Em algumas ocasiões se faz necessário, mais do que simplesmente reativar a matrícula do aluno, fazer como se ele nunca tivesse a matrícula desligada, seja porque o próprio aluno desistiu de um desligamento solicitado por ele, a instituição voltou atrás e não mais irá retirar o aluno de seu corpo discente ou, ainda, você simplesmente tenha registrado o procedimento para o aluno errado.
Antes de entrarmos na forma de realizar o cancelamento é importante entender que ele só poderá ser realizado no próprio período em que o procedimento que o motivou foi realizado. Isto vale tanto para cancelamentos de desligamento quanto para procedimentos de reativação.
Cancelar procedimentos de Desligamento
Para cancelar o desligamento de um aluno vá na aplicação Registro Escolar >> menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula, e conforme o tipo de desligamento realizado (definitivo ou temporário) escolha a opção Cancelar Desligamento Definitivo ou Cancelar Desligamento Temporário.
A tela exibida para ambas as opções é semelhante à exibida abaixo:
Para realizar o cancelamento preencha os dados conforme as orientações dos campos:
Ano Letivo (Obrigatório): Informe o ano do período letivo do procedimento a ser cancelado.
Período letivo (Obrigatório): informe o período do período letivo do procedimento a ser cancelado.
Data (Obrigatório): Informe a data do cancelamento. Para facilitar, o Q-Acadêmico já traz selecionada a data de hoje, mas você pode escolher outra se o cancelamento foi solicitado e aprovado em outro dia.
Matrícula (Obrigatório): Localize aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira qualquer texto de observação que julgar pertinente para associar ao procedimento.
Lembre que o cancelamento só poderá ser realizado no mesmo período letivo em que o procedimento ocorreu. Assim, se você procurar pelo nome ou número de matrícula corretos e nenhuma informação foi exibida (como se não houvesse procedimento para cancelar), pode ser que você tenha selecionado o ano e período letivo errado.
Para efetuar o cancelamento de procedimento, depois de ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o cancelamento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o cancelamento.
Cancelar procedimentos de Reativação
No Q-Acadêmico também é possível efetuar o cancelamento de uma reativação de matrícula, retornando o aluno à condição de desligado (temporária ou definitivamente, conforme o caso).
Contudo, é importante notar que o cancelamento de uma reativação de matrícula, em geral, se aplica nas seguintes ocasiões: 1) a reativação foi lançada para o aluno errado; 2) o aluno se arrependeu de reativar a matrícula e você precisa colocá-lo novamente na condição de desligado como se o mesmo não houvesse passado (sem deixar registro) pela ativação.
Se você precisa do registro de que a reativação foi feita, mesmo que logo em seguida precise desligar novamente o aluno, o procedimento de Cancelar Reativação NÃO deverá ser realizado, visto que retirará o registro de que o aluno voltou à condição de ativo temporariamente. Por exemplo, se a sua instituição exige que alunos retornem do trancamento a cada novo período letivo, mesmo que queiram passar mais um período letivo trancado, você não poderá desfazer a reativação para torná-lo à condição de matrícula trancada, pois isto faria com que o sistema contabilizasse apenas 1 (um) trancamento, e não 2 (dois) como na verdade ocorreu.
Para cancelar uma reativação de matrícula, acesso a aplicação Registro Escolar >> menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Cancelar Reativação de Matrícula, no grupo Reativações de Matrícula.
Para realizar o procedimento, preencha os campos.
Ano Letivo (Obrigatório): Informe o ano do período letivo do procedimento a ser cancelado.
Per. Letivo (Obrigatório): informe o período do período letivo do procedimento a ser cancelado.
Data (Obrigatório): Informe a data do cancelamento. Para facilitar, o Q-Acadêmico já traz selecionada a data de hoje, mas você pode escolher outra se o cancelamento foi solicitado em outro dia.
Matrícula (Obrigatório): Localize aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira qualquer texto de observação que julgar pertinente para associar ao cancelamento.
Lembre que o cancelamento só poderá ser realizado no mesmo período letivo em que a reativação ocorreu. Assim, se você procurar pelo nome ou número de matrícula corretos e nenhuma informação foi exibida (como se não houvesse reativação para cancelar), pode ser que você tenha selecionado o ano e período letivo errado.
Para efetuar o cancelamento de reativação, depois de ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o cancelamento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o cancelamento.
