentido, mas é somente para mostrar a flexibilidade da funcionalidade

Quinto Cenário:
A UO 24.01 pode ter acesso a UO 24.03.03 e 24.03.04, então a partir da UO 24.01 vou também marcar as UO´s mencionadas.

Com essa configuração da árvore de direitos a pessoa que possuir na sua conta o departamento 24.01 configurada, vai automaticamente ter acesso as todas informações de cursos, turmas, disciplinas, diários e alunos das UO´s 24.01.01, 24.01.01, 24.03.03 e 24.03.04, além dela mesma.

#Versão 2.0

Também possui a restrição para visualização de dados, mas é muito menos flexível que a configuração da versão 3.0 podendo ser definido em somente algumas combinações, sendo:

• Acesso a todas gerências e coordenadorias: Nesse caso os campos da conta de usuário, Gerência e Coordenadoria não devem ser preenchidos;
• Acesso a uma gerência: Nesse caso deve ser indicado na conta da pessoa no campo Gerência. A pessoa que estiver nessa condição de configuração, terá acesso a todos os cursos, turmas, diários, disciplinas e alunos das coordenadorias que estiverem associados a gerência definida;
• Acesso a uma gerência e uma coordenadoria: Nesse caso deve ser indicado na conta da pessoa a nos campos Gerência e Coordenadoria, qual é a sua lotação. Nesse caso a visualização das informações será somente para a gerência e coordenadoria indicada;
• Acesso a uma coordenadoria: Nesse caso deve ser indicado na conta da pessoa a no campo Coordenadoria, qual é a sua lotação. Nesse caso a visualização das informações será
  somente para a coordenadoria indicada;

Níveis de acesso e permissões de acesso às funcionalidades do sistema

#Versões 2.0 e 3.0

Ao cadastrar uma conta de acesso no sistema para que a pessoal possa fazer o login no sistema é necessário definir permissões, com exceção do professor que irá acessar somente o módulo Web. Nesses casos o cadastramento somente da conta já habilita o professor para fazer login pela área restrita na Web.

Professores que exercem funções administrativas não necessitam de ter duas contas no sistema, pois a autenticação é feita por pessoa. Nesses casos é necessário a configuração das permissões para acesso ás funcionalidades do sistema módulo desktop.

Segue abaixo algumas informações necessárias para o entendimento de como configurar os perfis e permissões dentro do sistema.

Os níveis de acesso do Q-Acadêmico, que são:

• Sem Acesso: Restringe os tipos de funcionalidade de cadastros, procedimentos, consultas ou relatórios. A pessoa pode ter a permissão, porém quando tentar acessar a funcionalidade não vai conseguir, sendo mostrada uma mensagem de alerta;
• Pode Visualizar: O escopo é somente para cadastros. Quando este nível de acesso está configurado para uma pessoa em uma funcionalidade de cadastro, o usuário somente vai ter acesso ao botão Visualizar, sendo assim não consegue inserir, retirar ou alterar nenhuma informação;
• Pode Inserir: O escopo é somente para cadastros e segue a mesma lógica acima citada para o nível de acesso Pode Visualizar, porém habilitando somente o botão inserir. Neste caso, não se consegue fazer nenhum tipo de alteração ou exclusão;
• Pode Inserir e Alterar: O escopo é somente para cadastros e segue a mesma lógica acima citada para o nível de acesso Pode Inserir, porém habilitando os botões Inserir e Alterar. Neste caso, não se consegue fazer nenhum tipo de exclusão, mas consegue editar e inserir informações;
• Controle Total: O escopo é somente para cadastros e algumas outras poucas funções como Definir Conflito de horário em diários. Pessoas com permissões em cadastros com esse nível de acesso pode manipular a informação sobre qualquer aspecto, com a ressalva que a exclusão só será possível se não houver dependência de informação;
• Funções Especiais: São funções avançadas do Q-Acadêmico, por exemplo a função de Ajustar Dados.

