Base de Conhecimento, Importação de Servidores (SIAPE), Q-Acadêmico

Importação de Servidores (SIAPE)

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Visão Geral

Trata-se de um novo recurso do Q-Acadêmico que permite importar dados de um arquivo (planilha Excel ou CSV) alimentando o cadastro de servidores (Funcionários ou Professores) do sistema Q-Acadêmico.
Esse recurso executa as seguintes ações no Q-Acadêmico:

  • Incluir ou atualizar PESSOAS;
  • Incluir ou atualizar FUNCIONÁRIOS;
  • Incluir ou atualizar PROFESSORES;
  • Criar USUÁRIOS.

O novo recuso está disponível no seguinte menu:

Aplicação/Configurações -> Configurações/
[IMPORTAÇÃO DE ARQUIVOS] Importação de Servidores (Professores e Funcionários)

O novo recurso se assemelha bastante com a nova importação de classificados (link para importação de classificados), diferindo-se apenas nas etapas selecionar (escolha dos dados de origem), importar e processar.

Etapas/Abas

O procedimento é formado por 6 etapas:

  1. Seleção da origem das informações;
  2. Importação dos dados de origem;
  3. Verificação dos dados a importar;
  4. Configuração de atributos (Validar);
  5. Mapeamento de dados (Validar);
  6. Processamento das informações.

Destaque-se que 03, 04, 05 e 06 são habilitados após a importação (etapa 02) ficando disponíveis para operação.

Etapa 01 – Seleção da origem das informações

Através da tela principal é possível:

  • Selecionar uma importação feita anteriormente (que esteja em andamento ou concluída) ou;
  • Fazer nova importação.

O primeiro caso citado (selecionar uma importação feita anteriormente) pode ocorrer caso o usuário queria retomar uma importação ou rever o que foi anteriormente importado (o que foi processado, configurado, mapeamentos, registros processados). Nesse caso basta selecionar a importação na lista apresentada ao lado do botão “Nova Importação”, com o título “Registro Processado”.

Para fazer uma nova importação, basta clicar no botão “Nova Importação”, selecionar a Origem (Funcionários ou Professores) e clicar no botão Carregar arquivo:

Basta localizar o arquivo, selecionar o mesmo e clicar no botão “Abrir”. É possível escolher arquivos do Excel ou CSV separados por “; ”.

O arquivo selecionado pode uma coluna chamada “CATEGORIA” com o seguinte conteúdo:

  • “Técnico Administrativo” ou “Funcionário”: para identificar os registros do tipo “Funcionário” ou;
  • “Docente” ou “Professor”: para identificar os registros do tipo “Professor”

Caso possua essa informação, o comportamento da importação será a seguinte. Caso o usuário escolha a origem:

  • “Funcionários”, o sistema irá importar somente os funcionários do arquivo,
  • “Professores”, o sistema irá importar somente os professores.

Caso o arquivo não possua essa coluna, o sistema irá apresentar a seguinte mensagem:

Isso significa que todos os registros existentes no arquivo de origem serão importados como sendo o da origem selecionada (Funcionários ou Professores).

Clique em “Sim” e aguarde o carregamento do arquivo.

ATENÇÃO: Até este momento os dados ainda não foram importados, trata-se apenas de uma visualização do conteúdo do arquivo.

Etapa 02 – Importação dos dados de origem

A importação consiste em armazenar os dados brutos da origem no banco de para que estes possam ser verificados e manipulados com mais agilidade nas demais etapas do procedimento.

O sistema sempre importará toda configuração da importação imediatamente anterior, ou seja, a primeira importação de “Funcionário” e “Professor” deverá ser configurada, as posteriores irão seguir essas configurações como padrão.
Nesta etapa ainda não ocorreu a importação dos dados que irá inserir os servidores. Os dados apresentados são apenas uma visualização do conteúdo do arquivo.

O usuário clica em “Preparar Importação”…

E na mensagem apresentada, clique no botão “Sim”.

Essa mensagem alerta da necessidade de verificar os mapeamentos de dados (que veremos posteriormente) sempre que uma importação for efetuada. Clique Sim…

E aguarde a importação dos dados.

Após a importação dos dados, o sistema irá habilitar a utilização das demais etapas.

Logo abaixo do local de seleção da importação aparece uma informação dizendo que o arquivo foi importando, exibindo também a data e hora da mesma.

Etapa 03 – Verificação dos dados a importar

Consiste em permitir que o usuário faça uma avaliação preliminar dos dados do arquivo.
Nesta etapa ainda não ocorreu a importação dos dados que irá inserir os servidores.

Os dados são visualizados como estão na Origem.

 

Funções

Também são disponibilizadas algumas funções importantes:

Função Apagar Importação

Função para apagar uma importação efetuada. Pode ser que você tenha feita a importação de um arquivo por engano, ou tenha importado um arquivo manipulado sem todas as informações e queira desfazer o processo, para isso, basta utilizar essa função.

Função Configurar Novos Atributos

Essa nova funcionalidade permite criar novos campos a partir do conteúdo de um campo já existente, desde que esse possua algum padrão que possa ser seguido. Os detalhes dessa função você encontra aqui.

Etapa 04 – Configuração de atributos (Validar)

Essa etapa é muito importante, pois é ela que torna esse novo procedimento tão maleável.

Considerando que temos a

  • Origem dos dados (Arquivo importado) e o
  • Destino dos dados (Q-Acadêmico)

precisamos indicar qual dado na origem corresponde aos dados necessários (critérios obrigatórios) no destino (Q-Acadêmico) para gerar um servidor. Nessa fase é realizada essa configuração DE/PARA e permitir que para que você possa visualizar, inserir, alterar ou excluir essas configurações.

Ao importar um arquivo de dados de origem o sistema não conhece onde cada informação pertinente pode ser encontrada nesta origem que está sendo importada.

O objetivo desta etapa é justamente informar ao sistema onde essas informações podem ser encontradas. Exemplo: Em que coluna do arquivo está o nome, a data de nascimento, o endereço do servidor entre outras informações.

Após configurar um determinado layout, ele será utilizado em futuras importações, eliminando a necessidade de repetir o processo.

Destaque-se que um atributo no Destino (Q-Acadêmico) pode ser formado por várias informações provenientes na Origem (Arquivo)

Nesta etapa ainda não ocorreu a importação dos dados que irá inserir os servidores.

Visão Geral da Configuração de Atributos

Tendo entendido que configurar atributos é efetuar o DE/PARA entre a origem dos dados e o destino dos dados, no topo desta guia você poderá acompanhar a situação da configuração, onde são apresentados a quantidade de atributos configurados (26) e a configurar (49). Não é necessário configurar todos os atributos existentes. O único requisito é que para toda importação sejam configurados pelo menos os atributos obrigatórios (essa informação fica visível após a descrição do atributo).

Na frente de cada atributo é possível identificar de forma visual sua situação que pode ser:

Atributo Configurado: Já foi feita a configuração do atributo do Q-Acadêmico, informando para o sistema onde esse atributo pode ser localizado no arquivo de origem dos dados.
Atributo Não Configurado: Não foi feito a configuração do atributo do Q-Acadêmico ou não existe essa informação no arquivo de origem. Se o não for uma informação obrigatória, não existe problema podendo até NÃO ser configurada.
Configurado com Alerta: Já foi feita a configuração do atributo do Q-Acadêmico, informando para o sistema onde esse atributo pode ser localizado no arquivo de origem dos dados, porém este atributo do arquivo de origem JÁ foi relacionado a algum outro atributo do Q-Acadêmico.