O retorno do aluno à condição de aluno ativo pode ser realizado tanto para desligamentos temporários, nos quais o retorno do aluno já era previsto, como também nos desligamentos definitivos.
Ocorre que, por exemplo, um aluno pode ser retirado da instituição por ter violar alguma regra da da instituição ou contra o patrimônio da mesma, e depois de ocorrência processo que justifique que o aluno não teria culpa do que ocorreu, o mesmo passa a ter novamente direito a continuar seus estudos, mas do momento em que ocorreu a decisão favorável ao retorno em diante, ou seja, se o desligamento previamente encarado como definitivo ocorreu em 2016/1 e a decisão favorável ao aluno no processo só saiu em 2018/2, o aluno retorna à condição de ativo neste último período letivo (os períodos entre o cancelamento compulsório e o retorno do aluno não são criados, pois o aluno não constava como ativo na instituição).
Devo fazer reativação ou cancelar o procedimento de alteração da situação do aluno?
Ao ter de retornar um aluno à condição de ativo, uma dúvida que pode ocorrer é se o correto seria realizar uma reativação ou o cancelamento do desligamento. As duas opções, possíveis de serem realizadas no sistema, embora tenham o intuito final de devolver o aluno à condição de ativo, tem consequências paralelas bem bem diferentes.
Reativação da Matrícula
A reativação deverá ser executada quando:
O procedimento será feito em período letivo posterior ao que o desligamento foi realizado, ou
O aluno passou por processo de desligamento da instituição não por sua própria vontade, entrou com processo ou requisição para retomar sua vaga, mas o resultado em seu favor demorou a sair, e ele só retornará um ou vários períodos letivos posteriores ao que desligamento foi executado,
Cancelamento do Procedimento
Por sua vez o cancelamento do procedimento realizado deverá ocorrer quando:
o retorno do aluno à situação de ativo ocorrerá no mesmo período letivo em que o desligamento foi realizado, ou
o aluno foi quem solicitou o desligamento, mas logo depois, em um prazo curto de tempo (sem prejudicar a quantidade de faltas e seus estudos neste mesmo período letivo), se arrependeu da decisão, entra com processo/pedido de reingresso junto à instituição e este pedido é aceito, ou
o procedimento foi feito para o aluno/matrícula errada e deseja-se desfazer o erro, ou
Não deseja-se deixar rastro na vida acadêmica do aluno que o aluno passou por este procedimento.
OBSERVAÇÃO 1: o cancelamento só pode ser executado no período letivo em que o desligamento ocorreu.
OBSERVAÇÃO 2:ainda que o cancelamento seja realizado e, para o aluno, fique a sensação de que o procedimento nunca foi realizado, continuará sempre a existir o registro no log do sistema (registro de ações efetuadas no Q-Acadêmico por cada usuário).
Reativando um aluno de desligamento temporário (REABERTURA)
A reabertura de matrícula, para alunos que estavam em desligamento temporário, (afastamento, trancamento, intercâmbio, matrícula vínculo) deverá ser feito pelo setor de registros escolares da insitutição, ou setor equivalente, quando da manifestação do aluno pelo seu retorno.
IMPORTANTE:o aluno não consegue realizar nem solicitar a reabertura de sua matrícula pelo Q-Acadêmico Web – Módulo Alunos.
Para efetuar a reabertura da matrícula de um aluno acesse a aplicação Registro Escolar >> menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Reabertura de Matrícula (Deslig. Temporários), no grupo Reativações de Matrículas.
Para realizar o procedimento, forneça as informações conforme descrito a seguir:
Ano Letivo (Obrigatório): Ano do ano letivo em que o aluno está regressando
Per. Letivo (Obrigatório): Período do período letivo em que o alunto está regressando.
Data de Execução (Obrigatório): Data em que deve ficar o registro do procedimento (o sistema traz preenchido por padrão o dia de hoje, mas você pode alterar)
Período (Obrigatório): o período do curso (também chamado de série ou semestre), em que o aluno regressará.
Nº do Protocolo: número de protocolo do documento de solicitação do procedimento.
Matrícula (Obrigatório): Localize aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira qualquer texto de observação que julgar pertinente para associar ao procedimento.
Ao informar o nome do aluno para realizar a ação, o sistema automaticamente preencherá os campos de ‘Data de Execução’ (data do desligamento), ‘Período Letivo’ (em que que o desligamento foi realizado), ‘Previsão de Retorno’ (se houver, o período letivo em que o aluno deveria regressar), Observações (se houver, informações textuais inseridas quando do desligamento).
