Como realizar desligamentos temporários e definitivos de matrículas no Q-Acadêmico

Quais são os tipos de Desligamento registrados no Q-Acadêmico?

A modificação da situação acadêmica de um aluno de sua instituição, deverá ser reportada, obrigatoriamente, no Q-Acadêmico.

Isto se deve tanto em situações em que a solicitação partiu do aluno, quanto em situações nas quais a requisição parte da própria instituição.

Fazer uso correto dos procedimentos acadêmicos por matrícula permitirá que os gestores tenham acesso rápido à estatísticas de ocupação de vagas e real situação de seu corpo discente.

Conforme o tipo de procedimento que será realizado (mais uma vez, independente de ter sido solicitado pelo aluno ou pela instituição), ele pode ter como consequência desligar de forma TEMPORÁRIA ou DEFINITIVA o aluno.

Desligamentos Temporários

Os desligamentos temporários são aqueles em que o aluno paralisou temporariamente seus estudos, mas deverá voltar a estudar em sua instituição, e no mesmo curso, no futuro. São eles:

Afastamento

O aluno paralisa temporariamente o curso, a seu próprio pedido, por motivo previsto em lei ou documento da própria instituição (tal como prestação de serviço militar), podendo ou não ter prazo pré-disposto para retorno, geralmente dependendo do motivo que gerou o afastamento.

Trancamento de Matrícula

O aluno paralisa temporariamente o curso, a seu próprio pedido, mas deverá retornar dentro de um tempo pré-disposto (podendo ser, por exemplo, dentro de  meses ou dentro de um ano, conforme o curso e a instituição).

É importante notar que, ainda que o pedido de trancamento tenha de partir do próprio aluno, dependendo das regras adotadas em sua instituição, pode ser que o aluno só pode realizar esta solicitação com base em motivo ou justificativa já prevista, e não conforme sua própria vontade ou querer. As regras, condições, e tempo de retorno previsto normalmente constam do documento que rege a instituição de ensino.

Matrícula Vínculo

‘Matrícula Vínculo’ é quando o aluno não pode manter seu vínculo com a instituição pelas formas normais, tais como cursar uma disciplina em um período letivo, estar cumprindo trabalho de conclusão de curso ou estágio, mas ainda assim faz-se necessário que o mesmo seja contabilizado como aluno regular.

Ela se justifica por que algumas vezes o aluno pode se encontrar em situação em que ainda não tenha terminado o curso (com todas as suas disciplinas, e exigências de cargas horárias de estágio, trabalho de conclusão de curso, ou atividades complementares), mas ao mesmo tempo não tem como avançar no curso ou executar o que lhe falta para a conclusão, por motivos diversos.

Para ficar mais fácil para entender, citamos o exemplo:

O campus em que o aluno estuda possui regime semestral em que os períodos ímpares e pares das matrizes curriculares e ofertas de disciplina, ocorrem apenas UMA VEZ POR ANO. Assim, para um curso comporto de 8 períodos, no período letivo 2016/1, são ofertadas as disciplinas dos períodos 1, 3, 5 e 7, e no período letivo 2016/2 são ofertadas as dos períodos 2, 4, 6 e 8.  No período letivo 2017/1 voltarão a estar disponíveis os períodos ímpares (1, 3, 5 e 7), mas ficarão ausentes os períodos pares.

Agora pense na seguinte situação: um aluno está em uma matriz em que a partir do 5º período, todas as disciplinas dos períodos anteriores (disciplinas do 1º, 2º, 3º e 4º períodos, portanto) já deverão estar cumpridas (são pré-requisito) para que o aluno possa se matricular.

Este mesmo aluno, em 2016/2, está a cursar o 4º período do curso, já tendo sido aprovado em todas as disciplinas dos períodos anteriores, mas  acaba por reprovar em uma disciplina deste 4º período. Com isto, dados os pré-requisitos, no próximo período letivo, 2017/1, ele fica impedido de cursar qualquer disciplina dos períodos seguintes do curso, e não terá como cursar nenhuma disciplina ofertada, visto que a que ele precisa cursar não está disponível no momento e, de fato, só votará a estar disponível em 2017/2.

Neste caso, a instituição poderá lançar a situação de ‘Matrícula Vínculo’ para o aluno, afim de que o mesmo continue ativo na instituição, não cursando nenhuma disciplina, mas ao mesmo tempo não perdendo sua situação de aluno ativo, nem ser proibido de ter acesso às dependências e recursos da instituição, tais como a biblioteca.