Funções

São disponibilizadas algumas funções importantes:

Função “Configurar Atributo”

Clique na imagem existente na frente de cada atributo (conforme acima) para incluir, alterar ou excluir uma configuração. Ao clicar na imagem a seguinte tela é apresentada:

Ela funciona como um editor do atributo e seu formato poderá variar ligeiramente dependendo do tipo de mapeamento.
Apresentaremos abaixo alguns tipos de mapeamento:

  • Direto: Quando o conteúdo do atributo do Q-Acadêmico é igual ao conteúdo do atributo do arquivo de origem e não existe a necessidade de mapeamento.
    Exemplo: Bairro, celular, CEP, nome. Ou seja, a informação será copiada de forma idêntica do arquivo de origem para o destino.
  • Concatenação: Esse tipo de mapeamento serve para concatenar as informações de até 5 campos. Além do conteúdo desses atributos (as notas) também serão utilizados os textos descritivos de cada atributo, caso os mesmos estejam preenchidos. Caso as descrições fiquem vazia, irá juntar o conteúdo dos campos, separando os mesmos com um espaço.

  • Valor Constante: Esse tipo de mapeamento preenche o conteúdo do campo configurado com o valor informado. O valor será utilizado para todos os registros importados.

  • Cidade: o atributo do Q-Acadêmico armazena o código da tabela interna de CIDADES que não é conhecida pelo arquivo de origem. Exemplo: A origem dos dados possui a sigla do estado e a descrição da cidade que precisará ser mapeada para um código interno equivalente no Q-Acadêmico. Na origem existe a cidade Vitória do estado ES mas o Q-Acadêmico armazena o código da cidade baseado no cadastro interno de cidades.
  • Departamento: o atributo do Q-Acadêmico armazena o código da tabela interna de DEPARTAMENTOS que não é conhecida pelo arquivo de origem. Exemplo: A origem dos dados possui a informação de descrição do departamento que precisará ser mapeada para um código interno equivalente no Q-Acadêmico.
  • Nacionalidade: o atributo do Q-Acadêmico armazena o código da tabela interna de NACIONALIDADES que não é conhecida pelo arquivo de origem. Exemplo: A origem dos dados possui a informação da nacionalidade que precisará ser mapeada para um código interno equivalente no Q-Acadêmico.

Existem outros tipos de mapeamentos específicos para importação de Servidores que representam vários outros relacionamentos com tabelas internas do Q-Acadêmico. Todos seguem o mesmo raciocínio dos tipos anteriormente explicados.

Caso surja a necessidade de algum tipo de mapeamento não coberto pelos tipos existentes o suporte da Qualidata deve ser comunicado.

Para salvar uma configuração clique em “Aplicar”, para apagar a configuração do atributo clique em “Apagar”

Função “Filtrar”

É possível fazer uma busca pela descrição do atributo ou por uma determinada situação (obrigatórios, alertas, configurados, não configurados). Digite o texto e clique em no botão “Filtrar” ou selecione uma das situações disponíveis.

Função “Importar configuração de Outro Registro”

É possível fazer a importação de configuração de atributos e mapeamentos de outra importação já realizada bem como apagar toda a configuração existente (muito importante para quando a origem de dados não for conhecida). Ao clicar neste botão, a seguinte tela é apresentada:

Ao selecionar uma importação anterior, o sistema irá exibir sua configuração. Levando essa configuração em conta, irá mostrar a compatibilidade dos atributos da Origem em relação ao Destino.

Para importar uma configuração clique em “Aplicar”, para apagar a configuração atual clique em “Apagar”.

Etapa 05 – Mapeamento de dados (Validar)

Como já foi dito na etapa anterior, podem existir informações no arquivo de origem que não são conhecidas pelo Q-Acadêmico.
Isso ocorre porque o Q-Acadêmico possui muitos cadastros internos relacionados as informações do repositório de servidores que não armazenam simplesmente a forma descritiva desses atributos, mas sim o seu código interno.
Exemplo: No arquivo de origem existe a descrição/nome deste campus que não pode ser associada de forma direta na importação pois o atributo equivalente do Q-Acadêmico permite o código da cidade e não sua descrição.
Tendo feito a configuração DE/PARA entre a origem e o destino dos dados, o procedimento irá, automaticamente, extrair o máximo de dados possíveis da origem (e relaciona-los ao destino) sem a interação do usuário. Essa extração, normalmente, deve dar conta da maioria dos dados. Nos poucos casos onde isso não for possível, o usuário irá fornecer as informações que faltaram.
A guia “Mapeamento de Dados” é apresentada para que você efetuar o mapeamento manualmente, completando a tarefa que foi executada automaticamente.

Nessa etapa, resumindo, o sistema irá apresentar os tipos e quantidades de mapeamentos que ainda precisam ser efetuados, isto é, concluir o que o sistema não conseguiu resolver sozinho.
No topo desta guia você poderá acompanhar a situação do mapeamento. No exemplo acima vemos o percentual mapeado (99%) a quantidade de valores mapeados (196) e a quantidade de valores que precisarão ser mapeados (2).
Na frente de cada tipo de mapeamento é possível identificar de forma visual sua situação que pode ser:

  • Mapeado Totalmente: Todos os valores foram mapeados.
  • Não Mapeado: Nenhum valor foi mapeado.
  • Mapeado Parcialmente: Alguns valores foram mapeados. É permitido (não recomendado) que valores fiquem sem mapeamentos desde que esse mapeamento não seja obrigatório.

Para mapeamentos obrigatórios, todos os valores devem ser mapeados (vide Função Mapear).

Nesta etapa ainda não ocorreu a importação dos dados que irá inserir os servidores.

Funções

Função “Mapear”

Clique na imagem existente na frente de cada tipo de mapeamento

para incluir, alterar ou excluir o mapeamento.

Seguindo um exemplo baseado na imagem anterior, vemos que Cidade restaram dados ainda não mapeados (1). Interpretamos isso da seguinte forma, o sistema conseguiu fazer o DE/PARA entre todas as cidades presentes na origem com as cidades cadastradas no destino (Q-Acadêmico), com exceção de UMA. Para essa cidade presente na origem o usuário precisará indicar manualmente qual é a cidade correspondente no destino. Ao clicar na imagem a seguinte tela é apresentada:

Vemos aí que o sistema conseguiu, realmente, mapear a maioria das cidades do arquivo com as cidades do Q-Acadêmico.

Clicando em ‘Exibir apenas os registros não mapeados’, visualizamos a cidade que o sistema não conseguiu mapear automaticamente

Vemos aí que a cidade de Itapagé – CE, presente na origem não foi encontrada no destino. Nesse caso, não ocorreu o DE/PARA automático.

Selecione o item não mapeado e clique em ALTERAR.

Clicando na parte superior da tela, conseguimos acessar o PARA isto é, os dados presentes no Q-Acadêmico (no caso narrado, o cadastro de cidades)

Como estamos procurando o correspondente a Itapagé – CE (DE/Origem) digitamos o início da palavra e localizamos possíveis opções presentes no Q-Acadêmico (PARAs/Destino).