Para efetuar o procedimento de reativação, depois e ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o procedimento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o procedimento.
Reativando um aluno de desligamento definitivo (REINGRESSO)
A reativação de matrícula para alunos que estavam em desligamento definitivo (cancelamento compulsório, cancelamento voluntário, desitência/evasão/abandono, jubilamento e transferência externa) é considerado um reingresso do aluno na instituição de ensino, mas preservando matrícula, vínculo de matriz curricular, notas e dados de disciplinas cursadas em períodos anteriores à desativação.
É importante frisar que desligamentos definitivos normalmente deveriam ser, como o nome diz, definitivos, e o aluno NÃO retornaria à instituição. Devido a isto não há informação no Q-Acadêmico de período letivo previsto para o retorno, bem como o sistema não criará os períodos letivos ocorridos entre a realização do desligamente e a reativação. Geralmente há todo um processo administrativo que precisa existir, tramitar e ser concluído na instituição para que o aluno desligado definitivamente possa retornar à condição de ativo. Todavia, uma vez realizado o reingresso, o aluno tem sua situação acadêmica tratada como a de qualquer outro aluno de sua instituição, tendo apenas o registro de quando foram feitos o desligamento e o retorno.
IMPORTANTE:o aluno não consegue realizar nem solicitar o reingresso de sua matrícula pelo Q-Acadêmico Web – Módulo Alunos.
Para efetuar a reabertura da matrícula de um aluno acesse a aplicação Registro Escolar >> menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Reabertura de Matrícula (Deslig. Definitivos), no grupo Reativações de Matrículas.
Para realizar o procedimento, forneça as informações conforme descrito a seguir:
Ano Letivo (Obrigatório): Ano do ano letivo em que o aluno está regressando
Per. Letivo (Obrigatório): Período do período letivo em que o alunto está regressando.
Data de Execução (Obrigatório): Data em que deve ficar o registro do procedimento (o sistema traz preenchido por padrão o dia de hoje, mas você pode alterar)
Período (Obrigatório): o período do curso (também chamado de série ou semestre), em que o aluno regressará.
Nº do Protocolo: número de protocolo do documento de solicitação do procedimento.
Matrícula (Obrigatório): Localize aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira qualquer texto de observação que julgar pertinente para associar ao procedimento.
Ao informar o nome do aluno para realizar a ação, o sistema automaticamente preencherá os campos de ‘Data de Execução’ (data do desligamento), ‘Período Letivo’ (em que que o desligamento foi realizado), ‘Previsão de Retorno’ (se houver, o período letivo em que o aluno deveria regressar), Observações (se houver, informações textuais inseridas quando do desligamento).
Para efetuar o procedimento de reativação, depois e ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o procedimento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o procedimento.
Quais são os tipos de Desligamento registrados no Q-Acadêmico?
A modificação da situação acadêmica de um aluno de sua instituição, deverá ser reportada, obrigatoriamente, no Q-Acadêmico.
Isto se deve tanto em situações em que a solicitação partiu do aluno, quanto em situações nas quais a requisição parte da própria instituição.
Fazer uso correto dos procedimentos acadêmicos por matrícula permitirá que os gestores tenham acesso rápido à estatísticas de ocupação de vagas e real situação de seu corpo discente.
Conforme o tipo de procedimento que será realizado (mais uma vez, independente de ter sido solicitado pelo aluno ou pela instituição), ele pode ter como consequência desligar de forma TEMPORÁRIA ou DEFINITIVA o aluno.
Desligamentos Temporários
Os desligamentos temporários são aqueles em que o aluno paralisou temporariamente seus estudos, mas deverá voltar a estudar em sua instituição, e no mesmo curso, no futuro. São eles:
Afastamento
O aluno paralisa temporariamente o curso, a seu próprio pedido, por motivo previsto em lei ou documento da própria instituição (tal como prestação de serviço militar), podendo ou não ter prazo pré-disposto para retorno, geralmente dependendo do motivo que gerou o afastamento.
Trancamento de Matrícula
O aluno paralisa temporariamente o curso, a seu próprio pedido, mas deverá retornar dentro de um tempo pré-disposto (podendo ser, por exemplo, dentro de meses ou dentro de um ano, conforme o curso e a instituição).
