Base de Conhecimento, Módulo Diploma Certificado, Q-Acadêmico

Módulo Diploma/Certificado

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Introdução

O Q-Acadêmico operacionaliza o processo de gestão e geração de diplomas/certificados emitidos para os alunos que completaram seus respectivos cursos. O controle de emissão pode ser centralizado ou descentralizado, bastando definir quais departamentos poderão realizar a gestão e emissão de diplomas/certificados. O Q-Acadêmico permite que múltiplos modelos diplomas/certificados sejam utilizados e também permite gerenciar pacotes, opção muito útil quando a instituição utiliza formulários de impressão pré-formatados, em papel especial ou numerados.

Destaque-se que esta postagem tem por objetivo destacar os pontos principais do processo de geração de diplomas/certificados, não substituindo o treinamento de operação do módulo.

Os principais momentos do processo de geração de diplomas/certificados passam pelos seguintes casos de uso:

  • Configurar Departamentos que Gerenciam Diplomas
  • Cadastro de Modelos de Formulários
  • Cadastrar Livros e Modelos de Registro
  • Registrar Entrada de Pacotes de Formulários
  • Gerenciar Pacotes
  • Gerar Diploma/Certificado

Falaremos de cada um deles abaixo.

Configurar Departamentos que Gerenciam Diplomas

Para viabilizar a emissão de diplomas/certificados começamos definimos se um ou mais departamentos serão responsáveis pela emissão dos mesmos. Essa funcionalidade do Q-Acadêmico que pode ser encontrada através do menu:
[Diploma] Cadastros>>Configurar Departamentos para Impressão de Diploma

Informações presentes na tela

Estrutura da instituição formada por suas unidades organizacionais.

Como usar

A tela acima apresenta a estrutura organizacional configurada no Q-Acadêmico. O usuário seleciona um ou mais departamentos/setores que serão responsáveis por gerenciar diplomas/certificados e clica em ‘Atualizar’. Feito isso os usuários dos departamentos selecionados terão acessos as funcionalidades listadas na introdução.
Caso múltiplos departamentos gerenciem diplomas/certificados, sempre que o usuário acessar casos de uso ligados a essa funcionalidade a tela abaixo será apresentada ao usuário para que o mesmo selecione em qual “contexto” quer atuar.

Modelos de Formulários

Imagine que você precisa emitir diversos certificados. Todos eles têm layout, formatação, texto e elementos gráficos idênticos. Apenas seções específicas de cada certificado variam e são personalizadas, como nome de quem está sendo certificado e a data de realização do curso.

Visando agilizar o preenchimento desse tipo de documento podemos utilizar um recurso conhecido como Mala direta. Este recurso do Microsoft Word e de muitos outros editores de texto para facilitar a produção de cartas padronizadas, etiquetas de endereçamento e outros documentos impressos em lote.

Antes que estes documentos sejam impressos é necessário que você crie os respectivos modelos. Estes receberão campos pré-definidos (como nome, data, etc.). Estes campos pré-definidos são chamados de Tags. Feito isso a mala direta receberá o modelo e uma lista contendo somente as informações necessárias para o preenchimento das tags. De posse do modelo e da lista, o recurso realiza automaticamente a substituição em cada um deles efetuando a mesclagem das informações e gerando os documentos personalizados.

O Q-Acadêmico se utiliza desse recurso para gerar diplomas e certificados, entre outras impressões.

Conforme explicado acima, inicialmente é necessário gerar os modelos de diplomas/certificados. Esse processo é descrito nos links abaixo, dependendo do processador de texto utilizado pela instituição.

Modelos prontos, partimos para definição de que esses modelos serão utilizados como diplomas e certificados pelo Q-Acadêmico, bem como outros detalhes presentes na impressão.
Essa funcionalidade do Q-Acadêmico que pode ser encontrada através do menu:
[Diploma] Cadastros>>Modelos de Formulários.

Informações presentes na aba Modelos de Documentos

As seguintes informações são apresentadas na tela e estão disponíveis para edição:

  • Descrição: Nome que identificará o documento no momento da impressão. Nome usado para identificação dentro do sistema.
  • Tipo de Documento: Tipo de documento que o sistema identificará, se é um certificado ou diploma.
  • Listar Histórico: Se este campo estiver marcado, e o campo na mala direta estiver configurado o sistema montará uma lista das disciplinas para fins de histórico e incluirá no diploma/certificado.
  • Listar Histórico Por Núcleo: Se este campo estiver marcado, e o campo na mala direta estiver configurado o sistema montará uma lista das disciplinas para fins de histórico divididas por núcleo e incluirá no diploma/certificado.
  • Listar Estágios: Se este campo estiver marcado e se estiver configurado na mala direta irá listar os estágios do aluno e incluirá no diploma/certificado.
  • Lista Hora Entrada/Saída do Aluno: Se este campo estiver marcado e se estiver configurado na mala direta irá listar a hora de entrada e saída do aluno
  • Controla numeração automática do formulário: Se este campo estiver marcado o sistema não irá controlar automaticamente a numeração do formulário, assim será necessário informar o número do formulário no momento de gerar diploma. Essa opção é relevante quando a instituição utilizar papel para impressão de diplomas/certificados pré-numerados.

Como usar esta aba

Tendo fornecido as informações necessárias o a aba permite que o modelo seja associado utilizando o botão

Clicando no mesmo é possível selecionar o modelo

e clicando em a Aplicar, associa-lo como diploma (ou certificado), viabilizando sua posterior impressão. Para visualizar um modelo associado, o usuário devera selecionar na lista

clicar em

e salvar o mesmo em seu computador.

Informações presentes na aba Responsáveis Legais

Lista de responsáveis conforme a informação configurada no caso de uso [Configuração] Configurações>>Unidades Organizacionais associados aqui como responsáveis legais pelos Diplomas/Certificados.

Como usar esta aba

Nesta aba é possível localizar e associar responsáveis legais (conforme cadastrados em [Configuração] Configurações>>Unidades Organizacionais sessão Responsáveis pelas Informações) como Responsáveis Legais presentes no diploma/certificado. Também é possível retirar um responsável.

Feita essa associação, sempre que ocorrer a impressão o sistema irá “puxar” a informação relativa ao responsável. Na tela apresentada acima, por exemplo, Reitor está associado como responsável legal principal. Sempre que ocorrer a impressão, os dados do Reitor serão incluídos no diploma, isto é, o nome de quem ocupar esse papel na organização no momento da impressão. Caso no evento da impressão o responsável legal principal não estiver disponível um outro responsável legal (presente na lista) deverá ser selecionado.