Selecionamos o mais provável (no caso acima 365 – Itapajé – CE) e clicamos em OK.

Clique no botão “Aplicar”.

Isto ira indicar que a cidade de Itapagé – CE (DE/Origem) presente na origem corresponde ao código 365, que foi atribuído a cidade de Itapajé – CE cadastrada no Q-Acadêmico (PARA/Destino). Nesse caso, provavelmente a diferença de grafia entre “Itapagé” e “Itapajé” que não permitiu que o procedimento realizasse o DE/PARA automaticamente, necessitando assim a intervenção manual do usuário.
Feito isso o sistema sabe que quando encontrar Itapagé – CE na origem deve interpretar como 365 – Itapajé – CE no destino, usando seu código (365) e não sua descrição.

Para apagar todos os mapeamentos basta clicar no botão “Apagar”.

Observação

Com já foi dito anteriormente as Etapas:

  • 04 – Configuração de atributos (Validar) e
  • 05 – Mapeamento de dados (Validar)

tem por objetivo:

  • Indicar ao Destino onde encontrar na Origem os dados necessários para “montar” um registro relativo ao um Servidor (Etapa 04);
  • Efetivamente mapear essa informação entre a Origem e o Destino (Etapa 05).

Também foi dito que após configurar um determinado layout, esse pode ser utilizado em futuras importações, eliminando a necessidade de repetir o processo.
Pode ocorrer que, ao utilizar uma configuração feita em uma importação anterior volte a apresentar registros não mapeados. Isso ocorre porque a Origem pode trazer novas informações que ainda não possuem um DE/PARA estabelecido
Exemplo:
Uma importação feita em 2016 mapeia automaticamente 312 cidades. Uma necessita de mapeamento manual. O usuário efetua o mesmo e conclui essa Etapa. No ano seguinte, 2017, ao realizar uma importação com a mesma configuração o procedimento reconhece as 313 cidades mapeadas no ano anterior mais indica 2 sem DE/PARA. A explicação, nesse caso, é que essas cidades não estavam presentes na importação de 2016 e dessa forma o sistema não as “reconheceu”. O procedimento é o mesmo descrito anteriormente, realizar o mapeamento manual.

Etapa 06 – Processamento das Informações

Nesta etapa os dados importados anteriormente serão EFETIVAMENTE enviados aos repositórios do Q-Acadêmico (Pessoas, Professores, Funcionários e Usuários), aplicando-se todas as configurações e mapeamentos efetuados. Caso seja detectado algum problema no processamento de algum atributo, basta voltar as etapas de configurações de atributos e mapeamentos, ajustar os dados necessários e efetuar novo processamento.

Destaque-se que, até aqui ainda as alterações não foram persistidas.

Pré-requisitos de processamento

  • A guia “Dados Importados” (Etapa 02) precisa ter alguma informação, ou seja, o arquivo importado tem que possuir pelo menos 1 candidato;
  • Todos atributos obrigatórios existentes na guia “Configurações de Atributos” (Etapa 04) devem ter sido configurados, isto é, todos os campos obrigatórios devem possuir uma configuração DE/PARA;
  • Não pode existir valores a serem mapeados para tipos de mapeamentos obrigatórios existentes na guia “Mapeamento de Dados” (Etapa 05), isto é, nos casos onde o sistema não foi capaz de encontrar todos os dados correspondentes no DESTINO presentes na ORIGEM, o usuário deve completar manualmente o mapeamento.

Funções

Função “Analisar”

Efetua a análise dos dados importados, com base nas configurações de atributos (Etapa 04) e mapeamentos efetuados (Etapa 05). Basta clicar no botão “Analisar”, aceitar a mensagem de confirmação e aguardar o termino do processamento.

Após a análise, o sistema irá apresentar uma comparação prévia dos dados que existem no sistema acadêmico com os dados que estão prestes a serem importados exibindo várias informações úteis que precisarão ser analisadas antes do processamento e efetivação das alterações.

 

ATENÇÃO: Conforme mensagem em destaque, os dados em análise não são persistidos no banco de dados.

Ordenação e legenda de cores na Função ‘Analisar’

Legenda de Cores

Após análise, os registros são classificados como:

Essa cor é exibida na primeira coluna da lista.

Ordenação

Após análise os dados podem ser ordenados conforme opções abaixo:

Localização por coluna

Isso é feito para facilitar na busca, no entanto, basta clicar na coluna desejada e pressionar no teclado a tela “F3” para fazer a localização por esta informação:

No exemplo abaixo o usuário clicou na coluna CPF e na tecla “F3”. Ao clicar em “Localizar” o sistema irá parar na primeira ocorrência encontrada, para continuar a busca de onde parou basta pressionar no teclado “F6”

Opções de filtro

Filtro “Processamento”

Permite filtrar os registros analisados por sua situação de processamento:

  • Todos: exibe todos os registros.
  • Processados: exibe apenas os registros que já foram processados anteriormente.
  • Não Processados: exibe apenas os registros não processados
Filtro “Localização”

Permite filtrar os registros analisados por sua situação de localização na base de dados do Q-Acadêmico.
Os registros são localizados no Q-Acadêmico através das seguintes informações: SIAPE, CPF ou Nome.
Para que um registro seja considerado “localizado” no Q-Acadêmico, a informação de alguma destas colunas deve possuir o valor exato com o conteúdo do campo configurado no arquivo de origem.
Em resumo o filtro irá relacionar os dados da ORIGEM pela quantidade de registro similares que foram encontrados (ou não, no caso de ‘Não Localizados’) no DESTINO. A ideia é facilitar a análise de divergências entre ORIGEM e DESTINO

Todos: exibe todos os registros, independente de terem sido achados ou não.

Localizados (todos): exibe apenas os registros que foram localizados de alguma forma no Q-Acadêmico (DESTINO).

Localizados (um): exibe apenas os registros que tiveram uma ocorrência de localização no Q-Acadêmico (DESTINO). Ao clicar num registro localizado desta forma, você poderá analisar a informações divergentes:

Localizados (um)(continuação): Na parte SUPERIOR (registro do arquivo de ORIGEM) serão destacados em “vermelho” as informações que estão DIVERGENTES em relação ao registro localizado no Q-Acadêmico (exibido na parte inferior da tela – DESTINO). No exemplo acima, repare que o SIAPE e Instituição (Campus) possuem informações divergentes.
Na parte inferior, será destacado em “verde” os atributos pelos quais o registro foi localizado. No exemplo acima, fica claro que o registro no DESTINO foi localizado pelo “NOME” e “CPF”. Se tivesse sido localizado também pelo SIAPE, está informação também estaria destacada em “verde”

Localizado (vários): exibe apenas os registros que tiveram mais de uma localização no Q-Acadêmico (DESTINO). Ao clicar num registro localizado desta forma, você poderá analisar as informações divergentes:

Localizado (vários)(continuação):Neste caso, as informações divergentes destacadas em “vermelho” serão apresentadas na parte INFERIOR, pois foi localizado mais de um registro.
Na parte inferior também será destacado em “verde” os atributos pelos quais o registro foi localizado. No exemplo acima, o primeiro registro foi localizado pelo CPF e o segundo pelo SIAPE, NOME e CPF.

Não Localizados: exibe apenas os registros que não foram localizados no Q-Acadêmico.