É importante notar que, ainda que o pedido de trancamento tenha de partir do próprio aluno, dependendo das regras adotadas em sua instituição, pode ser que o aluno só pode realizar esta solicitação com base em motivo ou justificativa já prevista, e não conforme sua própria vontade ou querer. As regras, condições, e tempo de retorno previsto normalmente constam do documento que rege a instituição de ensino.
Matrícula Vínculo
‘Matrícula Vínculo’ é quando o aluno não pode manter seu vínculo com a instituição pelas formas normais, tais como cursar uma disciplina em um período letivo, estar cumprindo trabalho de conclusão de curso ou estágio, mas ainda assim faz-se necessário que o mesmo seja contabilizado como aluno regular.
Ela se justifica por que algumas vezes o aluno pode se encontrar em situação em que ainda não tenha terminado o curso (com todas as suas disciplinas, e exigências de cargas horárias de estágio, trabalho de conclusão de curso, ou atividades complementares), mas ao mesmo tempo não tem como avançar no curso ou executar o que lhe falta para a conclusão, por motivos diversos.
Para ficar mais fácil para entender, citamos o exemplo:
O campus em que o aluno estuda possui regime semestral em que os períodos ímpares e pares das matrizes curriculares e ofertas de disciplina, ocorrem apenas UMA VEZ POR ANO. Assim, para um curso comporto de 8 períodos, no período letivo 2016/1, são ofertadas as disciplinas dos períodos 1, 3, 5 e 7, e no período letivo 2016/2 são ofertadas as dos períodos 2, 4, 6 e 8. No período letivo 2017/1 voltarão a estar disponíveis os períodos ímpares (1, 3, 5 e 7), mas ficarão ausentes os períodos pares.
Agora pense na seguinte situação: um aluno está em uma matriz em que a partir do 5º período, todas as disciplinas dos períodos anteriores (disciplinas do 1º, 2º, 3º e 4º períodos, portanto) já deverão estar cumpridas (são pré-requisito) para que o aluno possa se matricular.
Este mesmo aluno, em 2016/2, está a cursar o 4º período do curso, já tendo sido aprovado em todas as disciplinas dos períodos anteriores, mas acaba por reprovar em uma disciplina deste 4º período. Com isto, dados os pré-requisitos, no próximo período letivo, 2017/1, ele fica impedido de cursar qualquer disciplina dos períodos seguintes do curso, e não terá como cursar nenhuma disciplina ofertada, visto que a que ele precisa cursar não está disponível no momento e, de fato, só votará a estar disponível em 2017/2.
Neste caso, a instituição poderá lançar a situação de ‘Matrícula Vínculo’ para o aluno, afim de que o mesmo continue ativo na instituição, não cursando nenhuma disciplina, mas ao mesmo tempo não perdendo sua situação de aluno ativo, nem ser proibido de ter acesso às dependências e recursos da instituição, tais como a biblioteca.
Intercâmbio
Quando o aluno necessita se ausentar temporariamente da instituição com a finalidade específica de cursar disciplinas em outra instituição de ensino, seja ela nacional ou internacional. Pode ocorrer com previsão de retorno já definida ou não.
Em grande parte dos casos é entendido que, ao retornar à instituição de origem (sua instituição), o aluno necessitará apresentar um histórico escolar (ou documento semelhante) expedido pela outra instituição contendo nome das disciplinas cursadas e conteúdo das mesmas para realizar aproveitamento de estudos em disciplinas de sua matriz curricular.
Localizando onde efetuar um desligamento temporário
Os procedimentos de desligamento temporário poderão ser acessados na aplicação Registro Escolar >> Menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula, no grupo ‘Desligamentos Temporários’.
Desligamentos Definitivos
Os desligamentos ditos definitivos são os que o aluno não deverá mais retornar à instituição, mesmo sem ter completado todo o curso e matriz curricular, independente de este desligamento ter ocorrido por sua própria solicitação/querer ou não.
É importante notar que, à primeira vista os alunos que passam por estes tipos de procedimentos, normalmente, não deveriam retornar a cursar este mesmo curso, e com a mesma matrícula, na sua instituição, mas se for necessário pode-se sim retorná-los à condição de ativos, mediante procedimento de reingresso.
Os desligamentos definitivos são:
Cancelamento Compulsório
Efetuado quando é quando necessário retirar forçadamente um aluno de sua instituição, mesmo não sendo solicitado por ele.
