Dica 02 – Não use o Cadastro de Matrícula!

Essa dica vem com o intuito de esclarecer o por que de não usar o cadastro de matrículas. E antes de começar a explicar quais procedimentos devem ser usados vou contar o motivo desse cadastro existir.

Nas primeiras versões do sistema, esse cadastro servia para principalmente consultar algumas informações e também para inclusão e edição de outras informações, como inclusão de períodos, dados de diploma, entre outros. Com a evolução do sistema essas informações que eram atualizadas pelo cadastro ganharam procedimentos específicos que garantem a consistência dos dados.

Nunca é demais dizer que o cadastro de matrícula não faz nenhuma checagem de consistência, podendo ser alterado a qualquer momento(desde que se tenha permissão) sem qualquer critério de checagem de dados.

Ressalto com bastante ênfase que o cadastro de matrículas nunca deve ser usado. Para isso a Qualidata criou procedimentos específicos para cada informação do cadastro. Esses procedimentos garantem a consistência dos dados, bem como alerta sobre como resolver.

Em caso de consultas sempre usar a consulta de dados do aluno que é muito mais completa.

Com relação a situação do aluno, seja de matrícula ou do período, sempre devem ser alteradas pela tomada de decisão do sistema. O sistema sempre sabe quando deve alterada e para qual situação será alterada.

Caso haja situações onde não condizem com a realidade, sugiro sempre entrar em contato com os analistas do suporte da Qualidata para que seja dada a devida orientação. A grande maioria dos casos são resolvidos pelo sistema, com exceções de dados migrados ou por inconsistências geradas pelo uso indevido.

Com relação a geração da matrícula do aluno ela pode ser gerada de duas formas atualmente, sendo:

      • Sugerida pelo sistema: Ao definir o curso pelos procedimentos de matrículas do sistema e se o curso estiver em um calendário é sugerido a matrícula no formato: [ANO LETIVO DE INGRESSO][PERÍODO LETIVO DE INGRESSO][CÓDIGO DO CURSO][DÍGITO CONTROLADOR]. O dígito controlador garante que a matrícula do aluno foi gerada pela Q-Acadêmico;
      • Manualmente: Ao sugerir quem está fazendo a matrícula pode editá-la da forma como desejar ou de acordo com um padrão adotado. Neste caso não haverá o dígito controlador, que consequentemente não pode ser validado pelo Q-Acadêmico. No entanto haverá o registro do log de sistema.

Obs: A customização da matrícula deve ser feita no momento em que o sistema sugere a matrícula em qualquer procedimento de matrícula, seja matrícula por Processo Seletivo, por Transferência, por Matrícula Direta, Matrícula Direta em Turma ou Alunos Existentes. É necessário ter acesso de controle total nas funcionalidades de matrícula para a edição. Caso se conclua a matrícula e depois altere pelo cadastro de matrícula o sistema não vai alterar a senha. A saber: A senha do aluno é uma criptografia do número 123 tendo como chave a matrícula do aluno gerada no procedimento de matrícula. Quando o aluno acessa pela primeira vez na área restrita da Web o sistema obriga a ele cadastrar uma nova senha e novamente é criptografada com a senha que ele informou tendo como chave a matrícula.

Então aqui começaremos com o mapeamento dos campos do cadastro de matrícula com seu respectivo procedimento. Lembrando que no cadastro de matrícula não há nenhuma validação de dados, o que pode facilmente gerar inconsistências críticas nos dados do aluno.