Intercâmbio

Quando o aluno necessita se ausentar temporariamente da instituição com a finalidade específica de cursar disciplinas em outra instituição de ensino, seja ela nacional ou internacional. Pode ocorrer com previsão de retorno já definida ou não.

Em grande parte dos casos é entendido que, ao retornar à instituição de origem (sua instituição), o aluno necessitará apresentar um histórico escolar (ou documento semelhante) expedido pela outra instituição contendo nome das disciplinas cursadas e conteúdo das mesmas para realizar aproveitamento de estudos em disciplinas de sua matriz curricular.

Localizando onde efetuar um desligamento temporário

Os procedimentos de desligamento temporário poderão ser acessados na aplicação Registro Escolar >> Menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula, no grupo ‘Desligamentos Temporários’.

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Desligamentos Definitivos

Os desligamentos ditos definitivos são os que o aluno não deverá mais retornar à instituição, mesmo sem ter completado todo o curso e matriz curricular, independente de este desligamento ter ocorrido por sua própria solicitação/querer ou não.

É importante notar que, à primeira vista os alunos que passam por estes tipos de procedimentos, normalmente, não deveriam retornar a cursar este mesmo curso, e com a mesma matrícula, na sua instituição,  mas se for necessário pode-se sim retorná-los à condição de ativos, mediante procedimento de reingresso.

Os desligamentos definitivos são:

Cancelamento Compulsório

Efetuado quando é quando necessário retirar forçadamente um aluno de sua instituição, mesmo não sendo solicitado por ele.

Pode ocorrer, por exemplo, quando o aluno viola alguma regra acadêmica ou administrativa.

Cancelamento Voluntário

Ocorre quando o aluno identifica que não mais poderá continuar seus estudos no curso atual e em sua instituição e, então, solicita formalmente seu desligamento.

É usado também, em instituições públicas, quando o aluno já ocupa vaga em determinado curso e, a partir deste momento gostaria de dar início a outro curso de mesmo nível de ensino. Neste caso, cancelando a primeira matrícula, ele não será apontado pelo Q-Acadêmico como sendo aluno que já possui matrícula no mesmo nível de ensino na sua instituição, tendo, portanto, sua matrícula no novo curso liberada (mas é necessário primeiro cancelar a matrícula existente para, só depois, efeutar a matrícula nova).

Desistência (Evasão)

Deverá ser utilizado quando o aluno abandona o curso e não comparece à instituição para, formalmente e de livre vontade, cancelar sua matrícula.

Para regra para considerar um aluno como desistente/abandono/evadido costuma variar bastante de uma instituição para a outra, não havendo padronização. Algumas instituições consideram evadidos apenas alunos que não reprovam matrícula no período letivo, outras ainda consideram como tal um aluno que até renovou sua matrícula e frequentou algumas aulas, mas teve um percentual de frequência muito abaixo do esperado e exigido.

A regra de evasão deverá, também, constar do documento que dispõe sobre as regras de funcionamento da instituição.

Jubilamento

Semelhante ao Cancelamento Compulsório, é utilizado para retirar da instituição um aluno, ainda que sem manifestação de vontade do mesmo.

As regras de aplicação de jubilamento são diversas, sendo que muitas vezes ocorria quando aluno já estava estudando na mesma instituição e curso, ocupando uma mesma matrícula mais do que uma certa quantidade de períodos , ou ainda quando ele atingisse um certo número de reprovações em uma mesma disciplina.

Transferência Externa

Quando o aluno solicita o encerramento do seu vínculo com a instituição e curso pois irá cursar o mesmo ou outro curso, em outra instituição de ensino.

Localizando onde efetuar um desligamento definitivo

Os procedimentos de desligamento definitivo poderão ser acessados na aplicação Registro Escolar >> Menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula, no grupo ‘Desligamentos Definitivos’.

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Como efetuar a mudança na situação do aluno para desligado da instituição?

A forma de efetuar alterações na situação do aluno é bem semelhante em todos os procedimentos. A seguir, demonstraremos o como efetuar o procedimento agrupado pelos que são feitos da mesma forma (com o mesmo comportamento de tela), devendo o usuário escolher o motivo correto para o caso.

