Continuando as dicas de mensagem do sistema, hoje vou falar sobre a caixa de mensagem e suas funcionalidades. Vou falar como elas podem ser enviadas, dos recursos mais importantes e como gerenciar essas mensagens.

Vou dividir a a explicação em Mensagens Normais referindo-se as mensagens que precisam de interação da pessoa e Mensagens Automáticas referindo-se, como o nome já sugere, as mensagens enviadas automaticamente sem a necessidade de interação de uma pessoa.

Como ter acesso a visualização desse tipo de mensagem

As mensagens são direcionadas as pessoas, no caso da versão 2.0 que estão configurados na Gerência e/ou coordenadoria, no caso da versão 3.0 nos Departamentos e suas permissões herdadas(vide Dica 15) da pessoa que, por exemplo fizer uma solicitação de alteração de dados cadastrais.

Além dessa configuração na conta de acesso da pessoa, ainda é necessário ter acesso aos casos de uso abaixo, sendo que cabe uma análise prévia para saber o que cada pessoa pode ter como permissão.

N° do Caso de Uso	Descrição do Caso de Uso
20001	Mensagem de um usuário a outro usuário
20002	Entrega de diário (Mensagem automática enviada quando o professor entrega o diário.)
20003	Solicitar Relançamento (Mensagem enviada quando o professor solicita relançamento do diário).
20004	Resposta Solicitar Relançamento (Enviada quando se libera ou não o relançamento do diário.)
20005	Solicitar Alteração do Diário(Enviada quando o professor solicita alteração dos dados do diário.)
20006	Resposta Solicitar Alteração do Diário
20007	Notificação de alteração dos dados do diário
20008	Tomar Posse da Etapa do Diário
20009	Alterar Dados Alunos via atendimento pela caixa e mensagem
20010	Resposta Alterar Dados Alunos.
20011	Alterar Dados Professor via atendimento pela caixa e mensagem
20012	Resposta Alterar Dados Professor
20013	Pedido de alteração de notas de período anterior
20014	Alterar dados empresa via atendimento pela caixa e mensagem
20016	Solicitar Documento Eletrônico

Ao passo que se uma pessoa tiver acesso a todos departamentos(no caso da versão 3.0) ou a todas gerencias e coordenadorias(no caso da versão 2.0) e também tiver acesso a todos os campi, além de ter acesso a todos os casos de uso acima, ela recebera todas mensagens da instituição sem restrições.

Tipos de Mensagem

• Aguardando resolução: Mensagens recebidas;
• Resolvidas Por mim: Quando há alguma ação na mensagem, seja aceita ou negar mensagem, apagar, etc.;
• Resolvidas por Outros: Uma mensagem pode ser enviada para várias pessoas dependo das configurações citada no tópico acima, sendo assim uma solicitação de alteração cadastral, pode ser atendida por uma outra pessoa e o sistema indicará essa ação na sua caixa de mensagem
• Notificações: Registro de entrega de diário eletrônicos; Recebimento dos aceites ou negativas de solicitações, etc.;
• Comunicados: Mensagens para usuário usando os recursos da Dica 17

Caixa de Mensagens

Mensagens Normais

Solicitação de alteração de dados cadastrais: A funcionalidade existe disponíveis nos módulos de professores e alunos, podendo ser liberados através da função do módulo de segurança para funcionalidades de casos de usos da Web. Ao solicitar uma alteração o sistema envia uma mensagem para quem pode visualizar e essa mensagem é uma com aceite, ou seja para que os dados solicitados sejam efetivados no cadastrado é necessário passar por um crivo e ser aceito.

Solicitação feito pela pessoa

Caixa de mensagens com o recebimento das solicitações. Para ficar mais didático solicitei duas alterações com informações diferentes

Primeira solicitação

Segunda Solicitação

Percebem que como a primeira solicitação não foi aceita a segunda solicitação veio com informações acumuladas.
Ao aceitar as mensagens foram para sessão Resolvidas por mim. Se outra pessoa também recebeu essa mensagem, para essa pessoa as mensagens foram para sessão Resolvidas por outro.

Enviei uma outra solicitação após o aceite das outras duas.

Veja que não houve mais o acumulo das informações a serem alteradas.

Essa solicitação foi negada e para negar deve haver uma justificativa, em qualquer caso.

Na caixa de mensagem da pessoa ele recebe todas as informações.

Com a justificativa no caso das negadas.