Coluna Tipo

Indica o registro localizado, podendo conter os seguintes valores:

  • Pessoa: Código da Pessoa (caso tenha localizado somente o registro de pessoa, ou seja, existe uma pessoa cadastrada no Q-Acadêmico, que foi localizada por CPF e/ou NOME para não existe nenhum servidor cadastrado para aquela pessoa)
  • Servidor | P: código da pessoa (caso tenha localizado o servidor no Q-Acadêmico)
Coluna Processar

Indica se o registro será ou não processado, podendo conter os seguintes valores:

  • Não: Não será processado, por ter sido enquadrado em uma das regras que serão destacadas abaixo.
  • Sim: Será processado, por ter sido enquadrado em uma das regras abaixo.
  • Informe Decisão: Precisa de decisão do usuário, por ter sido enquadrado em uma das regras abaixo.

Filtro “Situação” e suas situações

Permite filtrar os registros analisados que poderão ou não ser processados:

Aptos para processamento: São exibidos os registros que estão aptos para processamento. Os registros aptos para processamento são:

  • Registros não localizados na base de dados do Q-Acadêmico, neste caso ao efetuar o processamento o sistema irá executar as seguintes operações:
    • Inserir Pessoa;
    • Inserir Servidor;
    • Inserir Usuário.
  • Registros localizados por SIAPE, CPF e NOME, neste caso ao efetuar o processamento o sistema irá executar as seguintes operações:
    • Atualizar Pessoa;
    • Atualizar Servidor.
  • Registros localizados por CPF e NOME, neste caso ao efetuar o processamento o sistema irá executar as seguintes operações:
    • Atualizar Pessoa;
    • Inserir Servidor;
    • Inserir Usuário.
  • Registros localizados por SIAPE e NOME, neste caso ao efetuar o processamento o sistema irá executar as seguintes operações:
    • Atualizar Pessoa;
    • Atualizar Servidor.

Não serão processados: São exibidos os registros não serão processados. Os registros que não serão processados são:

  • Registros já processados anteriormente;
  • Registros marcados para “Suspender Processamento”;
  • Registros localizados apenas por CPF;
  • Registros localizados apenas por SIAPE.

ATENÇÃO: Neste caso, a única forma de habilitar os registros para processamento é resolver a situação da pessoa ou servidor através dos recursos existentes no Q-Acadêmico, alterando o NOME de forma que o mesmo fique idêntico ao nome contido no arquivo origem.

Exige decisão: São exibidos os registros que estão aptos para processamento. Os registros aptos para processamento são:

  • Registros localizados por NOME, neste caso o usuário deverá clicar com o botão direito do mouse sobre o registro e escolher uma das opções abaixo:
    • Opção 1: neste caso ao efetuar o processamento o sistema irá executar as seguintes operações:
      • Inserir Pessoa;
      • Inserir Servidor;
      • Inserir Usuário.
    • Opção 2: neste caso ao efetuar o processamento o sistema irá executar as seguintes operações:
      • Atualizar Pessoa;
      • Inserir Servidor;
      • Inserir Usuário.

  • Registros localizados por CPF e SIAPE, neste caso o usuário deverá clicar com o botão direito do mouse sobre o registro e escolher uma das opções abaixo:
    • Opção 1: neste caso ao efetuar o processamento o sistema irá executar as seguintes operações:
      • Atualizar Pessoa;
      • Atualizar Servidor.
    • Opção 2: neste caso ao efetuar o processamento o sistema irá executar as seguintes operações:
      • Não processar.

Suspender Processamento de um registro

Todo registro apto para processamento pode ser marcado “manualmente” para não ser processado, caso o usuário tenha alguma dúvida e queira postergar o seu processamento.
Para isso basta clicar com o botão direito do mouse sobre o registro e escolher a opção “Suspender Processamento”

Lista inferior, disponível para os registros cujo valor da coluna “processar” seja igual a “Sim”

Função “Processar”

Após clicar o botão ‘Processar’, basta o usuário confirmar a operação.

Esta ação efetua o processamento dos dados importados do arquivo (após análise) com base nas configurações de atributos (Etapa 04) e mapeamentos efetuados (Etapa 05) para os repositórios do Q-Acadêmico (Pessoas, Professores, Funcionários e Usuários).

Após o processamento, a tela será apresentada da seguinte forma:

Destaque-se que as opções de filtro só ficam disponíveis “Em Análise”. Porém, os dados podem ser analisados novamente a qualquer momento.

Detalhes das versões, Q-Acadêmico

Q – ACADÊMICO 3.215.000 – 03/08/2017

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  • GERAL
    • Revisão recursos para exportação de dados do EDUCACENSO;
    • Correção da Cota a ser usada para quando os alunos recebem nova matrícula por Transferência Interna. A nova matrícula sempre receberá ‘Não Possui’ como cota da nova matrícula;
    • Adicionado motivo do cancelamento no relatório de dados acadêmicos dos alunos, na consulta de dados dos alunos;
    • Melhoria de consulta para acervo de biblioteca na Web. A consulta só atende a integração com o Q-Biblio. A melhoria é relacionada a agilidade na pesquisa;
    • Melhoria para mostrar legendas na área do professor no módulo Web, na funcionalidade de lançar conteúdo ministrado;
    • Para quem usa a funcionalidade de controle de aula ministrada, a partir dessa versão não haverá mais interação para edição de aula ministrada. A informação da solicitação será registrada, mas a liberação será automática. Para mais informação acessar no link na base de conhecimento: http://baseconhecimento.qualidata.com.br/arquivos/1387;
    • Retirado temporariamente a opção de sincronização/integração diretamente pelo professor no ambiente da web; O recurso será melhorado e liberado em versões posteriores;
Base de Conhecimento, Importação de classificados, Q-Acadêmico

Importação de Classificados – Configurar Novos Atributos

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Introdução

Na guia “Dados à Importar” de “Importar Classificados” e “Importação de Servidores (SIAPE)” foi adicionado a nova funcionalidade para criar novos atributos.
Essa nova funcionalidade permite criar novos campos a partir do conteúdo de um campo já existente, desde que esse possua algum padrão que possa ser seguido.
Para isso, basta clicar no botão “Configurar Novos Atributos”, conforme acima.

Informações presentes na funcionalidade

Descrição do novo atributo: Nome do novo campo desejado, lembrando que esse nome não pode ser um novo já existente na tabela.
Atributo Origem: Atributo de onde o conteúdo do novo campo será extraído.
Exemplo de conteúdo do atributo origem selecionado: Ao selecionar o atributo, esse campo é preenchido com um conteúdo aleatório, exemplificando a saída para facilitar a configuração.
Texto inicial: Texto padrão existente no atributo de origem que irá identificar a posição inicial de onde o texto do novo campo será copiado. Se o texto inicial for vazio, a cópia será feita a partir do início do campo.
Ocorrência: Número de ocorrência do texto inicial. No exemplo acima, como o número de ocorrência é 1, a posição inicial começaria a contar no primeiro “DE” encontrado, se o número de ocorrência fosse 2, a posição inicial começaria a contar a partir do segundo “DE” encontrado e assim por diante.
Texto Final: Texto padrão existente no atributo de origem que irá identificar a posição final até onde o texto do novo campo será copiado. Se o texto final for vazio, a cópia será feita até o final do campo.
Resultado tomando como base o exemplo: Ao preencher as informações anteriores, o sistema irá apresentar uma prévia de como ficará o conteúdo do novo atributo.