Informações presentes na aba Responsáveis pela Informação

Lista de responsáveis conforme a informação configurada no caso de uso [Configuração] Configurações>>Unidades Organizacionais associados aqui como responsáveis pela informação presente nos Diplomas/Certificados

Como usar esta aba

Nesta aba é possível localizar e associar responsáveis legais (conforme cadastrados em [Configuração] Configurações>>Unidades Organizacionais sessão Responsáveis pelas Informações) como Responsáveis pela Informação presente no diploma/certificado. Também é possível retirar um responsável.

Feita essa associação, sempre que ocorrer a impressão o sistema irá “puxar” a informação relativa ao responsável legal pela informação. Na tela apresentada acima, por exemplo, Coordenador de Registros Acadêmicos está associado como responsável pela informação principal. Sempre que ocorrer a impressão, os dados do Coordenador de Registros Acadêmicos serão incluídos no diploma, isto é, o nome de quem ocupar esse papel na organização no momento da impressão. Caso no evento da impressão o responsável pela informação principal não estiver disponível um outro responsável (presente na lista) deverá ser selecionado.

Informações presentes na aba Pacotes de Formulários

Esta aba apresenta os pacotes de formulários para geração de diplomas/certificados e suas informações. Falaremos desses pacotes mais à frente.

Como usar esta aba

Esta aba é usada somente para consulta.

Cadastrar Livros e Modelos de Registro

Diplomas serão documentados na instituição através de registro de diploma agrupados em livros. Os registros de diploma presentes em um livro podem ser de um ou mais cursos.

Essa funcionalidade a configuração das informações pertinentes aos livros de diploma e pode ser encontrada através do menu:

[Diploma] Cadastros>>Configurar Livros de Diplomas

Informações presentes na aba Livros de Diploma

  • Código: código do livro gerado automaticamente pelo Q-Acadêmico.
  • Descrição: Descrição do livro de diploma. Deve ser utilizada para facilitar a identificação do mesmo
  • Páginas por Livro: Quantas páginas o livro possuirá depois de impresso.
  • No Registros por Pagina: Quantos registros de diploma estarão presentes por página. Essa informação é importante pois junto com as Páginas por Livro viabiliza a organização da impressão.
  • Situação do Livro: Se o livro está aberto, permitindo a inclusão de novos registros ou se já está fechado, isto é, completo dado seu limite de registros por página.
  • Informações para Geração do Próximo Registro: A cada impressão essa área é atualizada indicando a atual posição do registro dentro do livro (posição em relação ao número de registros por página, página, etc.). É possível indicar aqui as margens, esquerda e superior, que irão orientar a impressão.
  • Permite geração de 2ª Via: Indica se é possível ou não gerar uma segunda via do diploma/certificado.
  • Departamento: O departamento responsável pela emissão de diplomas. No caso da existência de vários departamentos configurados para essa possibilidade, o departamento selecionado pelo usuário ao acessar o caso de uso.
  • Lista dos livros cadastrados: Selecionando um dos livros cadastrados presentes na lista é possível realizar a edição das informações acima listadas.

  • Registro Terceirizado e Instituição – Diploma – Terceirizado: Indica que o diploma não é registrado pela instituição que utiliza o Q-Acadêmico e sim por uma entidade externa.

Como usar esta aba

Tendo definido o departamento que gerencia a impressão de diplomas/certificados, fornecido as informações acima e associado o modelo, o usuário clica em ‘Inserir’ confirmando o cadastro. Clicando na lista é possível editar um livro já inserido, alterando as informações fornecidas. Feitas as alterações basta clicar em ‘Aplicar’ para salvar.

Informações presentes na aba Cursos

  • Curso: Cursos cadastrados na instituição.
  • Modelo de Formulário: Cadastrados em Modelos de Formulários, conforme explicado anteriormente.

Como usar esta aba

Aqui indicamos os cursos da instituição e os devidos modelos de formulários controlados pelo livro. Para tanto associamos:

  • O livro de diploma que estiver selecionado na aba anterior (e que é apresentado na parte superior da tela) com;
  • Um modelo de modelo de diploma/certificado com
  • Um ou mais cursos da instituição

indicando ao Q-Acadêmico que os diplomas desses cursos terão seus registros de diploma agrupados nesse livro de diploma.
Fornecendo essas três informações e clicando em ‘Inserir’ o sistema realiza a associação apresentando as mesmas na listagem na parte inferior da tela. Destaque-se que ao inserir essa associação relativa ao diploma X livro X curso o sistema já efetua automaticamente a inclusão da mesma associação relativa a impressão de segunda via. Porém é necessário associar o modelo de formulário relativo a segunda via. Também é necessário que o livro permita a geração de segunda via (‘Permite geração de 2ª Via’ na Aba Livro de Diploma).

Para tanto, selecione o item relativo a segunda via (identificado pela coluna Via com o número 2), e clique em ‘Excluir’. Feito isso o Q-Acadêmico permite a edição dessa associação

Informações presentes na aba Modelos de Registros

Conforme citado anteriormente, diplomas serão documentados na instituição através de registro de diploma agrupados em livros de diploma. A composição desses registros é realizada nessa aba. Esses registros também se utilizam do recurso de mala direta (citado anteriormente). O registro será composto de ‘Tags’. Cada tag é uma informação que o Q-Acadêmico irá recuperar automaticamente do banco de dados para formar o conteúdo, como nome do aluno presente no sistema, data de nascimento do mesmo entre outros.
A tela é composta pelas diversas tags disponíveis para uso na formação dos registros e de um editor de texto com comandos similares ao MS-WORD / OPENOFFICE, como alinhamento, negrito entre outros.

Como usar esta aba

As tags disponíveis podem ser incluídas selecionando as mesmas e clicando no botão com ‘+’

Caso seja necessária alguma nova tag (relativa a alguma informação do Q-Acadêmico que deva compor a impressão do registro, a solicitação de sua criação deve ser feita a Qualidata.
Incluindo as tags e texto (geralmente identificando as tags) o usuário compõe e formata como serão os registros, alinhando, destacando e o que mais for necessário utilizando os recursos de edição de texto. Clicando em ‘Salvar’ o formato do modelo do registro é persistido no Q-Acadêmico.
Eventualmente será interessante utilizar um modelo de etiqueta de um livro em outro. Para facilitar o processo de cópia o usuário só precisa clicar em

e definir qual o livro destino

Informações presentes na aba Modelos de Capas de Processo

Os diplomas seguem um fluxo via processo dentro da intuição para confecção e registro. Aqui configuramos o padrão de impressão da capa desses processos. A lógica é similar ao apresentado anteriormente em Modelos de Registros, no que se refere à mala direta e ao uso de tags.

