A partir da versão 3.201.000 o sistema vem facilitar a gestão de situação de alunos, apresentando uma nova forma de tratar os períodos letivos dos alunos, quanto a épocas em que o mesmo esteve com a Matrícula temporariamente desligada (inativa).
Em outra mudança, estamos liberando cadastro personalizado de motivos para desligamento, sendo que a própria instituição poderá definir seus padrões, e foram alteradas as formas de localizar, nos menus, os procedimentos de desligamento e de retorno, separando os mesmos por tipo.
Foi implementado, ainda, uma caracterização automática, visando manter o vínculo ativo das matrículas que já cursaram e foram aprovadas em todas as disciplinas necessárias, mas ainda encontra-se como concludente porque falta completar algo como estágio, etc.
Paralelamente estamos disponibilizando uma forma automatizada, e com regras pré-definidas pela própria instituição de ensino, para que sejam levantados os alunos em situação que caracterizam cancelamento compulsório ou evasão (abandono).
Mudanças no desligamento
Melhor tratamento da situação a cada período letivo
Porquê das mudança?
Como o sistema tratava os períodos letivos entre desligamentos e retornos anteriormente…
Antes, se um aluno de curso semestral (portanto, com 2 períodos letivos por ano), que trancasse a matrícula em 2016/1 e só retornasse em 2017/2, ficaria com os dados de período letivo na tela de consulta a dados do aluno exibida de forma que não fosse possível identificar QUANDO foi feito o trancamento e em quais períodos a aluno apenas não esteve presente, PERMANECENDO trancado, conforme a imagem a seguir:
E agora…
Daqui por diante, nesta mesma situação de o aluno trancar a matrícula, e não retornar no período letivo imediatamente seguinte, a informação ficará exibida e será armazenada da seguinte forma:
Ou seja, a partir de agora, a situação do aluno no período refletirá o tempo em que o procedimento foi realizado (se no período atual, ou em período letivo passado).
Para aprender sobre como realizar os desligamentos, clique aqui, e para aprender sobre a reativação de alunos, aqui.
Motivos para o Procedimento
Também agora, no Q-Acadêmico a sua instituição poderá fazer uso de um cadastro pré-definido de motivos a serem informados de forma fixa e padronizada quando o procedimento de desligamento for realizado.
Anteriormente isto já acontecia em alguns procedimentos, mas você somente poderia escolher entre os motivos previamente definidos no sistema, e agora você pode criar os seus próprios. Com esta mudança a instituição não precisa mais utilizar o campo Observações para ali caracterizar o motivo do procedimento (usar o campo Observações para isto não permitia indexar ou gerar estatísticas sobre os motivos dos desligamentos).
A partir de agora, já existe uma lista com motivos para os procedimentos pré-definida e fornecida pela Qualidata, mas usuários com a devida permissão poderão acrescentar itens à lista normalmente, padronizando assim as informações na instituição. Pode-se, inclusive, informar para quais procedimentos um motivo serve (e se ele servir para mais de um você não precisa cadastrar duas vezes).
Para ver como realizar o cadastro de motivos de desligamento, clique aqui.
Desligamentos de Alunos em Lote, Baseado em Regras
Outra disponibilização é a automatização das regras para consultar e levantar alunos em evidente situação de cancelamento compulsório ou evasão (abandono) conforme regras que serão definidas fixamente pela sua própria instituição.
Com o recurso, um servidor com a devida função e permissão poderá, com poucos cliques saber, por exemplo, alunos que atingiram o limite de número de períodos letivos cursados ou estão abaixo de um determinado percentual de frequência e, talvez, até já caracterizá-los como desligados.
É importante notar, contudo, que o sistema nunca executará a consulta e desligará alunos sozinhos, de forma autônoma, requerendo que um usuário execute o processo, mas sem flexibilizar as regras existentes nos documentos da instituição.
Para mais informações sobre o desligamento automatizado, clique aqui.
Criação automática de vínculo com a instituição para alunos concludentes e estagiários
Nas versões anteriores, quando o aluno ficava na situação de Concludente, que se caracteriza quando o aluno já terminou todas as disciplinas que necessitava cursar mas ainda não completou outros requisitos (Estágio, Trabalho de Conclusão de Curso, Atividades Complementares e Práticas Profissionais), alguns registros escolares, para manter o vínculo do aluno com a instituição, efetuava o lançamento de Matrícula Vínculo. Outros registros, ainda, efetuavam a inserção (manual) de novo período letivo para o aluno.
Após feito qualquer um destes procedimentos, cuja finalidade era a mesma, o aluno, mesmo não cursando mais nenhuma disciplina, conseguia, por exemplo, acesso às dependências da escola e podia usar normalmente a biblioteca.
A partir de agora, o sistema, ao detectar que um aluno concluiu todas as disciplinas necessárias, mas ainda está devendo algo, criará, a cada novo período letivo que surgir, um vínculo do aluno com o curso no novo período letivo, com a situação (no período) de Concludente. Esta situação se repetirá até o momento em que o aluno finalize o curso, se matricule em estágio (quando então passa a ser Estagiário), ou seja desligado da instituição.