Como usar

Configurar Novos Atributos

Suponha que você queira criar um novo campo somente com o nome do campo, baseado em NO_CAMPUS sem o texto “CAMPUS DE”. Bastaria clicar no botão “Configurar Novos Atributos” presente na guia “Dados à Importar” em “Importar Classificados”/”Importação de Servidores (SIAPE)”.

A tela abaixo será apresentada. Nela será possível inserir o novo campo desejado. Para tanto seria usada a seguinte configuração:

O resultado seria o seguinte:

A tela de cadastro de novos atributos ainda possui as seguintes funcionalidades:

Atualizar Todos

Um dos recursos presentes na funcionalidade de ‘Configurar Novos Atributos’, atualiza os dados importados com as configurações de todos os atributos existentes.
Ao clicar neste botão a seguinte mensagem será apresentada:

Basta clicar em “Sim” e aguardar o processamento.

Importar Atributos

Outro recurso presente na funcionalidade viabiliza a importação de configurações de atributos de outra importação. Ao clicar neste botão, acontecerá o seguinte:

Só serão apresentadas as importações que possuam algum atributo configurado.

Selecione a importação desejada e clique em “Importar” ou clique em “Voltar” caso tenha desistido de fazer a importação.

Detalhes das versões, Q-Acadêmico

Q-Acadêmico 3.212.000 – 20/07/2017

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  • ATENÇÃO
  • NOVAS FUNCIONALIDADES
    • Consulta Personalizada para identificação dos Alunos Ativos fora do Ano Letivo referência do Educacenso
      • Educacenso – Alunos Ativos fora do Ano Letivo referência
    • Criação do parâmetro ENVIAR_EMAIL_PENDENCIAS_ALTERACAO_AULA_MINISTRADA – Enviar e-mail de pendências aos responsáveis por DEFERIR ou INDEFERIR pedidos de alterações de aulas [0: Não / 1:Sim]
      • O parâmetro está sendo liberado com o valor 0: Não
        • Antes de habilitá-lo, certifique-se de que:
          • 1. O serviço de envio de e-mail esteja devidamente configurado
          • 2. Os usuários corretos estão com permissão ao caso de uso “1095 – Procedimento de Liberação de Alterações de Aulas”, caso contrário, várias pessoas irão receber e-mails desnecessariamente.
          • Ao habilitá-lo, os e-mails serão enviados periodicamente, às 5:00am, por um job de execução do banco de dados.
  • MELHORIAS
    • Novo motivo para o procedimento de desligamento definitivo “Cancelamento Compulsório” chamado: DV – Duplo Vínculo – LEI Nº 12.089 DE 11 DE NOVEMBRO DE 2009
    • Desenvolvido para atender a LEI Nº 12.089 DE 11 DE NOVEMBRO DE 2009
    • Esse procedimento irá inativar totalmente a matrícula do aluno, em todos os períodos letivos, bem como cancela todas as disciplinas.
    • http://baseconhecimento.qualidata.com.br/arquivos/1895
  • GERAL
    • Ajustes internos no procedimento de Processar Pedidos de Matrícula.
    • Revisão recursos para exportação de dados do EDUCACENSO;
Detalhes das versões, Q-Acadêmico

Q-Acadêmico 3.211.000 – 20/07/2017

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  • NOVAS FUNCIONALIDADES
    • Novo controle de documentos exigidos (Desktop e WEB)
    • Ajuste no CDU 10003 – Configuração dos Casos de Usos (Aplicação/Segurança -> Cadastros Gerais/Casos de Usos)
      • Na guia “Usuários” é possível visualizar a instituição e departamento dos usuários.
    • Ajustes no CDU 10005 – Configuração das Funções (Aplicação/Segurança -> Cadastros Gerais/Funções / Perfis de Usuários)
      • Foi incluída a possibilidade de adicionar usuários a uma determinada função (guia “Usuários”)
      • Também é possível visualizar a instituição e departamento dos usuários de uma determinada função.
  • MELHORIAS
    • Ajustes no procedimento “Liberar Alterações de Aulas” (Aplicação/Registro Escolar -> Procedimentos Acadêmicos/[Durante o Período]Liberar Alterações de Aulas
      • Expiração automática de pedidos ao entrar na tela (inserção e reposição)
      • Nova guia para exibir os pedidos processados (deferidos, indeferidos e expirados)
      • Legenda de cores referente a ação do procedimento
      •  Exibição das informações da nova aula, para pedidos de inserção/reposição
      • Checagem de conflito de horário para pedidos de inserção/reposição
      • Interface mais intuitiva para não informar o motivo de deferimento
      • Manter o pedido anterior selecionado após deferir/indeferir o pedido (antes voltava para o início da lista)
    • GERAL
      • Correção do cálculo do Coeficiente de Progressão para alunos sem disciplina a cumprir especificada na matriz curricular (ainda que isto seja, na verdade, um erro de cadastro da matriz curricular).
Detalhes das versões, Q-Acadêmico

Q-Acadêmico 3.210.000 – 12/07/2017

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  •  NOVAS FUNCIONALIDADES
    • Ajuste no CDU 10003 – Configuração dos Casos de Usos (Aplicação/Segurança -> Cadastros Gerais/Casos de Usos)
      • Na guia “Usuários” é possível visualizar a instituição e departamento dos usuários.
    • Ajustes no CDU 10005 – Configuração das Funções (Aplicação/Segurança -> Cadastros Gerais/Funções / Perfis de Usuários)
      • Foi incluída a possibilidade de adicionar usuários a uma determinada função (guia “Usuários”)
      • Também é possível visualizar a instituição e departamento dos usuários de uma determinada função.
  • MELHORIAS
    • Ajustes no procedimento “Liberar Alterações de Aulas” (Aplicação/Registro Escolar -> Procedimentos Acadêmicos/[Durante o Período]Liberar Alterações de Aulas
      • Expiração automática de pedidos ao entrar na tela (inserção e reposição)
      • Nova guia para exibir os pedidos processaso (deferidos, indeferidos e expirados)
      • Legenda de cores referente a ação do procedimento
      • Exibição das informações da nova aula, para pedidos de inserção/reposição
      • Checagem de conflito de horário para pedidos de inserção/reposição
      • Interface mais intuitiva para não informar o motivo de deferimento
      • Manter o pedido anterior selecionado após deferir/indeferir o pedido (antes voltava para o início da lista)
  • GERAL
    • Correção do cálculo do Coeficiente de Prograssão para alunos sem disciplina a cumprir especificada na matriz curricular (ainda que isto seja, na verdade, um erro de cadastro da matriz curricular).
    • Ajustes no Exportador para Coleta dos Dados do Educacenso 2017 – Matrícula Inicial:
      • Tamanho do campo 20 do Registro 00 (Distrito) – Apesar do Layout de Exportação do INEP constar tamanho 2, os valores na Tabela Auxiliar são de tamanho 9.
      • Preenchimento adequado do campo 102 do Regisro 10 (Língua em que o ensino é ministrado – Língua indígena).
      • Preenchimento adequado do Campo 10 do Registro 20 (Horário da Turma – Horário Final – Minuto).
      • Preenchimento adequado do Campo 7 do Registro 50 (Formação/Complementação pedagógica 1).
    • Ajustes no Procedimento de Validadação para Coleta dos Dados do Educacenso 2017 – Matrícula Inicial:
      • Validação de Mapeamento de Estados
Base de Conhecimento, Desligamento e Reativação, Q-Acadêmico

Cancelamento Compulsório – Duplo Vínculo

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Introdução

Eventualmente a instituição poderá ser notificada pelo MEC para efetuar o cancelamento compulsório de uma ou mais matriculas no contexto da lei Nº 12.089 DE 11 DE NOVEMBRO DE 2009 que proíbe que um estudante ocupe 2 (duas) vagas simultaneamente em cursos de graduação em instituições públicas de ensino superior

Para isso foi incluído um motivo especifico (DV – Duplo Vínculo – LEI Nº 12.089 DE 11 DE NOVEMBRO DE 2009) no procedimento de Cancelamento Compulsório (desligamento definitivo)

Utilizando este novo motivo, esse procedimento irá inativar totalmente a matrícula do aluno, em todos os períodos letivos, aplicando assim a lei Nº 12.089 no contexto do Q-Acadêmico.