Como usar esta aba

As tags disponíveis podem ser incluídas selecionando as mesmas e clicando no botão com ‘+’

Caso seja necessária alguma nova tag (relativa a alguma informação do Q-Acadêmico que deva compor a impressão da capa de processo, a solicitação de sua criação deve ser feita a Qualidata.
Incluindo as tags e texto (geralmente identificando as tags) o usuário compõe e formata como será a capa, alinhando, destacando e o que mais for necessário utilizando os recursos de edição de texto. Clicando em ‘Salvar’ o formato do modelo do registro é persistido no Q-Acadêmico.
Eventualmente será interessante utilizar um modelo de etiqueta de um livro em outro. Para facilitar o processo de cópia o usuário só precisa clicar em

e definir qual o livro destino

Também é possível utilizar a configuração de capa presente em outro livro. Para tanto o usuário deve clicar em

e definir de onde quer copiar

Registro Registrar Entrada de Pacotes de Formulários

A intuição pode utilizar o conceito de pacotes de formulários, que agrupam as folhas de formulários utilizados para impressão, sejam esses pré numerados ou não. Estes pacotes foram citados anteriormente na Aba Pacotes de Formulários no Cadastro de Modelos de Formulários. Os pacotes apresentados nesse caso de uso para consulta são cadastrados aqui.

Essa funcionalidade do Q-Acadêmico que pode ser encontrada através do menu:
[Diploma] Procedimentos>>Entrada de Pacotes

Informações presentes na tela

  • Departamento: departamento responsável pela emissão de diploma/certificado.
  • Modelo de formulário: modelo do formulário que será impresso pelas folhas contidas no pacote. Cadastrado em Cadastro de Modelos de Formulários.
  • Dt. Entrada dos Pacotes: A data de entrada do pacote no sistema. Por padrão o sistema sempre exibe a data atual.
  • Dados de Geração de Pacotes: usuário determina quantos pacotes deseja gerar, quantidade de folhas de formulário por pacote e o núm. do formulário inicial. O núm. do formulário inicial pode ser utilizado caso cada livro comece a partir da última folha do livro anterior acrescida de um.

Como usar

Tendo fornecido as informações citadas acima, o usuário clica em ‘Gerar Pacotes’. O Q-Acadêmico realiza o processamento de geração dos pacotes.

Destaque-se que se a instituição não utilizar pacotes, ainda assim esse conceito ainda é utilizando internamente. Assim deverá ser criado um único pacote com início em 1 e com um final suficientemente grande (como 99999999999) para conter todas as impressões realizadas pelo sistema.

Realizada a geração dos pacotes o usuário clica em Registrar a Entrada de Pacotes de Formulários disponibilizando os pacotes para serem consumidos e controlados pelo sistema.

Gerenciar Pacotes

Tendo gerado os pacotes de formulários, os usuários podem administrar os mesmos. Abaixo listaremos algumas ações possíveis no que se refere a gestão dos pacotes.
Essa funcionalidade do Q-Acadêmico que pode ser encontrada através do menu:
[Diploma] Procedimentos>>Gerenciar Pacotes

Informações presentes na tela

  • Departamento: departamento responsável pela emissão de diploma/certificado.
  • Modelo de formulário: modelo do formulário que será impresso pelas folhas contidas no pacote. Cadastrado em Cadastro de Modelos de Formulários.
  • Lista de pacotes por modelo de formulário.

Como usar

  • Tendo selecionado um Modelo de Formulário, o sistema apresenta seus respectivos pacotes.
  • Um pacote recém registrado, conforme descrito anteriormente, tem a situação “Não liberado”.
  • Para viabilizar seu uso pelo sistema, o usuário deve selecionar o mesmo e clicar no botão ‘Liberar’. Isso passará a situação do pacote para ‘Em Uso”.
  • Caso por algum motivo seja necessário interromper a utilização dos formulários presentes em um pacote, o mesmo pode ser selecionado e bloqueado a partir do respectivo botão (‘Bloquear’).
  • Assim que a situação que levou ao bloqueio for solucionada o pacote pode ser liberado via o botão ‘Liberar’ voltando o mesmo para “Em Uso’.
  • Um pacote poderá ser dividido, caso isso seja necessário. Um departamento com excesso de um determinado formulário de impressão poderá dividir um pacote e transferir parte de seu conteúdo para outro departamento. Para realizar a divisão o usuário deve selecionar o pacote e clicar em ‘Dividir’. A tela abaixo será apresentada indicando o número do formulário final e clicando ‘OK’, o Q-Acadêmico irá realizar a divisão. Por exemplo um pacote contendo 300 formulários. Fornecendo ‘Final do Pacote Selecionado’ = 120 dará origem a um novo pacote contendo 120 formulários e deixara o pacote selecionado com 180.

  • Se um outro departamento necessitar de formulários para impressão e outro departamento tiver excesso dos mesmos formulários, esse excesso pode ser transferido. Para tanto, o usuário seleciona o pacote em questão e clica no botão ‘Transferir’. A seguinte tela será apresentada para o usuário definir o departamento destino. O pacote transferido irá ‘aparecer’ para tanto para o departamento origem como o destino como ‘Em Transferência’. O departamento destino deve selecionar esse pacote e clicar em ‘Aceitar Pacote Transferido’ passando o mesmo para ‘Em Uso’. Feito isso, o pacote transferido ‘some’ da lista do departamento origem.

  • Caso o usuário tenha transferido um pacote e o mesmo ainda esteja com a situação ‘Em Transferência’, a transferência pode ser cancelada. Para tanto, basta selecionar o pacote em transferência e clicar no botão ‘Aceitar Pacote Transferido’. O pacote passa da situação ‘Em Transferência’ para ‘Em Uso’ na origem e deixa de ser apresentado na listagem de pacotes do destino.
  • Quando um pacote tem todo o seu conteúdo utilizado em impressões (um pacote ‘vazio’) a sua situação passa para ‘Consumido’
  • Se por algum motivo o pacote tiver seu conteúdo comprometido (por exemplo, se o mesmo for perdido por exposição a agua ou fogo) e não puder mais ser utilizado, isso deve ser registrado no Q-Acadêmico. O usuário deve selecionar o pacote e clicar em ‘Descartar Formulários’.
  • Clicando em ‘Filtrar Pacotes de Formulários pela Situação’ e selecionando uma situação é possível filtrar a lista, vendo somente pacotes com situação ‘Não Liberado’, ‘Em Transferência’, ‘Em Uso’, ‘Consumido’ e ‘Transferido’

Gerenciar Diploma/Certificado

Tendo realizado todas as configurações necessárias citadas anteriormente, o Q-Acadêmico está pronto para gerar diplomas/certificados.

Essa funcionalidade do Q-Acadêmico que pode ser encontrada através do menu:
[Menu]: [Diploma] Procedimentos>>Gerar Diploma

Informações presentes na aba Geração de Diploma

Estão presentes nessa aba as informações do aluno recuperado pelo usuário e ao qual se deseja gerar o diploma bem como a lista de impressões do aluno. Destaque-se que Gerar Diploma indica que o mesmo se encontra pronto para impressão, mas não necessariamente impresso.