Envio de mensagem pela própria caixa de mensagem: O envio de mensagem pelo Q-Acadêmico é muito similar a um e-mail que usamos na Web, usando as funcionalidades

• Controle da Mensagem
  • Enviar Msg
  • Responder
• Gerenciamento das Mensagens
  • Apagar
  • Atualizar: Verificar e atualizar as novas mensagens recebidas, resolvidas por outra, notificações, etc.
  • Filtra: Mostra opções de filtro para procurar mensagens
  • Exibir destinatários: mostra quais as pessoas receberam a mesma mensagem, com a informação da data de leitura e se essa pessoa excluiu a mensagem. Obs: Se uma pessoa exclui uma mensagem que foi enviada para outra(s) pessoa(s), não haverá exclusão em lote, ou seja, cada pessoa recebe uma mensagem e só pode excluir a mensagem que está em seu nome
  • Marcar como não lida
  • Marcar como lida

Mensagens automáticas

Normalmente são enviadas quando:

• Professores
  • Entregam etapas eletronicamente
  • Fazem solicitação de redigitarão de notas, seja por aluno individualmente ou para todo o diário
• Funcionários
  • Quando tomam a posse do diário do professor
  • Quando é digitado alguma nota no diário do professor pelo módulo Desktop
  • Quando é negada ou aceita qualquer solicitação do professor com relação ao seu diário

Na próxima dica irei falar da central de notificação.

 

Vou abrir com essa dica uma série de três dicas mostrando como funciona o envio de mensagens pelo sistema e qual o melhor uso dessas ferramentas.

Mensagens para usuários do sistema

Versão 2.0 : [Registro Escolar] Cadastros >> Mensagens para Usuários

Versão 3.0: [Registro Escolar] Procedimentos de Apoio >> Mensagens para Usuários

Cadastro geral

Permite cadastrar mensagens para os usuários do sistema (Professor ou Aluno ou Funcionário). Estas mensagens serão visualizadas pelo “correio” interno do sistema, podendo ser enviada também por e-mail caso o cadastro da pessoa esteja atualizado e também pode ser visualizado como alerta Web.

As mensagens aqui cadastradas podem ser usadas a qualquer momento. Como? As mensagens serão relacionadas com as datas de início e fim e com a lista de destinatários que você indicar.

A data de início indica quando os destinatários irão vir as mensagens e a data final servirá como base para os destinatários deixarem visualizar o Alerta Web (veremos mais a frente o que é um alerta Web).

Caso a opção Enviar Alerta Web não estiver marcada a pessoa receberá a mensagem na caixa de mensagem do sistema assim que for adicionada como destinatário independente da data.

Quando a opção Enviar Email estiver marcada ao adicionar o destinatário ele receberá a mensagem na sua caixa postal de e-mail configurada no cadastro, caso não haja e-mail cadastrado a pessoa não receberá na sua caixa postal particular e somente receberá na caixa de mensagem do Q-Acadêmico.

Inserindo Anexos

Há a possibilidade de inserir anexos nessas mensagens. Qualquer tipo de arquivo de qualquer tamanho, sempre respeitando a capacidade de armazenamento do servidor onde está hospedado o módulo Web do Q-Acadêmico.

Os anexos associados à mensagem podem ser acessados tanto pelo Alerta Web quanto na caixa de mensagens do sistema.

Filtrando destinatários

O filtro pode ser pelo contexto de Professor; Funcionário; Aluno ou Visitante. No entanto a mensagem é enviada para a pessoa, independentemente do tipo dentro do Q-Acadêmico.

Isso significa, por exemplo, se um aluno tiver duas matrículas ativas ele virá a mensagem ou alerta Web ao acessar o módulo web de aluno com qualquer matrícula. A mesma regra abrange professores, funcionários e visitantes.

Para enviar a mensagens basta selecionar as pessoas que se deseja com base nos filtros montados e clicar no botão Acrescentar Selecionados a Destinatários

Destinatários

• Data da leitura;
• Data de descarte do aviso;
• Cursos relacionados a pessoa se houver.

Visualização do Alerta Web

Visualização na caixa postal

Observação: Esse recurso normalmente e usado para envio de anúncios no intuito de atingir uma massa de pessoas, não sendo uma boa prática usar no dia-a-dia como uma mensagem “qualquer”. Para envio de mensagens para uma pessoa ou mensagens do dia-a-dia irei explicar na próxima dica como funciona a caixa de mensagem do Q-Acadêmico.