Sendo assim, caso você queira que uma pessoa não use uma função de procedimento, por exemplo, Matrícula por Componente Curricular, lançar Notas ou Processar Fechamento, deve-se retirar a permissão da pessoa ou alterar o nível de acesso para Sem Acesso.
Observação: O nível de acesso Pode Visualizar não tem validade sobre procedimentos, sendo assim, quando o usuário tem esse nível de acesso num procedimento, fica liberado para o usuário usar a funcionalidade normalmente como se ele tivesse Controle Total.

Para todos os relatórios e consultas do sistema, somente o nível de acesso Sem Acesso ou Pode Visualizar é que tem validade sobre estas funcionalidades.

Funções ou perfil de usuários

As funções ou perfil de usuários podem ser criadas no Q-Acadêmico. São basicamente um agrupamento de permissões e que podem ser associadas a um ou mais pessoas que tenha uma conta para acesso ao sistema.

Algumas particularidades das funções:

• Ao associar uma função a um login, ele já terá todas as permissões que estão agrupadas nessa função;
• Ao alterar nível de acesso para uma determinada funcionalidade de uma função, será replicado para todos os login que estão associados a uma função, desde que o nível de acesso na funcionalidade do usuário esteja igual ao da função;
• É possível após associar a função a um login, configurar permissões além das contidas na função. No entanto ao retirar a função do login essas permissões “avulsas” não serão retiradas;
• Ao excluir uma funcionalidade da função é excluída para todos os logins associados a função;
• É possível excluir permissões do usuário e que esteja contida numa função sem afetar a configuração da função.

Esse recurso foi liberado em Abril de 2013 e como o nome já sugere é possível flexibilizar carga horárias dentro de um escopo e fazer essa carga horária flexibilizada seja de cumprimento obrigatório para o aluno.

A flexibilização carga horária pode ser definida para :

• Disciplinas Optativas
• Disciplinas Eletivas
• Atividades Complementares

A configuração é feita por habilitação.

A principal alteração foi na configuração da habilitação da matriz curricular. Sendo:

1. Quando há somente uma habilitação básica é possível alterá-la. Se houver mais que uma habilitação, não é possível alterar a básica, somente as não básicas.
2. Configuração de flexibilização de carga horária.

Percebam na imagem acima que será criada uma configuração de flexibilização de 300 horas para Optativas e Atividades Complementares.

Percebam também que há 100 de optativas e 75 de atividades complementares fora da flexibilização.

Então ao configurar a flexibilização você está adicionando carga horária a matriz para ser cumprida, caso já tenha cargas horárias configuradas individualmente e vice-versa.

O aluno que segue essa matriz ele é obrigado a cursar no mínimo 100 horas de optativas e no mínimo 75 horas de Atividades Complementares e também é obrigado a cursar mais 300 horas entre optativas e atividades complementares. Deve ficar claro que na flexibilização não importa quanto será cursado de optativas ou atividades complementares, desde que no total, sejam cursados os dois tipos com total 300 horas.

Resumindo, para este caso apresentado. O aluno deve cumprir:

• 100 horas de disciplinas optativas
• 75 horas de atividades complementares
• 300 horas entre atividades complementares e disciplinas optativas, sem restrição de quantidade por tipo, ou seja, ele pode cumprir 290 horas de disciplinas optativas e 10 de atividades complementares ou 150 horas de cada.

Mudou a impressão da matriz curricular que é impressa no próprio cadastro e matriz curricular. Agora tem um resuma sobre a flexibilização.

No Q-Acadêmico há recurso de atalhos desde teclas de atalho, busca por função e configuração de atalhos personalizados. Abaixo irei mostrar como funciona essas funcionalidades.

• Configuração de atalhos personalizados para funcionalidades do sistema:

Na janela principal do sistema ao pressionar F8 mostrar uma janela de configuração

Com o botão direito do mouse clicar em cima da tela Atalhos

O sistema mostrará essa tela com todas as permissões nos respectivos módulos ao qual você tem permissão

Ao expandir um módulo e marcar uma função e depois clicar em Ok o sistema irá criar um atalho na tela de atalhos

Após confirmar clicando em “Ok”, será mostrado no canto superior direito essa os atalhos

É possível ocultá-los e mostrá-los pressionando a tecla F8.