Como usar esta aba

O usuário fornece a matricula do aluno e o Q-acadêmico recupera os dados do mesmo, apresentando em forma resumida (em ‘Dados do Aluno’) e de maneira completa (em ‘Dados Completos do Aluno’). Só é possível gerar diploma somente para alunos com situação CONCLUIDO, CERTIFICADO ENEM, FORMADO, AGUARDANDO CERTIFICACAO. Caso o aluno não esteja nessas situações é apresentada a seguinte mensagem:

Caso o usuário perceba que alguma informação presente na tela, e que irá afetar a impressão do diploma/certificado, é possível alterar a mesma, efetuando a correção. Basta clicar no botão ‘Alterar Dados do Aluno’. A tela abaixo é apresentada e as correções podem ser efetuadas

Se todas as informações estiverem corretas o usuário pode realizar a geração do diploma. Clicando no botão ‘Gerar Diploma’ o mesmo é gerado ficando a disposição para impressão na aba Fila de Impressão de Formulários de Diploma. O diploma gerado também é apresentado na lista na parte inferior da tela com a situação ‘Gerado’.

Informações presentes na aba Fila de Impressão de Formulários de Diploma

Estão presentes nessa aba as informações relativas as impressões de um departamento responsável pela emissão de diplomas/certificados, tanto as pendentes (que ainda não foram realizadas) como as já ocorridas.

Como usar esta aba

  • Na parte superior esquerda da aba é apresentada a lista de modelos de formulários associados ao departamento, conforme citado anteriormente em Modelos de Formulários. Selecionando um modelo suas impressões pendentes e suas impressões realizadas são apresentadas.
  • A lista ‘Impressões Pendentes’ indica o que falta imprimir, o ‘No Formulário’ relativo ao formulário/pacote que será utilizado na impressão, em que Livro/Folha/Registro o mesmo será registrado entre outras informações. Essas informações são registradas quando o usuário clica em ‘Gerar Diploma’ na aba anterior.
  • Selecionando uma impressão pendente e clicando no botão ‘Imprimir’, o sistema apresenta uma tela com a pré-visualização da impressão. Tendo conferido o usuário confirma e realiza e impressão física do documento. O formulário de impressão associado ao modelo de impressão será consumido pelo sistema indicando um formulário a menos no pacote.
  • Para garantir que o Q-Acadêmico e os pacotes físicos de formulários estejam ‘sincronizados’ é importante checar, a cada impressão, se os formulários corretos estão sendo utilizados na impressora.
  • Tendo conferido a impressão para garantir que tudo ocorreu corretamente, o usuário deve selecionar o item em recém impresso na lista “Impressões Pendentes’ e clicar no botão ‘Formulário Impresso’, ‘oficializando’ sua impressão. Este item irá ‘passar’ para a lista ‘Últimos Formulários Impressos’ e a situação do diploma/certificado será alterada para ‘Impresso’
  • Caso um diploma tenha sido gerado por engano, essa operação pode ser feita nesta aba. Porém, como citamos anteriormente Livro/Folha/Registro são registrados na geração do diploma. Assim, o diploma gerado ocupa essa posição no Livro de Diplomas. Ao cancelar a geração essa posição no livro será liberada. Porém, para isso ser realizado, a impressão deve ser relativa ao último registro gerado entre impressões pendentes e realizadas. Por exemplo, caso o usuário queira cancelar a impressão do diploma/certificado relativo ao Registro 31 presente na Folha 11 do Livro 01 e caso já existam impressões relativas ao Registro 32 e 33, será necessário cancelar a geração da impressão referente ao 33, depois do 32 para ai ser realizado o cancelamento do 31, na ordem. A situação do diploma/certificado será alterada para ‘Cancelada’
  • Caso uma impressão ocorra com problemas isso indica que um formulário de impressão foi inutilizado e que para realizar uma nova impressão será necessário consumir mais um formulário do pacote. Para tanto o usuário seleciona a impressão que teve problemas e clica no botão ‘Impressão com Problemas’. O item relativo a impressão ficará novamente disponível para impressão, com todos as informações iguais (Livro/Folha/Registro, etc). Porém um novo formulário será registrado (vide primeiro campo das listas de impressões pendentes e realizadas). Para realizar essa operação é necessário fornecer uma justificativa. Este texto explicando o que ocorreu será associado ao formulário e seu respectivo pacote.

Informações presentes na aba Fila de Impressão de Registros de Diploma

 

Estão presentes nessa aba as informações relativas as impressões de um departamento responsável pela emissão de registros de diploma, tanto as pendentes (que ainda não foram realizadas) como as já ocorridas.

Como usar esta aba

  • O funcionamento desta Aba é similar ao explicado anteriormente sobre a aba Fila de Impressão de Formulários de Diploma.
  • Clicando no botão “Imprimir”, envia todos os registros pendentes (listados na parte superior) para impressão. O sistema então mescla os dados presentes no Q-Acadêmico com o layout definido (e explicado) anteriormente em Cadastrar Livros e Modelos de Registro >> Aba Modelos de Registros
  • Não há como selecionar apenas um registro, assim, ao clicar em “Imprimir” toda a lista é enviada para impressão.
  • Tendo conferido a impressão para garantir que tudo ocorreu corretamente, o usuário deve selecionar o item em recém impresso na lista “Impressões Pendentes’ e clicar no botão ‘Registro Impresso’, ‘oficializando’ sua impressão. Este item irá ‘passar’ para a lista ‘Últimos Registros Impressos’ e a situação do diploma/certificado será alterada para ‘Impresso’.
  • Para facilitar a operação, caso o usuário queria indicar que todos os registros foram impressos com sucesso sem tem que selecionar um a um e clicar em ‘Registro Impresso’ é possível usar o recurso ‘Marcar todos como impressos’. Marcando essa opção e clicando em ‘Registro Impresso’ acelera o processo de ‘oficialização’ enviando toda a lista para ‘Últimos Registros Impressos’
  • O resultado da impressão será algo com o apresentado abaixo:

  • Caso seja necessário realizar novamente uma impressão já registrada como realizada, a mesma deve retornar para ‘Impressões Pendentes’. Para tanto, o usuário deve selecionar a impressão em ‘ Últimos Registros Impressos’ e clicar em “Voltar para Impressões Pendentes. ’. O Q-Acadêmico ira solicitar uma confirmação, conforme abaixo

Tendo o usuário confirmado, basta proceder novamente a impressão conforme explicado anteriormente

  • Outra forma de realizar uma outra impressão é através de
    [Diploma] Relatórios>>Reimprimir Folhas de Registros, CDU 490

Informações presentes na aba Fila de Impressão de Recibo de Entrega de Diploma e como usar esta aba