Pode ocorrer, por exemplo, quando o aluno viola alguma regra acadêmica ou administrativa.
Cancelamento Voluntário
Ocorre quando o aluno identifica que não mais poderá continuar seus estudos no curso atual e em sua instituição e, então, solicita formalmente seu desligamento.
É usado também, em instituições públicas, quando o aluno já ocupa vaga em determinado curso e, a partir deste momento gostaria de dar início a outro curso de mesmo nível de ensino. Neste caso, cancelando a primeira matrícula, ele não será apontado pelo Q-Acadêmico como sendo aluno que já possui matrícula no mesmo nível de ensino na sua instituição, tendo, portanto, sua matrícula no novo curso liberada (mas é necessário primeiro cancelar a matrícula existente para, só depois, efeutar a matrícula nova).
Desistência (Evasão)
Deverá ser utilizado quando o aluno abandona o curso e não comparece à instituição para, formalmente e de livre vontade, cancelar sua matrícula.
Para regra para considerar um aluno como desistente/abandono/evadido costuma variar bastante de uma instituição para a outra, não havendo padronização. Algumas instituições consideram evadidos apenas alunos que não reprovam matrícula no período letivo, outras ainda consideram como tal um aluno que até renovou sua matrícula e frequentou algumas aulas, mas teve um percentual de frequência muito abaixo do esperado e exigido.
A regra de evasão deverá, também, constar do documento que dispõe sobre as regras de funcionamento da instituição.
Jubilamento
Semelhante ao Cancelamento Compulsório, é utilizado para retirar da instituição um aluno, ainda que sem manifestação de vontade do mesmo.
As regras de aplicação de jubilamento são diversas, sendo que muitas vezes ocorria quando aluno já estava estudando na mesma instituição e curso, ocupando uma mesma matrícula mais do que uma certa quantidade de períodos , ou ainda quando ele atingisse um certo número de reprovações em uma mesma disciplina.
Transferência Externa
Quando o aluno solicita o encerramento do seu vínculo com a instituição e curso pois irá cursar o mesmo ou outro curso, em outra instituição de ensino.
Localizando onde efetuar um desligamento definitivo
Os procedimentos de desligamento definitivo poderão ser acessados na aplicação Registro Escolar >> Menu Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula, no grupo ‘Desligamentos Definitivos’.
Como efetuar a mudança na situação do aluno para desligado da instituição?
A forma de efetuar alterações na situação do aluno é bem semelhante em todos os procedimentos. A seguir, demonstraremos o como efetuar o procedimento agrupado pelos que são feitos da mesma forma (com o mesmo comportamento de tela), devendo o usuário escolher o motivo correto para o caso.
Cancelamento Voluntário, Cancelamento Compulsório, Desistência (Evasão), Transferência Externa e Jubilamento
Os procedimentos encontram-se na aplicação Registro Escolar >> Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula, no grupo Desligamentos Definitivos
Forneça os dados conforme descrito a seguir:
Ano Letivo (Obrigatório): Ano do período letivo em que a ação ficará registrada
Período Letivo (Obrigatório): Período do período letivo em que ação ficará registrada
Data (Obrigatório): Data na qual o procedimento ficará registrado como feito no cadastro do aluno. Inicialmente o sistema sugerirá sempre o dia de hoje, mas você tem liberdade para efetuar a alteração para a data correta.
Nº do Protocolo: Número do protocolo de solicitação ou comunicação do procedimento
Matrícula (Obrigatório): Localiza aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira aqui, textualmente, qualquer informação pertinente ao processo e que necessito ficar atrelado ao procedimento.
Motivo (Obrigatório): escolha o motivo para o procedimento estar sendo realizado, dentre os já cadastrados pela sua instituição ou, se tiver permissão cadastre o novo motivo clicando no botão .
Havendo disciplinas em curso pelo aluno no período letivo em que o procedimento será realizado, elas serão exibidas na lista Componentes Curriculares em Curso. É importante notar que, se o procedimento de desligamento de fato for efetuado, aluno perde o vínculo com a disciplina (ficará como se não tivesse cursado a mesma), ainda que já tenha obtido situação final de aprovação ou reprovação na mesma.