• Atalhos de funcionalidades em janelas:
  • Em qualquer janela:
    • F5: Atualizada
      os dados
    • CTRL + ALT + U: Mostrar o código e nome da funcionalidade. Essa informação é útil quando não se sabe o código da funcionalidade e necessita-se saber para dar permissão a outro pessoal que não tem a permissão
    • ALT + F4: Fecha a janela que está no frente ou em foco
  • Em qulalquer cadastro:
    • Nas tabelas onde são mostrados os dados selecionar qualquer registro:
      • Com a tecla F4 pode-se fazer ordenações conforme desejado
      • Com a tecla F10 pode-se fazer várias exportações para vários formatos de arquivos, sendo:
        • Excel
        •  Calc(Somente versão 3.0)
        •  XML
        •  Word
        • Writer(Somente versão 3.0)
        • HTML
        • CSV
      • Ao selecionar um colune e pressionar F3 há um recurso de busca pela coluna;
  • Em todas as tabelas do sistema onde é possível selecionar mais de uma linha:
    • Usar SHIT + F7 para selecionar todos
    • Usar CTRL + clique do mouse para selecionar uma-a-uma ou linhas intercaladas ou distintas
    • Usar SHIT + seta para cima ou para baixo para ir selecionando numa sequência
  • No cadastro de diários, selecionar um diário desejado:
    • F8 para configurar horários. É necessário que o padrão de horário informado no diário esteja configurado
    • F9 para fazer a divisão do diário em grupos
• Quando houver muitas janelas abertas, sejam maximizadas, no tamanho normal ou minimizadas:
  • CTRL + F6: Alterna as janelas
  • No menu Janelas ainda tem as opções:
    • Fechar Todas
    • Minimizar todas
    • Organizar todas
• Procurar por funcionalidade – Somente versão 3.0: Na barra de status inferior do sistema há um campo com nome Atalho: ao digitar aparecerá todas opções de funcionalidades do sistema que a pessoa tenha permissão com a descrição da funcionalidade, caminho do menu com o respectivo módulo e também o atalho para abrir a funcionalidade
• Nos campos de datas – Somente versão 3.0 :

Para este tipo de campo data

• A tecla “H” preenche com o dia atual

Já para este outro tipo de campo data

• A tecla H: Preenche com o dia atual
• SHIFT + seta para cima: Incrementa um dia
• SHIFT + seta para baixo: Decrementa um dia
• CTRL + seta para cima: Incremente um mês
• CTRL+ seta para baixo: Decrementa um mês
• SHIFT + CTRL + seta para cima: Incrementa um ano
• SHIFT + CTRL + seta para baixo: Decrementa um ano

Até a próxima dica e espero ter ajudado com os atalhos.

Hoje vou mostrar os recursos de gerenciamento de matrizes curriculares existentes no sistema Q-Acadêmico. Via de regra uma nova matriz curricular só é cadastrada no sistema quando há uma alteração. Seja de mudança, adição ou retirada de uma disciplina, cargas horárias de habilitação, qualquer alteração numa matriz, deve ser cadastrada uma nova matriz no sistema ao qual passa a ter vigência para a próxima turma de ingresso de um curso.

Abaixo será descrito resumidamente os recursos para criação e gerenciamento de matriz curricular, tentando pontuar o modo como usar quando e quais suas vantagens e desvantagens.

• Cadastro de Matrizes Curriculares: É o cadastro básico onde são configuradas/cadastradas as matrizes curriculares.
  • Na guia Disciplinas há um botão de detalhes onde já quatro opções para gerenciamento de disciplina da matriz curricular
    • Importar Disciplinas de outra matriz configurada: É necessário que uma matriz esteja cadastrada sem disciplinas. Usando essa função o sistema irá abrir uma janela para escolha de uma outra matriz curricular para importar as disciplinas. A busca é restrita a estrutura de curso da matriz cadastrada.
    • Montar uma Matriz Curricular com Base em Disciplinas estudadas de um Aluno: Ao usar essa opção o sistema abre uma janela com a opção de selecionar uma matrícula e a partir dessa matrícula importar as disciplinas para a nova matriz cadastrada.
    • Ordenar a Matriz Curricular
      Alfabeticamente;
    • 
      Ordena a Matriz Curricular pelo Código;