Cancelamento Voluntário, Cancelamento Compulsório, Desistência (Evasão), Transferência Externa e Jubilamento

Os procedimentos encontram-se na aplicação Registro Escolar >> Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula, no grupo Desligamentos Definitivos

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Forneça os dados conforme descrito a seguir:

Ano Letivo (Obrigatório): Ano do período letivo em que a ação ficará registrada

Período Letivo (Obrigatório): Período do período letivo em que ação ficará registrada

Data (Obrigatório): Data na qual o procedimento ficará registrado como feito no cadastro do aluno. Inicialmente o sistema sugerirá sempre o dia de hoje, mas você tem liberdade para efetuar a alteração para a data correta.

Nº do Protocolo: Número do protocolo de solicitação ou comunicação do procedimento

Matrícula (Obrigatório): Localiza aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar botao-pesquisar-procurar-localizar-binoculo-qpesquisa.

Observações: Insira aqui, textualmente, qualquer informação pertinente ao processo e que necessito ficar atrelado ao procedimento.

Motivo (Obrigatório): escolha o motivo para o procedimento estar sendo realizado, dentre os já cadastrados pela sua instituição ou, se tiver permissão cadastre o novo motivo clicando no botão botao-novo.

Havendo disciplinas em curso pelo aluno no período letivo em que o procedimento será realizado, elas serão exibidas na lista Componentes Curriculares em Curso. É importante notar que, se o procedimento de desligamento de fato for efetuado, aluno perde o vínculo com a disciplina (ficará como se não tivesse cursado a mesma), ainda que já tenha obtido situação final de aprovação ou reprovação na mesma.

Para efetuar o procedimento, depois e ter fornecido todos os dados, clique no botão botao-confirmar. Se deseja abortar o procedimento, clique no botão botao-cancelar. Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.

A seguir mostramos em vídeo como realizar o procedimento (utilizamos apenas um dos tipos de desligamentos, mas a forma de proceder é semelhante):

Afastamento e Matrícula Vínculo

Os procedimentos encontram-se na aplicação Registro Escolar >> Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula, no grupo Desligamentos Temporários.

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Forneça os dados conforme descrito a seguir:

Ano Letivo (Obrigatório): Ano do período letivo em que a ação ficará registrada

Período Letivo (Obrigatório): Período do período letivo em que ação ficará registrada

Data (Obrigatório): Data na qual o procedimento ficará registrado como feito no cadastro do aluno. Inicialmente o sistema sugerirá sempre o dia de hoje, mas você tem liberdade para efetuar a alteração para a data correta.

Nº do Protocolo: Número do protocolo de solicitação ou comunicação do procedimento

Matrícula (Obrigatório): Localiza aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar botao-pesquisar-procurar-localizar-binoculo-qpesquisa.

Observações: Insira aqui, textualmente, qualquer informação pertinente ao processo e que necessito ficar atrelado ao procedimento.

Motivo (Obrigatório): escolha o motivo para o procedimento estar sendo realizado, dentre os já cadastrados pela sua instituição ou, se tiver permissão cadastre o novo motivo clicando no botão botao-novo.

Se o procedimento a ser executado é o de Afastamento, havendo disciplinas em curso pelo aluno no período letivo em que o procedimento será realizado, elas serão exibidas na lista Componentes Curriculares em Curso. É importante notar que, se o procedimento de desligamento de fato for efetuado, aluno perde o vínculo com a disciplina (ficará como se não tivesse cursado a mesma), ainda que já tenha obtido situação final de aprovação ou reprovação na mesma.

Como não faz sentido a execução do procedimento de Matrícula Vínculo em período letivo que o aluno esteja cursando alguma disciplina, para este procedimento não será exibida tabela ou campo de Componentes Curriculares em Curso.

Para efetuar o procedimento, depois e ter fornecido todos os dados, clique no botão botao-confirmar. Se deseja abortar o procedimento, clique no botão botao-cancelar. Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.

A seguir mostramos em vídeo como realizar o procedimento (utilizamos apenas um dos tipos de desligamentos, mas a forma de proceder é semelhante):

Intercâmbio (Nacional, Internacional ou mesma instituição)

Os procedimentos encontram-se na aplicação Registro Escolar >> Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Intercâmbio, no grupo Desligamentos Temporários.

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Forneça os dados conforme descrito a seguir:

Ano Letivo (Obrigatório): Ano do período letivo em que a ação ficará registrada

Período Letivo (Obrigatório): Período do período letivo em que ação ficará registrada

Data (Obrigatório): Data na qual o procedimento ficará registrado como feito no cadastro do aluno. Inicialmente o sistema sugerirá sempre o dia de hoje, mas você tem liberdade para efetuar a alteração para a data correta.