Destaque-se que esse procedimento com este motivo deve ser utilizado somente para os casos em que seja necessário ‘proibir que uma mesma pessoa ocupe, na condição de estudante, 2 (duas) vagas, simultaneamente, no curso de graduação, em instituições públicas de ensino superior em todo o território nacional’ conforme o texto da lei.

Como funciona

  • Suponhamos um aluno na situação apresentada nas figuras abaixo:

Após executar o procedimento de Cancelamento Compulsório no período letivo 2001/2 utilizando o motivo ‘Duplo Vínculo – LEI Nº 12.089 DE 11 DE NOVEMBRO DE 2009’, após execução, a situação do aluno ficará da seguinte forma:
Cancelou Compulsório: período em que o procedimento foi executado;
Cancelado Compulsório: todos os períodos anteriores ao procedimento.

Cancelamento Compulsório: em todas as disciplinas de todos períodos letivos do aluno.

  • Suponhamos que o aluno possua vários períodos letivos “Em Aberto”

Todos os períodos letivos “Em Aberto” após o período de execução do procedimento serão excluídos. Se o procedimento for executado no período letivo 2010/2, a situação do aluno ficará da seguinte forma:

  • Lembrando que no “Cancelamento Compulsório” (link para http://baseconhecimento.qualidata.com.br/arquivos/1060) normal (qualquer outro motivo), somente o período em que o procedimento foi executado é afetado as disciplinas com situação final daquele período não são alteradas e nem as disciplinas de períodos anteriores. Executando o procedimento no período letivo 2001/2 para esse mesmo caso do exemplo, após execução, a situação do aluno ficará da seguinte forma:

  • Esse procedimento não permite reintegração. Ao tentar reintegrar uma matrícula cujo procedimento foi executado, o usuário receberá a seguinte mensagem:

  • Destaque-se que este procedimento não pode ser executado retroativamente, visto que não possui reintegração, conforme citado no item anterior. No exemplo acima, ao tentar executar o procedimento no período letivo 2001/1, o usuário receberá a seguinte mensagem:

  • O procedimento deve sempre ser executado no último período em que o aluno se encontra matriculado pois todas suas informações serão inativadas. É importante citar que as informações não serão perdidas.
  • Não é possível executar o procedimento em períodos fechados, no exemplo acima, ao tentar executar o procedimento no período letivo 2001/1 por exemplo, o usuário receberá a seguinte mensagem:

Neste caso, antes de executar o procedimento, basta desfazer o fechamento do aluno no período.

  • Na guia “Procedimentos Realizados” agora é possível visualizar o motivo do procedimento, anteriormente o motivo não era exibido:

O procedimento poderá ser cancelado , reativando o aluno a qualquer momento, voltando a situação como era antes de sua execução, sem nenhum efeito colateral.

Nenhuma informação do aluno será perdida ou alterada. Entretanto continuará sempre a existir o registro no log do sistema (registro de ações efetuadas no Q-Acadêmico por cada usuário).

Avisos, Questões sobre exportação de alunos fora do ano letivo referência

Questões sobre exportação de alunos fora do ano letivo referência.

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Usuários,

Tivemos no último ano a ocorrência de greve em diversas instituições da rede de ensino, o que provocou um atraso na conclusão do ano letivo de 2016.

Dessa forma, na data de referência do Educacenso 2017 (31 de maio de 2017), muitos alunos ainda não concluíram o ano letivo de 2016 e consequentemente não estão matriculados em 2017. Também existem alunos que ingressaram no ano letivo de 2017. A existência de alunos nessas situações nos levou a realizar um contato para obter orientações junto ao INEP. As orientações preliminares foram as seguintes:

“As turmas de 2016, se foram enviadas no Educacenso 2016, não deverão ser informadas em 2017. As turmas de 2017, que estavam ativas na data de referência do Educacenso 2017 (31 de maio de 2017), devem ser informadas com os alunos matriculadas até esta data”.

Entretanto, é sabido que suprimir informações para o Educacenso pode causar prejuízos às instituições da rede de ensino. Então solicitamos ao INEP um alinhamento operacional das ações de exportação, entendendo que poderia (ou deveria) ser necessário retificação de dados já enviado ao Educacenso. O INEP se posicionou assim:

“Por se tratar de uma questão extremamente delicada, e uma exceção à regra, sugiro que este contexto seja documentado e enviado ao INEP. Pois a ausência de informação no Censo Escolar poderá ocasionar prejuízo para as instituições envolvidas. Assim, encaminhe um relatório deste contexto, para assim, emitirmos uma opinião fundamentada. Este documento deve ter origem na rede de ensino envolvida”.

Dessa forma, visando se precaver, recomendamos que enviem, assim que possível, o supracitado relatório ao INEP.

Com o objetivo de facilitar a identificação dos alunos nessa situação elaboramos a seguinte Consulta Personalizada: Educacenso – Alunos Ativos fora do Ano Letivo referência.

Estamos à disposição para esclarecer quaisquer outras dúvidas sobre esta questão.

Base de Conhecimento, Controlar Documentos Exigidos, Q-Acadêmico

Controle de Documentos Exigidos

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Introdução

O controle de documentos exigidos do Q-Acadêmico foi totalmente reformulado visando dar um fluxo mais natural para o procedimento.
A nova versão permite uma configuração mais detalhada e precisa. Desta forma, uma vez que o documento for entregue e registrado, o sistema não irá solicita-lo em nenhum outro momento, a menos que este documento seja requerido novamente de forma intencional pela instituição.
Feita a configuração que rege a necessidade de um documento, será gerada uma pendência para todas matriculas efetuadas após o início da validade da exigência. Essas pendências ficam associadas aos alunos e devem ser atendidas pelos mesmos através do registro do recebimento do documento no Q-Acadêmico.
Também foram colocadas validações de documentos pendentes em procedimentos importantes do Q-Acadêmico WEB, módulo do aluno e Desktop. Posteriormente destacaremos quais são estes procedimentos.
Veremos a seguir a configuração desse recurso bem como seus efeitos no sistema.