Para efetuar o procedimento, depois e ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o procedimento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o procedimento (utilizamos apenas um dos tipos de desligamentos, mas a forma de proceder é semelhante):
Afastamento e Matrícula Vínculo
Os procedimentos encontram-se na aplicação Registro Escolar >> Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula, no grupo Desligamentos Temporários.
Forneça os dados conforme descrito a seguir:
Ano Letivo (Obrigatório): Ano do período letivo em que a ação ficará registrada
Período Letivo (Obrigatório): Período do período letivo em que ação ficará registrada
Data (Obrigatório): Data na qual o procedimento ficará registrado como feito no cadastro do aluno. Inicialmente o sistema sugerirá sempre o dia de hoje, mas você tem liberdade para efetuar a alteração para a data correta.
Nº do Protocolo: Número do protocolo de solicitação ou comunicação do procedimento
Matrícula (Obrigatório): Localiza aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira aqui, textualmente, qualquer informação pertinente ao processo e que necessito ficar atrelado ao procedimento.
Motivo (Obrigatório): escolha o motivo para o procedimento estar sendo realizado, dentre os já cadastrados pela sua instituição ou, se tiver permissão cadastre o novo motivo clicando no botão .
Se o procedimento a ser executado é o de Afastamento, havendo disciplinas em curso pelo aluno no período letivo em que o procedimento será realizado, elas serão exibidas na lista Componentes Curriculares em Curso. É importante notar que, se o procedimento de desligamento de fato for efetuado, aluno perde o vínculo com a disciplina (ficará como se não tivesse cursado a mesma), ainda que já tenha obtido situação final de aprovação ou reprovação na mesma.
Como não faz sentido a execução do procedimento de Matrícula Vínculo em período letivo que o aluno esteja cursando alguma disciplina, para este procedimento não será exibida tabela ou campo de Componentes Curriculares em Curso.
Para efetuar o procedimento, depois e ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o procedimento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o procedimento (utilizamos apenas um dos tipos de desligamentos, mas a forma de proceder é semelhante):
Intercâmbio (Nacional, Internacional ou mesma instituição)
Os procedimentos encontram-se na aplicação Registro Escolar >> Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Intercâmbio, no grupo Desligamentos Temporários.
Forneça os dados conforme descrito a seguir:
Ano Letivo (Obrigatório): Ano do período letivo em que a ação ficará registrada
Período Letivo (Obrigatório): Período do período letivo em que ação ficará registrada
Data (Obrigatório): Data na qual o procedimento ficará registrado como feito no cadastro do aluno. Inicialmente o sistema sugerirá sempre o dia de hoje, mas você tem liberdade para efetuar a alteração para a data correta.
Nº do Protocolo: Número do protocolo de solicitação ou comunicação do procedimento
Matrícula (Obrigatório): Localiza aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira aqui, textualmente, qualquer informação pertinente ao processo e que necessito ficar atrelado ao procedimento.
Mobilidade Intercâmbio: Escolha entre os tipos de mobilidade existentes aquele que ocorrerá agora para este aluno:
Interna: o outro curso ou disciplinas que o aluno cursará pertencem a sua própria instituição;
Nacional: o outro curso ou disciplinas que o aluno cursará pertencem a uma instituição de ensino localizada no Brasil;
Internacional: o outro curso ou disciplinas que o aluno cursará pertencem à instituição de ensino de outro país.
Programa Mobilidade Acadêmica (Obrigatório para mobilidade de intercâmbio internacional, inexistente para as outras): Qual é o programa que o aluno está participando, sendo:
Intercâmbio
Ciência Sem Fronteiras
Instituição de Destino: Informe a instituição de ensino na qual o intercâmbio será realizado. Caso a instituição de ensino não seja localizada porque não está cadastrada, e você possui permissão para inserção, poderá acessar a tela de cadastro clicando no botão .
Previsão de Retorno (Obrigatório): informe, nos respectivos campos o ano e período letivo de retorno previsto para o aluno.
Havendo disciplinas em curso pelo aluno no período letivo em que o procedimento será realizado, elas serão exibidas na lista Componentes Curriculares em Curso. É importante notar que, se o procedimento de desligamento de fato for efetuado, aluno perde o vínculo com a disciplina (ficará como se não tivesse cursado a mesma), ainda que já tenha obtido situação final de aprovação ou reprovação na mesma.
Para efetuar o procedimento, depois e ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o procedimento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o procedimento.