Nº do Protocolo: Número do protocolo de solicitação ou comunicação do procedimento

Matrícula (Obrigatório): Localiza aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar botao-pesquisar-procurar-localizar-binoculo-qpesquisa.

Observações: Insira aqui, textualmente, qualquer informação pertinente ao processo e que necessito ficar atrelado ao procedimento.

Mobilidade Intercâmbio: Escolha entre os tipos de mobilidade existentes aquele que ocorrerá agora para este aluno:

  • Interna: o outro curso ou disciplinas que o aluno cursará pertencem a sua própria instituição;
  • Nacional: o outro curso ou disciplinas que o aluno cursará pertencem a uma instituição de ensino localizada no Brasil;
  • Internacional: o outro curso ou disciplinas que o aluno cursará pertencem à instituição de ensino de outro país.

Programa Mobilidade Acadêmica (Obrigatório para mobilidade de intercâmbio internacional, inexistente para as outras): Qual é o programa que o aluno está participando, sendo:

  • Intercâmbio
  • Ciência Sem Fronteiras

Instituição de Destino: Informe a instituição de ensino na qual o intercâmbio será realizado. Caso a instituição de ensino não seja localizada porque não está cadastrada, e você possui permissão para inserção, poderá acessar a tela de cadastro clicando no botão botao-novo .

Previsão de Retorno (Obrigatório): informe, nos respectivos campos  o ano e período letivo de retorno previsto para o aluno.

Havendo disciplinas em curso pelo aluno no período letivo em que o procedimento será realizado, elas serão exibidas na lista Componentes Curriculares em Curso. É importante notar que, se o procedimento de desligamento de fato for efetuado, aluno perde o vínculo com a disciplina (ficará como se não tivesse cursado a mesma), ainda que já tenha obtido situação final de aprovação ou reprovação na mesma.

Para efetuar o procedimento, depois e ter fornecido todos os dados, clique no botão botao-confirmar. Se deseja abortar o procedimento, clique no botão botao-cancelar. Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.

A seguir mostramos em vídeo como realizar o procedimento.

Trancamento de Período

Os procedimentos encontram-se na aplicação Registro Escolar >> Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Trancamento de Matrícula, no grupo Desligamentos Temporários.

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Forneça os dados conforme descrito a seguir:

Ano Letivo (Obrigatório): Ano do período letivo em que a ação ficará registrada

Período Letivo (Obrigatório): Período do período letivo em que ação ficará registrada

Data (Obrigatório): Data na qual o procedimento ficará registrado como feito no cadastro do aluno. Inicialmente o sistema sugerirá sempre o dia de hoje, mas você tem liberdade para efetuar a alteração para a data correta.

Nº do Protocolo: Número do protocolo de solicitação ou comunicação do procedimento

Matrícula (Obrigatório): Localiza aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar botao-pesquisar-procurar-localizar-binoculo-qpesquisa.

Observações: Insira aqui, textualmente, qualquer informação pertinente ao processo e que necessito ficar atrelado ao procedimento.

Motivo (Obrigatório): escolha o motivo para o procedimento estar sendo realizado, dentre os já cadastrados pela sua instituição ou, se tiver permissão cadastre o novo motivo clicando no botão botao-novo.

É importante notar que, ainda que sua instituição não limite a realização de trancamentos de matrículas a algumas previamente identificadas justificativas, se faz necessária a existência de algum motivo para ser preenchido (podendo ser algo do tipo ‘Sem Motivo’ ou ‘Não Declarado’).

Previsão de Retorno (Obrigatório): informe, nos respectivos campos  o ano e período letivo de retorno previsto para o aluno.

Havendo disciplinas em curso pelo aluno no período letivo em que o procedimento será realizado, elas serão exibidas na lista Componentes Curriculares em Curso. É importante notar que, se o procedimento de desligamento de fato for efetuado, aluno perde o vínculo com a disciplina (ficará como se não tivesse cursado a mesma), ainda que já tenha obtido situação final de aprovação ou reprovação na mesma.

Para efetuar o procedimento, depois e ter fornecido todos os dados, clique no botão botao-confirmar. Se deseja abortar o procedimento, clique no botão botao-cancelar. Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.

A seguir mostramos em vídeo como realizar o procedimento.

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