Versão 3.0

  1. Alteração de campo matrícula: Alterar sempre pelos procedimentos de matrículas como já orientado acima. Caso haja a necessidade de alteração pelo cadastro, deve ser reiniciado a senha pela consulta de dados do aluno;
    • [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Matrícula de Ingressantes>>Matrícula Direta, CDU 115;
    • [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Matrícula de Ingressantes>>Alunos Existentes, CDU 187;
    • [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Matrícula de Ingressantes>>Matrícula Direta em Turma. CDU 301;
    • [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Matrícula de Ingressantes>>Processo Seletivo, CDU 114;
    • [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Matrícula de Ingressantes>>Transferência, CDU 115;
  2. Ano de Ingresso e Período de Ingresso: Nunca deve ser alterado;
  3. Aluno: Nunca deve ser alterado. Ao alterar  o campo aluno, será perdido todas as informações dos dois alunos;
  4. Alteração do campo Curso: Sempre usar o procedimento de Transferência Interna. [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Cancelar Procedimentos – Por Matrícula>>Transferência Interna, CDU 65;
  5. Alteração do campo Turno: O sistema sempre altera o campo turno do aluno, ao inserir o aluno numa turma ou matriculá-lo num diário. Em casos de cursos por crédito o sistema sempre atualiza o turno para o turno onde ele foi aceito na maior quantidade de disciplinas;
  6. Polo Municipal: O polo é definido na matrícula do aluno e em caso de alteração, usar o procedimento [Ensino à Distância] Procedimentos>>Alterar Polo EAD de Alunos, CDU 1046. Esse procedimento também contempla os alunos que por ventura não foi informado o polo no ato da matrícula;
  7. Alteração do campo Matriz Curricular: Sempre usar o procedimento de transferência de matriz curricular. [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Procedimentos Acadêmicos – Por Matrícula>>Mudar de Matriz Curricular, CDU 156;
  8. Alteração do campo Habilitação: Usar o procedimento e transferência de matriz curricular. Selecionar a mesma matriz e trocar a habilitação. [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Procedimentos Acadêmicos – Por Matrícula>>Mudar de Matriz Curricular, CDU 156;
  9. Alteração dos campos de Inclusão / Exclusão e Per. Letivo: Esse caso de uso está em processo de descontinuação. Ainda está disponível no sistema, mas orientamos a não utilizá-lo. Nossa orientação é sempre entrar em contato com o suporte para orientações e também para identificarmos se há necessidade de algum ajuste. Para maiores detalhamentos orientamos a ler a documentação na nossa base de conhecimento;
  10. Campos de observações: Sempre usar na consulta de dados do aluno, clicar com o botão direito do mouse em qualquer lugar da janela e acessar a opção Atualizar Observações. Não é necessário ter permissão especial para alteração dessas informações. Apenas ter acesso a consulta de dados do aluno.
    1. São eles:
      • Observações Gerais
      • Observações de histórico;
      • Observações em destaque: Na consulta de dados do aluno essa observação vai aparecer depois do nome do aluno entre parênteses;
      • Resultado do processo seletivo;
  11. Pelo procedimento [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Por Matrícula>>Atualizar Dados da Matrícula, CDU 1105, é possível atualizar as seguintes informações:
    • Forma de ingresso:
    • Reserva de Vaga:
    • Regime de Internato;
    • Concomitância;
    • Qualificação de Mestrado
      1. Limite;
      2. Exame
      3. Qualificação;
    • Bolsa Família;
    • Bolsa Escola;
  12. Atualizar os campos do diploma: O sistema se encarregar de fazer isso ao gerar o diploma e ao fazer a colação de grau, respectivamente. No entanto se o módulo de diploma não é usado, mesmo assim pode usar a funcionalidade[Diploma] Procedimentos>>Atualizar Dados do Diploma, CDU 398 e para colação de grau [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Colação de Grau, CDU 275;
  13. Botão de Proficiência em Línguas: Usar sempre o procedimento de aceleração de estudos. [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Procedimentos Acadêmico – Por Componente curricular>>Aceleração de Estudos, CDU 127 ou [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Proficiências em Idiomas, CDU 273;
  14. Botão Projetos Finais: Sempre usar o cadastro de projetos finais. [Registro Escolar] Cadastros>>Projetos Finais>>Cadastro, CDU 120;
  15. Exclusão de  uma matrícula do sistema totalmente: Usar o procedimento [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Por Matrícula>>Excluir Matrícula Totalmente do Sistema, CDU 1041;

Essas são as orientações sobre o uso do sistema. A qualquer momento estamos a disposição para analisar e sanar qualquer dúvida.

Dica 01 – Justificativa e Abono de Faltas de Alunos

Introdução

Professores a alunos podem ter suas faltas justificadas. Nessa dica abordaremos a justificativa de aulas bem como seu abono. A justificativa de faltas pode ser realizada através do módulo de Registro Escolar.

O procedimento de justificativa (e abono, quando for o caso) é executado pelo Registro Escolar ou outro setor com acesso autorizado. Tem por objetivo dar entrada no Q-Acadêmico das informações referentes ao processo de justificativa/abono que já tenha transitado internamente na organização.

No caso dos professores, a justificativa tem o intuito de controle do gerenciamento interno somente. Não há nenhum processamento em relação as aulas lançadas. Existe a possibilidade de emissão de relatório referente a essa informação. Esta opção também está presente no módulo de registro escolar.