Trancamento de Período
Os procedimentos encontram-se na aplicação Registro Escolar >> Procedimentos Acadêmicos >> Por Matrícula >> Trancamento de Matrícula, no grupo Desligamentos Temporários.
Forneça os dados conforme descrito a seguir:
Ano Letivo (Obrigatório): Ano do período letivo em que a ação ficará registrada
Período Letivo (Obrigatório): Período do período letivo em que ação ficará registrada
Data (Obrigatório): Data na qual o procedimento ficará registrado como feito no cadastro do aluno. Inicialmente o sistema sugerirá sempre o dia de hoje, mas você tem liberdade para efetuar a alteração para a data correta.
Nº do Protocolo: Número do protocolo de solicitação ou comunicação do procedimento
Matrícula (Obrigatório): Localiza aqui o aluno, pela matrícula, pelo nome ou com mais opções pelo botão de pesquisar .
Observações: Insira aqui, textualmente, qualquer informação pertinente ao processo e que necessito ficar atrelado ao procedimento.
Motivo (Obrigatório): escolha o motivo para o procedimento estar sendo realizado, dentre os já cadastrados pela sua instituição ou, se tiver permissão cadastre o novo motivo clicando no botão .
É importante notar que, ainda que sua instituição não limite a realização de trancamentos de matrículas a algumas previamente identificadas justificativas, se faz necessária a existência de algum motivo para ser preenchido (podendo ser algo do tipo ‘Sem Motivo’ ou ‘Não Declarado’).
Previsão de Retorno (Obrigatório): informe, nos respectivos campos o ano e período letivo de retorno previsto para o aluno.
Havendo disciplinas em curso pelo aluno no período letivo em que o procedimento será realizado, elas serão exibidas na lista Componentes Curriculares em Curso. É importante notar que, se o procedimento de desligamento de fato for efetuado, aluno perde o vínculo com a disciplina (ficará como se não tivesse cursado a mesma), ainda que já tenha obtido situação final de aprovação ou reprovação na mesma.
Para efetuar o procedimento, depois e ter fornecido todos os dados, clique no botão . Se deseja abortar o procedimento, clique no botão . Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
A seguir mostramos em vídeo como realizar o procedimento.
A partir da versão 3.XXX.XXX o sistema Q-Acadêmico traz a possibilidade de a própria instituição cadastrar e utilizar motivos a serem selecionados quando da execução de procedimentos de desligamento, sejam eles temporários ou definitivos. Isto proporcionará à sua instituição um maior controle e base estatística para, entre outras coisas, tentar mapear agentes causadores de evasão ou outros tipos de desligamentos e perda de alunos, não necessitando.
Os motivos para cancelamento/desligamento da matrícula do aluno não devem ser cadastrados por qualquer pessoa que realize o lançamento de desligamentos dos alunos. Ao contrário disto, o recomendado é que tal cadastro seja gerido e alimentado somente por pessoa (ou grupo) responsável pela administração dos dados do Q-Acadêmico.
Isto ocorre porquê o cadastro de tais motivos, bem como sua posterior utilização, servirá de base estatística quando alguém precisar levantar informações. Você poderá saber, por exemplo, quantos alunos tiveram sua matrícula afastada por causa de serviço militar dentro de um período letivo ou até hoje.
Para realizar o cadastro, o usuário com a devida permissão no caso de uso [CDU 1103] – Cadastrar motivos de Cancelamentos, deverá acessar a aplicação Configurações >> Menu Cadastros Gerais e no grupo Cadastros de Apoio à área Acadêmica escolher Motivos de Cancelamento.
A tela é semelhante à exibida abaixo:
Você deverá preencher a tela conforme a descrição:
Código: Forneça aqui um código (pode ser alfanumérico) que identificará de forma simples, mas direta, este motivo dentre os demais.
Descrição: O texto ou nome resumido do motivo
Em seguida, você deverá selecionar PARA QUAIS PROCEDIMENTOS este motivo estará disponível, podendo marcar um, vários ou todos os procedimentos exibidos. O motivo só será exibido para os procedimentos aqui associados. Você pode optar por disponibilizá-lo para Cancelamento Compulsório, Afastamento, Trancamento de Matrícula, Cancelamento Voluntário e Transferência Externa.