Obs nº 1: Os recursos citados acima devem ser usados com critério, pois a forma mais correta seria usar o cadastramento manual;

• • Quando usar: Na criação de um novo curso ou quando uma matriz de um curso dor modificada;
  • Vantagem: Menos matrizes para serem gerenciadas;
  • Desvantagem: Num cenário onde, por exemplo, uma matriz curricular foi criada para um período letivo de 2008/1 e até os dias atuais ela está sendo usada sem nenhuma alteração, ao alterar qualquer informação todos os alunos que estão seguindo essa matriz serão afetados. Alguns exemplos:
    • Se for inserido uma disciplina: Alunos já concluídos ficarão devendo essa disciplina;
    • Se for retirada uma disciplina: Para os alunos que cursaram a disciplina retirada, sairá no histórico como disciplina cursada fora da matriz;
    • Mudança de habilitação de uma disciplina: Os alunos já concluídos deverão ter a habilitação alterada para poder concluir o curso;

Obs nº 2: Esses são alguns exemplos, mas, principalmente alterações em disciplinas, desencadeiam um efeito colateral em todos os alunos já concluídos e em curso, por isso a regra que sempre que uma matriz curricular for alterada é necessário um novo cadastro ou replicar e fazer a devidas modificações.

• Replicar Matrizes Curriculares: Normalmente esse recurso é usado em cada início de período letivo, replicando todas as matrizes de todos os cursos
  • Quando usar: A seu critério.
  • Vantagem: Normalmente alterações de matriz não devem acontecer após ter alunos associados. No entanto se houver uma real necessidade de alteração por qualquer motivo, essa alteração vai somente afetar o conjunto de alunos de um determinado período letivo de entrada. No caso anterior, ao alterar uma matriz curricular, podemos dizer que o efeito colateral pode ser em centenas de alunos, ao passo que com a replicação você afetará apenas uma turma;
  • Desvantagens:
    • Manter o controle de dezenas, talvez centenas de matrizes
    • Trabalho manual de replicação em todo início de período letivo

• Gerar uma matriz com base em um histórico de aluno: Selecionar um aluno que possui um histórico correto para gerar uma matriz curricular;
  • Quando usar: Em casos específicos de migração de dados. Monta-se um histórico para um aluno, importa as disciplinas para uma matriz curricular e depois usa essa matriz para
    matricular outros alunos do mesmo curso
  • Vantagens: Em um processo de implantação com migração de dados esse recurso agiliza muito a criação de matrizes

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Algumas Curiosidades sobre a Matriz Curricular:

• A maior incidência de inconsistência de dados é proveniente de alterações feitas no cadastro da matriz curricular
• A estrutura de curso configurada na Guia Matriz Curricular, está diretamente relacionado aos:
  • Critérios de Apuração de Resultado por Período
  • Critérios de Avaliação por Disciplina
  • Controle de Frequência
• A estrutura de curso configurada em cada disciplina da matriz serve como estrutura padrão para criação do diário que por consequência estará diretamente relacionado aos cálculos de médias daquela disciplina
• O campo Créd. Necessário é uma forma de configurar pré-requisitos por disciplina;

Para fazer um comparativo entre matrizes é necessário acessar o cadastro de matrizes curriculares no módulo de registro escolar.

A funcionalidade fica na parte inferior do cadastro.

Para a demonstração será mostrado quatro matrizes configuradas somente para ser didática.

A matriz selecionada será a matriz base, ou seja, é com base nela que as outras matrizes serão analisadas.
Ao clicar no botão Comparar Matrizes Curriculares a tela abaixo será mostrada.
Na área Selecione as Matrizes Curriculares a serem comparadas é necessário informar o curso. Neste exemplo foi indicado o mesmo curso, mas é possível comparar matrizes de outros cursos.

Ao selecionar o curso o sistema vai listar todas as outras matrizes do curso indicado. No exemplo foi marcado todas as outras matrizes.

Clicar no botão analisar para ver as diferenças:

O que está com a fonte em cor preta é por que está idêntica a matriz base.