Estão presentes nessa aba as informações relativas as impressões de um departamento responsável pela emissão de recibos de entrega de diploma, tanto as pendentes (que ainda não foram realizadas) como as já ocorridas. Tanto a localização das informações referente as impressões como o funcionamento seguem a mesma lógica da aba anterior (Impressão de Registros de Diploma). A única particularidade desta aba é que o layout não de sua impressão não é definido como as outras. Trata-se de um layout fixo, conforme apresentado abaixo

Detalhes das versões, Q-Acadêmico

Q-ACADÊMICO 3.209.000 – 21/06/2017

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  • NOVAS FUNCIONALIDADES
    • Criado procedimento para exclusão da matrícula totalmente. [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Por Matrícula>>Excluir Matrícula Totalmente do Sistema. CDU 1041.
  • MELHORIAS
    • Possibilidade de exibir local para segunda assinatura no relatório de diário de classe do professor (Aplicação/Registro Escolar -> Relatórios Gerais/Diário de Classe)
      • Relatório: Lista de Notas e Presença
      • Novos Parâmetros:
      • =================
        • EXIBIR_SEGUNDA_ASSINATURA_DIARIO_CLASSE_PROFESSOR: Exibir ou não um local para segunda assinatura no diário de classe do professor (0: Não / 1: Sim).
        • TITULO_SEGUNDA_ASSINATURA_DIARIO_CLASSE_PROFESSOR: Título a ser exibido no local destinado a segunda assinatura no diário de classe do professor.
      • Para exibir o segundo local, basta configurar o primeiro parâmetro com o valor “1”.
      • O texto que irá aparecer acima do local para assinatura deve ser configurado no segundo parâmetro. Valor Padrão: “Assinatura 2”
      • Adicionado no módulo web do professor, na área de lançamento de avaliações um botão para voltar para a lista de avaliações após lançamentos de notas;
      • No módulo web do professor foi incluído funcionalidade para excluir todos os materiais de aulas do professor em lote;
      • No CDU 1095 – Liberada Alterações de Aulas, foram incluídos filtros para localização de professores e diários;
      • No módulo web, na área para responder questionários, foi colocado uma mensagem informando que o questionário foi respondido com sucesso;
      • Incluído restrição no módulo de pai de alunos. Os pais não conseguem acessar o módulo quando o for maior de idade(dezoito anos);
  • GERAL
    • Liberado consulta personalizada Alunos – Reprovações em períodos anteriores e ainda cursando no período atual;
    • Alteração do nome do CDU 164 de Lançamento de Notas do Conselho de Classe para Lançamento de Notas do Conselho de classe/Colegiado;
    • Correção de preenchimento dos dados para coleta e validação do EDUCACENSO;
Detalhes das versões, Q-Acadêmico

Q-ACADÊMICO 3.208.100 – 12/06/2017

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  • NOVAS FUNCIONALIDADES
    • Novo cadastro: CDU 1130 – Cadastrar Programas do Governo (Aplicação/Configurações -> Cadastros Gerais\[Cadastros de Apoio a Área Acadêmica]Programas do Governo)
    • Essa informação é utilizada no cadastro de “Cursos”, guia “Configurações diversas”, agrupamento “Censos”
    • Anteriormente novos programas eram liberados apenas pela Qualidata
  • MELHORIAS
    • Adicionado campo “Nível/Regime de Ensino” no relatório de listagem de alunos para ser utilizado no recurso de exportação de dados (F10).
    • Adicionadas Cotas de Diversas para alunos com deficiência, conforme novo formato do SISU
  • GERAL
    • Conforme novo leiaute do INEP, alterado campo de importação de CPF do candidato a partir do SISU
    • Ajustes no Exportador para Coleta dos Dados do Educacenso 2017 – Matrícula Inicial:
      • Inclusão do Registro 99 indicando finalização do arquivo de exportação.
Detalhes das versões, Q-Acadêmico

Q-ACADÊMICO 3.208.000 – 08/06/2017

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  • NOVAS FUNCIONALIDADES
    • Adicionados recursos para geração de Arquivo para Coleta do EDUCACENSO – Matrícula Inicial – 2017;
    • Adicionado novo tipo de relatório “Cotas” no relatório de listagem de alunos (Aplicação/Registro Escolar -> Relatórios de Alunos/Listagem de Alunos);
    • Permitir exibir endereço completo do aluno no relatório de arquivo permanente (Aplicação/Registro Escolar -> Relatórios de Alunos/Arquivo Permanente);
  • MELHORIAS
    • Adicionada coluna apresentando as disciplinas equivalentes no relatório de matriz curricular;
    • Ajustes na classe de modelo de histórico “TfrmRelat_Historico_Disciplinas_por_Modulo”;
    • Correção referente as disciplinas do tipo estágio que não estavam sendo apresentadas, mesmo marcando a opção “Exibir no Histórico Escolar” na configuração da matriz;
    • Correção para não somar na carga horaria total do módulo a carga horaria das disciplinas não exibidas;
    • MELHORIA: Inclusão da CH de Estágio prevista e cumprida no rodapé do módulo que só será exibida se a matriz possuir disciplina do tipo estágio configurada e está estiver marcada para não exibir no histórico, neste caso mostrará apenas os totais, se estiver marcada para ser exibida no histórico, a carga horaria da mesma será computada juntamente com as demais disciplinas e os totais específicos do estágio não serão apresentados.
    • Inclusão de novos parâmetros por instituição para evitar de toda vez ter que marcar a opção “Exibir” foto nas telas de consultas de alunos, professores e funcionários:
      • EXIBIR_FOTO_ALUNOS: Tornar a exibição de fotos de alunos padrão [0: Não | 1: Sim]
      • EXIBIR_FOTO_PROFESSORES: Tornar a exibição de fotos de professores padrão [0: Não | 1: Sim]
      • EXIBIR_FOTO_FUNCIONARIOS: Tornar a exibição de fotos de funcionários padrão [0: Não | 1: Sim]
      • Para as instituições que possuem fotos e fazem a atualização regular, essa opção poderá vir sempre marcada caso o valor desse parâmetro seja 1.
      • Os parâmetros foram todos liberados com o valor 0, ou seja, permanecer como estava antes da melhoria.
  •  GERAL
    • Ajuste para processar a situação de matrícula do aluno ao Incluir/Alterar Estágios;
    • Ajustes nos relatórios em Listagem de Alunos. Agora o Nome Social será utilizado, se estiver cadastrado;
    • Acerto do erro na inserção de aulas ministradas no cadastro de diários;
Detalhes das versões, Q-Acadêmico

