Dica 19 – Usando Open Office para mesclagem de mala direta

Essa dica tem o objetivo de mostrar uma configuração básica da ferramenta Open Office Write para mesclagem de dados usados o recurso de mala direta.
Observação: A instalação do Open Office de ser instalada com todos os recursos disponíveis na versão 4.0 ou superior.

Associação do arquivo de mala direta com documento Writer:

Para efetuar o procedimento, com o Open Office Writer aberto, vá no menu Inserir/Campos/Outros.

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Na tela que se abre, vá na aba Banco de Dados e na listagem da esquerda (Tipo), escolha a opção Campos de mala direta, e depois clique no botão Procurar.

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Localize o arquivo de mala direta, que no caso do sistema Q-Acadêmico podem ser dois, sendo:

  1. Se for uma declaração ou diploma, o arquivo se chama Mala_Direta.txt e se encontra no Diretório de Instalação do Q-Acadêmico\Temp\Perfis\[Nome do usuário] \Mala_Direta.txt.
  2. No caso de mala direta para eventos, existem três arquivos distintos, cada um para um tipo de certificado, sendo:
  • Mala_Direta_Eventos.txt: Arquivo para certificados gerais de mala direta de eventos;
  • Mala_Direta_Atividades_Eventos.txt: Arquivo para certificado de atividades do evento;
  • Mala_Direta_Palestrantes_Atividades_Eventos.txt: Arquivo para certificado do palestrante do evento.

Cada arquivo deste possui campos específicos que atende cada demanda.

Os arquivos de mala direta e se encontra no Diretório de Instalação do Q-Acadêmico\Temp\Perfis\[Nome do usuário] \[Nome do arquivo].txt.

Observação nº 1: Esses são os diretórios padrões de instalação e que são também usados pelo sistema para gerar os arquivos para serem mesclados com o documento de mala direta. Pode acontecer destes arquivos estarem em outro local. Geralmente quando se configura uma mala direta pela primeira vez, a Qualidata disponibiliza os
arquivos via e-mail. O que importa nesse tipo de configuração é o nome do arquivo e o nome que a fonte de dados irá ficar após o procedimento.
Observação nº 2: Quando um usuário imprime qualquer tipo de documento que utiliza esse recurso, seja via Open Office ou Microsoft Office o arquivo é gerado e não é excluído, ou seja, ele deve estar no diretório citado acima. Caso o arquivo não esteja no
diretório, basta imprimir qualquer tipo de documento que use o recurso para gerar o arquivo de fonte de dados.
Após selecionar o arquivo, irá aparecer uma caixa de diálogo para configuração do separador de campos, que por padrão é uma virgula (,), atenção, deve-se mudar isso para ponto e vírgula (;).

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Ao alterar o separador de dados, outra caixa de diálogo será mostrada para confirmação da configuração de associação da fonte de dados.

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Atenção, O nome do arquivo, e posteriormente o nome que aparecerá na listagem deve ser Mala_Direta, não podendo ser diferente.

Se por ventura, for anexado outro arquivo, como mesmo nome, ou por algum motivo acontecer algum erro nos campos, o procedimento é excluir a(s) fonte(s) de dados, e anexá-las novamente.

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Como pode ser observado, existe outra fonte de dados(Mala_Direta1), então, o procedimento correto é excluir essa fonte de dados para não usar os campos da mesma, e como dito anteriormente, se não conseguir acesso aos campos da fonte de dados normal (Mala_Direta) deve-se excluir a mesma e abrir o arquivo.

Exclusão da Fonte de Dados

Acessar no menu ‘Exibir/Fonte de Dados’:

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Na caixa de diálogo, clicar como botão direito em cima de qualquer fonte de dados, e escolher a opção Banco de dados registrados…

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Na caixa de diálogo, clicar sobre a fonte de dados que deseja excluir, e depois clicar no botão Excluir

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Inserir campo de mala direta no documento

Para inserir um campo da fonte de dados no documento, primeiramente posicione dentro da área de edição do documento para inserir o campo. Acessar Inserir/Campos/Outros.

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Na caixa de diálogo, acessar a aba Banco de Dados, selecionar a opção Campos da mala direta, e na área Seleção do banco de dados, clique no símbolo de mais (+) para expandir o item Mala_Direta (lembrando que se for uma fonte de dados de Eventos, o nome muda. Conforme explicação na associação do arquivo). Expandir o item para mostrar os campos. Selecionar o campo desejado e clicar no botão Inserir.

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Com os campos de mesclagem adicionados o documento está pronto para ser inserido no QAcadêmico pelos cadastros, sendo:

  1. Para declarações e certificados de módulo: [Configuração] Configurações>>Modelos de Documentos;
  2. Para Certificados e Diploma: [Diploma] Cadastros>>Modelos de Formulários;
  3. Para Eventos: [Seminários e Eventos] Cadastros>>Eventos e Atividades;
  4. Certificados

Observação nº 1: Se por ventura os campos não aparecerem, deve-se excluir a fonte de dados, e proceder como explicação nos tópicos anteriores.
Observação nº 2: Criar sempre o documento *.odt do zero. Nunca importar um documento criado do MS Office por exemplo.

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