Para quem replica matrizes:

• Se houve alteração na matriz replicada identificar se a alteração foi feita corretamente;
• Se não houve alterações após a replicação, também servirá para a conferência se todas as disciplinas estão idênticas;

Para quem não replica matrizes:

Também para conferência quanto as alterações da nova matriz curricular

SITUAÇÕES DE MATRÍCULA ATIVA

Situação	Descrição	Versão do Sistema
Matriculado	Situação do aluno que está vinculado a um curso. Essa situação é atribuída no momento da matrícula do aluno	2.0 e 3.0
Trancado	O aluno solicitou trancamento da matrícula. Essa situação só mudará quando for efetuado o procedimento de Trancamento de matrícula. Esta mudança de estado da matrícula afeta diretamente duas outras situações, que á a situação do período do aluno no ano e período letivo onde ele solicitou o trancamento e também a situação das disciplinas no ano e período letivo que ficam como trancados	2.0 e 3.0
Concludente	O aluno integralizou a sua carga horária contida na matriz curricular que foi seguida durante o seu curso, mas ainda falta o estágio ou TCC a ser concluído. Essa mudança para esta situação depende diretamente das configurações contidas na matriz curricular e é alterada no processamento de fechamento	2.0 e 3.0
Estagiário (Concludente)	Aluno que está cursando um estágio. A situação é alterada quando é registrado o estágio do aluno no sistema. Esse procedimento é efetuado no módulo de estágio	2.0 e 3.0
Certificado ENEM	Quando o aluno é de fora da instituição e se inscreveu para retirar o certificado na instituição. Existe um procedimento para emitir o certificado e o sistema matricula esse aluno e o deixa com essa situação. Ele não sai nas estatísticas para os censos, pois a matrícula é somente para ter o benefício de obter o certificado	2.0 e 3.0
Aguardando ENADE	Quando é configurado no sistema que o curso exige ENADE. Após configurado o ENADE e se fazer o fechamento no sistema do aluno, o sistema mudará a situação caso o curso dele esteja marcado que exige e ENADE e que o aluno seja informado no sistema se participou ou não. Enquanto não for informado a situação do ENADE o aluno não obtém a situação de Formado. Essa informação é mostrada no histórico escolar	3.0
Matrícula Vínculo Institucional	Quando o aluno ainda possui vínculo com a instituição, porém não há no momento uma forma de manter o aluno estudando, seja por não ter como ofertar uma disciplina, seja porque o aluno não conseguiu um estágio. Portanto deve-se usar o procedimento por matrícula para mudar a situação do aluno. Regras para proceder com a alteração da situação do aluno: 1) Não há disciplina que o aluno falta cursar sendo ofertada; 2) Quando o aluno ainda falta cumprir um estágio, porém ainda não conseguiu Regras para fazer o registro dessa situação pelos procedimentos de matrícula: 1) Aluno deve estar com o período letivo em aberto; 2) Não estar matriculado em nenhuma disciplina	2.0 e 3.0
Aguardando Colação de Grau	Quando na matriz curricular do aluno exige uma colação de grau. Se o aluno integralizou a matriz curricular, cumpriu estágio ou TCC e se o curso não exigir ENADE, no último fechamento o sistema o aluno passará a ter essa situação.	3.0
Intercâmbio	Quando o aluno sai da instituição para fazer intercâmbio em outra instituição de ensino.	2.0 e 3.0
Aguardando Seminário	Quando no curso do aluno está marcado que exige uma colação simbólica. A situação do aluno passa a ser essa quando o aluno integralizou a matriz curricular, cumpriu estágio ou TCC e passou pelo último fechamento. É necessário a configuração de um seminário pelo módulo de Seminários e Eventos. Após o aluno participar, registra-se a colação de grau para que o aluno passe para a situação Concluído. Obs: Situação Formado é para cursos de nível superior e Concluído para os demais.	3.0

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SITUAÇÕES DE MATRÍCULA INATIVA