Finalize o cadastro clicando no botão ‘Inserir‘, lembrando que você poderá depois efetuar alteração na descrição ou parâmetros conforme desejado, escolhendo o motivo na lista dos já cadastrados e, em seguida, clicando no botão ‘Alterar‘. Da mesma forma, você poderá apagar um motivo previamente cadastrado, localizando o motivo e clicando no ‘Retirar‘.
Todavia, há algumas observações quanto à alterar ou retirar um motivo do sistema:
Quanto à ALTERAR (desvincular) o procedimento associado a um motivo: se você retira a associação de um motivo com um procedimento (por exemplo, retira a associação do motivo com o Afastamento), qualquer procedimento daquele tipo (afastamento, no exemplo), realizado com aquele motivo CONTINUARÁ a estar associado com este motivo, mesmo que agora tal associação não mais seja usada.
Quanto á RETIRAR (apagar) o motivo: você só poderá retirar um motivo cadastrado do Q-Acadêmico se ele ainda não foi utilizado em nenhuma ocorrência dos procedimentos a ele associados.
Você NÃO pode alterar ou retirar motivos exibidos na cor cinza, na lista dos já cadastrados: tais motivos são internos do Q-Acadêmico, e obrigatórios de existirem para aquelas situações. não podendo ser alterados, excluídos ou desvinculados.
A seguir você confere um vídeo sobre o cadastro de Motivos:
Novo procedimento para atualizar dados de matrícula, sendo:
Cota
Forma de Ingresso
Bolsas e Regime de Internato;
O novo procedimento se encontra no módulo de resgitro escolar, no menu [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Procedimentos Acadêmicos – Por Matrícula>>Atualizar Dados da Matrícula. CDU 1105 – Atualizar Dados da Matrícula;
MELHORIAS
Adicionado o campo Cota na listagem de alunos [Registro Escolar] Relatórios de Alunos>>Listagem de Alunos, CDU 102 – Imprimir Listagem de Alunos. O campos está como filtro, para exportação e nas listagens;
GERAL
Adicionado campo chamado Protocolo na mala direta de documentos dos alunos. Esse campo traz o número do último protocolo conforme situação atual da matricula. Por exemplo: Se o aluno estiver com situação de matrícula Trancado o sistema vai puxar a informação de número de protocolo do último procedimento feito de trancamento. Portanto, funcionará assim para todas as outras situações de procedimento de matrículas realizadas;
Ajustado relatório de Reimpressão de folhas do Registro de Diploma, [Diploma] Relatórios>>Reimprimir Folhas de Registros, CDU 490, para mostrar corretamente a quantidade de registros por folhas.
Adicionado filtro de departamento no cadastro de componentes curriculares, menu [Registro Escolar] Cadastros>>Componentes Curriculares, CDU 17 – Cadastrar Componentes Curriculares
Adicionado filtro de código e descrição na opão de filtragem no cadastro de Cursos Habilitados, menu [Registro Escolar] Cadastros>>Cursos Habilitados, CDU 35 – Cadastrar Cursos Habilitados;
Ajustado procedimento de posse automática de diários para:
Não atualizar a data limite de posse quando o calendário não estiver exigigindo. A exigência de controle de posse automática é configurado pelo campo Utiliza o recurso de posse automática dos diários pelo registro;
Monitoramento para desconsiderar a posse automática dos diários, quando houver necessidade de desmarcar a exigência da posse automática pelo calendário;
Ajuste de dados realizado para contemplar os itens acima;
Ajustado procedimento de pré-matrícula nos módulos Desktop e Web – Alunos, para:
Módulo Desktop: Melhor identificação de algumas situações de matrículas para realização do procedimento. Apenas alunos com situação de matrícula Matriculado poderão passar por este procedimento;
Módulo Web – Alunos: Uniformização do procedimento em conformidade com o módulo desktop. Ou seja, somente a matrículas com situação de matriculado é permitido realizar a pré-matrícula;
Correção de caracteres de conteúdo de aula dos professores que eram salvos de forma errada quando cadastro ocorria pelo Mozilla Firefox.
Correção de caracteres de respostas à perguntas discursivas de questionários que eram salvos de forma errada quando resposta ocorria pelo Mozilla Firefox.
Consulta Personalizada MOODLE – Alunos não sincronizados por Problema nos Dados
Consulta Personalizada MOODLE – Professores não sincronizados por Problema nos Dados
O lugar para informações sobre os sistemas de gestão acadêmica da Qualidata
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. Os botões encontram-se na parte inferior esquerda da tela.