Configuração dos Documentos Exigidos

A funcionalidade do Q-Acadêmico pode ser encontrada através do menu:
Aplicação/Configurações ->
Cadastros Gerais/[Cadastros de Apoio à Área Acadêmica] Documentos Exigidos

Informações presentes na Aba Documentos Exigidos

  • Código: Código interno gerado automaticamente pelo sistema.
  • Ativo: Indica se a exigência do documento está ativa ou não. Estando ativa, a cada nova matricula será gerada uma pendência que deverá ser atendida. Ao desativar uma exigência de documento todas as pendências relativas ao documento associadas aos alunos serão removidas. Os documentos entregues permanecerão no sistema, não sendo eliminados.
  • Permitir Anexo: Indica se a exigência irá PERMITIR/POSSIBILITAR o envio de um anexo via sistema. Ao marcar esta opção o usuário também estará utilizando um outro recurso do sistema Q-Acadêmico, a Gestão de Anexos .
  • Tipo de Anexo: Deverá ser informado o tipo de anexo relacionado ao documento. O cadastro de tipos de anexos faz parte do recurso Gestão de Anexos . Essa informação só será solicitada caso a opção “Exigir Anexo” tenha sido marcada.
  • Descrição: Descrição do documento exigido. Caso a opção “Exigir Anexo” tenha sido marcada esta descrição será preenchida automaticamente pelo sistema, de acordo com o tipo de anexo selecionado, já previamente configurado em Gestão de Anexos .
  • Data Início Exigência: Indica a data em que o documento passará a ser exigido. Quando a esta data não for preenchida o documento será exigido para todas as matrículas. Quando a data for preenchida o documento será exigido apenas para os alunos matriculados após a data especificada. Neste caso (data preenchida), os alunos matriculados anteriormente à data de início de exigência visualizarão o documento como “Não Exigido”.
  • Data Fim Exigência: Indica a data em que o documento deixará de ser exigido. Caso esta data fique não preenchida, o documento será exigido indefinidamente. No caso da inclusão da exigência com data nula, quando Data Fim Exigência for informada, na efetivação desta alteração todas as pendências de matrículas efetuadas após aquela data serão removidas e o documento será apresentado como “Não Exigido”. Os documentos entregues permanecerão e as pendências das matrículas efetuadas até a data não serão removidas, ainda precisando ser atendidas.
  • Momento Exigência: Indica o momento no ciclo acadêmico em que os documentos serão exigidos de forma automatizada:
    Matrícula/Renovação: Os documentos serão exigidos nos procedimentos que envolvam matrícula e renovação de matrícula do aluno, tanto módulo Aluno WEB quando Desktop;
    Emissão de Certificado/Diploma: Os documentos serão exigidos no procedimento de emissão de diplomas. Checa também os documentos que são exigidos em Matrícula/Renovação,  de forma cumulativa;
  • Regra Exigência: Indica que o documento possui uma característica específica e que só serão exigidos para os alunos que atenderem uma determinada condição. Existem algumas regras pré-definidas, mas também é possível que você crie sua própria regra. As regras pré-definidas são listadas abaixo:
    Todos Alunos – O documento será exigido para todos os alunos, não havendo nenhuma condição específica;
    Eleitoral – O documento será exigido para alunos entre 18 e 70 anos;
    Alistamento Militar – O documento será exigido para alunos do sexo masculino com idade superior ou igual a 18 anos;
    Estrangeiro – O documento será exigido para alunos de outras nacionalidades;
    Caso seja necessário utilizar uma regra mais especifica a opção abaixo deve ser utilizada:
    Customizada – O usuário pode montar a regra conforme desejado configurando condições utilizando os atributos existentes na tabela Matrículas. Nestes casos, recomenda-se a utilização do suporte para auxiliar ou até mesmo criar a regra desejada para o usuário.
  • SQL Regra Exigência: Esse campo é preenchido automaticamente pelo sistema de acordo com a regra de exigência escolhida. Este campo só ficará disponível para o usuário caso o mesmo escolha a regra “Customizada”.
  • Exigir Validade: Indica se o documento irá exigir data de validade. Ao marcar essa opção a data de validade do documento deverá ser obrigatoriamente informada na entrega. Nesse caso, quando a data de validade do documento expirar ele voltará a ficar na situação de pendente e o aluno deverá efetuar a entrega novamente.
    Suponha que um documento não exija data de validade e já houve entrega do mesmo (sem informar a validade). Ao ativar esta opção o sistema passará a exigir data de validade do documento configurado entregues posteriormente. Os documentos já entregues não ficarão pendentes, pois foram entregues quando a data de validade ainda não era obrigatória.
  • Exigir para Alunos de todos os Cursos e Níveis de Ensino: Caso este campo tenha sido marcado, como o próprio nome já diz, o documento será exigido para todos os cursos. Se essa informação for marcada, o usuário não terá acesso as abas ‘Cursos’ e ‘Níveis de Curso’ presentes na tela.
  • Restringir Procedimentos Desktop: Essa é uma configuração importante no que se refere a controle de documentos exigidos porque afeta os procedimentos de matrícula de ingressantes, Renovação de Matrícula, Pré-matrícula e Geração de Diploma. Caso o usuário ative essa opção para um documento, todos os alunos que não efetuarem a entrega do mesmo terão a execução de procedimentos listados acima BLOQUEADOS no Q-Acadêmico Desktop. Até a entrega do documento, o usuário do desktop não conseguirá finalizar a execução destes procedimentos. Uma tela indicará quais são os documentos que estão “bloqueando” a execução. Dessa forma o usuário poderá alertar o aluno que, sem resolver essas pendências, o bloqueio permanecerá. Caso esta opção não for ativada, o sistema irá exibir um alerta informando a pendência do documento por parte do aluno mas permitirá ao usuário executar os procedimentos anteriormente citados. Mais à frente exemplificaremos esta restrição em ação.
  • Restringir Procedimentos WEB: Essa também é uma configuração importante no que se refere a controle de documentos exigidos porque afeta Renovação de Matrícula e Pedido de Matrícula. Caso o usuário ative essa opção para um documento, todos os alunos que não efetuarem a entrega do mesmo terão a execução de procedimentos listados acima BLOQUEADOS no módulo Aluno WEB. Até a entrega do documento, o aluno não conseguirá finalizar a execução destes procedimentos. Uma mensagem indicará quais são os documentos que estão “bloqueando” a execução alertando o usuário que, sem resolver essas pendências, o bloqueio permanecerá. Mais à frente exemplificaremos esta restrição em ação.
  • Observações: Observações gerais sobre o documento que o usuário considere importante/necessário registrar.

Informações presentes na Aba Cursos

  • Curso (s): Lista de cursos que terão o documento como exigido. Esta aba só está acessível caso a opção ‘Exigir para Alunos de todos os Cursos e Níveis de Ensino’ na aba ‘Documentos Exigidos’ não estiver ativada

Informações presentes na Aba Níveis de Ensino

  • Níveis de ensino (s): Níveis de ensino (Ensino Médio, Extensão, Graduação, Pós-graduação, Técnico) que terão o documento como exigido. Esta aba só está acessível caso a opção ‘Exigir para Alunos de todos os Cursos e Níveis de Ensino’ na aba ‘Documentos Exigidos’ não estiver ativada.

 

Como usar

Forneça as informações listadas na aba ‘Documentos Exigidos’ e se necessário nas abas ‘Cursos’ e ‘Níveis de Ensino’. Feito isso basta o usuário ‘Aplicar’ as configurações.