Situação	Descrição	Versão do Sistema
Formado	Situação onde o aluno já está desvinculado da instituição, ou seja, já integralizou sua carga horária, estágio (s) e colou grau.	2.0 e 3.0
Concluído	Aluno que integralizou a carga horária contida na matriz curricular e cursou o estágio, porém ainda não colou grau. Essa situação é alterada quando a matrícula do aluno é associada à uma data de colação de grau, via procedimento de colação de grau no módulo de registro escolar. Quando a situação da data de colação de grau for uma data do tipo agendada, e a situação da matrícula for egresso a situação da matrícula passa a ser concluído. Caso a situação da data de colação de grau for uma data do tipo confirmada da matrícula passa a ser egresso.	2.0 e 3.0
Afastado	O aluno se afastou da instituição por um motivo de força maior, por exemplo, no caso de alunos do sexo feminino, por conta de recuperação pós-parto. Essa situação só mudará quando for efetuado o procedimento de Afastamento de matrícula. Esta mudança de estado da matrícula afeta diretamente duas outras situações, que é a situação no período letivo onde ele solicitou o afastamento e também a situação das disciplinas.	2.0 e 3.0
Cancelado	O aluno solicitou cancelamento da matrícula, ou fez a matrícula e não compareceu para estudar. Essa situação só mudará quando for efetuado o procedimento de Cancelamento de matrícula. Esta mudança de estado da matrícula afeta diretamente duas outras situações, que á a situação do período letivo onde ele solicitou o trancamento e também a situação das disciplinas, caso houver matrícula em disciplina.	2.0 e 3.0
Evasão	Quando o aluno se encontra evadido, conforme regras de evasão da instituição. Essa situação só mudará quando for efetuado o procedimento de Desistência (Evasão) de matrícula. Esta mudança de estado da matrícula afeta diretamente duas outras situações, que á a situação do período letivo onde ele solicitou o trancamento e também a situação das disciplinas, caso houver matrícula em disciplina.	2.0 e 3.0
Jubilado	Quando o aluno se encontra fora de regras específicas da instituição para término efetivo do curso. Essa situação só mudará quando for efetuado o procedimento de Jubilamento. Esta mudança de estado da matrícula afeta diretamente duas outras situações, que á a situação do período letivo onde ele solicitou o trancamento e também a situação das disciplinas, caso houver matrícula em disciplina.	2.0 e 3.0
Transferido Externo	Quando o aluno solicita a transferência para outra instituição/escola. Esta mudança de estado da matrícula afeta diretamente duas outras situações, que á a situação do período letivo onde ele solicitou o trancamento e também a situação das disciplinas, caso houver matrícula em disciplina.	2.0 e 3.0
Transferido Interno	Quando o aluno solicita mudança de curso dentro da própria instituição/escola. Esta situação fica na matrícula de origem, já a matrícula de destino fica com as mesmas situações do curso anterior. Há uma ressalva que nesse procedimento há a necessidade de fazer uma análise das disciplinas do aluno, já que ele pode estar mudando também de matriz curricular, podendo afetar a situação da matrícula de origem.	2.0 e 3.0
Falecido	Como o próprio nome sugere é quando o aluno falece. Deve ser efetuado o procedimento por matrícula indicando o falecimento do aluno.	2.0 e 3.0
Cancelamento Compulsório	O próprio nome já sugere. É o cancelamento compulsório do aluno pro um motivo que não é admitido pela instituição.	2.0 e 3.0

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SITUAÇÕES DE MATRÍCULA  NO PERÍODO ATIVA