Q-ACADÊMICO 3.207.000 – 25/05/2017

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  • GERAL
    • Alteração no processamento nos procedimentos de reativação de matrícula, quando o aluno possui carga horária integralizada. As situações voltar a ser as situações condizentes com a situação atual do aluno em relação ao que foi cumprido no projeto do curso;
    • Alteração do procedimento de aproveitamento de disciplinas que considerava diários de dependência não cursadas como disciplinas em curso.
    • Adicionado campo dia da semana na aba de aulas, no cadastro de diários. Também foi adicionado a possibilidade de filtro por dia no botão de filtrar na mesma aba.
    • Adicionado nome Social ao relatório notas de avaliação para o professor no módulo Web;
    • A partir dessa versão ficou restrito a renovação de matrícula para cursos modulares pelo módulo desktop apenas renovação individual. Não é possível fazer a renovação em lote para alunos em cursos modulares, tendo em vista que é necessário escolher um módulo. As opções então são: Pelo módulo desktop a funcionalidade [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Renovação de Matricula, CDU 42; pelo módulo Web pelo próprio aluno. Essa opção depende de configuração das datas de renovação no calendário;
Detalhes das versões, Q-Acadêmico

Q-ACADÊMICO 3.206.000 – 18/05/2017

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  • GERAL
    • Ajustes internos para exibição adequada do Histórico Escolar, cujas Classes de Histórico estão relacionadas ao modelo de exibição da versão 3.0
    • Ajuste apenas visual do texto sobre o período de renovação de matrícula na funcionalidade [Registro Escolar] Procedimentos de Apoio >>Configurar Calendário>>Configuração do Calendário, CDU 22 para indicar que é para o período que se está configurando o calendário (não para o próximo, ainda que talvez as datas de realização ocorram na vigência DESTE calendário).
    • Adicionado registro de log para a funcionalidade [Registro Escolar] Procedimentos Acadêmicos>>Por Matrícula>>Transferência Interna, CDU 65, especificamente para a marcação “Deseja aproveitar todos os componentes curriculares que o aluno obteve aprovação?”. A partir dessa versão essa funcionalidade possui dois registros de log, sendo um para o próprio procedimento como um todo e outro para quando é marcado ou deixado de marcar a opção acima citada.
Dicas, Q-Acadêmico

DICA 23 – Primeira parte sobre os novos procedimentos de desligamentos e reativação de matrículas

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Na versão 3.201.000 de 08/04/2017 a funcionalidade [Registro Escolar] Cadastros>>Matrículas Períodos, CDU 1018 foi retirada do sistema.

Essa funcionalidade tinha um propósito de ajuste de dados para exceções, sendo que todas as inconsistências poderiam ser resolvidas usando os procedimentos acadêmicos por matrícula, fechamento de períodos, colação de grau, dentre outros.

É fato que o sistema sempre automatizou a criação de períodos letivos para o aluno e também sempre automatizou a mudança de da situação do aluno seja na matrícula(vínculo com o curso), seja na situação do período letivo.

Em alguns casos, com a intervenção manual ela funcionalidade CDU 1018, acaba-se gerando inconsistências as vezes de difícil reversão, além do impacto que sobre os dados enviados para os censos enviado para INEP/MEC.

Recentemente em conversa com pessoas do INEP/MEC responsáveis pelos censos, foi nos dito que por conta de lacunas na linha do tempo do aluno para as informações de período letivo do aluno, fazia com que o aluno no INEP ficasse com pendência, impactando negativamente em vários aspectos nos IF.

A Qualidata já com essa melhoria e fase bastante adiantada para liberação da melhoria e com essa informação em mãos tomou a decisão então, de liberar para resolver duas questões, sendo:

  • A resolução das pendências de alunos no INPE para quem usa o exportador de dados para os Censos;
  • Manter a integridade dos dados de períodos letivos dos alunos;

Na liberação dessa versão foi executado um procedimento que criava os períodos que faltavam para os alunos com desligamento provisório. Trancamento, Matrícula Vínculo, bem como para alunos com situação de transição para a conclusão do seu curso. Estagiário(Concludente), concludente, aguardando colação de grau. Segue alguns exemplos

Percebam que o sistema, na liberação de versão, identificou que a situação de matrícula era colação de grau e como não havia o lançamento ele foi criando os períodos letivos para que o lançamento seja feito, além de manter a consistência da linha do tempo.

Em versões anteriores, além das questões já citadas acima, esse aluno não sairia num relatório de listagem de alunos, caso o período letivo filtrado fosse 2016/2, a não ser que os períodos letivos fossem criados manualmente.

O mesmo caso agora com o lançamento da colação de grau lançado. Nesse primeiro exemplo a colação de grau foi lançado em 2017/1, então o sistema, identificando que ele já havia concluído, alterou a situação da matrícula como de praxe e além disso já retirou o período letivo de 2017/2.

Neste segundo exemplo, foi simulado o lançamento da colação de grau em 2015/1. O sistema retirou todos os períodos posteriores ao período do registro da colação de grau, mantendo a consistência da informação.

Ressalto que o sistema apenas retira períodos letivos que não tenham nenhuma informação vinculada. Ou seja, que não tenha haja nenhuma movimentação do aluno.

Para que as informações fossem mostradas de forma a entender quando o procedimento foi executado e onde o aluno ainda permanece daquela situação foram criadas mais situações para o período do aluno, por exemplo: Para o aluno que faz um trancamento, no período letivo do trancamento o aluno fica agora com a situação Trancou, e nos próximos períodos letivo a situação agora fica Trancado. Dessa forma se tem a noção exata da linha do tempo do aluno em relação aos calendários acadêmicos.

Nas reaberturas de desligamento temporários o sistema também segue a mesma lógica, retirando os períodos letivos que não possuem movimentação e posteriores ao registro da reabertura da matrícula

Matrícula após a reabertura

Vale ressaltar que o sistema apenas cria os períodos letivos para matrículas em situação de desligamento temporário.

O sistema agora cria os períodos letivos na configuração do calendário. Ao inserir um curso no calendário o sistema se encarrega de criar todos os períodos eletivos para os alunos em desligamento temporário.

Posteriormente vamos liberar documentos com um resumo de todos os aspectos e cenários que envolvem essa nova forma do sistema trabalhar.

Com a liberação dessa funcionalidade do sistema, temos ciência de pode haver casos a serem tratados. Casos de exceções onde a solução necessita de orientação. Sugerimos que para estes casos que entrem em contato diretamente com o suporte. Estamos dando prioridade total para resolução dessas situações.

Base de Conhecimento, Controlar Lançamentos Não Planejados em Diário, Q-Acadêmico

Controlar Lançamentos Não Planejados em Diário

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Introdução

Utilizando a configuração de parâmetros, agora é possível no Q-Acadêmico:

  • Controlar os lançamentos não planejados em diário, seja inserção, reposição, edição ou cancelamento, exigindo solicitação formal de justificativa e por consequência anuência da Coordenação de Curso (ou qualquer outro setor que a instituição designar) que para que essas ações sejam efetivadas.
  • Alertar via e-mail aos responsáveis a necessidade de DEFERIR ou INDEFERIR pedidos de alterações de aulas

Também passa a ser possível:

  • Definir prazo limite para manipulação das informações de uma aula já ocorrida e;
  • Definir o prazo padrão de prorrogação para alteração de aula ministrada.