No caso dos alunos, a justificativa pode ter por objetivo registrar a ausência do aluno bem como, quando necessário, ABONAR a falta. Nesse caso (abono) as faltas lançadas pelo professor continuarão no sistema, mas não serão consideradas para o cômputo do percentual de frequência.

No caso dos alunos caso a justificativa tenha por objetivo realizar o abono das faltas do mesmo, é necessário que o professor faça na área restrita:

  • O lançamento da(s) aula(s) e respectivamente a(s) falta(s) do(s) aluno(s) e que;
  • As justificativas sejam também feita(s) no(s)mesmo(s) dia(s) do lançamento do professor.

Dependendo do modelo de cálculo de percentual de frequência, o sistema irá controlar o abono de duas formas distintas:

  • Quando o percentual de frequência é global, ou seja, o aluno ficará aprovado se cumprir “X” % da soma da frequência de todas as disciplinas cursada por ele em um determinado período letivo: Neste caso o resultado será avaliado somente no fechamento do período. O sistema irá abonar as faltas do aluno. As faltas lançadas pelo professor continuarão no sistema, mas como há justificativa o sistema não considera a(s) falta(s) lançada(s) para o cômputo do percentual de frequência;
  • Quando o percentual de frequência é calculo individualmente para cada disciplina: Neste caso o sistema fará o abono também individualmente e não precisará passar pelo fechamento de período para ser calculado a situação na disciplina. No entanto não é isento de passar pelo procedimento de fechamento, pois é necessário que o sistema mude a situação do período do aluno, além de criar o próximo período;

Como funciona

  • Consultando os dados do aluno Fulano de Tal, são apresentadas as aulas cujo conteúdo foi lançado pelo professor.

  • Tendo ocorrido o lançamento do conteúdo, é possível abonar/justificar uma aula utilizando o caso de uso ‘Justificar Ou Abonar Faltas’ do aluno.

  • Tendo localizado o aluno em questão (Fulano de Tal) o usuário seleciona a aula em “Disciplinas do aluno no dia…” e clica em ‘Abonar’ ou ‘Justificar Sem Abonar’

  • O Q-Acadêmico efetua o processamento e indica ao usuário

  • Na Aba ‘Justificativas Existentes’ é possível visualizar quais aulas foram justificadas e quais foram abonadas para o aluno em questão.

Exemplo

Considerando o aluno apresentado Fulano de Tal apresentado anteriormente em “Como Usar” vimos que este aluno teve:

  • Uma aula ocorrida no dia 05/09/2017 da disciplina Teoria Geral do Turismo que foi abonada e;
  • Uma aula ocorrida no dia 05/09/2017 da disciplina Introdução ao Turismo e Hospitalidade que não foi abonada.

Veremos abaixo as consequências dessas ações para o aluno no Q-Academico

Exemplo – Aula abonada

  • Aqui visualizamos o diário (com o dia ministrado e registrado pelo professor) relativo a disciplina Teoria Geral do Turismo do aluno Fulano de Tal. Como vimos anteriormente essa aula (referente a 05/09/2017) foi abonada.

  • Repare que esse diário tem CH de 54 aulas, porém a hora relógio dessa aula é de 45 minutos, portanto o professor tem que ministrar pelo menos 72 aulas, sendo que o limite do aluno é de 18 faltas (25%). Com 20 faltas, Fulano de Tal fica no limite das 18 faltas pois foram justificadas com abono um dia de duas aulas. Isso lhe garante a situação de aprovado. São apresentadas 20 faltas, mas somente 18 são consideradas para o cômputo do percentual de frequência.

  • Já com 21 faltas, Fulano de Tal já fica reprovado, porque mesmo com o abono de duas aulas ele ficou com 19 faltas, passando assim dos 25% de faltas permitidas para a disciplina.

Exemplo – Aula não abonada

  • Como vimos anteriormente, uma aula ocorrida no dia 05/09/2017 da disciplina Introdução ao Turismo e Hospitalidade do aluno Fulano de Tal não foi abonada.

  • Veja que esse dia foi justificado, mas não foi abonado. Partindo do mesmo conceito da disciplina com relação a carga horária é o mesmo cálculo. Portanto com 19 faltas ele já ultrapassa o limite e fica reprovado por falta. Como a falta não foi abonada, esta conta integralmente para cômputo do percentual de frequência. Se a mesma fosse abonada, essa situação se alteraria. Neste caso de registro da justificativa com abono após o lançamento das faltas é necessário fazer o reprocessamento do diário.