Situação	Descrição	Versão do sistema
Aprovado	Quando o aluno é aprovado em todas as disciplinas que cursou em um determinado período letivo. Essa situação somente é alterada no fechamento do período do aluno.	2.0 e 3.0
Aprov. c/Dependência	Quando o aluno aprovou em algumas disciplinas e reprovou em outras disciplinas e ficou dentro do limite para poder prosseguir.	2.0 e 3.0
Estágio e/ou monografia	Quando o aluno aprovou em algumas disciplinas e reprovou em outras disciplinas e ficou dentro do limite para poder prosseguir.	2.0 e 3.0
Fechado c/Pendência	Situação do aluno quando no processamento do fechamento é marcado a opção de fechar com pendência. Essa opção só funcionará para cursos com sistema de avaliação por crédito. O sistema avalia a situação do aluno. Como? Se as notas/faltas existentes/digitadas não influenciar no resultado final.	2.0 e 3.0
Matriculado	Esta situação quando o aluno é matriculado em um curso, ou quando há renovação de matrícula, seja via procedimento, pelo próprio aluno na área dele na Web ou pelo processamento do pedido de matrícula. Nesse caso para alunos dos cursos que possuem sistema de avaliação por crédito.	2.0 e 3.0
Período Fechado	Situação final para os alunos de cursos cujo sistema de avalição é por crédito.	2.0 e 3.0
Rep. Falta	Quando o aluno está reprovado por falta, conforme regra configurada na estrutura de curso. Essa situação é alterada no fechamento do período do aluno.	2.0 e 3.0
Afastado	Essa situação é uma consequência da alteração da situação da matrícula. Ver descrição da situação da matrícula Afastado.	2.0 e 3.0
Reprovado	Quando o aluno não tem direito a prosseguir, ou seja, ficou retido no período. Essa situação é alterada no fechamento do período do aluno.	2.0 e 3.0
Aproveit. Módulo	Quando efetua o procedimento de um módulo inteiro.	2.0 e 3.0
Matrícula Vínculo Institucional	Quando o aluno ainda possui vínculo com a instituição, porém não há no momento uma forma de manter o aluno estudando, seja por não ter como ofertar uma disciplina, seja porque o aluno não conseguiu um estágio. Portanto deve-se usar o procedimento por matrícula para mudar a situação do aluno	2.0 e 3.0
Certificado ENEM	Quando o aluno é de fora da instituição e se inscreveu para retirar o certificado na instituição. Existe um procedimento para emitir o certificado e o sistema matricula esse aluno e o deixa com essa situação. Ele não sai nas estatísticas para os censos, pois ele só foi retirar o certificado.	2.0 e 3.0
Intercâmbio	Altera a situação do aluno quando ele sai da instituição para cursar em outra instituição. Após voltar deve-se efetuar a reintegração para voltar com a situação anterior com procedimento de intercâmbio.	3.0

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SITUAÇÕES DE MATRÍCULA  NO PERÍODO INATIVA

Situação	Descrição	Versão do sistema
Vindo de Transferência	Quando o aluno faz uma transferência interna e já cursou no curso de origem um semestre/período completo. Nesse procedimento as disciplinas serão aproveitadas no curso de destino.	2.0 e 3.0
Cancelada	Essa situação é uma consequência da alteração da situação da matrícula. Ver descrição da situação da matrícula Cancelada.	2.0 e 3.0
Evasão	Essa situação é uma consequência da alteração da situação da matrícula. Ver descrição da situação da matrícula Evasão.	2.0 e 3.0
Jubilado	Essa situação é uma consequência da alteração da situação da matrícula. Ver descrição da situação da matrícula Jubilado.	2.0 e 3.0
Trancada	Essa situação é uma consequência da alteração da situação da matrícula. Ver descrição da situação da matrícula Trancada.	2.0 e 3.0
Transf. Curso	Quando o aluno solicita mudança de curso dentro da própria instituição. Essa situação é alterada no procedimento de transferência interna. Ver situação da matrícula Transferido Interno.	2.0 e 3.0
Transf. Externa	Quando o aluno solicita a saída da instituição para outra instituição. Essa situação é alterada no procedimento de Transferência Externa.	2.0 e 3.0
Em Aberto	Quando há um pedido de matrícula e o aluno não faz nenhum pedido/solicitação para nenhuma disciplina o sistema interpreta que o aluno não irá estudar e altera para esta situação após o processamento do pedido. O Aluno que se encontra com essa situação fica impedido de qualquer manipulação até que ative novamente sua situação.	2.0 e 3.0
Transf. Instituição	Quando o aluno transfere de um curso de um campus para outro curso de outro campus da mesma instituição.	2.0 e 3.0
Transf. Turno	Quando o aluno muda de turno após sua enturmação.	2.0 e 3.0
Cancelamento Compulsório	Essa situação é uma consequência da alteração da situação da matrícula. Ver descrição da situação para cancelamento compulsório.	2.0 e 3.0