Este prazo, citado nos dois itens acima, passa a correr após o professor solicitar e receber a aprovação da Coordenação de Curso (ou qualquer outro setor que a instituição designar) quanto a alteração de uma aula que já ocorreu e cujo prazo limite de alteração já expirou.

Toda exclusão de aula passa a exigir a definição de uma aula de reposição. Destaque-se que essa reposição só não é exigida caso o usuário já tenha aulas suficientes para cumprir sua carga horária.

Por exemplo o Professor A ministrou uma aula no dia 18/10/2016. Se o prazo limite configurado para manipulação for 05 dias, o Professor A terá até dia 25/10/2016 (cinco dias letivos) para (re)lançar e até excluir (em alguns casos o a reposição é obrigatória) a aula.

lanca-faltas-e-aulas-10-c

A partir do dia 26/10/2016, para efetuar qualquer alteração na aula ministrada no dia 18/10, será necessário solicitar a Coordenação de Ensino uma prorrogação de alteração. Caso a Coordenação de Ensino conceda a prorrogação no dia 27/10/2016 e o prazo padrão de prorrogação de prazo para alteração de aula ministrada seja de 02 dias, o Professor A terá até o dia 31/10/2016 (dois dias úteis) para efetuar para (re)lançar e até excluir (em alguns casos indicando a reposição é obrigatória)  a aula ministrada no dia 18/10.

É importante salientar que o modo de “chaveamento” para usar esse recurso é que o parâmetro LIMITE_ALTERACAO_AULA_MINISTRADA esteja preenchido. Quando o parâmetro não estiver preenchido o sistema continua trabalhando como antes, com as aulas criadas pelo processo acima citado e com controle total do professor, podendo fazer alterações e/ou exclusões sem justificativas;

O processo de criação de aula continua como sempre, ou seja, as aulas sendo criadas pelo preenchimento das datas das etapas do calendário e/ou o preenchimento do horário de aula do diário.

Exploraremos essas questões e outras nas seções a frente.

Parâmetros

Os parâmetros que irão atuar sobre os comportamentos descritos na Introdução são:

LIMITE_ALTERACAO_AULA_MINISTRADA: Ao ser preenchido esse parâmetro ativa o controle de lançamentos não planejados em diário. Qualquer ação de inserção, edição, cancelamento por parte do professor passa a demandar solicitação formal de justificativa e aprovação.

O conteúdo do parâmetro é um Inteiro representando dias letivos indicando o prazo limite após a ocorrência da aula pelo professor permitido para manipulação da aula. Nesse período é permitida (re)lançamento, alteração ou exclusão da aula. Por exemplo: 5. Definido por campi.

Destaque-se que LIMITE_ALTERACAO_AULA_MINISTRADA define limite em dias para Edição e Cancelamento. Este limite de dias não afeta a inserção ou reposição, pois essas ações só podem agendadas pelo professor para dias posteriores ao dia atual. Exemplo: Ao executar o Q-Acadêmico em 01/04/2016 o professor só pode efetuar uma inserção de aula para 02/04/2016 em diante. Não será possível dessa forma para este professor inserir uma aula para o dia 01/04/2016 nem para qualquer dia anterior a este

LIMITE_PRORROGACAO_ALTERACAO_AULA_MINISTRADA: Inteiro representando dias letivos indicando o prazo limite de prorrogação padrão após a Coordenação de Ensino atender solicitação de alteração de uma aula (cujo prazo de alteração já expirou) feita por um professor. Nesse período é permitido (re)lançamento ou exclusão da aula. Por exemplo: 2. Definido por campi.

MENSAGEM_JUSTIFICATIVA_ALTERACAO_AULA_MINISTRADA:
Customização de Mensagem Complementar para alteração de aula ministrada após prazo limite apresentada durante o procedimento de justificativa feito pelo professor. Por exemplo: “A alteração não pode ser realizada porque o prazo de alteração desta aula expirou. Insira sua justificativa para a alteração, que só será aceita após análise. ”

ENVIAR_EMAIL_PENDENCIAS_ALTERACAO_AULA_MINISTRADA: Pode ser ‘0’ indicando ‘Não’ ou ‘1’ indicando ‘Sim’. Quanto ativado (1 indicando ‘Sim’) envia e-mail de pendências aos responsáveis por DEFERIR ou INDEFERIR sempre que existirem pedidos de alterações de aulas em aberto, isto é, aguardando decisão.

Os parâmetros serão definidos conforme explicado em PARÂMETROS

Funcionamento

Apresentaremos a seguir um exemplo onde um professor solicita a alteração de uma aula que já se encontra além do limite de alteração de aula ministrada. O processo é similar para as outras ações (Inserção, Cancelamento, Reposição).

Solicitação

Seguindo o exemplo citado, vemos em

MÓDULO WEB PROFESSORES –> MEUS DIÁRIOS –> FREQUENCIA E CONTEÚDO

em um acesso ao modulo WEB no dia 25/10

lanca-faltas-e-aulas-10

a página abaixo

Considerando que o acesso ocorre no dia 25/10, no detalhe vemos o Q-Acadêmico indicando a partir de qual data é possível realizar alterações.

lanca-faltas-e-aulas-02-b

Essa data é calculada com base no parâmetro LIMITE_ALTERACAO_AULA_MINISTRADA (no exemplo, configurada para cinco dias) em relação a data do acesso ao modulo WEB. Imaginando que LIMITE_ALTERACAO_AULA_MINISTRADA esteja preenchido com 5.

25/10 – 5 Dias letivos = 18/10

De acordo com essa informação, no exemplo, as aulas ministradas a partir do dia 20 (azul) poderão ser alteradas normalmente.

Já as aulas do mês 10/2016 ministradas até o dia 13 (vermelho) só poderão ser alteradas (edição, exclusão com ou sem reposição) mediante solicitação de prorrogação que deve ser justificada e aguardar parecer (deferimento ou indeferimento do pedido de alteração) da Coordenação de Curso (ou qualquer outro setor que a instituição designar).

Seguindo o exemplo, vamos imaginar que o professor A tenta efetuar uma alteração na aula ocorrida no dia 13/10/2016. Ao tentar, é apresentada uma solicitação de justificativa conforme abaixo:

A mensagem acima apresentada em vermelho será complementada pelo conteúdo do parâmetro

LIMITE_PRORROGACAO_ALTERACAO_AULA_MINISTRADA

Feita a solicitação, a aula fica marcada indicando que está aguardando a aprovação ou reprovação do pedido de prorrogação…

conforme a legenda abaixo.