Consulta e Atualização de Documentos Exigidos

Foi adicionada uma nova aba chamada “Documentos Exigidos” na tela de consulta aos dados dos alunos. Nesta aba o usuário poderá tanto visualizar a situação de cada documento exigido para o aluno como registrar a entrega do documento, caso tenha permissão para tal.

Informações presentes na Aba Documentos Exigidos

  • No topo da tela fica a informação da situação da documentação do aluno, possibilitando saber de forma rápida a quantidade de documentos pendentes e sem pendências.
  • Logo abaixo, existe algumas opções de filtro, possibilitando visualizar os documentos que estejam em determinadas situações, conforme listado abaixo:
    Obrigatórios: Visualizar os documentos que o aluno tem que entregar. Essa opção virá marcada.
    Pendentes: Visualizar apenas os documentos obrigatórios que o aluno ainda não entregou.
    Restritivos: Visualizar apenas os documentos que, quando não entregues, geram restrição de procedimentos Desktop ou WEB.
  • Também são apresentados nesta tela documentos que foram configurados, mas de acordo com a data de início e fim de exigência não são obrigatórios para os alunos. Estes documentos são apresentados na situação “Não Exigido”. Exemplo: Digamos que um documento foi cadastrado e sua data de início de exigência é 05/07/2016. Este documento aparecerá com situação “Pendente” para os alunos matriculados após esta data e como “Não Exigido” para alunos matriculados antes desta data. Para visualizar esses documentos o filtro “Obrigatórios” deve estar desmarcado.
  • A coluna “Data” pode exibir as seguintes informações

a) Para os documentos entregues, exibirá a data de entrega e caso o mesmo possua data de validade, também irá mostrar abaixo da data de entrega a data de validade.

b) Para os documentos entregues com termo de compromisso, irá exibir a data de vencimento do termo de compromisso.


c) Para os documentos pendentes que possuam data de início de exigência, exibirá esta data. Caso também possua data de fim de exigência, irá exibir esta data abaixo da data de início.

  • A coluna “Situação” irá exibir a situação do documento (Entregue ou Pendente), e nos casos dos documentos com data de validade, caso esteja vencido, irá exibir essa informação. Também destaca se o documento exige ou não validade, caso ainda não tenha sido entregue (Situação = Pendente).

  • Caso ‘Configuração dos Documentos Exigidos/Restringir Procedimentos Desktop’ e/ou ‘Configuração dos Documentos Exigidos/Restringir Procedimentos WEB’ tenham sido ativados para o documento coluna “R” irá dar visibilidade para essa informação indicando se o documento é restritivo para D – Desktop, W – Web ou DW – Desktop e Web.

Como usar

  • Atualizar Documento: Somente usuários autorizados (298 – Atualizar Documentos Exigidos dos Alunos) poderão realizar a entrega/atualização de documentos. Para atualizar um documento, basta clicar sobre a imagem apresentada ao lado do nome do documento, indicando sua situação.Ao clicar nesta imagem, o sistema irá apresentar a aba de ‘Atualizar Documento’. Esta aba possui botões que serão disponibilizados para uso dependendo da configuração do documento. Aqui surge a figura do Termo de Compromisso. Este recurso permite que o aluno assuma um compromisso de efetuar a entrega de um determinado documento. Esse compromisso fica estabelecido e documentado através do termo que é impresso e assinado pelo aluno. A entrega do Termo de Compromisso substitui/compensa, temporariamente, a entrega do documento exigido. A tela ‘Atualizar Documento’ permite:
    Realizar a entrega do documento, com ou sem anexo;
    Realizar a entrega com termo de compromisso (sendo nesse caso necessário informar a data do termo, campo somente apresentado neste caso)
    Cancelar uma entrega de documento ou termo de compromisso
    Atualizar Anexo do documento, caso o mesmo necessite do anexo, mas sua entrega não tenha ocorrido simultaneamente com a entrega.
    Visualizar anexo do documento, após a entrega do mesmo.
    Também é possível informar um texto de observação para entrega do documento com ou sem termo. A informação “Data de Validade” só será exibida para aqueles documentos configurados para exigirem esta informação (da mesma forma que a Data do Termo de Compromisso).
    Os botões “Cursos” e “Níveis” exibe os cursos e níveis de ensino para os quais o documento foi configurado.  Destaque-se que o campo ‘Observação’ está sempre disponível para o registro de informações que o usuário considere pertinentes. É interessante, principalmente no caso de termo de compromisso que detalhes relevantes sejam registrados.

  • Imprimir Termo de Compromisso: Após efetuar a entrega de algum documento com termo de compromisso a opção será apresentada. Este botão só será apresentado se o item selecionado for um “Termo de Compromisso” que não esteja vencido. Destaque-se que um termo de compromisso vencido “some” da lista.

  • A aba Documentos Exigidos também está presente nos procedimentos de Matrícula de Ingressantes, Renovação de Matrícula, Pré-matrícula e Geração de Diploma caso o aluno possua algum documento pendente. Ao executar qualquer um desses procedimentos, caso o aluno possua algum documento pendente, a seguinte mensagem será apresentada:Ao clicar em OK, o sistema irá apresentar as pendências:Se o aluno possui algum documento com restrição Desktop configurada (em Configuração dos Documentos Exigidos) ao tentar sair da tela após executar algum procedimento, a seguinte mensagem será apresentada:Se o aluno possui algum documento pendente, mas sem restrição e tentar sair da tela, a seguinte mensagem será apresentada:Repare que a primeira mensagem é restritiva, ou seja, não é possível prosseguir sem a entrega do documento, pois o mesmo foi configurado como restritivo. Já a segunda é informativa, o sistema lhe permite prosseguir sem a entrega, mediante mensagem de confirmação, e com efetivação do procedimento realizado.
    Em resumo, uma pendência restritiva não resolvida ‘bloqueia’ a execução do procedimento e informará o usuário com a seguinte mensagem:Já uma pendência não restritiva só alerta, via mensagem apresentada acima, para a necessidade de entrega do documento.A pendência restritiva gera um comportamento similar na WEB. Ao executar um dos procedimentos que faz a validação de documentação pendente (no exemplo abaixo Renovação ou Pedido de Matrícula) um aluno possui que alguma pendência restritiva para o módulo WEB (configurada em Configuração dos Documentos Exigidos) ira visualizar a seguinte mensagemDa mesma forma um aluno possui que alguma pendência restritiva para o módulo WEB (configurada em Configuração dos Documentos Exigidos) ira visualizar a seguinte mensagem ao entrar em Pedidos de MatriculaRepare que além dos documentos restritivos, informados na mensagem como “obrigatórios”, também são apresentadas as outras pendências. Se o aluno possuir documentos pendentes, mas que não sejam restritivos na Web, nenhuma mensagem será apresentada e o aluno consegue efetuar o procedimento normalmente.

Relatório de Documentos Pendentes

A funcionalidade do Q-Acadêmico pode ser encontrada através do menu:
Aplicação/Registro Escolar -> Relatórios de Alunos/Documentos Pendentes

Como usar

Foi disponibilizado o agrupamento por “Curso” e um filtro por “Documento” que não existia anteriormente

Ao clicar no botão “Listar” pela primeira vez no dia o sistema irá fazer um processamento de todos os documentos para fazer uma consistência de todas as pendências. Isso pode levar alguns minutos, dependendo de suas configurações.

Se filtrar por um documento específico, o processamento será muito mais rápido.

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