Liberar Alteração de Aulas

Feita a solicitação, caberá a Coordenação de Curso (ou qualquer outro setor que a instituição designar) deferir ou indeferir a prorrogação.

A funcionalidade do Q-Acadêmico pode ser encontrada através do menu:
Registro Escolar >> Procedimentos Acadêmicos >
[DURANTE O PERÍODO] > Liberar Alteração de Aulas

autoriza-alteracao-aulas-01-editado

Ao acessar o Caso de Uso: 1095 – Procedimento de Liberação de Alterações de Aulas o sistema sempre irá processar os pedidos expirados, isto é, aqueles cuja data de realização proposta ocorreu antes de ter seu pedido analisado. Por exemplo, foi realizada uma solicitação de reposição de aula para o dia 01/01, porem o usuário não deferiu nem indeferiu a mesma até o dia 02/01. Este pedido não poderá mais ser deferido ou indeferido, estando desta forma expirado. O responsável pela solicitação é notificado, via mensagem, que o pedido foi expirado

É importante destacar que quando um usuário acessa esta tela só irá visualizar os pedidos referentes a sua instituição/departamento. Entretanto, o processamento de pedidos expirados vai atuar sobre todas as solicitações independente do usuário. Dessa forma a caixa de processamento poderá apresentar 100 pedidos expirados, mas o usuário ao visualizar a Aba ‘Pedidos Processados’ poderá ver somente 5 pedidos. Estes cinco serão os que ele tem responsabilidade de DEFERIR ou INDEFERIR. Caso não existam pedidos expirados, o processamento não é apresentado.

Após o processamento de pedidos expirados, a seguinte tela é exibida. Nela são listadas as solicitações de alteração que ainda aguardam um posicionamento, seja deferindo ou indeferindo. Essa tela sempre vem filtrada pelo campus e departamento ao qual (ou aos quais) possui direitos de acesso/uso.

Baseado no tipo da ação solicitada (Inserção, Reposição, Edição o Cancelamento) o Q-Acadêmico irá destacar cada solicitação conforme a legenda de cores cada pedido. Clicando em uma das solicitações na Aba “Liberações Aulas Ministradas” o sistema irá apresentar na parte inferior da tela os detalhes da solicitação (Ação, Data, Informações da Nova Aula, etc) bem como a justificativa de tal ação.

O sistema também irá apresentar na aba “Resumo das Aulas Ministradas” informações a respeito do diário que contem a aula a qual o solicitante deseja incluir/excluir/editar/repor. O objetivo dessa aba é dar mais informações para fundamentar a decisão da Coordenação de no que se refere a deferir ou indeferir a solicitação.

Feita a análise, o operador só precisa clicar o botão relativo à sua decisão, “Indeferir” ou “Deferir”.

O sistema irá solicitar a confirmação

Em caso positivo, o usuário deve informa o motivo do deferimento

O usuário efetua a justificativa e clica em OK, concluindo o procedimento

A aba “Pedidos Processados” irá mostrar o histórico das solicitações que já foram Deferidas ou Indeferidas. Também serão apresentadas as expiradas, isto é, aquelas cuja data de realização ocorrer antes de ter seu pedido analisado. Serão apresentadas em ordem decrescente de processamento.

Caso o usuário queria realizar o deferimento de uma maneira mais rápida, ele poderá utilizar a opção ‘Deferir Sem Motivo’. Optando por essa modalidade, o deferimento ocorrerá de forma sumaria, não sendo necessária o fornecimento do motivo do deferimento (conforme apresentado anteriormente).

Comunicando a decisão ao solicitante

Tendo o operador tomado uma decisão a mesma é comunicada ao solicitante via e-mail conforme abaixo

autoriza-alteracao-aulas-06

Após o deferimento

Prosseguindo o exemplo, após o deferimento da solicitação do professor A para efetuar uma alteração na aula ocorrida no dia 13/10/2016 no período das 12:45 as 13:30, o mesmo irá receber um e-mail conforme o item anterior.

Ao retornar a
MÓDULO WEB PROFESSORES –> MEUS DIÁRIOS –> FREQUENCIA E CONTEÚDO

o Q-Academico irá permitir, que a alteração seja realizada.

Inserção de Aula e Conflito de Horário

No caso de inclusão de aula existe uma particularidade que deve ser destacada. Pode ser que o professor solicite que a inserção ocorra em uma data onde isto cause um conflito de horário. Caso essa situação aconteça, o encarregado pela análise e autorização (seja a Coordenação de Curso ou outro responsável) será avisado no momento do deferimento, vide abaixo

Indicando que deseja visualizar os conflitos, o responsável poderá embasar sua decisão indeferir o pedido. O sistema realiza a verificação de 3 tipos de conflito: 1) Alunos do diário, 2) Professor e 3) Sala. O primeiro é restritivo, ou seja, o responsável obrigatoriamente terá que indeferir o pedido. Neste caso, deferir poderia prejudicar outro aluno daquele diário, daí a restrição. Já o segundo e o terceiro tipo de restrição (Professor e Sala) são informativos. Nesses casos fica a cargo do usuário decidir se deve deferir ou não.

Alertar via e-mail aos responsáveis

Ativando o parâmetro ENVIAR_EMAIL_PENDENCIAS_ALTERACAO_AULA_MINISTRADA, (isto é, configurando o mesmo como 1) o sistema checará diariamente se existem solicitações demandando decisão. Caso exista (m), um e-mail será enviado para todos os responsáveis alertando sobre as solicitações pendentes para que estes tomem as devidas providencias.

“Você possui 02 pendência (s) de liberação de alteração de aulas que precisam ser DEFERIDAS ou INDEFERIDAS. Segue abaixo a relação das últimas 30 pendências, para maiores informações consulte o Q-Acadêmico:

Data: 29/06/2017 | Diário: 264046 | Ação: Inserção de Aula | Disciplina: SISTEMAS LINEARES | Turma: 01502.8V | Professor: – Fulano de Tal

Data: 29/06/2017 | Diário: 264046 | Ação: Inserção de Aula | Disciplina: SISTEMAS LINEARES | Turma: 01502.8V | Professor: – Fulano de Tal”

Caso existam mais de 30 pendências, será enviado um e-mail com um resumo para facilitar a leitura.

O parâmetro ENVIAR_EMAIL_PENDENCIAS_ALTERACAO_AULA_MINISTRADA está sendo liberado para os clientes configurado com o valor 0, estando desta forma, desativado.

Antes de habilitá-lo, o usuário deve certificar-se que:

  1. O serviço de envio de e-mail esteja devidamente configurado,
  2. Os usuários corretos estão com permissão ao caso de uso “1095 – Procedimento de Liberação de Alterações de Aulas”, caso contrário, várias pessoas irão receber e-mails desnecessariamente.